采购过程与合同管理PPT

采购过程与合同管理讲师 李文发北京中交协物流人力资源培训中心 CPS 采购与供应管理职业资格证书考试 第一部分 合同管理 合同如何形成 合同的要求 形式 法律对合同的影响 合同条款 合同定价方法 合同管理的目标和意义 第1章 合同概述 一 合同的概念和功能1 合同的定义 1 广义的理解 合同是指任何确立当事人权利义务的协议 它包括民事合同 行政合同 劳动合同等 2 狭义的理解 合同是确立 变更和终止民事法律关系的协议 它仅仅指民事合同 3 采购合同是狭义的合同 是采购过程中所涉及的协议 包括买方各方面的要求 如同意的价格 规格 送货日期以及货物或服务的数量及其他商务条款等 第1章 合同概述 2 合同的功能 合同在商务活动中的意义 1 规定买卖双方的权利和义务 由合同条款加以规定 2 阐明协议中详细内容 如价格 规格 交期等 3 说明所依据的法律 4 明确买卖双方之间的责任 3 在商务活动中 如果不正确订立合同 将会遇到意想不到的危险 第1章 合同概述 二 合同的形成1 合同的主要条款 1 交货日期 完成日期 2 要求的规格 3 要求的数量 质量 4 定价方法 5 支付条款 6 违约责任 7 争议处理等 2 合同的条款必须严密 许多细节问题要规定清楚 合同要合法等 第1章 合同概述 3 合同的形成 1 报价申请 采购询价 采购者一般通过发信 传真或电子邮件的形式请求供应商对需提供的产品或服务进行报价 这种文件里包括大量采购信息 采购要求 2 供应商就买方的询价单或报价申请提供一份报价单 3 买方可以有选择地接受供应商的报价 4 当事人之间 买卖双方 产生一个有效的法律合同 协议 4 合同的起草 1 可以由买方或供应商起草 2 可以由专业组织起草 如英国皇家采购与供应学会 行业协会等 第1章 合同概述 三 合同的要素1 要约 1 要约表示一种建立法律关系的意愿 如果接受 要约人将受其内容约束 要约可以口头约定或采用书面形式 也可以通过要约人的行为默示 2 要约邀请是一方当事人邀请或吸引对方当事人提出要约的意图表示 如报价请求 它不是采购合同的要约 3 要约与要约申请的区别在于 要约接受后可以转换成协议的一部分 但要约邀请却不能 要约邀请是希望他人接受要约表示 要约邀请的主要表现形式有 广告 货物展示 目录和价目表 第1章 合同概述 4 请求和提供信息 如果没有达成协议的请求就不是要约 对于请求提供的信息是不是要约 要看具体情况 如果对于一个请求报价的答复非常具体 包括了规格 价格 日期和供应条款和细节 就是要约 如果答复非常简单 只是提供了价格并确认供应商有这种货物 就不是要约 5 拍卖 拍卖必须遵循具体的规则 拍卖人被要求进行要约邀请 拍卖槌表示接受了一个特定的要约 拍卖人还可以通过其他通行的方法表示承诺 6 悬赏广告 它是要约 悬赏要约向公众发出 满足悬赏广告要求的人对其承诺 承诺人不需要与要约人单独联系 第1章 合同概述 2 承诺和反要约 1 承诺 为了签订一个有效合同 必须有一个明确的无条件接受要约条款的承诺 承诺可以通过口头 文件 行为方式而成立 对一个有效要约的承诺必须明确而不能含糊 单纯的沉默通常不能代表承诺 但承诺可以通过 沉默行为 表示成立 在实践中 通过行为进行承诺 通常表现在对货物的接受上 2 反要约 是对原要约的拒绝 那就不会产生承诺 3 报价 任何邀请潜在的供应商提交报价的投标邀请都是要约邀请 报价被买方接收则为要约 4 买方义务 买方没有义务必须完全接受任何报价 也没有义务必须接受最低价格的报价 买方没有义务必须订购货物或服务 如果买方已经承诺只从中标者处采购特定的货物或服务 那么在规定日期内 他们就不能从别处采购 对于在规定截止日期前准确提交的所有报价 买方必须给予其合适的对价 第1章 合同概述 3 对价 对价 是一种等价有偿的允诺关系 1 对价必须具有价值 将一个将要履行的许诺 未完成的对价 或将要支付的许诺 已完成的对价 构成对价 2 合同变更也必须给予对价 就像产生合同一样 即在新有交易中没有新的对价 新的协议不成立 4 设立法律关系的意图 1 一个简单的协议如何变成一个有法律约束力的合同 关键是协议中有没有设立法律关系的意图 第1章 合同概述 四 合同能力1 我国 民法通则 规定 10周岁以下和精神病人为无民事行为能力 其行为应当由其法定代理人代理 10周岁以上 18岁以下为限制行为能力人 可以不必经法定代理人同意而签订与其精神 智力和健康状况相适应的合同 18周岁以上为完全行为能力人 一般来说 未成年人 18周岁以下 签订的协议是无效的 但未成年人签订的 有益的劳务合同 是有约束力的 现未成年人签订销售合同需要一名成年人作为保证 2 精神病人 喝酒或吸毒的人 他们的合同能力受限制 关键是看他们是否知道正在进行交易的本质 3 有限公司和其他一些法人的合同能力受到限制 他们只能按照本身组织章程赋予的权利签订合同 其他任何行为都将被看作越权契约而不产生效力 第1章 合同概述 五 合同的形式 方式 1 口头形式 当事人只用语言与意思表示订立合同 一般在交易额小的日常生活中经常用 2 书面形式 指用文字表现当事人所订立合同的形式 包括合同书 信件和数据电文 电报 传真 电子数据交换和电子邮件 等形式 3 其他形式 如电子合同 4 法律一般不要求合同必须采用书面形式 口头合同完全有效 第1章 合同概述 六 导致合同无效的因素1 导致合同无效的因素有 1 误解 当事人因对合同的标的物或条款产生错误认识 2 虚假意思表示 故意欺骗他人 3 欺诈 胁迫及不适当影响 4 违法 2 无效合同的类型有 1 违反成文法或公共政策的合同 2 合同虽然合法 却不可实施的合同 赌博合同 3 由于错误引起的合同 第1章 合同概述 3 可撤销合同有 1 合同因欺诈原因被撤销 2 与未成年人和其他限制合同能力人有关的合同 4 无效合同与可撤销合同的区别 1 无效合同一开始就没有法律效力 2 可撤销合同 在该合同撤销前还是有效的 第1章 合同概述 七 合同关系不涉及第三人原则1 合同关系不涉及第三方原则是指合同的一方只能因为合同关系而起诉或被诉 而不涉及第三方 2 采购货物的消费者与零售商签订合同 按照合同法 消费者唯一补救权利是对抗零售商 即使错误在于制造商 因为消费者没有与制造商签订的合同 3 只与主供应商签订合同的买方不能起诉转包商或被转包商起诉 第2章 法律对合同的影响 一 货物销售合同法1 货物销售合同是指卖方为了取得对价而向买方转让其货物所有权的合同 2 1979年英国货物销售合同法 重要条款 1 第12条 所有权 卖方必须拥有所售货物的物权 2 第13条 说明书 货物与说明书相符 3 第14条 2 令人满意的品质 货物须适合其用途 外观和漆料 允许存在微小瑕疵 安全性 耐久性 4 第14条 3 适用性 卖方提供的货物必须合理地适合买方的用途 5 第15条 凭样品买卖 所有货物必须与样品相符 第2章 法律对合同的影响 二 货物与服务供应法1 1982年 货物与服务供应法 包含大量与服务相关的默示条款 服务供应 1 第13条 在贸易过程中 供应商所开展的服务必须具备 合理的注意和技能 2 第14条 供应商可以在合理的时间范围内执行合同 3 第15条 对价不是由合同决定的 则是由与供应商进行交易的买方付出一个合理的价格确定的 第2章 法律对合同的影响 三 不公正合同条款法1 尽管 货物销售合同法 和 货物与服务供应法 中有许多默示条款 但在实践中 供应商经常拒绝接受该法中的全部默示责任条款或者至少放弃其中对他们不利的条款 这种拒绝或放弃的条款称为除外条款 2 除外条款的使用必须受 1977年不公正合同条款法 中所规定的条文的约束 该法严格限制了合同自由的概念 3 影响除外条款适用性的因素 6种情况下 1 当事人的交易实力 当事人一方实力很强 另一方很弱 则实力强的一方将不允许在合同中保留除外条款 2 其他供应商的可得性 如果供应商处于独占地位 买方不可能从其他地方获得所需货物 则除外条款不能被使用 第2章 法律对合同的影响 3 给予诱导以便确保同意包括这些条款 供应商的让步可以使某些除外条款被认定为合理 从而可以使用 4 买方对条款的理解程度 如果让买方意识到这些除外条款的存在 将助于提高除外条款适用性的可能性 5 商业惯例和以前的判例 法院可能会决定该除外条款适用 6 货物是否已经制造 加工或是否需要按照买方的订单进行制作 如果合同要求卖方必须按规定的方式生产货物 对于卖方来说 拒绝接受那些让他们感觉必须作出保证的条款是公平合理的 第2章 法律对合同的影响 四 电子合同涉及的法律1 1996年联合国国际贸易法委员会为电子采购领域的法律提供民一个国际标准框架 欧洲电子商务法 欧盟电子商务指令 2000 31 EC 英同电子商务法 电子通讯法2000 2 适用于合同形成的法律原则 同样适用于电子合同 电子合同与其他合同一样 必须具备以下要素 要约 承诺 对价 设立法律关系的意图 3 电子商务广告是一种要约邀请 它不是要约 第2章 法律对合同的影响 4 条款之战与电子合同 1 条款之战可能发生于利用电子邮件签订的合同中 必采须采取保护措施 2 供应商可以采取措施 确保潜在买方不能采购任何货物 除非他们对供应商的标准合同条款和条件已经点击 同意 这样供应商就可以保证买方必须同意他们的条款和条件 避免条款之战 如果买方不接受供应商的条款和条件 他们将不能采购任何货物 4 欧盟法律 1 罗马公约 直接在英国适用 2 欧盟委员会制定的规则 直接在英国适用 3 欧盟委员会指令 成员国依此制定国法 不能直接在英国适用 第3章 合同条款 一 条件条款和保证条款1 条件条款 主要条款 它是合同存在的必要条件 如果违反 当事人无过错方有权取消合同 并就违约事件要求赔偿 2 保证条款 附属条款 是附属于合同主要目的的附则 它不是合同存在的必要条件 当事人一方违反保证条款时 无过错方只能要求损害赔偿 无权解除合同 3 合同中任何条款都可以成为条件条款 只不过要通过明示的书面形式将它作为条件列入合同中 4 中间条款 无名条款 它主要是对非违约方的合同解除权加以限制 几乎所有条款都可视为中间条款 第3章 合同条款 5 特定条款 其他条款 如免责或限责条款 补救条款 所有权保留条款 不可抗力条款 实质性时间条款 仲裁条款 预定损害赔偿条款 惩罚条款 6 检验合同条款是否有效 要考虑三条标准 1 是否列入合同 2 表述是否准确 3 是否是合理性检测 由成文法进行规定 第3章 合同条款 二 其他条款详解 一 免责和限责条款1 免责和限责条款 将该类条款列入合同中的一方当事人在发生其负有责任的特定事件时 可以通过这类条款免责或限制自己本应承担的责任 法律要求该类条款在被实施前必须满足两个条件 1 它们必须能够被列入合同中 条款之战的结果 2 它们必须在所有情形下都公平合理 第3章 合同条款 2 在合同中 免责条款即使没有被明文规定 仍然可以发挥作用 前提是它能从双方当事人以前的交易习惯中得到推断 如旅客在乘汽车或火车前不需要买票的情形 旅行的免责条款隐含在过去的习惯中 3 只有在签订合同之前 提醒对方注意 免责条款方能有效 4 表述清楚 要仔细检查对条款的表述 不会发生歧义 第3章 合同条款 5 合理性检测 1 合理性检测由成文法进行规定 如 1977年不公正合同条款法 调整免责条款的适用 2 对合理性概念的理解 包括交易双方实力的对比 以及为同意条款而接受的诱导 合理条款必须公平合理 而且在合同签订时必须让当事人知道或注意到与该条款有关的内容 3 评价合理性的关键时间是合同签订时 第3章 合同条款 二 预定损害赔偿条款和惩罚条款1 标准贸易合同中普遍包含惩罚条款或预定损害赔偿条款 该种条款规定了一定公式 当发生延迟履行或延迟交货的事件时 可以利用该公式计算违约方应赔偿的数额 2 法律对惩罚条款进行严格限制 只有它们是对预计损失的名副其实其实的估计时 才可实施 3 关于是预定损害赔偿条款还是惩罚条款 由法庭来决定它的性质 如果是惩罚性条款 该被删除 是无效的 第3章 合同条款 三 所有权保留1 所有权保留的条款规定是 在某些条件得到满足前 货物的卖方可以努力防止货物所有权转移 实践中最普遍的是货物在付款之前所有权不转移 2 保留所有权条款对原始货物和它们的再次销售非常有效 四 赔偿条款1 赔偿条款是用来保证供应商对上一级供应商追究责任的权利 当买方追究供应商责任时 如果问题是由一级供应商引起的 那么供应商可以把责任转移给上一级供应商 因为买方只能起诉与他们签订合同的人 不能起诉任何其他人 第3章 合同条款 五 不可抗力不可抗力条款必须解释得非常严密 如果存在任何模棱两可 都将违背设法以它们为依据的人的意愿 六 仲裁仲裁条款是为争议处理提供一种特殊程序的条款 它不需要通过法庭 第3章 合同条款 三 条款之战1 通常在签订合同时 买卖双方都希望使用他们自己的合同条款 这便导致了 条款之战 2 条款之战的过程 1 买方邀请供应商进行报价 询价 要约邀请 2 供应商根据自己的条款发出报价 报价 要约 3 买方发出订单 订单包含买方条款的回执 还价 反要约 4 供应商执行了工作 向买方发出货物或者返回自己签字的确认 按买方条款执行 承诺 第3章 合同条款 3 商业往来中 合同双方经常来往的文件有 1 订单 2 询价单 3 招标邀请 4 回执 5 确认书 6 配送记录 7 发货记录 8 发票 4 如何避免条款之战 1 对合同文件进行仔细管理 充分识别供应商的文件中可能产生的各种变化 2 使用招标程序 将避免这种争议 要约文件或代表要约文件必须以买方投标邀请的条款为基础 3 在交易之前 建立一系列的标准条款和条件 使它们包含将来可能进行的所有交易内容 4 1980年联合国国际货物销售合同公约 维也纳公约 提供了统一的法律依据 第4章 合同定价方法 一 固定价格1 固定价格是一个不可更改的价格 它是固定不变的 除非经过买卖双方一致同意 否则不能随意改变 2 固定价格的特点 1 买方在合同运行之前便知道他们将要支付的价款 2 定价偏低的风险由供应商来承担 3 在货物或服务供应合同中 当供应商能够估计所需资源的水平时 一定要用固定价格 3 固定价格合同主要适用于那些可以准确预计和精确测量的工作 第4章 合同定价方法 4 一般货物订单通常都是按固定价格签订的 实行固定价格可以实行可追溯折扣 即当购买量很大时 买方可以被给予一次折扣 5 当合同期较长时 固定价格是一个不可接受的商业风险 有时供应商会在合同中列入高额风险保证金 二 可变价格1 可变价格是指供需双方约定的 在合同期内可以变动的价格 当成本难以预料时 应采用可变价格 2 可变价格的适用情况 1 当供应商需要预测远期成本时候 2 商品价格在短期内就可能会有波动 如农作品之类 第4章 合同定价方法 3 在可变价格的基础上签订合同 最后应支付的合同价格与报价不同几乎是不可避免的 达成合理价格的一个办法是 按照公认的价格指数对最初的报价或要约进行调整 4 价格指数是一种衡量价格的尺度 它用于表示在一定时期某种物品的价格变化的平均情况 计算公式 价格指数 P1 P0 100 P0是基准日期价格 P1是要进行比较的日期价格 5 了解书上P52合同价格调整 价格变化 的公式 第4章 合同定价方法 三 成本累加 成本补偿 定价1 合同将按照实际成本来进行支付 2 使用成本补偿定价的风险 1 对供应商全部工作时间进行支付 2 供应商可能不急于完成工作 花费时间越长 他们所得报酬越多 3 如果供应商不尽最大努力工作 他们将花费很长时间来完成合同 4 通常情况下 供应商不会承担任何风险 他们处于无损失状态 第4章 合同定价方法 3 应对措施 买方可以在合同中列入保证条款以避免费用超支 如每周每月财务支出和合同履行情况 财务和执行进展会议 采用未轧平帐进行竣工成本决算 4 在供应不能提供固定价格时 一般使用这种定价方式 如紧急维修之类工作中 第5章 合同管理 一 合同管理目标1 合同管理的一个重要目标是实现 现金价值 这需要要成本 风险 交付及质量之间进行权衡 2 有效合同管理能通过下列方式实现现金价值 1 记录并控制所购货物或服务的成本 2 保证及时送货 3 确保风险被充分识别 4 确保所购货物或服务的质量 第5章 合同管理 二 合同管理的好处1 合同管理的优点 1 加强合同执行过程中的控制 2 提高供应商履约水平 3 通过加强成本和质量控制 更好地节约资金 4 更好地预测风险 不利因素 5 更好地管理合同中的法律和商业条款 2 加强与供应商的团队合作 加强与供应的交流 确保我们准时获得所需货物和服务 第5章 合同管理 三 风险识别与管理1 可能面临的风险 1 质量的风险 2 成本的风险 3 履行期限的风险 时间的风险 4 合同无效可能带来的后果及影响 2 如何评估风险 1 判断可能出现什么问题以及会造成什么后果 2 考虑它们出现的可能性 3 判断这些问题对采购组织的影响 4 设计减少或者避免风险及其可能带来的影响的方案 第5章 合同管理 3 如何消除风险 只有首先识别风险 才能制订出回避风险的对策 所以需要准备一份实施方案来消除风险 四 支付条款1 合同的总价越高 支付条款就变得越重要 合同支付条款包含的主要内容有 1 支付方式 支票 银行转账 汇票 2 分期付款 支付周期 对于高价合同采用 3 发票处理条款 一般每30天处理一次 4 确定支付点 指定一个银行账户 5 支付的货币种类 如人民币还是美元 第5章 合同管理 2 在买方处理发票支付货款之前 需要对照采购订单以及所有送货记录检查交易的详细情况 然后支付货款 3 一旦买确定订单已经全部履行 就应该按照双方约定的支付条款进行付款 因为及时付款还能在约定的价款上取得一定的折扣 为了加快现金周转 买方往往不按合同约定进行付款 这种做法是不值得提倡的 因为向供应商延迟支付只会恶化双方的关系 4 在大额合同中 通常采用向供应商分期支付的方式来改善现金周转 分期支付条款是用来描述在合同履行过程中事先约定的各个阶段应付的价款 分期支付款额通常与合同中已完成工作量及满意的进度相关联 第5章 合同管理 5 分期付款的优点 1 买方只需对已履行的工作进行支付 加快现金的周转 2 分期支付可以激励供应商完成工作以获得支付 这有助于保证合同的如期履行 3 分期支付一般用于大额合同中 它可以避免供应商进行商业贷款来支付营运资金 从而导致合同价格的降低 对买方是有利的 同时能够促进供应商及时完成合同义务 第5章 合同管理 6 如何规避分期支付中不履行合同的风险 1 合同中应当准确定义进行支付的事项 2 合同中定义的事项与特定的目标的实现相联系 3 载明每个阶段应付的款额 4 确定必须支付的时间期限 5 为买方提供补救措施 以便在供应商违约时弥补买方已支付的款项 第5章 合同管理 7 预付款 又称合同订金 1 它是指买方在未得到任何价值的货物之前向供应商所做的支付货款的方式 2 预付款为供应商提供了工作资金 使得合同能顺利履行 同时预付款对买方有一定的风险 比如供方可能缺乏履行合同的积极性 或者不能按时完成合同 第5章 合同管理 8 保留金 1 保留金一般用于工期较长以及价值较高的合同中 其目的是确保供应商提供的货物或服务符合合同的约定规格和要求 参见课本P63 64例子 2 在多数情况下 按5 比例扣除保留金作为合同保证是适当的 但是高额的保留金也会影响供应商的现金周转 甚至可能影响供应商履约及守约 第5章 合同管理 五 合同违约处理与争议处理 一 合同违约处理 1 采购合同双方当事人应该保证合同按照约定履行 一旦合同当事一方违约 在履行合同或者采取补救措施后 仍给予对方造成其他损失的 违约方应该赔偿损失 这种损失一般是指给对方当事人造成的财产损失 包括实际损失和可得利益损失 2 当供应商违约时 要搞清其是违反了条件条款还是保证条款是非常重要的 如果是违反条件条款 买方有权视合同已解除 同时有权拒绝继续履行合同 买方可以另行寻找别的供应商来完成合同 由此增加的成本可作为 损害 获得赔偿 即供应商违约是对条件条款的违反 买方有权解除合同 并请求损害赔偿 如果供应商违反保证条款 买方无权解除合同 第5章 合同管理 3 供应商合同违约的处理原则 1 买方拥有要求经济补偿的追索权 包括赔偿实际损失和可得利益损失 2 赔偿数额应限于供应商签订合同时所能预见的范围 而不是没有限度的 4 中国 合同法 规定 合同双方当事人可以在事同中约定 如果一方违约应当向另一方支付一定数额的违约金 约定违约金 如果约定违约金低于实际造成的损失 当事人可以请求法院或仲裁机构适当增加 第5章 合同管理 二 合同争议的处理当合同双方当事人就合同履行或合同违约产生的问题不能达成一致时 合同双方产生了争议 处理合同争议的方法五种 1 和解 由一个中立的第三方努力促进当事人之间的和解 调停者不表露任何观点 2 调解 调解人 努力去促进当事人达成和解 调解人一般提出意见 3 仲裁 当事人选择仲裁机构进行仲裁 仲裁的裁决可以强制执行 4 诉讼 指通过法院处理争议 它具有耗时长和程序复杂的特点 5 专家裁判 由专家进行确认判断的过程 专家由双方协议选定的 其特点是快捷的解决争议方式 第6章 国际 采购 问题 一 国际采购所依据的法律 国际准据法1 大多数情况下 在国际采购中 签订明确的书面合同是十分必要的 由于各国的法律体系不同 在签订采购合同时 一定要明确依据哪种法律 准据法 非常重要 2 由于合同使用的准据法不同 当事人所承担的法律责任也会不同 准据法是指实体法 它不仅包括有关国家的国内法规 而且包括国际条约和国际惯例中的统一实体规范 3 联合国国际货物销售合同公约 维也纳公约 是一部国际法律 许多国家已经加入了该公约 在合同成立问题上 如果双方均未提出适当适用的某一特定法律体系 则应当使用维也纳公约 第6章 国际 采购 问题 4 如果合同中未选择适用的特定法律 国际贸易中一条原则是 所选择适用的法律应当是与合同履行最密切相关的法律 二 国际贸易术语解释通则1 国际贸易运输中要考虑的问题 1 取得进口许可证 2 清关手续 3 进口关税和各种运杂费用 4 安排运输和保险 5 应对各种外来风险 第6章 国际 采购 问题 2 国际贸易术语解释通则明确规定了在货物国际运输中买卖双方的职责或权利与义务 它包括三个方面的内容 1 供应商的准确发货地点 2 买方或供应商承担装货 运输及保险费用的责任 3 运输过程中风险由供应商转移给买方的地点 第6章 国际 采购 问题 3 国际贸易术语共分四组 国际贸易术语解释通则 中共对13种价格术语做了解释 并把它们划分为四个组合 第一组E组 EXW 卖方在自己的地点把货物交给买方 第二组F组 FCA FAS FOB 卖方必须将货物交至买方指定的承运人 第三组C组 CFR CIF CPT CIP 卖方必须签订运输合同 但货物灭失或损坏的风险以及装船和启运后发生事件所产生的额外费用 卖方不承担责任 第四组D组 DAF DES DEQ DDU DDP 卖方必须承担把货物交至目的地国家所需的全部费用和风险 第6章 国际 采购 问题 4 六种常用价格术语解释 1 FCA术语 费用付至承运人 指定地点 指卖方负责将货物交给买方指定承运人 承担交货前的一些风险和费用 并办理出口手续 卖方承担货物交承运人之前的一切费用和风险 买方承担货物交承运人之后的一切费用和风险 第6章 国际 采购 问题 2 FOB术语 装运港船上交货 指定装运港 又称 离岸价格 指卖方将其出售的货物装到买方指派的船上 并通知买方 承担货物在指定装运港越过船舷以前的各种费用和风险 负责办理货物出口所必须的一切海关手续 买方负责租船订舱 支付运费 承担货物在指定装运港越过船舷以后的各种费用和风险以及进口的一切海关手续 3 CFR术语 成本加运费 指定目的港 又称 运费在内价 离岸加运费价 指卖方负责租船订舱 支付到目的港的运费 负责将货物装到运往目的地港的船上并通知买方 同时办理出口结关手续 第6章 国际 采购 问题 4 CIF术语 成本 保险费加运费 指定目的港 又称 到岸价格 指卖方负责租船订舱 将其出售的货物装到买方指派目的港船上 支付运费 保险费用 并通知买方 承担货物在指定装运港越过船舷为止的各种费用和风险 负责办理货物出口所必须的一切海关手续 买方负责承担货物在指定装运港越过船舷以后的各种费用和风险以及进口的一切海关手续 5 CPT术语 运费付至 指定目的地 卖方将货物交给指定的承运人并支付运费 卖方承担货交承运人之前的一切风险 并要通知买方 买方自货物交承运人处置起 承担货物灭失或损坏的一切风险 第6章 国际 采购 问题 6 CIP术语 运费及保险费付至 指定目的地 指卖方支付运费 保险费用 将货物交给承运人 并通知买方 承担货物交承运人之前的各种费用和风险 负责办理货物出口所必须的一切海关手续 买方负责货物从交货地到达目的地为止的各项费用以及卸货费和进口捐税 承担货交承运人之后的一切风险 5 划分不同国际贸易术语的三个标准 1 交货地点 卖方在哪里向买方交货 2 支付费用 卖方在交货地点需要付清哪些费用 3 风险转移 卖方何时将风险转移给买方 第二部分 采购过程 采购商品或服务的全过程 采购需求分析 确定规格 供应源识别 供应商选择 合同谈判 签订合同 合理管理 签收货物 支付货款等循环过程 第7章 采购 需求分析 一 需求与规格1 采购需求 可以是商业生产方面产生的需要 如 为了生产需要采购原料 直接采购 同时需求又是商业中非生产方面产生的需要 如 采购办公用品 间接采购 描述需求的过程就是制定规格的过程 2 规格是 对产品 工序或服务的属性的说明 有些产品或服务的规格很简单 有些则比较复杂 3 采购部门必须和用户密切合作 共同决定如何最好地制定一个特别的规格 来满足技术和商业的要求 同时也是组织的需要 第7章 采购 需求分析 4 规格的功能 作用 1 沟通 便于买方组织与供应市场沟通 采购员与用户沟通 2 比较 便于供应商合同报价容易得到公正和更加准确的比较 5 输入规格与输出规格 1 输入规格 要求供应商准确地按照你的规格要求去做 它强调输入 限制了供应商的自由 第7章 采购 需求分析 2 输出规格 告诉供应商你的需要 由供应商决定如何更好地满足你的要求 使用输出规格方式能鼓励供应商创新 可以指导责任推给供应商 它拓宽了潜在供应商的基础 同时对采购人员来说 它容易起草 不用了解过多的产品技术的问题 3 日常工作中一般采用输出规格和输入规格混合形式 第7章 采购 需求分析 6 采购部门在规格形成中的作用 1 采购本身就包含着技术和商业要求 2 采购的早期参与可以帮助识别潜在的和现实的供应问题 3 降低成本 4 质量不仅仅是技术问题 可能还有服务问题 第7章 采购 需求分析 二 制定规格的方法 5方面的方法 一 标准和标准化1 标准是一类规格的协议或是打算反复使用的规格 2 标准化是选择和准备最适合规格的过程 要求该规格的输入性能必须与采购要求一致 3 标准举例 产品标准 如重量或尺寸 行业标准 如电子业 国家标准 如食品和药品标准 世界标准 如ISO标准 第7章 采购 需求分析 二 品种控制1 品种控制 是为了满足大众所需 控制材料的尺寸 类型 2 采购使用标准和品种控制的好处 1 可以简化和加速规格的进程 2 更容易与供应商沟通 3 质量更容易控制 4 设计和采购的成本会下降 5 为组织杆杠作用带来更大机会 6 增强竞争力 降低价格 第7章 采购 需求分析 三 延迟客户化1 延迟客户化是一项技术 它是通过标准化及减少品种 以最小的输入来满足最大的客户选择 2 举例说明 PC机的提供 供应商只需在相对窄的范围内储存标准化的零配件 然后组装成不同的配置 再组装成很多品种的成品 来满足客户的不同要求 第7章 采购 需求分析 四 为产品制定规格 产品的质量特征2 不同采购人员对产品质量特征的优先隆和重要性认识不同 第7章 采购 需求分析 五 为服务制定规格1 帕拉苏拉曼服务质量衡量尺度 第7章 采购 需求分析 2 服务水平协议 SLA 又叫服务规格 是指服务提供者和客户之间签订的 规定客户所能接受的最低的服务水平 它通过一系列衡量尺度或关键绩效指标 KPI 进行衡量 3 服务合同协议比合同更具优势 1 合同经常被放在抽屉里 等问题发生了才会想起来 2 服务水平协议与商务日常关系相关联 3 服务水平协议与服务人员相关联 4 成功当事人关系的建立 主要靠良好的服务 5 良好的服务比敌对的服务合同 更能建立友好的合作关系 第7章 采购 需求分析 4 服务水平协议的特征 1 技术和专业的支持 2 客户账户管理安排 3 问题升级解决程序 4 对变更的安排 5 服务水平的衡量和程序 6 服务水平报告 7 失效成本和预防 8 服务审查会议的安排 9 联系 帮助 指定的人员 10 重新谈判的安排 第7章 采购 需求分析 三 采购质量1 质量的体现 产品设计质量 符合产品设计的质量 过程中的质量符合设计要求 2 质量的定义 1 卓越的方法 绝对的 能够得到普遍认同的高水平 2 以客户为基础的方法 以客户要求定义质量 3 以价值为基础方法 质量必须与成本联系在一起 4 以产品为基础方法 质量是一套精确的 可衡量的变量 5 以制造为基础方法 质量要符合制造的规格 ISO9001对质量的定义 一系列固有特征满足要求的程度 第7章 采购 需求分析 3 采购和供应在质量保证中的作用采购可以要求供应商从生产产品的人开始对产品的缺陷进行检验 防止不合格品流入公司 4 质量革命 1 质量在整个经济历史中一直是商业组织所追求的目标 2 日本和西方国家更关注供应商的质量保证 5 质量管理体系 ISO9001对企业的意义 6 质量成本 主要是预防成本 检验成本 故障成本 出错的成本 第7章 采购 需求分析 四 质量控制和质量保证1 质量控制两个方面 供应商质量控制 过程质量控制 2 质量控制的方法 线下控制 线下或生产过程前控制 线上控制 在线上或生产过程中控制 3 线上质量控制工具 取样及检验 控制图 因果图 质量小组 QCC 标杆管理 4 线下质量控制工具 错误防范 故障模式影响分析 鲁棒性设计 设计时将产品特色融入于产品 第7章 采购 需求分析 五 客户服务1 客户服务的定义 客户服务要求满足客户的期望 满足公司目标 做到售前 售中 售后的检查 2 客户服务在采购中的重要性 采购人员要满足外部客户 内部客户的要求 3 制定客户服务的战略四个关键 1 确定服务使命 2 确定服务目标 3 客户服务的战略 4 如何实施客户服务 第7章 采购 需求分析 4 客户服务的成本 客户服务也需要成本 只有利用客户真正需要的服务 才能降低成本 5 客户服务的技术 1 进行正规的调查问卷 了解客户真正想要的服务 2 利用计算机和互联网技术 降低成本 高水平的客户服务方式 第8章 采购技术 一 资本与运营采购技术 一 采购品的分类 1 采购物品的分类 1 直接采购品 生产性输入品 直接用于制造或生产产品的原料 组件和部件 2 间接采购品 非生产性输入品 多数组织需要基础设施和员工 而这些又需要材料 设备和服务以维持其运行 这些输入品包括旅行 工厂维修 安全 文具与办公设备等 2 采购的分类 1 资本采购 又称投资支出采购 它们都是一次性的专门定制产品 被当作组织的资产基础的组成部分 它们通常需要通过资本投资来购买 购买它们的钱并不来自于每日的营业收入 常见的例子有 厂房 机器 设备 硬件设施以及基础设施等 第8章 采购技术 2 运营采购 又称营业支出采购 它是组织为了维持日常运作而进行的每日支出 它包括大部分的直接支出和直接支出 以及大部分的产品支出和服务支出 运营支出的预算常常被包含在年度预算当中 例子有 原材料 专业服务 能源 培训 营销 出差 设备管理和维护等 二 用于制造的生产原料分类 1 原料 主要是农业和各种采掘业原料 2 半成品和已加工的材料 3 部件和组件 第8章 采购技术 三 消费品和MRO供应品 1 消费品 经营企业运行中所用的消费品 如文具 办公用品 机油 制服 安全服等 2 MRO物品 需要重复或循环维护企业的运行效率的物品 如防火和安全设备 电力供应 工厂及其设备维修的各种零配件 3 MRO物品的采购人员必须有采购这些物品的专业方法 如果同于缺少这类物品而使生产停顿 可能造成惨重损失 因此要建立适当的MRO物品的库存 保持MRO物品续持供应非常重要 所以MRO物品采购人员要参与到资本设备的采购中来 第8章 采购技术 四 资本设备 指长期为组织提供效用或效益的物品 1 资本设备它分为六种不同的工业设备 1 建筑物 2 安装设备 3 附属设备 帮助生产产品和服务或加强组织运作的主要耐用设备 4 操作设备 5 工具和仪器 6 家具和饰物 第8章 采购技术 2 采购资本物品 设备 和非资本物品的不同点 1 资本设备采购成本只是总购置成本的一部分 还有其他相关成本 2 成本价可能很高 需要有特殊的估价和控制技术 3 缺乏采购经验 因为资本设备的采购不是经常性的 4 无形利润 资本设备的采购利润经常是无形的 难以估计 5 谈判比一般更广泛更复杂化 6 资本设备的规格通常更维设计 7 通常需要团队参与 8 资本设备采购也包括采购服务 9 资本设备可以与合伙人共享 10 可买二手货 第8章 采购技术 3 生命周期成本计算 是指企业以最低成本对实物资产在其寿期内获得最佳使用的实践 1 资本设备的生命周期成本由三项成本构成 购置成本 运行成本和处置成本 2 随着资本设备寿命周期的快速变化 很多旧设备处置成本增加 所以采购人员要寻求与供应商达成协议 设备用完后回收利用或再制造 以免对环境造成威胁 4 采购二手设备 1 成本低 很快得到 2 采购时要注意它的使用寿命和维修费用的问题 第8章 采购技术 5 投资评价评价资本投资的四个指标 1 回收期 与初始现金等值的现金返回所需要的时间 2 平均收益率 除去折旧和其他现金支出之后的年平均净利润占原始成本的百分数 3 贴现率 投资总金额在一定时间内以给定的复利率增长的程度 4 净现值 资本投资所要求的最低返还值 第8章 采购技术 6 采购人员在资本投资采购过程中的作用 1 了解公司需求 2 实施调研 了解供应商的资料和信息 3 向老供应商咨询情况 4 要供应商报价和评标 5 组织和管理供应商谈判 6 授予合同并发订单 7 检查供应商履行合同情况 包括销售后服务情况 8 保证供应 第8章 采购技术 7 租赁 出租人保留资产所有权 承租人在确定的时间内支付一定的费用 享有占有和使用的权利 1 租赁的优点 确定性 一旦合同订立 资金融通就不能撤消 减少固定资产的占用 提供了中期资本的来源 利用设备的租金是税前的花费 可以评价设备的适应性 减少设备过时的风险 规避通货膨胀 2 缺点 从长期看 租赁比采购花费更多 缺少处置废旧设备的机动性 有时组织完全采购所有权是重要的 出租人对租出的物品规定严格的使用条件 存在租赁成本的争论 第8章 采购技术 8 农矿商品的采购 1 农矿产品 是指从土壤里提炼炼的 或者是原生的产品 它是生产其他有价值的产品不可缺少的原材料或组织部分 如铝 咖啡 棉花 柴油 谷类 橡胶等 2 在购买农矿产品时需要考虑一个主要问题是市场波动 价格波动 以减少采购的固有风险 3 影响农矿产品价格波动的主要原因 1 经济因素 如利率变动 币值波动 通货膨胀 2 自然因素 天气变化 不同季节 自然灾害 3 政治因素 政府政策的影响 进口管制和库存 4 进出口贸易国之间的关系发生变化 第8章 采购技术 4 如何规避价格波动风险 采购要把世界农矿产品市场上价格之间相互对比 预测市场趋势和价格变化 确保供应链连续性 9 服务采购 1 采购的服务很多如 餐饮 发薪 旅行 维修 保安 IT服务等 2 服务可分为提供者在场服务和提供者不在场的服务 3 由于服务是不能储存的 所以计算服务的成本和工作量的论据和实体产品不一样 4 通常用服务协议作为界定服务和度量提供者绩效的一种方法 第8章 采购技术 10 低值订单的采购方法 1 采用低值订单自动处理的计算机软件 2 购物卡 3 电话 电传订单 4 小额现金采购 5 长期订单 6 自开账单 7 空白支票订单 8 无库存采购 二 招标程序1 招标 招标人通过招标公告或投标邀请书等形式 招请具有法定条件和具有承建能力的投标人参与投标竞争的过程 投标是经资格审查合格的投标人 按照招标的规定填写投标文件 按招标条件编制投标报价 在招标文件限定的时间送达招标单位的过程 2 招标的类型 1 公开招标 招标人以招标公告方式邀请不特定法人或其他组织投标 2 限制性招标 邀请招标 招标人邀请特定的法人或其他组织投标 这些组织要进行资格审核 第8章 采购技术 3 招标的过程 1 由采购部门准备招标文件 2 发布招标公告 3 向在预审名单中或公开的市场中愿意投标的所有供应商发给投标文件 给予每一个投标者的条款是不变的 4 投标者可能请求更多的信息或澄清 5 所有投标文件 标书以要求的格式贴上邮票并签字 在截止日期之前送达 6 只考虑截止日期的标书 7 所有标书分开放置 到期时公正开标 并形成标书纪要 8 评标 推荐最具有吸引力的投标者 9 将分析结果送交评标委员会 正式决定投标者 采购部门与中标者谈判 签订合同 一般选定提供最低报价或经济上最佳的供应商 10 采购部门写报告归挡 第8章 采购技术 4 招标采购的适用条件 1 招标所花费的时间和精力是值得的 2 规格对所有参与者都是清楚的 供应商必须知道自己的生产成本 3 必须有足够数量的供应商 4 供应商必须在技术上有能力还且想得到合同 5 必须有足够的招标时间 6 买主有良好的价格概念 有良好的授予合同的声誉 7 供应商信任采购方的招标程序 第8章 采购技术 5 非招投标的采购方法 1 直接谈判 价格谈判受很多因素的影响 如订购量 合同期限 需求时间 运送要求 供应商定价战略 付款方式 谈判技巧等 2 询价和报价 对于低花费的物品 日常采购可适用 询价采购中的询价单的信息要明确 3 供应商联盟 在这种情况下采购发现得到最好的报价上困难的 会识别供应商串通或人为维持高价的可能性 第8章 采购技术 6 欧盟采购指令 是为了形成一个公共采购的单一市场 为欧盟公司开辟了在透明的环境里不受任何歧视地通向政府合同之路 对于违背欧盟公共采购的供应商 高等法院会 宣布合同无效 变更合同 对受害方损失给予赔偿 第8章 采购技术 三 报价分析1 采用比较报价 选择最合适的供应商 2 报价分析要考虑的因素 1 供应商的历史和经历 2 基本价 折扣 3 运输条件 4 规格和数量 5 有效报价期 定价条款 伸缩规则 6 汇率和关税条款 对国外投标者 第8章 采购技术 7 运费和保险成本 8 安装和培训成本 9 担保条款和期限 如适用 10 零件可获得性 如果适当 11 支付的条款 12 供应商销售条款与采购条款完全不同 13 与改变供应商有关转换成本 第8章 采购技术 一 供应源搜寻与供应商评价决策概述1 重要的采购或高风险的采购需要进行调查供应商和评估供应商是有必要的 2 好的供应商的10个特征 10个C 承诺 沟通 费用 控制 环保 能力 资金 产量 文化 一致性 按公认的标准操作 3 进行明智的供应源的搜寻的意义 1 选择好的供应商是获得有保证的供应数量 质量 交付和价格的前提 2 可以学习供应商的知识 专业技术和工艺 3 获得新的市场和市场竞争力 新产品开发可以很快进行市场 第9章 供应源搜寻与供应商评价 二 供应源搜寻决策的领域 搜寻供应商的范围1 自制还是采购考虑自制的原因 利用闲置的资源 保密和保安 采购量少 开发保留专门技术 质量原因 2 单 双还是多供应源搜寻 1 单一供应源搜寻优点 有采购杠杆 较小管理成本 标准化比较容易 易于沟通和计划 可追溯和高质量 得到更多的承诺 2 多供应源搜寻优点 增加竞争力 供应安全 保持市场发展联系 支持小的地方的新的供应商 第9章 供应源搜寻与供应商评价 3 地方的 国家的还是全球的供应基地本地采购的优点 1 地方情绪 2 更可靠的运送 3 更合乎环境要求 较小的运输成本 4 社会责任 压力 5 易形成紧密的工作关系 第9章 供应源搜寻与供应商评价 4 海外供应源搜寻海外采购存在的困难 1 通讯成本 时间 2 货币不确定性和风险 3 支付方法 信用卡 4 合同问题和赔偿 法律 5 附加成本 管理费 运费 税费 6 进口限制和关税 7 标准和兼容性等 第9章 供应源搜寻与供应商评价 5 大的还是小的供应商 1 向小供应商采购的优点 力量向买方一边 更快的响应 更好的私人关系 较少的官僚主义 可能的创新 较低的管理费用 2 向大供应商采购的好处 技术支持 地理覆盖面 稳定性 更宽的产品范围 网络联系的可能性 形象 第9章 供应源搜寻与供应商评价 三 供应源搜寻的过程1 确定组织需求 确定规格 合同条款 用户主要要求 2 进行供应商调研 了解现有的和潜在的供应商的信息 3 筛选供应商并生成初选供应商 标准是大小 位置 最小订购量和是否通过ISO9001 4 向初选供应商发调查表要求提供信息 5 评价供应商 技术 质量 财务 商业和环境 道德等方面 6 选择供应商 7 供应商谈判 价格方面和要约的改进 8 发订单或订合同 9 评估供应商绩效 第9章 供应源搜寻与供应商评价 四 供应商评价标准 对未签订合同前的供应商的评价1 技术 质量评价 1 参考法 从其他客户那里取得报告 2 声誉 比如商标是一个有力信号 3 评价样品 4 第三方认证 如通过ISO9001认证 5 供应商访问 可以采用不预先通知的形式进行 2 财务评价 1 利润率 选择利润按行业规范增长的供应商 2 营业额 选择销售额逐年增长的供应商 3 净资产 考虑供应商浪费和债务的问题 4 现金流转 有时现金流比利润更重要 第9章 供应源搜寻与供应商评价 3 商业评价 1 与供应商关系建立了多长时间 2 供应商在行业中的形象 3 供应商的客户基础 4 供应商产品范围和深度 5 研发活动 花费和许诺 6 供应商的地点 供应网络覆盖 7 雇员技能 流动性 知名度 第9章 供应源搜寻与供应商评价 4 环境 道德评价环境方面 供应商是否通过ISO14000认证 是否有再循环再制造的政策 是否有减少包装的政策 是否有节源政策 是否有货源可持久性政策 是否有寻求最佳子供应商环境实践的证据 道德方面 不用童工 没有强迫性劳动 不对工人体罚 不歧视 工人有健康和安全保护等 第9章 供应源搜寻与供应商评价 五 卖主 供应商 等级评定 对签订合同后供应商绩效的评定 1 评定的要素 1 运行绩效的评定 交期 2 客户满意度 3 价格的评定 4 质量的评定 2 利用加权记分系统对供应商进行等级评定更科学P151 第9章 供应源搜寻与供应商评价 六 供应源搜寻的职业道德1 公司社会责任 它意味着对组织运作环境 社会和文化方面进行