合同管理办法实施细则

合同管理办法实施细则一、合同管理机构与职责：合同管理工作实行“综合管理、专项分工、全面评审、分级管控、授权订立”的管理模式。合同管理重点环节应遵循的总体要求：合同管理部门工作流程环节实行先专项、后综合；合同相对方选用环节实行先调查、后选择；合同文本起草环节实行先范本、后自拟；合同签署环节实行先评审、后批准；合同履行环节实行先签订、后履行；合同支付环节实行先结算、后付款。财务合同部为本单位的综合管理部门，所涉及合同业务的部门为本单位合同专项管理部门。 （一）、合同综合管理部门职责：1、依据合同管理办法开展本单位的合同管理工作，落实本单位合同管理的要求；2、制订合同管理办法实施细则或操作指引；3、组织或参与本单位合同的洽谈、资信调查、合同起草、签订、变更、履行、终止等管理工作；4、组织或参与本单位的合同评审及交底工作；5、建立合同管理综合台帐，实行统一编号管理，上报合同统计半年报、年报以及年度合同管理工作总结；6、负责本单位合同资料档案的收集、整理、归档、保存工作；7、掌握合同履行状态，分析合同变化情况，判断合同风险因素，及时报告主管领导；8、参与本单位合同纠纷的调解、诉讼及仲裁。（二）、合同专项管理部门及职责合同专项管理部门应有专人负责本部门合同管理工作。 1、依据合同管理的要求，制定主责业务范围内专项合同的具体管理制度，确定合同管理人员； 2、负责对合同主体资格的审查，起草合同文本，组织合同的可行性调研及条款的业务洽谈； 3、负责组织本部门主责合同的评审，协调、落实参与评审部门对合同提出的意见和建议；4、负责组织合同的交底。负责合同的履行、变更、移交事项，掌握合同的履行状态，判断合同变化可能引起的风险因素，适时与合同综合管理部门进行沟通，向主管领导提出处理意见或建议； 5、负责本部门合同管理台帐的建立，记录合同的签订、履行、变更、终止状态；6、负责本部门合同资料档案的管理，达到资料完整、签章齐全、记录准确，存放安全，查阅方便的管理要求； 7、按规定对相应合同进行评审和审核； 8、负责对本部门主责合同纠纷情况的调查，参与处理合同纠纷的调解、诉讼及仲裁；9、负责向合同综合管理部门传递合同原件备案；10、负责收集各单位备案合同资料，并按照规定逐级对口上报。（三）、合同专项管理部门的合同管理种类分工1、物机部为物资设备采购、租赁合同的主责部门；2、运输技术部为机车车辆租赁、维修合同的主责部门；3、综合办公室为临时用地、租车、租房合同的主责部门；4、人力资源部为劳务派遣合同的主责部门；未列明主责管理部门的其它合同，依据合同类型和主要内容，由业务关联性最密切的职能部门主责管理。二、 合同调查与起草（一）、签订合同前，合同专项管理部门应当对合同标的进行市场调查，并对潜在合作对象进行资信调查，掌握对方主体资格是否真实、合法，履约能力是否满足要求等。资信调查可通过国家工商行政管理总局全国企业信用信息公示系统等行业主管网站查询企业基本情况。留存企业法人营业执照、企业年度报告通知书、组织机构代码证、税务登记证、安全生产许可证、资质证书、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、法定代表人和委托代理人身份证复印件以及其它从业资格要求的相关证书等资料。企业所在地实行营业执照、组织机构代码证、税务登记证三证合一的，只需留存加载统一代码的营业执照。法定代表人身份证明书和授权委托书留存原件，其它资料需与原件核对无误，并要求对方在复印件上加盖单位公章后留存。个人的身份证复印件，需由本人在复印件上签名。需进行年检的证照对年检记录的有效性进行查验。（二）、不得与法人单位签订与其履约能力明显不符的合同；与不能独立承担民事责任的组织签订合同，须要求对方提供其上级法人单位授权。一般不得与自然人签订合同，必须签订的，应经公司合同专项管理部门同意。工程专业分包和劳务分包、工程用物资设备采购一律不得与自然人签订合同。（三）、合同洽谈应有两人以上共同参与。在合同洽谈过程中，对往来的电报、传真、信函、图表、电子邮件、电文数据等作为合同资料妥善保存。（四）、起草合同文本时，应使用公司发布的合同示范文本；无合同示范文本的，参照国家管理机关发布的示范文本；无相关范本可供参考的，应当按照合同法第十二条规定拟定合同条款。（五）、 工程专业或劳务分包、物资设备采购及租赁等我方占主导地位的合同，原则上必须使用我方合同文本。（六）、 合同应当做到主体适格、内容合法、条款齐全、手续完备、权利义务明确、责任清楚、文字表述准确无歧义，合同文本需使用打印格式。三、 合同评审 合同评审是指由主责管理部门组织相关职能部门审查、预判合同是否满足合法合规性、经济性及技术可行性要求，提出具体修订或纠错意见并督促落实、评估合同风险并提示防范的管理过程。合同评审应成立合同评审小组，经理任组长，班子其他成员任副组长，各部门负责人及经办人员任组员。合同评审按照专项把关、分工负责的原则进行。评审由各级合同专项管理部门组织完成，并对合同及相关资料的真实性负责。合同评审内容包括但不限于经济商务评审、专业技术评审及法律评审。经济商务和专业技术等方面内容评审由相关职能部门对照各自职责和管控范围各司其职、共同配合完成。主要考察合同内容的经济性、可行性及严密性。法律评审由专职或兼职合同管理员完成，主要审查合同主体、内容及其形式的合法性，并对合同内容的严密性提出建议。合同内容出现交叉，难以划分界限或明确定性的相关条款，各评审部门均应提出评审意见。合同评审主要围绕以下重点进行：（一）经济性。审查合同内容及合同目的是否完整体现和维护公司利益，有无漏项或导致公司利益受损的条款等。（二）可行性。审查相对方技术条件是否满足需求，资信状况是否真实，履约能力是否有保障，履行方式是否可行，相关风险是否受控等。（三）严密性。审查条款是否完整齐备；违约责任是否清晰可执行；文字用语是否清楚准确；是否存在歧义性条款；是否存在合同陷阱；双方权利和义务是否具体、确切；相关手续是否完备；附加条件是否适当合法等。（四）合法性。主体合法，审查签约各方是否具有相应的民事权利能力和民事责任能力，签约人是否取得相关授权；内容合法，签约各方意思表示是否真实有效，是否违反国家的法律法规、政策计划，是否存在规避法律或显失公平情形；形式合法，合同文本格式、文字无误、签约程序是否合法合规等。合同评审采用公司内网平台合同评审业务流程进行，由组织评审部门经办人在内网平台合同评审业务流程发起，填写电子版合同评审表，上传合同电子文本进行评审。凡重大、疑难、复杂的合同，必须采取会议方式评审，评审后再行发起网上流程。合同评审流程结束后，组织评审部门具体经办人应采用截图或照片形式将电子版合同评审表整理归档。所有对外签订的合同，必须经过合同评审后方可签订。 合同评审，应给予评审部门合理的工作期限，一般合同为2个工作日，重大、复杂合同为3个工作日。评审部门在不迟于上述期限内提出书面评审意见。四、合同分级管理 以公司名义签订的各类合同，由公司主责该项业务的合同专项管理部门组织评审后，按照合同审批流程办理签字用印手续。若该合同业务由公司所属单位主责发起，该单位应先行组织评审，评审后报公司相应合同专项管理部门，合同专项管理部门按公司合同审批流程办理签字用印手续。公司名义签订的合同，由各单位组织评审后，将本单位电子版合同评审表、待评审合同文本及相对方资信资料一并进行审核，审核通过后，按照公司合同专用章使用流程办理用印手续。根据公司相关管理要求，应当进行合同审批但因各种原因暂时未能进入系统的单位，所有合同必须上报公司合同专项管理部门, 合同专项管理部门按照系统的审核要求组织相关业务部门进行公司层面的合同评审。进入系统后，在上传已签订的合同时，应将本单位及公司评审表一并上传系统。五、合同订立 合同签订一律采用书面形式，由公司法定代表人或授权委托的代理人签订，其他任何人无权签订；禁止代理人再转委托他人签订合同。委托代理人签订合同，必须在授权范围的事项、权限和期限内行使代理权。禁止没有代理权、超越代理权、代理权终止后以公司名义签订任何合同。委托代理人需持有法定代表人签发的“授权委托书”。委托书中应明确委托代理的事项、权限、期限以及代理人的姓名、职务等身份信息，加盖公司的公章。公司合同签订实行授权委托管理制度。授权委托书的申请办理，按照公司法人授权委托管理办法执行。各单位均不得为其它单位、个人提供合同担保。采用格式合同时，应对条款中空白处认真填写，空白处无内容时，使用横线划除或填写无内容字样。合同期限一般不得超过三年，期限确需超过三年时，须经公司法定代表人特别批准。对一批采购价值大于2万元以上或交货时间大于3个月的物资采购，须签订物资采购合同。合同订立，经办人员须在合同末页签字署名。对无法签署经办人的合同，由合同管理部门在台帐中注明，使合同具有可追溯性。任何情况下严禁未签合同先进场、先实施。 各单位主责签订的合同，由本单位合同专项管理部门在内网平台发起合同评审流程前，向本单位合同综合管理部门申请合同编号；按照年度划分进行连续编号。合同对方已有编号的我方仍需进行编号管理。所有签订后的合同需向法律部备案一份原件。以下合同还需由公司相应合同专项管理部门报集团公司主管部门备案： （一）劳务分包合同总价超过xx万的； （二）劳务分包补充合同一次性调整价值在xx万元以上或者进行两次调整的； （三）物资采购合同价值超过xx万元以上的； （四）物资或设备租赁合同超过xx万元以上的。六、合同用章 法律部负责公司合同专用章的管理。以公司名义对外签订合同需一律使用公司合同专用章。合同原则上应当由合同相对方先行签字盖章，严禁将仅有我方签字盖章的空白合同书邮寄给合同相对方签字盖章，或交由相对方业务人员带走。合同相对方签章完成后，各单位将合同文本按签约份数报公司合同专项管理部门，同时上报合同专用章使用申请表，由合同专项管理部门办理用印事宜。上报用印的合同文本，必须所有信息填写完整，包括委托代理人及经办人签字、电子邮箱、日期等，不得有空白项。 各单位在申请用印前，对合同评审审核意见与修改结果的一致性进行复核, 并在合同专用章使用申请表中进行确认；凡合同文本无故不采纳评审审核意见或未附合同专用章使用申请表的，公司合同专项管理部门不予办理用印手续。合同文本必须加盖骑缝章或签约人每页小签；合同末页无条款时应标注“此页无正文”字样；合同附件是合同的重要组成部分，必须双方签字盖章确认。七、合同履行 （一）、合同生效后具有法律效力，双方应当全面履行。当合同中约定的生效条件尚未成就时，不得履行合同。合同签订后，合同签订的主责部门和合同执行部门非一个部门的，必须进行合同交底工作，办理合同资料的移交、确认。合同交底需书面形式进行。 建设工程施工合同交底的内容包括：合同名称与主体、合同投标与报价、工程数量与工期、承诺与目标、工程的特点与重难点、合同的风险控制要点与因素、合同的交底与接底人、交底时间及所移交其它资料等内容。其它合同交底包括：合同名称、合同主体、合同的主要内容、价格、期限、合同风险因素及控制要点、合同的交接底时间、移交资料及签认等内容。合同履行中的书面签证、来往信函、文件、电报、会议纪要、现场签证、记录等均为合同资料组成部分。收发合同文件要有记录簿签认，合同专项管理部门应及时收集、整理、保存，做好管理工作。 合同履行中应注意多部门的协同配合，及时沟通履行中的主要变化，保持信息畅通，步调一致。尤其对工程的调价、索赔条款，要依据合同约定及早部署，有效组织。合同专项管理部门及合同执行部门应随时掌握合同的履行情况，当发现合同履行异常时，应及时与合同综合管理部门沟通、分析，必要时经单位同意向合同相对方进行书面函告。当合同履行可能出现严重违约或潜在纠纷时，应上报公司主管领导及公司合同综合管理部门，并做好法律纠纷处理的准备工作。当我方不能或不能