Excel总结PPT课件

计算机应用基础 Excel部分 第一部分 Excel2010简介 一 概述 Excel2010是office的重要成员之一 是Windows平台上的一个重要电子表格软件 它具有强大的制作表格 处理数据 分析数据 创建图表功能 二 Excel2010的启动与退出1 启动 开始 程序 MicrosoftExcel双击桌面上的快捷图标 学会在桌面上建立应用程序的快捷方式 开始 运行 输入Excel exe 开始 文档双击Excel工作簿文件 2 退出退出Excel2010应用程序文件 退出Alt F4单击标题栏控制按钮图标 关闭双击标题栏控制按钮图标单击标题栏的关闭按钮仅关闭文档窗口不退出应用程序文件 关闭Ctrl f4菜单栏右侧的关闭按钮双击菜单栏左侧的控制按钮单击菜单栏控制按钮图标 关闭 三 Excel2010窗口介绍1 标题栏控制按钮 程序名 工作簿名 最小化 最大化 还原 关闭 默认文件名是Book1 Book2等 2 工具栏 同Word2010类似 3 编辑栏输入或编辑工作表中的数据和公式 编辑栏 显示当前单元格区域的地址 名称框 确认输入或取消或编辑公式 4 工作簿窗口当其最大化时 工作簿窗口与程序窗口共用一个标题栏 工作簿名称显示在程序窗口标题栏上 工作簿窗口的控制菜单出现在程序窗口的菜单栏左边 5 工作簿一个工作簿就是一个Excel文件 工作簿名就的文件名 Excel允许打开多个工作簿 但活动工作簿只有一个 6 工作表工作表是工作簿窗口下的表格 系统默认有3个工作表 分别是sheet1 sheet2 sheet3 最多可以打开255个工作表 每个工作表有256列 分别用A B C IV表示 有65536行 分别用1 2 3 65536等表示 7 活动工作表标签为白色的工作表是活动工作表 用鼠标单击工作表名称可以切换当前工作表 当工作表标签太多时有部分隐藏起来 可以用左侧的4个按钮 标签滚动按钮 将其显示出来 8 单元格工作表中的每个矩形方格就是一个单元格 工作表中的数据就保存在这些单元格中 它是存储数据的基本单位 9 活动单元格用鼠标单击某个单元格 在其周边出现一个黑框 右下角有一个填充柄 该单元格即为活动单格 一张工作表中活动单元格只有一个 10 单元格地址 有两种表示方法 单元格在工作表中的位置 如A3 B5等 或R3C1 R5C2等 补充 单元格或单元格区域的命名及删除命名 方法一 选定单元格或单元格区域 在名称框中输入名称 打回键 方法二 选定单元格或单元格区域 插入 名称 定义 输入名称 添加 确定 说明 命名时首字符必须是字母或汉字 最多可输入255个字符 第二部分 创建与编辑工作表 一 创建工作簿1 新建工作簿启动Excel2010时文件菜单 新建常用工具栏 新建按钮2 选择单元格选择一个单元格选择整行与整列选择单元格区域选择不连续的区域 按ctrl键 shift f8 选择整个工作表选择较大的单元格区域 按shift键 扩展模式选择 F8键 选择数据区域 ctrl shift 利用编辑 定位 3 输入数据解释 Excel2010的中数据 数字输入数字符号 0 9 Ee 等 分数的输入 常数 空格 分子 分母 科学计数法 例1 23e 5文本输入 先输入 号 后输入数字 特点 右对齐 有效位数15 超过11个自动转为科学计数法 单元格放不下时显示为一串 号 字符输入字符符号 可以键盘符号也可以是中文文字 特点 左对齐 一个单元格中最多输入32000个字符 日期输入 1900 01 01作为起始值 格式有 年 月 日 月 日年 月 日 月 日xxxx年xx月xx日 xx月xx日当前日期 ctrl 特点 右对齐 时间输入 子夜00 00 00作为起始值 格式有 时 分 秒时 分 秒AM PM当前时间 ctrl shift 特点 右对齐 序列输入 利用序列对话框填充 先输入初始值 选择填充区域 编辑 填充 序列 确定 要求 熟悉序列对话框 利用填充柄 对数字而言 直接拖是复制 按下ctrl键拖是步长为1的等差序列 对文本而言 直接拖是步长为1的等差序列 按下ctrl键拖是复制 步长任意时等比序列的填充 先填入第一和第二两个单元格的值 然后把两个单元格选定 再拖动填充柄进行填充 自定义序列 方法一 工具 选项 自定义序列 输入序列 添加 确定 方法二 工作表中输入自定义序列 工具 选项 自定义序列 导入 记忆式输入 工具 选项 编辑 记忆式输入 确定 使用选择列表 右击单元格 选择列表 单击数据项 在不同的单元格中输入相同的内容 选择单元格 在活动单元格中输入数据 CTRL 回车 技巧 在一个单元格中输入几个段落执行Alt 回车补充 提高输入有效性方法 选择单元格区域 数据 有效性 设置 充许 任何值 整数 小数 序列 日期 时间 文本长度 忽略空值 如果允许数据单元格为空 则应选中 设置 选项卡中的 忽略空值 项 反之则应将该项清除 4 保存工作簿文件 保存 另存为 保存工作簿连同工作表一起保存 自动保存功能 工具 加载宏 自动保存 确定保存工作区 用来保存打开的一组工作簿窗口的大小和位置 文件 保存工作区二 编辑单元格1 修改单元格数据改写方式 单击要修改数据的单元格 输入正确数据后确认插入方式 当个别地方需要修改时用这种方法 双击单元格 或选中单元格后再按F2键 使其处于编辑状态 然后修改 工具 选项 编辑 单元格内部直接编辑 先选中单元格 然后在编辑栏修改 2 复制或移动单元格 鼠标操作启用鼠标操作 工具 选项 编辑 单元格拖放功能用鼠标直接拖是移动 按住ctrl键拖是复制 按下shift键是插入式移动或复制 菜单操作覆盖式复制或移动编辑 复制 移动 在目标位置编辑 粘贴插入式复制或移动编辑 复制 移动 在目标位置执行插入菜单 复制 剪切单元格 3 插入行 列 单元格操作 插入 行 列 单元格 说明 可以是一行一列一个单元格也可以是多行多列多个单元格 4 删除行 列 单元格操作 选定单元格 行 列 编辑 删除 5 清除单元格操作 编辑 清除 全部 内容 格式 批注 注意 编辑菜单下的清除与删除有什么区别 6 查找与替换解释 搜索方式 搜索范围 区分大小写 区分全半角 单元格匹配等概念 如何查找通配符本身 需输入转义符 即可 7 给单元格加批注 创建批注 插入菜单 批注 输入批注内容 任意位置单击 编辑批注 单击批注所在单元格 插入菜单 编辑批注 清除批注 编辑 清除 批注 三 工作表的基本操作1 选择工作表选择一个工作表选择多个工作表 2 重命名工作表 双击工作表标签右击工作表标签 选择重命名格式 工作表 重命名 3 插入工作表 插入一个或多个工作表 插入 工作表右击工作表 插入4 删除工作表 该项操作不可撤消应慎重操作 编辑 删除工作表右击工作表 删除5 工作表的移动和复制在不同工作簿之间移动或复制选择工作表标签 编辑 移动和复制工作表 在同一工作簿内移动或复制用鼠标直接拖动编辑 移动和复制工作表 6 设定默认工作表数目 系统默认3个 工具 选项 常规 新工作薄内的工作表数7 保护工作表功能 防止修改工作表中的单元格 隐藏计算公式 操作 工具 保护 保护工作表 确定 内容 指单元格和图表项对象 指图形对象方案 禁止更改方案的定义8 设置工作表背景格式 工作表 背景删除工作表背景 格式 工作表 删除背景 四 格式化工作表1 设置单元格字体选定单元格区域 格式 单元格 字体2 设置单元格内容的对齐方式选定单元格区域 格式 单元格 对齐水平对齐常规 默认 文本左对齐 数字右对齐 逻辑值和错误值居中对齐 靠左 缩进 居中 靠右填充两端对齐跨列居中 注意与合并及居中的区别 分散对齐 当选择该项时 下面的增进缩进才可用 垂直对齐靠上居中靠下 默认格式 两端对齐分散对齐文字方向 设置旋转角度 文本控制 自动换行 缩小字体填充以适应列宽 合并单元格 3 添加边框选定单元格区域 格式 单元格 边框4 添加底纹选定单元格区域 格式 单元格 图案注意颜色 图案 图案颜色三个概念 5 设置数字格式 常规 不含任何特定的格式 数值 设置小数位数 负数格式 千分号等 货币 在数字前加一个货币符号 如 或 等 会计专用 货币符号左对齐 小数点对齐 日期和时间 有多种表示格式可供选择 百分数 转为百分数 分数 以分数形式显示小数 科学记数法 将数字以科学记数法表示 文本 将数字转成文本 特殊 可以是邮政编码 中文小写数字 中文大写数字 说明 数字格式化后在单元格和编辑栏的显示方式 1 在编辑栏 货币符号 千位分隔符 科学计数符号 负数格式等都不显示 但百分数格式可显示 2 在编辑栏 日期始终显示为yyyy m d时间显示为 h mm ss 自定义数字格式自定义格式的表示方法 正数格式 负数格式 零格式 文本格式等四个段 如果只写两部分 则第一部分用来格式化正数和零 第二部分用来格式化负数 如果只有一部分 则表示用来格式化全部数据 格式符号的含义 是数字表示位 如 表示四舍五入保留两位小数 若不足两位也不用0占位 0 也是数字表示位 但它可以用无意义的零去占位 如 0 再如 和 0 使用颜色 要在自定义格式的某个段中设置颜色 只需在该段中增加用方括号括住的颜色名或颜色编号 黑色 红色 白色 蓝色 绿色 青色 和 洋红 等 或 颜色X 其中X是1至56之间的数字 代表56种颜色创建条件格式可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式 大于 大于等于 不等于 如 60 添加文本在输入文本之后自动添加文本 使用自定义格式为 文本内容 在输入文本之前自动添加文本 使用自定义格式为 文本内容 例1 红色 正数 0 00 蓝色 负数 0 00 黄色 零 文本内容 那么正数 负数 零将显示为不同的颜色例2 正数 0 00 负数 0 00 零 这是什么 单击 确定 按钮 完成格式设置 这时如果我们输入 12 就会在单元格中显示 正数 12 00 如果输入 0 3 就会在单元格中显示 负数 0 30 如果输入 0 就会在单元格中显示 零 如果输入文本 thisisabook 就会在单元格中显示 这是什么 thisisabook 例3 用蓝色显示结余超过 50 000的帐目 负数值用红色显示在括号中 其余的值用缺省颜色显示 可以创建如下的格式 蓝色 50000 0 00 红色 0 0 00 0 00 例4 比如格式 0 只显示负数和零 输入的正数则不显示 格式 则隐藏所有的输入值 6 单元格保护操作 格式 单元格 保护解释 锁定 防止单元格被改动 移动 更改大小 删除等 隐藏 公式不在编辑栏中出现 说明 设置单元格保护必须在保护工作表时才有效 7 设置条件格式 根据给出的条件显示相应设置的格式 格式 条件格式8 使用自动套用格式先选定单元格区域 执行格式 自动套用格式 9 设置行高和列宽用鼠标调整 行高 列宽 最合适的行高 最合适的列宽 调整一行一列调整多行多列用菜单调整格式菜单 行 行高 最合适的行高 格式菜单 列 列宽 最合适的列宽 10 使用格式剧复制格式 含数字 对齐 边框 字体 图案等格式 五 工作簿操作1 同时显示同一工作簿的多个工作表操作 窗口 新建窗口窗口 重排窗口 选中当前活动工作簿选项 2 同时显示不同工作簿的多个工作表操作 打开多个工作簿窗口 重排窗口 取消当前活动工作簿选项3 同时显示一个工作表的不同部分操作 方法一 选定单元格 窗口 拆分方法二 用鼠标拖动拆分框撤消拆分 窗口 撤消拆分窗口 4 冻结窗口操作 选定单元格 窗口 冻结窗口 或先拆分后冻结 撤消冻结窗口 窗口 撤消冻结窗口5 隐藏工作簿窗口操作 窗口 隐藏窗口 取消隐藏比较 隐藏行或列格式菜单 行 列 隐藏 隐藏工作表格式 工作表 隐藏 6 保护工作簿 注意与保护工作表 保护单元格的区别 功能 保护工作簿的结构及窗口 防止对工作表进行插入 删除 移动 隐藏 重命名工作表等操作 操作 工具 保护 保护工作簿 确定结构 防止删除 移动 隐藏 取消隐藏 重命名 插入工作表 窗口 防止窗口被移动 缩放等操作 7 页面设置 设置纸张大小 页边距 方向 打印质量等 设置表格的对齐方式 水平居中和垂直居中 设置页眉页脚 设置多面打印时行 列标题 打印区域 打印方向等 8 插入分页符选择新页的第一行 列 执行插入 分页符 选择单元格 执行插入 分页符 可同时插入水平分页符和垂真分页符 删除分页符选择分页线下边 右边的单元格 执行插入 删除分页线 9 打印预览文件 打印预览常用工具栏 打印预览默认的预览方式为整页显示 打印预览方式下不能编辑工作表 10 打印 选择打印机 打印 选定区域 整个工作表 整个工作簿 打印范围 全部 页 打印份数 第三部分 数据清单 一 创建数据清单 类似于数据库 包括字段和记录 方法一 直接在单元格中输入清单数据 方法二 利用记录单创建先输入标题行 字段名 选定一个数据清单区域 执行数据菜单 记录单 添加记录 关闭 二 数据的排序1 简单排序 只有一列参加排序 选择排序列的任一单元格 常用工具栏 升序 降序 注意 不要选排序列 否则进行排列的就只是所选中的部分的数据 而不是整个工作表中的记录 2 复杂排序 多列参与排序 最多3列 选择数据清单的任一单元格 执行数据菜单 排序说明 默认的排序顺序 从小到大 数值 从负无穷大到正无穷大 文本 0 9 aA zZ 汉字 相同的字母不论是升序还是降序小写的总是排在大写的之前 逻辑值 F 假 T 真 错误值 所有的错误值都是相等的 空格不论升序还是降序总是排在最后 排序选项 方向 可按行排也可按列排 方法 可按字母排也可按笔画排 自定义排序 按照自定义的序列进行排序 三 筛选数据功能 将满足条件的行显示出来 1 自动筛选操作 选定清单内任一单元格 执行数据菜单 筛选 自动筛选 在清单的第一行 字段名所在行 出现下拉按钮 筛选方式 筛选前N项或后N项 筛选某个记录值 按给定的条件筛选 即自定义筛选 一个条件的筛选 举例说明 两个条件是与的筛选 举例说明 两个条件是或的筛选 举例说明 复杂筛选 两列以上的筛选 取消自动筛选 执行数据菜单 筛选 自动筛选 2 高级筛选操作 先建立条件区域 选定清单内任一单元格 执行数据菜单 筛选 高级筛选 条件区域的建立 若条件是 与 的关系时 若条件是 或 的关系时 问题 自动筛选与高级筛选的主要区别是什么 1 高级筛选可将筛选结果保存在原数据清单之外 2 高级筛选可用于筛选两列是或的关系 而自动筛选不能实现 四 分类汇总1 简单的分类汇总操作 对分类字段排序 选定清单中的任一单元格 执行数据菜单 分类汇总 设置 确定 解释 分类字段 汇总方式 汇总项 及相关选项 2 创建多级分类汇总解释 在一级分类汇总基础上 再进行二级分类汇总 一是分类字段不变 汇总方式改变 二是分类字段两个以上 汇总方式不变操作步骤 对数据清单按一 二级分类字段进行多列排序 先建立一级分类汇总 再建立二级分类汇总 清除 替换当前分类汇总 复选框 举例 求出不同系职工的平均工资和最高工资 求出不同系男女教师的平均工资 说明 建立分类汇总后 如修改源数据 汇总数据将会自动更新 分类汇总结果的分级显示 五 创建数据透视表1 功能是一种特殊的表 它能从一个数据清单的特定字段中概括出数据信息 还可以对数据进行重新组织 根据有关字段去分析数据清单的数值并显示分析的最终结果 2 主要概念 页字段 数据透视表中被指定为页方向的源数据清单中的字段 行字段 在数据透视表中被指定为行方向的源数据清单中的字段 列字段 在数据透视表中被指定为列方向的源数据清单中的字段 数据项 数据透视表中的各个数据 3 创建方法单击数据清单中的任一单元格数据 数据透视表和数据透视图 根据向导完成 4 编辑数据透视表 增删字段 改变字段布局 选任一单元格打开数据透视表工具栏数据透视表 向导 版式 增删或布局 确定 更改数据统计方式选定欲更改统计方式的数据单元格打开数据透视表工具栏数据透视表 字段设置 选择统计方式 确定 第四部分 数据计算 一 自动求和计算1 按行或按列求和选定单元格区域含存放计算结果的单元格区域单击常用工具栏上的求和按钮2 任意单元格求和选择存放计算结果的单元格单击常用工具栏上的求和按钮再选择求和的数据区域点击输入按钮或回车 二 使用公式计算1 公式是以等于号开头的一个表达式2 运算符 引用运算符 区域运算符 联合运算符 交叉运算符 空格 算术运算符 文本运算符 比较运算符 3 公式的创建直接在单元格中输入公式 会后单击 输入 按钮 例如 A1 B2 结果是两个单元格数值之和 A1 B2 结果是两个单元格文本的合并 A1 B2 结果是一个逻辑值TRUE或FALSE 4 公式的复制和移动方法一 菜单操作编辑 复制 剪切 粘贴方法二 鼠标操作直接拖是移动 按下ctrl拖是复制说明 移动公式时公式所引用的单元格不发生改变 复制公式时公式所引用的单元格会随 单元格引用 的不同而发生相应的改变 当插入或删除行 列时 公式所引用的单元格要发生相应的改变 5 单元格引用 相对引用 单元格引用会随公式所在单元格的位置变更而改变 例如A1 绝对引用 单元格引用不随公式所在单元格的位置变更而改变 例如 A 1 混合引用 把相对引用与绝对引用组合起来即为混合引用 例如 A1 A 1等6 使用公式计算的几种情况 同一工作表中数值的计算例如 A1 A2 同一工作簿不同工作表中数值的计算例如 A1 sheet1 A1 sheet2 A1 不同工作簿中数值的计算 A1 c book1 xls sheet1 A 1 book1 xls未打开 A1 book1 xls sheet1 A 1 book1 xls打开 三 使用函数计算1 函数的组成由函数名 括号 参数 常数 变量 函数 引用运算符 逗号等组成 2 使用函数进行计算选定存放计算结果的单元格人工输入函数执行常用工具栏的函数按钮执行插入菜单 函数 四 利用状态栏进行简单的计算先选定要计算的单元格区域 右击状态栏 从快捷菜单中选择计算方式 求和 均值 计数 计数值 最大值 最小值 在状态栏便可显示出计算结果 3 熟练掌握以下常用函数 五 错误信息 错误值 含义 输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大 使结果在单元格中显示不下 或是日期和时间格式的单元格做减法 出现了负值 解决办法 增加列的宽度 使结果能够完全显示 如果是由日期或时间相减产生了负值引起的 可以改变单元格的格式 比如改为文本格式 结果为负的时间量 错误值 DIV 0 含义 试图除以0 这个错误的产生通常有下面几种情况 除数为0 在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用 解决办法 修改单元格引用 或者在用作除数的单元格中输入不为零的值 错误值 VALUE 含义 输入引用文本项的数学公式 将产生错误信息 VALUE 错误值 REF 含义 删除 不是清除 了被公式引用的单元格范围 解决办法 恢复被引用的单元格范围 或是重新设定引用范围 错误值 N A含义 无信息可用于所要执行的计算 在建立模型时 用户可以在单元格中输入 N A 以表明正在等待数据 任何引用含有 N A值的单元格都将返回 N A 解决办法 在等待数据的单元格内填充上数据 错误值 NAME 含义 在公式中使用了Excel所不能识别的文本 或是输入了一个已删除的名称 错误值 NUM 含义 提供了无效的参数给工作表函数 或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示 解决办法 确认函数中使用的参数类型正确 如果是公式结果太大或太小 就要修改公式 使其结果在 1 10 307和1 10 307之间 错误值 NULL 含义 在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点 但这两个范围没有公共单元格 比如输入 SUM A1 A10C1 C10 就会产生这种情况 解决办法 取消两个范围之间的空格 上式可改为 SUM A1 A10 C1 C10 第五部分 创建图表 一 图表的类型 1 柱形图和条形图 适用于显示一段时间期内数据的变化 2 折线图 适用于描述各种数据随时间的变化趋势 3 饼图和圆环图 饼图适合表示数据系列中每一项占该系列总值的百分比 饼图只能表示一个系列 圆环图可以表示多个系列 4 XY 散点图 适用于比较绘制在分类轴上不均匀时间或测量间隔上的趋势 5 面积图 选用于比较多个数据系列在幅度上连续变化的情况 6 三维图 可以使人产生很好的视觉效果 根据以下表格中的数据分别绘制不同类型的图表 二 创建图表1 选择用于创建图表的数据区域 本操作也可以后完成 2 单击常用工具栏上的 插入图表 按钮 或执行插入菜单 图表 都将打开一个图表向导 3 向导1 正确选择图表类型及其子图表类型 然后单击下一步 4 向导2在 数据区域 标签中 选择数据区域如果 1 没有选择数据源可在本项中完成 否刚可不选 系列产生的方向 本项同分类轴与数值轴 如果还需对系列进行修改 请打开 系列 标签 5 在 系列 标签中可以进一步添加或删除系列 修改系列的名称和值 还可以修改分类轴标志 设置完毕点击下一步 6 向导3 标题 添加图表标题 分类轴标题 数值轴标题 坐标轴 是否显示坐标轴 网格线 是否显示网格线 含主要网格线和次要网格线 图例 确定图例显示的位置 数据标志 是否显示数据标志 数据表 设置是否显示数据表 7 向导4本步主要用于确定图表生成的位置 作为工作表插入 图表工作表 作为其中的对象插入 嵌入式图表 8 图表元素介绍 三 编辑