人力资源管理下的人事档案管理工作论文.doc

人力资源管理下的人事档案管理工作论文 摘要: 人事档案管理作为人力资源管理的重要组成之一存在许多问题本文对其进行深入分析并提出有效措施以便为企事业单位的发展做出更大的贡献 关键词: 人力资源管理;人事档案管理 由于长期受到传统人事档案管理思维和管理方式的影响目前我国人事档案管理工作存在许多不足 一、人力资源管理视角下的人事档案管理工作存在的问题主要表现在以下几方面 (一)档案资料缺乏性和完整性 近年来许多企事业单位频频出现人事档案资料造假事件人事档案资料的性以及档案信息的完整性表现出许多问题这给单位的各项人力资源管理工作造成巨大的负面影响不能正确匹配人力资源信息有时甚至会影响企业的正常经营多数企事业单位制定的员工档案信息表比较简洁、内容一致缺乏针对性其中员工的人口学信息、家庭成员关系是私营企业和事业单位的必备内容但是有关个人学习经历和工作经历的介绍却要求较少员工只要提供时间和地点就可以不需要具体阐述专业学习情况和工作成就信息缺乏实质性不能直接反映出员工的工作能力降低了人力资源工作效率增加了管理成本以上这些问题严重损害了人事档案资料的性和完整性 (二)人事档案的利用率较低 企事业单位管理层和人事管理者对人事档案资料的重视程度不够日常工作中很少花费时间和精力对人事档案资料进行分类、整理、分析对人事工作的长远发展缺少规划和设想其实做好人事档案统计分析工作可以节约管理成本提高企业工作效率增加效益如分析生源地、性别、学历、性格等因素对单位的人才流失率的影响确保招聘工作有针对性可以减少人才流失 (三)人事档案更新滞后 多数企事业单位的人事档案资料缺乏时效性更新严重滞后或者没有更新员工入职时填写的人事档案到离职时没有任何补充人事资料内容陈旧多是入职登记表、工资表、季度（年度）考核表等人力资源管理者从这些资料中无法获知员工的最新动态如职业规划、岗位期待、岗位职责、工作建议等可见企事业单位要定时更新人事档案资料根据工龄、岗位等增加相应的资料内容要不断充实和丰富档案资料了解员工的实际需求提高员工工作积极性为企业创造更多价值 (四)人事档案管理方式落后 多数企事业单位没有及时更新管理手段不能满足时代需求导致人事档案管理工作缺乏科学性降低了工作效率另一方面多数单位对科学管理人事档案没有正确认识重视度不够没有配备足够的人力、物力、财力各项设施不能同步多数人事档案还是在纸堆里打转经营状况不佳的企事业单位没有专门的人力资源管理部门分配的库房较小人事工作由一人负责或者其他员工兼职工作人员不能全力开展工作这样的工作理念、工作方式更加剧了人事档案资料弄虚作假的程度、时效性更差人事工作的效率不能保障给企业效益造成一定程度的影响 (五)人事档案管理者的专业素质较低 部分企事业单位的人事档案管理者专业素质较低缺乏理论知识对人事工作的开展没有足够的认识对人事档案工作的理解过于简单化、片面化认为人事档案就是员工的入职登记表人事工作就是招人这主要是因为企事业领导对人力资源管理工作人事模糊对人事档案工作者的专业性要求不高对人事工作的重要性没有足够的认识人事档案管理工作者的工作态度不端正档案资料“有”就行、“不全”没有关系并且这些工作人员的综合素质不高缺乏职业道德精神、法律观念淡薄导致人事档案管理工作在企业经营过程中不能充分发挥作用 二、人力资源管理视角下加强人事档案管理工作的几项措施 (一)加强人事档案管理专业队伍的建设 人事档案规范化管理的根本保障是工作人员的专业素养首先是人事档案和人力资源理论知识的深入认识领导者和员工必须意识到加强人事档案管理是企业规范化管理的重要环节其次是与档案管理相关的法律法规、行业标准的培训这是与行业接轨、同步前行的基本条件三是人事档案管理的操作技能人事档案信息化建设、现代化的人事档案管理系统建设等先进的管理知识和管理方式要积极运用到实际工作中四是增强工作者的服务意识积极与各部门协调、沟通了解他们的需求更好地为单位的人力资源管理和领导层决策服务 (二)完善人事档案管理制度 要提升人事档案管理工作的质量必须建立健全人事档案管理制度许多企事业单位的人事档案管理规定比较陈旧与国家相关政策有出入因此深化人事档案管理制度的当务之急是根据新时期、新情况、新目标制定更为科学化、合理化的人事档案管理制度修改落后的管理措施、增加新的管理方法、删掉陈旧的管理模式日常工作中人事档案管理者要定期整理、归档档案资料对资料信息进行统计分析为其它相关工作和相关部门服务促使人事档案管理工作再上一个新台阶 (三)丰富人事档案信息 人事档案资料不完整、不准确、过于简单片面是多数企事业单位面临的难题不断收集、补充档案信息扩大信息资源是必须做好的基础性工作资料内容要凸显职员的工作能力、诚信、专业特长、工作建议、任职情况等方面的内容最大限度地为人力资源管理者提供更有价值的信息随着经济全球化步伐的加快人力资源管理是许多优秀企事业单位的核心而做为其中的重要部门之一人事档案管理也逐渐受到人们的重视因此企事业单位的人事档案管理工作人员必须提高自身素养、积极采取措