学籍科工作流程(2010年9月版).doc

学籍科工作流程（2010年9月）一、新生注册分班流程新 生学籍科到院招办大厅办理入学手续，入学资格审查、填写信息卡、到报到处报到、信息录入、照相等相关手续。负责新生学籍异动的咨询、办理，填写新生报到情况报表，向教务处领导汇报相关事宜，协调各二级学院、教务处、招办的相互工作到财务处交费，获得注册号后,领取体检表,到二级院分班注册国考教务处把教室分配给各二级院,并告知其教室容量.各二级分院统招教务处制定分班原则,确定班级学生名单按注册分班原则给新生注册分班，并告知其辅导员联系方式及有关事项。二、新生学籍电子注册工作流程招生办公室学籍科各二级分院统招新生电子信息、录检表复印件10月中旬以各分院为单位，按专业整理统招新生电子信息。10月组织学生补充、校对统招新生电子信息。下旬10月底审查各分院校对后的新生电子信息，与录取库比对、纠错，然后整理、打印学生本人校对签字，各二级学院复查并有复查人及二级学院院长签字11月初将校对后的新生信息，再次与录取库比对，导出与录取信息不一致的学生名单通知与录取信息不一致的学生准备证明材料交教务处，以备教育厅审核11月中学院招办与生源地招办联系，督促生源地招办核查、落实。无录取信息的情况上传新生学籍数据，遗留问题由教务处招生办及二级院协调后再上传。材料不齐全的情况各二级院负责人督促学生按时、按要求准备证明材料补齐交11教务处月底由各二级学院备案，并向新生公布教育部及学院的学籍查询网址及有关事宜，由学生本人查询核对制作新生学籍注册情况一览表、新生学籍电子注册名单三、图像采集与核对工作流程新华社陕西分社约定采集学籍科各二级分院时间3月初确定采集时间，领取机读卡、采集文件，发通知3月底组织采集会议，筹备图像采集事宜，约定场地，整理图像采集名单，宣传采集意义及影响，张贴须知收取图像采集费用，组织指导学生填涂机读卡，并设专职联系人一名4月初组织毕业生进行图像采集5月底图像采集，上传教育部网站，冲洗，制作相片接收毕业生相片及图像光盘把相片分发给学生，组织学生上网核对图像信息来年6月中旬与毕业生库链接，上报教育厅四、学历电子注册工作流程省教育厅学籍科各教学分院3月初下发学历注册的通知,安排各高校审核的时间更正网上毕业生图像信息，整理打印“毕业生信息一览表”组织学生校对签字，各分院复查并有复查人及二级学院院长签字3月中将分院报来的签字信息与新生注册信息比对、纠错，导出与新生注册不一致的学生名单3月中通知与新生注册信息不一致的学生准备证明材料交教务处，已备教育厅审核4月初与新生注册信息比对，审核毕业生信息第一轮审核应届毕业生基本信息5月底审核毕业生信息，处理遗留问题整理毕业生信息，与图像信息链接6月初制作毕业生数据光盘，整理纸质材料，并报教育厅6月中旬上报教育部上报教育厅五、办理统招毕、结业证书工作流程学籍科各二级分院收集教务科审核过的学生的毕业、结业 、换证名册5月底5月底给教育厅上报毕结业结论，打印毕、结业证书，下发各各分院6月中各分院负责粘贴照片，核对毕、结业证书上的信息后交回学籍科。6月下旬与院办、各分院协商约定对毕结业证加盖公章的时间，然后封存。6月底制作“毕结业证领取登记表”与证书一同发给各分院，并督促、检查发放工作7月初由各二级学院具体负责证书发放工作，原则上不能带领。8月底各二级学院将“毕、结业证书领取登记表”交回学籍科。六、统招学生成绩管理办法和流程学籍科各二级学院每年9月初制作、印发“西安思源学院学生学籍表”，为学生建立学籍做好准备。（该表一式两份，正面为学生基本信息，背面为学生考试成绩）下各二级院组织填写，于每次考试结束后及时登记学生学习成绩，待学生毕业时由二级院审核报学籍科。发 每年11月初 编制新生花名册，并将花名册电子版转教务科，由教务科印发学生成绩登记表给各二级院。各二级院到教务科领取学生成绩登记表，供各课程任课教师登记学生成绩时使用。 每学期考试结束3日内学籍科接收各系（部）报送的每学期学生成绩登记表（复印件），汇总整理。交学籍科（复印件）各课程学生成绩登记表由任课教师登记，考试结束三日内送二级院，二级院复印留底 每次考试成绩处理组织各二级院及时对考试成绩进行计算机录入并进行全院汇总、审核。1 通知学生及家长，寄发家信。2 载入西安思源学院学生学籍表每学年教学工作结束后，各二级院要清理学生考试成绩，对西安思源学院学籍管理规定中要求进行留级、退学等学籍处理的学生名单及考试成绩报教务处。每届学生毕业前，学籍科根据学籍管理规定对各二级院报送的学生学籍表进行复审，办理完毕（结）业证书后将学生学籍表移交院档案室归档。清理当年毕业生电子信息，制作当年毕业生信息电子库。学生在指定网站查询毕业生信息。七、学生申请办理出国成绩单办法在校学生已经离校的学生凭学生证、身份证向所在二级学院院长提出申请凭本人身份证和学历证明向院档案馆办理调档手续二级学院办公室提供经过密封的西安思源学院学生学籍表原件领取加盖档案馆印章的西安思源学院学生学籍表复印件。送交学籍科学籍科按西安思源学院学生成绩单出国用标准版面制作，经办人签字、教务处长签字，盖学院红印生效。办理学生成绩单的学生于每周四下午到教务处学籍科提交相关材料，一般于下周四领取。八、学生申请补办学生证流程据教务处拟定的补办学生证的有关规定每年4月10日左右学生提出书面申请（注明原因），班主任核实情况各二级学院汇总审核，填写补办学生证审批单并由主任签字学籍科受理、缴费、登记，发放证芯、证皮各二级学院填写学生证证芯内容 学籍科核对填写情况是否属实属实不属实教务处签字同意，二级学院到院办用印返回二级学院重新填写，属实后签字同意，二级学院到院办用印。九、学籍月报流程统招生月报计划外生月报辅导员清点班级人数二级学院学籍员上报教务处学籍科统计十、未按时报到注册发文流程二级学院报未按时报到学生名单教务处统计未按时报到学生名单西思统教发文件十一、教学系统导出毕业班学生原始信息做成花名册二级学院各专业班级第一次核对二级学院各专业班级第二次核对二级学院给出毕业生毕结业结论毕业证芯打印二级院各专业班级证芯贴照片盖章毕业学生信息花名册学籍科归档以二级院为单位发放毕业证芯、证皮计划外学生办理校发毕、结业证书流程十二、统招、计划外毕业生学籍表归档名单、学籍表、备考表装盒打印页码毕业生学籍表成册清点学籍表找出休、退学人员按专业班级以二级院为单位回收学籍表学院档案室存档打印盒标签十三、退学流程（一）由于个人原因（1、家庭贫困。2、健康原因。3、参军工作。4、厌学。5、其它） 主动申请退学个人写退学申请书辅导员签字签字二级学院院长签字学生处领取退学审批表办理学籍科办理退学手续（二）由于未按时注册及六门以上成绩不合格退学学籍科领取离校手续单办理统招生凭离校手续单到辅导员处领取学籍大卡一张，自带一张1寸照片统招生学籍科退学审批表备案、开退学证明、领档案狄寨派出所迁出户口学生持退学处理通知单十二、休学（复学）休学的条件：有县级以上医院证明，或患传染病。缴不起学费，缓缴也缴不起。入伍参军不能坚持学习 个人提交申请，辅导员签字，二级院长签字，教务处批准，由学籍科发休学手续表。依次签署校医院、所在二级院、学生处、教务处等意见，到财务处办理手续。(休学时间一般为一年)。教务处签字内容：休学起止日期、年限。填写、发放休学通知书（背面为复学申请书，学生复学时使用）。 复学的条件：有医院证明或入伍通知书只能随下一年级学习。复学前学生应于新学年开学前来电或来信说明。十五、统招生办理转专业流程（一）新生在新生报到期间由校招生办公室受理（二）老