华侨大学厦门校区建设指挥部档案管理办法.doc

华侨大学厦门校区建设指挥部档案资料管理暂行规定第一章 总 则第一条：为加强我校厦门校区建设指挥部（以下简称“指挥部”）的档案管理，确保档案资料归档完整和有效利用，根据国家档案法、建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）、华侨大学基本建设工程项目管理办法（试行）和关于厦门校区2003-2004年度档案工作的通知，结合指挥部具体情况，制定本规定。第二条：指挥部档案工作是学校档案工作的重要组成部分，是维护学校办学历史真实面貌的一项重要工作，也是提高指挥部工作效率和质量的必要条件，各部门要加强领导和管理，明确职责，把档案工作纳入校区建设的整体规划中。第三条：厦门校区档案工作实行“三纳入”、“三同步”管理。“三纳入”：档案工作要纳入工程建设计划；纳入工程技术管理程序；纳入领导和工作人员的岗位责任制。“三同步”：下达工程计划任务与提出文件材料归档要求同步；检查计划进度与检查文件材料形成情况同步；工程竣工验收与验收工程竣工档案同步。第四条：指挥部档案资料包括：厦门校区建设项目档案、与厦门校区建设有关的各类合同、指挥部对内对外的来往公函、厦门校区建设过程中形成的文字资料以及其它需予以保存的各种图纸、图表、计算资料、声像资料等。第二章 档案资料的收集、整理、移交、归档第五条：按照国家档案有关法规，学校的档案资料实行集中管理制度。指挥部的档案资料暂由指挥部办公室集中管理，任何单位、部门和个人不得把学校的档案资料据为己有或擅自销毁；有关单位、部门和个人应及时移交需归档的档案资料，以确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。每年第一季度，指挥部办公室收集、整理上一年度档案资料，并根据实际情况，向校综合档案室移交、归档。第六条：档案管理人员应依据法律和规章制度做好档案资料管理各项工作。因档案管理人员的过失造成档案资料损失的，要依照档案法有关规定处罚。第七条：厦门校区筹备文件材料中央、国务院及国家有关部委、福建省、厦门市对厦门校区建设的批文、批示，以及厦门校区筹备过程中其它具有凭证作用和参考价值的声像、电子等相关资料，由泉州校本部校长办公室负责统一收集、整理及归档（筹备期间指挥部尚未成立）。第八条：厦门校区建设项目档案1、厦门校区项目建设过程中，指挥部、设计、施工和监理等单位应在各自职责范围内做好建设项目文件材料形成、积累、整理、归档和管理工作。属于指挥部归档范围的档案资料，有关单位最迟须在单项工程竣工验收后十五个工作日内或规定时间内及时整理并移交指挥部办公室。2、指挥部办公室负责收集和整理征用土地、建设手续及文书资料，汇总勘察、设计、施工、监理等单位提交的档案；工程管理部和招标办负责收集、整理开工至竣工验收报备阶段和招标阶段形成的所有资料，并于单项工程竣工报备和招标结束后十五个工作日内移交指挥部办公室归档。规划设计部、财务部、监审部和保卫部负责收集、整理本部门工作中形成的所有资料，并以“项目”或“件”为单位在规定时间内移交办公室归档。3、 指挥部及各部在与勘察、设计、施工、监理、代理、审核等单位签订合同或协议时，应将项目档案的形成、移交要求列入合同或协议中，并明确档案资料移交、归档范围、时间、质量、数量等要求。单项工程项目竣工验收时，主办部门应及时通知办公室参与项目档案验收，并作为支付工程结算款的依据之一。4、 设计单位于工程不同阶段提交的图纸（包括设计变更图纸或修改通知书等），由指挥部图纸资料管理员进行专人管理。管理员须做好图纸资料的分类、登记、存放，准确、及时、有效地向图纸资料使用部门提供相关图纸资料，并于单项工程竣工验收后十五个工作日内及时整理并提请办公室验收后归档。5、 建设项目档案工作应纳入工程监理之中，把项目文件材料的形成、质量、数量、移交范围和时间等要求纳入工程监理合同或协议之中；监理单位应审查施工单位工程文件材料的完整性、准确性和规范性。6、 工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的建设项目档案，各分包单位将本单位形成的项目文件资料整理、立卷后移交总包单位；工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的项目文件资料。7、 指挥部办公室应对相关部门工程档案的立卷归档工作进行监督、检查、指导；在提请上级主管部门验收前，应组织有关部门对工程档案进行预验收。8、工程竣工验收后，指挥部办公室根据相关规定及时向城建档案馆和校档案馆移交完整的项目工程档案。第九条：与厦门校区建设有关的各类合同作为合同当事人一方的指挥部某部门，从合同签订之日起七个工作日内，应将所有合同原件（原则上要求八份以上）移交至指挥部办公室。若由于某种原因，确实无法及时移交的，应提前两个工作日到指挥部办公室备案，并尽快移交。第十条：指挥部对内对外的来往公函1、 指挥部所有部门对外发布或送审的文件都必须经办公室统一编制文号。一般情况下，各部门先拟订，再交由办公室登记后统一发布或送审，并留两份文件作为档案资料；若确有需要由各部门自行发布或送审，则必须在发布或送审之日，交两份文件给办公室作为档案资料。2、有关厦门校区的外来公函应由指挥部办公室统一接收，并将公函正本作为档案资料归档并进行登记后将公函的复印件发给相关部门。第十一条：其他与厦门校区有关的需予以保存的各类文字资料文字资料的制作单位或个人应将具有法律效力或需予以保存的文字资料，在文字资料形成之日起七个工作日内交至指挥部办公室给予归档保存。第十二条：归档文件材料要字迹清楚，图面整洁，应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。第三章 档案的利用第十三条：指挥部档案主要供厦门校区建设利用。其它单位或个人需利用时，应持介绍信，经指挥部办公室主任同意后方可查阅或复印；对涉及重大机密的档案资料，须经指挥部领导批准。第十四条：重要、珍贵的档案资料，一律不提供原件使用。第十五条：指挥部有关人员要查阅或借阅档案的，必须填写档案使用登记表，借阅完毕后应及时归还。第十六条：查阅或借阅的档案不得涂改、增删、撕毁、污损，发现有损档案真实面目的行为，应追究单位或个人的责任。第十七条：查阅档案的单位或个人，经同意可以摘抄复印有关档案，但所摘抄复印的资料需经档案管理人员审核并加盖“档案复印专用章”。第四章 档案的保密第十八条：档案管理人员必须认真贯彻执行党和国家的保密规定，维护档案的完整与安全。第十九条：列入密级档案，要在档案右上角盖上密级章，设专柜专人保管，非保管人员不准