办公用品管理办法.doc

*管理制度办公用品管理办法*办公用品管理办法第一章 总则第一条 为了更好的控制办公费用成本，规范公司办公用品的发放、领用和管理工作，培养员工对办公用品的勤俭节约意识，杜绝浪费，降低消耗，特制定本办法。第二条 本办法适用于*（以下简称公司）所有办公用品的管理。第二章 办公用品的分类第三条 办公用品是指员工日常及部门所需的文具事务用品、办公家具、办公设备等。第四条 办公用品分类（一）按照办公用品的定义，办公用品分为文具事务用品、办公家具及办公设备：1、文具事务用品： （1）、文件档案管理类：文件夹、板夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、名片盒/册、拉链袋、文件柜、资料架、文件盘等; （2）、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、钉书针、卷笔刀、胶棒、胶水、胶带、计算器、笔筒、会议牌等;（3）、办公本薄：装订本、螺旋本、皮面本、活页本、报事贴、便利贴、便签纸/盒、软面抄、会议记录本等;（4）、书写/修正用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、白板笔、荧光笔、钢笔、记号笔、水彩笔、橡皮、修正液、墨水等（5）、财务用品：账本/账册、无碳复写票据、凭证/单据、复写纸、用友耗材、票据装订机、财务计算器、印台/印油、支票夹、专用印章、号码机等;（6）、辅助用品：报刊架、杂志架、白板系列、证件卡、包装用品、台座系列、证书系列等;（7）、电脑周边用品：墨盒、光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、电池、耳麦、光驱、读卡器、存储卡、CPU、内存条、路由器、网线、色带柜、色带等;（8）、电子电器用品：插线板2、办公家具：包括各类办公桌、办公椅、沙发、茶几、会议桌、会议椅、文件柜、保险柜、档案柜、铁皮柜、更衣柜、抽屉柜等。3、办公设备： 是指在公司内部，为支持各项工作的正常开展配备的所有办公设备，其范围包括： （1）、IT设备：电脑、打印机、复印机、传真机、相机、摄像机、交换机、扫描仪、多功能一体机、音响设备、投影仪等；（2）、事务设备：装订机、验钞机、空调、碎纸机、饮水机、电风扇、吸尘器等；（二）根据其使用的时间长短，办公用品分为：耐用品及易耗品1、耐用品：包括办公家具、办公设备、IT设备、部分办公文具（如：档案盒、卷尺、插座、打孔机、垃圾桶、文件插架、文件盘、文件盒、文件夹、笔筒、剪刀、美工刀、直尺、纸篓、订书机、计算器、起钉器、名片册等）2、易耗品：包括复印纸、复写纸、照片纸、墨水、白板笔、面巾纸、厕纸、洗手液、纸杯、洗衣粉、中性笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、自动铅笔(芯)、笔记本、记号笔、印台（泥/油）、双面胶、透明胶、胶水、钉书针、回形针、大头针、橡皮擦、燕尾夹、不锈钢夹、修正液、档案袋、刀片等；（三）根据其使用人的不同，可以把办公用品分为：部门所需品及个人所需品。1、部门所需品包括：会议桌、会议椅、档案柜、打印机、扫描仪、档案盒、卷尺、插座、打孔机、垃圾桶、复印（写）纸等2、个人所需品包括：办公桌、办公椅、抽屉柜、电风扇、文件插架、文件盘、文件盒、文件夹、笔筒、剪刀、美工刀、直尺、纸篓、订书机、计算器、起钉器、名片册等；第三章 办公用品的日常管理第五条 办公用品的申请（一）文具事务用品的申请1、正常所需文具事务用品的申请：每月25日前，由各部门办公用品相关责任人（各部门自行指定）填写部门办公用品申购单（附表一），经部门负责人审核，行政部批准后，交行政部统一采购。2、临时急需文具生活类办公用品的申请：由各部门办公用品相关责任人填写部门办公用品申购单，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人审核，行政部批准后，交行政部统一采购。3、部分IT耗材（如打印机/复印机硒鼓等）实行以旧换新原则，灌粉可由使用部门根据各自需求直接向网络信息部提出申请，网络信息部即时予以解决。（二）办公家具的申请由各部门办公用品相关责任人填写固定资产申购表（附表二），经分管领导一级审核，行政部负责人二级审核，行政副总三级审核，总经理批准后，交行政部统一采购。办公家具类的申请，同时遵守固定资产管理办法规定。（三）办公设备的申请办公设备：由各部门办公用品相关责任人填写固定资产申购表，经部门负责人一级审核，行政部二级审核，行政副总三级审核，总经理批准后，IT类办公设备交网络信息部统一采购，事务类设备由行政部统一采购。（四）新增岗位人员入职时按新入职员工办公用品发放标准（附表四）统一发放。（五）所有办公用品均须以行政部提供的标准进行申请，如有特殊申请，请注明特殊申请的理由，并报行政副总审批。第六条 办公用品的采购（一）办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。（二）大中型办公设备器具的采购、批量办公用品等的采购，按公司采购招标管理办法执行。（三）行政部、网络信息部为办公用品管理的归口部门，行政部主要负责公司所需的文具事务用品、办公家具、办公设备采购申请的受理、采购、保管、配发等事项；但其中IT设备及耗材采购申请的核价、采购、保管、配发等事项由网络信息部负责。第七条 办公用品的发放（一）办公文具的发放：每月1-5号（如遇假期，顺延），由各部门办公用品相关责任人到行政部领取，其余时间不予办理办公用品的领用手续。（二）急需办公文具的发放：书面申请完毕后，在公司有库存的情况下，直接到行政部办公用品管理员处签字领取；无库存情况下，由行政部办公用品管理员与所需部门协商共同决定，一般的交货期为三至五个工作日。（三）办公家具、办公设备的发放：符合公司标准的办公家具、办公设备的交货期为五至七个工作日，特殊办公家具、办公设备由于其在市面上比较难买到或者需要特殊定制的，其交货期视具体情况决定。第八条 办公用品回收与保管（一）员工领取的非消耗性办公用品(如订书机、计算器、剪刀等)应列入移交，由各部门办公用品责任人填写办公用品移交表（附表四），离职员工签字确认。如需重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。（二）行政部需建立健全耐用办公用品领取和使用台帐（附表五）。各部门或个人领取耐用办公用品时，在领取使用台账上必须经领取人签字后存档保存。耐用办公用品发放后由个人负责妥善使用和保管，如有破损或丢失的，按实际价格折价赔偿。（三）部门回收的办公用品，由各部门办公用品责任人保管，待补岗员工入职时发放，但需做好领用记录。（四）办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经财务部办理迁移手续后，方可执行（五）公司员工应爱护和节约的办公用品，同时应承担良好保管的义务。如办公物品出现人为遗失，应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。第九条 所有办公用品皆以部门为申请单位进行申购、申领。第四章 办公用品费用核定第十条 公司各部门应按公司核定的办公用品费用定额标准，严格把好申购和领用关，办公用品责任人不得超标发放办公用品。第十一条 核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其具体费用由行政部根据人员变动情况进行调整。第十二条 各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经分管副总审核，报总经理批准后，方可增加该项费用。第十三条 办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月末和年终。由行政部出具报表，财务部审核。费用超支在超支部门下个月费用中扣除，节约费用计入下个月使用。第十四条 各部门及各使用人的消耗品使用标准以历史记录为基准，按每月15元/人标准核发，并随部门及个人的工作状况进行适时调整，生产一线员工不纳入该项费用。第十五条 各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。订书机、计算器、直尺等耐用物品重新领用时应以旧换新。第十六条 严禁将办公用品取回家私用。第十七条 凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。第五章 附则第十八条 本制度由行政部编制并负责解释。第十九条 营销公司驻外的区域管理中心办公用品、办公设备的采购和标准纳入事业本部统一标准和流程报备执行。第二十条 本办法自发布之日起执行。第 12页共 12页 附表一*部门办公用品申购单部门人数填表日期序号物品名称规格预算单价数量单位特殊要求需求时间订购原因：申请人： 年 月 日部门负责人审核意见：签字： 年 月 日行政部审批意见：签字： 年 月 日如金额超过审批权限，请行政副总签批行政副总签批意见：签字： 年 月 日附表二*办公设备申购单部门填表日期序号物品名称规格预算单价数量单位特殊要求需求时间合计￥订购原因：申请人： 年 月 日部门负责人初审意见：签字： 年 月 日分管副总二级审核意见：签字： 年 月 日行政副总三级审核意见：签字： 年 月 日总经理审批意见：签字： 年 月 日行政部承办意见：签字： 年 月 日办公设备申购流程：申请（相关部门）初审(部门负责人)一级审核(分管领导)二级审核(行政部) 三级审核(行政副总) 审批(总经理)承办（行政部）附表三*新入职员工办公用品发放标准序号名称规格数量单位备注1笔筒1个2中性笔黑2支3圆珠笔1支4铅笔1支5计算器1个6剪刀1把7订书机1个8订书针1盒9文件夹4个10文件夹插架1个11纸篓1个12回形针1盒13黄色便贴1本14固体胶