湖南中烟技术中心标准.doc

Q/XY X00A 01-2006 HNZY 湖南中烟技术中心标准HNZY/JZ/GLXX-01-a.0 技术中心档案管理办法2009-05-13发布2009-05-16实施湖南中烟技术中心 发布2HNZY/JZ/GLXX-01-a.0前 言本标准的附录B、附录C、附录D为规范性附录。附录A为资料性附录。本标准由湖南中烟工业有限责任公司技术中心标准化管理委员会办公室提出并归口。本标准由孙贤军批准。本标准起草部门：办公室。本标准主要起草人：刘粤临。本标准为首次发布。I技术中心档案管理办法1 范围本标准规范了技术中心档案的归档、整理、保管、利用和处理的管理程序和要求。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注版本（日期）的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注版本（日期）的引用文件，其最新版本适用于本标准。DA/T22-2000 中华人民共和国档案行业标准 档案文件整理规则HNZY/GL-XX-01-a.0 档案管理程序3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1 档案 技术中心在各项活动中形成的具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。包括：文书、产品、 科学技术研究、设备仪器、 会计档案等。3.2 文书档案 在科技、政工等管理活动中形成的具有保存价值的文件、材料和资料；获得的各项荣誉证明材料。3.3 产品档案 在产品开发、立项、设计、试制、生产、检验、包装过程中形成的，具有凭证、查考作用和利用价值的文字材料、图纸、图表、及产品获得的各项荣誉证明材料等。3.4 科学技术研究档案 在设备仪器、科学技术研究活动中形成的、具有保存价值的文字材料、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录。3.5 会计档案 记录和反映经济活动，具有保存价值的各种凭证、帐簿和报表等会计核算专业材料。3.6 密级档案 为对利用的级别加以限制，按照档案内容所涉及秘密程度的不同，将档案密级分为绝密、机密、秘密。 绝密档案： 上级机关下发标注绝密文件、材料。 产品配方材料。 机密档案： 上级机关下发标注机密文件、材料。 产品工艺、技术参数和数据。 科技开发成果和收集的重大科技发展规划资料。 秘密档案： 上级机关下发标注秘密文件、材料。 年度统计报告报表，预决算表。 暂时不公开或不准公开的材料。4 职责4.1 办公室负责档案工作的归口管理；负责技术中心文书、产品、 科学技术研究、设备仪器、 会计档案的归档、整理、保管、利用、处理与移交；负责对各部门兼职档案员的培训和指导。技术中心各部门负责对中心各类活动中形成的本部门具有保存价值的材料和资料的收集、整理、保管和归档移交。5 工作程序与要求5.1 档案管理流程归档整理保管利用处理5.2 归档5.2.1 各部门对工作中形成的有价值的文件、材料和资料进行归集，并对质量和内容进行鉴定（参见附件技术中心档案分类、归档范围一览表），按要求与办公室办理移交手续，并填写档案移交目录。5.2.2 归档时间5.2.2.1 技术中心文书类档案由各门在每年5月份前将上年度档案移交至办公室。5.2.2.2 技术中心产品类、科学技术研究、仪器设备类档案一般在其项目鉴定、验收后6个月内归档，并移交办公室。其中十万元以上的设备仪器类档案移交办公室。5.2.2.3 会计档案由财务室在会计期满后按照归档要求整理立卷、装订成册，暂由财务室保管一年，期满后三个月内移交办公室。5.2.3 归档质量5.2.3.1 纸质载体应以原稿、原件为主，审查手续完备，字迹工整，图样清晰，格式统一。手写的纸质材料只能用碳素笔、毛笔或黑兰笔书写，一般不准涂改，禁用字迹不牢固的书写工具（如圆珠笔、粉色笔、复写纸、纯兰墨水等）。5.2.3.2 纸质载体的图纸须符合国家制图标准，标题栏应填写清楚、签署完整，注明图号页次。其它载体如胶片(带)、声像带(盘)、磁盘、光盘应图像清晰，无损坏痕迹，声像带(盘)须声音清楚，实物载体如奖旗、奖章、奖状、证书、奖杯等字迹须清楚、无损坏。非纸质文件材料应与其它文字说明一并归档。归档的各种文件、材料、资料要求准确可靠，齐全完整。缺漏、遗失张页，应及时追补。5.2.3.3 外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。5.2.3.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。5.2.4 保管期限5.2.4.1 确定原则：根据档案本身内容、来源、形式及其他情况，根据利用者对各种档案利用情况，根据预测档案今后发挥作用带来的利益来决定档案具有保存价值时间长短。5.2.4.2 要求：保存期从宽、销毁从严；复本从宽、独本从严；外机关文件从宽，本部门文件从严。5.2.4.3 保存期限划分为永久和定期两种。永久保存：一般在五十年以上，具有重要保存价值的档案。定期分为30年和10年。5.3 档案整理5.3.1 各部门在管理中形成的文件材料由兼职档案员按分类要求整理归档，确定保存期限、并编写卷内目录和案卷目录，录入档案管理数据库。5.3.2 文书档案参照国家档案行业标准归档文件整理规则整理，并按年度、保管期限进行整理。5.3.3 科学技术研究、产品档案、设备仪器按科研课题、产品型号、设备仪器型号分类整理。科技档案中产品获得的荣誉奖状、证书等实物，除特殊情况保存实物外，其它应摄成照片装入像册。5.3.4 会计档案按国家财政部统一规定执行。5.4 档案保管5.4.1 档案应排列整齐、类别清楚、方便查阅，档案管理部门须定期检查、核对库存档案，做到帐、卡、物三相符。5.4.2 专门的档案库房须达到以下条件：库房、查阅、办公三分开；库房要有防盗、防光、防尘、防火、防虫、防潮恒温等防护措施；库房保持清洁卫生、安全可靠，周围空气干燥、清新；档案柜架的摆放应便于通风，柜架与墙面、柜侧间应保持一定的距离。5.5 档案利用5.5.1 利用手续办理5.5.1.1 员工查、借阅与本业务有关的档案，向档案管理人员出示工作证并在“档案（资料）借（查）阅登记表”内登记，经办公室主任或副主任批准方可查阅。5.5.1.2 非财务、审计部门和外单位的人员查阅会计档案，须经财务室主任或分管领导批准方可查阅；5.5.1.3 查阅密级档案须经办公室主任或副主任及其分管领导书面批准。5.5.1.4 外单位查阅、抄录、复制一般档案，凭单位介绍信经办公室主任或副主任批准；借阅一般档案，还须经分管领导批准。5.5.2 利用要求5.5.2.1 查、借阅的档案应保持完整；长期借阅的，由借阅部门指定专人管理；查阅密级档案只能在查阅室内，禁止带出档案室；员工长期外出或调离公司前须归还全部借阅档案；特殊情况必须借阅密级档案时，须由借阅人妥善保管。5.5.2.2 技术中心每年对归档、整理、保管、利用情况进行总结，并报公司办公室。5.6 档案处理5.6.1 变更档案需变更（修改或补充），由档案提交部门提出申请，申请中需注明原内容、变更内容、变更理由，经相关部门负责人审核，相关分管领导批准后方可变更。归档部门不能擅自变更任何档案。变更的档案按内容、年代编入已整理的案卷内容中。5.6.2 损坏损坏的档案，由归档部门采取措施补救、修补或送专业部门修复。5.6.3 移交按公司档案管理要求，技术中心档案由办公室集中统一保管3年，第4年的6月份将前3年的档案资料移交给公司档案室并移交相应的案卷目录与卷内目录，并办理交接手续。6 检查、分析评价与改进办公室定期或不定期对档案工作进行检查、分析、评价与改进。7 报告和记录 本标准所形成的报告和记录的要求如下：记录编号记录名称保存处保存期限HNZY/GL-XX-01/01.0档案移交登记表技术中心档案室随档案保管期限附 录A（规范性附录）一级类目名称与代号二级类目名称与代号三级类目名称与代号基 本 范 围文书类1党总支工作的年度工作计划、总结、请示、报告及上级批复、批示。党支部机构设置、人员编制、党务干部任免等。党总支委、民主生活会等会议纪录、纪要。党员花名册；2 纪检工作计划、总结、汇报；违法处理等方面的材料；纪检工作年度统计报表；3 分工会工作计划、总结；分工会小组的机构设置、分工会工作管理办法、请示等及上级批复。工会组织技术比武、职工文艺活动等方面的材料；4 职代会文件：会议通知、议程、代表名单、讨论通过的文件、大会决议等材料；5 团工作年度计划、总结，团员、团干花名册；6有关人事工作的请示与批复、干部任免文件；有关劳资方面的请示与批复；薪酬管理、员工考核；职工花名册，专业技术人员花名册，劳动工资年度统计报表；7 职工教育培训工作计划、总结；教育培训统计年报；8博士后管理办法、劳动合同等方面的文件材料。9国家局下发及技术中心制定的十一五科技规划、科技创新、科技管理方面办法、规定等文件；10中心工作会议、专题会议文件材料、会议记录、纪要；文书处理、文印管理、保密工作、信访工作、行政事务工作等有关规定、制度。11中心内部机构设置、名称更改、启用印章的决定、通知。12中心及各部门年度工作总结、工作计划及专题会议、汇报材料。13审计工作年度工作计划，统计年报；重要合同、协议书等。14财务工作的请示及批复、批示。固定资产、产品成本核算、会计工作、各种财务核算等的规定；15设备仪器等物资采购管理规定；16国家局下发行业标准；17中心质量检测程序文件；材辅料检验标准；18上级机关发布的卷烟、烟叶等材辅料的质量监督抽查情况通报。19本部门质量抽检结果文件材料；抽检月报表；20国家局下发新产品、卷烟规格更改、商标改版等的规定及批复、批示、；21国家局有关降焦减害等专项科技攻关项目的规定文件及部门的汇报材料；22国家局下发科技项目计划、科技合同、科技年报、成果公告等文件；23本公司科技项目计划、科技项目变更、科技合同、鉴定、验收、成果登记、评奖资料；24本部门形成的年度烟草资源报表、科技活动统计年报、技术创新情况统计报表等。技术中心档案分类、归档范围、保管期限一览表产品类（产品档案二级类目按卷烟类型设置）牌号（或规格）1产品的市场调研、立项论证、设计：产品开发可行性研究报告、批复；专题会议记录、纪要、决议、决定（产品设计开发任务书）；产品(配方、工艺、装璜)的设计计划书、协议书、委托书、合同；产品（配方、工艺、装璜）设计方案，设计方案评审报告；技术标准（国际、国家、行业、企业标准）等。2产品的工艺、试制、加工制造：产品试制申请单、新材料工艺验证报告单、原材料规格、烟叶配方单、香糖料施加比例通知单；设计验证报告；设计评审报告；设计更改审批表，产品工艺作业指导书。3产品的检验、包装：产品合格证、质量评定书；产品注册商标申请书、注册商标证；产品定型商标图样、商标变动文件材料。4产品的销售与售后服务：产品价格申报、审批文件材料；产品质量信息反馈文件材料等。5产品鉴定、评优：技术鉴定材料；创优产品申请表、创优计划和措施、方案、审批；获奖文件材料、创优产品评定书；上级颁发的质量奖证书、奖状、优质产品证书等。6产品质量事故分析及处理文件材料。7产品改造形成的文件材料。8电子档案(磁盘、光盘等)。科学技术研究类（科研档案二级类目按课题设置）1科研项目的调研、申报立项：上级下达的计划（项目申报指南）、批复、专题会议纪要、决议、决定；科研项目申报书；国内外技术调查（考察）报告或总结、科技查新文件材料；协议书、委托书、合同等；科研项目情况简介；科研项目论证报告；科研项目研究计划、方案或大纲。2科研项目的研究、试验：技术条件、工艺要点、材料规格；试验原始记录、理化分析报告、计算材料、试验阶段小结、总结、报告。3科研项目的总结、鉴定：项目成果报告（技术研究报告、工作报告、经济效益分析报告等）、论文；项目鉴定申请报告；专家建议、评价，会议纪要、记录，参加会议人员名单等、项目鉴定证书、项目经费决算文件材料。4科研项目推广应用及成果管理：科研成果获奖申报及审批材料、证书等；项目推广应用的经济效益与社会效益、成果转让合同、协议；论文的发表（学术会议上的印发、宣读和出版及报刊的刊载）等登记管理、有关诉讼等。5专利管理：确立专利权的归属、专利申请、维护、转让、保护和防止对