管理信息系统课件

1 第九章系统的运行管理与评价 第一节系统的运行管理第二节系统的评价复习思考题九 2 第一节系统的运行管理 系统的日常运行管理决不仅仅是机房环境和设施的管理 更主要的是对系统每天运行状况 数据输人和输出情况 以及系统的安全性与完备性及时如实记录和处理 一 系统运行的主要内容 一 日常例行操作这项工作主要包括新数据的录入 存贮 更新复制以及统计分析 报表生成和定期与外界交流等数据处理工作 由于这项工作一般是按照一定的操作规程进行的 因此 一定要保证数据的录入与处理的及时性与准确性 二 临时性的信息服务是指包括临时性的查询检索并生成某些一次性的报表 进行某种预测或方案的预算等工作 3 三 系统运行情况的记录整个系统运行情况的记录能够反映出系统在大多数情况下的状态和工作效率 对于系统的评价与改进具有重要的参考价值 一般认为 系统运行情况的记录应该包括如下五个方面的内容 工作效率系统为了完成所规定的工作 占用和消耗了多少人力 物力和财力 例如 完成一次年度报表的编制 用了多少时间和人力等 用户进行的一次临时查询 系统用了多少时间返回所需的结果等等 第一节系统的运行管理 工作数量包括开机的时间 每天 每周 每月录入数据的数量 积累的数据总量 数据使用频率 满足用户临时性的要求数量等 这些数量反映了系统工作的负担以及提供信息服务的规模 是反映计算机应用系统功能的最基本的数据 4 第一节系统的运行管理 三 系统运行情况的记录 系统服务质量系统服务质量是指对系统提供的方式用户是否满意 所提供的信息是否符合用户要求 对临时提出的信息需求能否满足要求等等 系统维护的记录系统维护的记录包括维护工作的内容 情况分析 时间以及执行人员等内容 系统的故障情况系统的故障情况是指对于系统运行中的故障无论大小都应记录 如运行中出现了哪些问题与故障 发生故障时现场条件如何 采取了哪些排除故障的措施 效果怎样等等 这些内容应记录在正规的值班日志上 这些记录对排除故障有很大的参考价值 5 二 系统维护的主要内容 系统维护的主要任务就是保证系统的正常运转 使系统的资源得到有效运用 并使系统的功能在运行中不断得到完善和扩充 以提高系统的效率和延长系统的生命周期 据统计 在整个系统生命周期中 2 3以上的经费要用在维护上 从人力资源的分布看 现在世界上90 的软件人员在从事系统的维护工作 开发新系统的人员仅占10 1 正确性维护改正在系统开发阶段已发生的而系统调试阶段尚未发现的错误 第一节系统的运行管理 一 系统维护的类型 根据维护活动的目的不同 可以把系统维护分成以下四种类型 6 2 适应性维护由于计算机科学技术的迅速发展 新的硬 软件不断推出 使系统的外部环境发生了变化 外部环境不仅包括计算机硬件的配置 也包括软件和数据库 数据存贮方式在内的数据环境 为了使系统适应这种变化 满足用户的要求 就需要对系统进行相应的修改 第一节系统的运行管理 一 系统维护的类型 3 完善性维护为了扩充功能和改善性能而进行的修改 在系统的使用过程中 用户往往会提出增加新功能或修改已有功能的要求 为了满足这类要求就需要对系统进行完善性维护 4 预防性维护为减少或避免以后可能出现的前三类维护而对软件配置进行的工作 即为了减少以后的维护工作量 维护时间和维护费用而进行的系统改进 7 二 系统维护的内容 1 程序的维护程序维护是指修改一部分或全部程序 在系统维护阶段 会有部分程序需要改动 根据运行记录 发现程序的错误 这时需要改正 或者是随着用户对系统的熟悉 用户有更高的要求 部分程序需要修改 或者是环境的变化 部分程序需要修改 第一节系统的运行管理 2 数据文件的维护数据是系统中最重要的资源 系统提供的数据全面 准确 及时程度是评价系统优劣的决定性指标 因此 要对系统中的数据进行不断更新和补充 如业务发生了变化 从而得要建立新文件 或者对现有文件的结构进行修改 8 3 代码的维护随着系统环境的变化 旧的代码不能适应新的要求 必须进行改造 制定新的代码或修改旧的代码体系 代码维护困难不在代码本身的变更 而在于新代码的贯彻使用 当有必要变更代码时 应由代码管理部门讨论新的代码系统 确定之后用书面形式写清交由相关部门专人负责实施 第一节系统的运行管理 二 系统维护的内容 4 机器 设备的维护系统正常运行的基本条件之一就是保持计算机及其外部设备的良好运行状态 这是系统运行的物质基础 机器 设备的维护包括机器 设备的日常维护与管理 一旦机器发生故障 要有专门人员进行修理 保证系统的正常运行 有时根据业务需要 还需对硬件设备进行改进或开发 同时 这项工作也应该做好检修记录和故障登记的工作 9 5 机构和人员的变动信息系统是人机系统 人工处理也占有重要地位 为了使信息系统的流程更加合理 有时有必要对机构和人员进行重组和调整 由于在系统维护过程中 一个处理过程的修改 往往会影响其他过程或其他系统 因此 系统的修改必须按照一定的程序和制度进行 即必须建立起完善的系统维护措施 通常对系统的修改应执行以下步骤 1 提出修改要求由系统操作人员或业务领导提出对某工作的修改申请 申请形式可以是书面报告或专门申请表 而不能直接向程序员提出修改要求 第一节系统的运行管理 二 系统维护的内容 三 维护的管理 10 2 领导批准系统主管人员进行一定调查后 根据系统的情况和工作人员的情况 考虑这种修改是否必要和可行 作出是否修改 何时修改的答复 第一节系统的运行管理 三 维护的管理 3 分配任务系统主管人员若认为有必要进行修改 则根据维护的内容向程序员或系统的硬 软件人员分配任务 并规定具体的要求和完成期限 4 验收成果系统主管人员对修改部分进行验收 验收通过后 将修改的部分嵌入系统 取代旧的部分 5 记录修改情况登记所作的修改 作为新的版本通报用户和操作人员 指明新的功能和修改的地方 11 系统维护的程序如图11 1所示 第一节系统的运行管理 这里需要强调的是 系统用户发现问题以后是不能直接找维护人员维护的 12 系统使用与维护说明书主要是面向用户服务的 其内容可分为使用说明部分和维护说明部分 使用说明部分通常是面向一般的业务人员 他们是计算机系统的最终用户 这些业务人员一般没有计算机专业知识 他们关心的是如何正确地使用该系统 从而解决自己的业务问题 维护说明部分面向具有一定计算机专业知识的技术人员 他们也是用户的一部分 其工作是维护计算机系统 使之正常运行 为业务人员提供计算机服务 系统使用和维护说明书具体包括以下五项内容 四 系统使用与维护说明书 第一节系统的运行管理 概述 系统使用和维护说明书的用途及有关专业术语 读者注意事项 系统简介 包括系统功能概要 运行环境 系统性能 13 三 系统的运行管理 第一节系统的运行管理 系统安装与初始化 包括系统安装 硬件装配和软件装配 系统启动与自动检测 附屏幕操作命令 初始数据库的建立 附屏幕操作命令和样本 系统结束处理和后备数据库的复制 四 系统使用与维护说明书 运行说明 运行作业表 操作步骤 非常规过程 应急操作说明 故障恢复再启动过程 重视和加强对管理信息系统在运行中的组织与管理工作 对于发挥管理信息系统的作用和提高企业管理人员的信息意识有着重要意义 目前 管理信息系统在企业中的组织形式主要有以下几种 一 系统运行的组织 14 1 分散平行式这是指将计算机分散在各职能部门 各职能部门对机器的使用权力相等 采用这种组织方式在开发时需要进行统一规划 以利于系统的标准化和规范化 减少各子系统在数据通信上的困难 这种方式一般和实际结合较好 但由于信息系统为部门所有 不能成为整个组织的共享资源 因此数据的综合处理能力和支持决策能力较差 分散平行式的组织方式如图11 2所示 第一节系统的运行管理 一 系统运行的组织 图11 2分散平行式 15 2 集中式这种方式是将所有的计算机系统集中在信息中心统一管理 各职能部门只是一个服务对象 采用这种集中管理的组织形式 充分强调了信息在企业中的重要作用 有利于信息共事和支持决策 仅容易造成与职能部门脱节 因此要慎重处理信息部门与各部门的关系 保证企业信息渠道的畅通 为企业的各级管理和决策提供及时 准确的信息 如图11 3所示 第一节系统的运行管理 一 系统运行的组织 图11 3集中式 16 另外一种组织方式是以上两种形式的结合 即集中 分散式的组织管理方式 这种组织方式吸收了集中与分散管理的优点 又弥补了各自的不足 所以是一种较为理想的方式 第一节系统的运行管理 一 系统运行的组织 不管系统管理与维护的组织采取什么样的形式 从系统管理与维护本身的规律和要求出发 都必须有一个完整得力的运行人员队伍 系统运行人员的结构和配置数量一般要依据系统规模和复杂程度来确定 二 系统运行人员的配置 17 1 系统运行操作规程 2 系统定期维护制度 3 系统安全制度 4 用户使用规范 5 系统信息的安全保密制度 6 系统修改规程 7 系统运行日志的填写规定 第一节系统的运行管理 三 系统运行的规章制度必要的管理规章制度归纳为以下几个方面 各种规章制度制定后必须实施和检查 并进行教育和督促 没有执行制度的自觉性和有效的监督体系 要发挥管理信息系统的作用是不现实的 返回 18 第二节系统的评价 系统评价是指系统在正式运行一段时间之后 对它在功能上 技术上和经济上所进行的审核评价 一 系统评价的内容和指标 一 系统评价的内容 1 系统技术评价技术上的评价内容主要是系统性能 它是评价系统效率和衡量一个系统先进性的重要标志 性能评价是系统评价的主要工作部分 系统性能评价可从如下方面进行 1 系统的完整性 2 系统的可靠性 3 系统的效率 4 系统的工作质量 5 系统的灵活性 6 系统的通用性 7 系统的实用性 8 系统文档的完备性 19 2 经济效益评价在经济上的评价内容主要是系统效果和效益 包括直接的效益与间接的效益两个方面 第二节系统的评价 一 系统评价的内容 直接的经济效益是指通过本系统的开发运行 能够为本部门和其他相关部门带来的能够用货币量表示的效益 是使企业收入增加和成本下降的收益 其评价的内容有 1 系统的投资额 2 系统运行费用 3 系统运行所带来的新增效益 4 投资回收期 间接的经济效益是指通过本系统的开发运行 能够为本部门和其他相关部门带来的不能够用货币量表示的效益 是系统对提高企业科学管理水平 增强企业竞争力以及提高管理人员素质等带来的收益 20 间接的评价内容有 3 系统管理水平的评价系统管理水平的评价是指对系统认识和管理工作的检查 评价内容包括 第二节系统的评价 2 经济效益评价 对企业形象的改观 员工素质的提高所起的作用 对企业的体制与组织机构的改革 管理流程的优化所起的作用 对企业各部门间 人员间协作精神的加强所起的作用 1 领导和各级管理人员对系统的认识水平 2 使用者对系统的态度 3 管理机构是否健全 4 规章制度的建立和执行情况 5 外部环境对系统的评价 21 二 系统评价的指标 1 系统性能指标性能评价的主要指标包括 第二节系统的评价 系统评价的三个主要指标如下 1 系统平均无故障时间 2 联机响应时间 吞吐量和处理速度 3 系统的利用率 4 操作的方便性 灵活性 5 安全 保密性 6 功能的正确性 输出的准确性 7 系统的可扩充性 22 2 经济效益指标经济效益指标可分成两大类 直接经济效益指标和间接经济效益指标 第二节系统的评价 与直接经济效益有关的指标包括如下几种 l 系统投资额 主要包括系统硬件及软件的购置 安装 应用系统的开发或购置所投入的资金 另外 企业内部投入的人力 材料等也应计入 在精确计算时还应考虑资金的时间价值 2 系统运行费用 包括材料费用 系统折旧 维护费用 电费 人员费用等 材料费用包括打印用纸 油墨 磁盘或磁带等 考虑到信息技术发展速度太快 在计算机折旧时 折旧年限一般取5至8年 3 系统收益 主要反映在成本降低 库存减少 流动资金周转加快与占用额减少 销售利润增加及人力的减少等方面 23 4 投资回收期 所谓投资回收期是指在多长时间内累积的效益值可以等于初始投资 回收期越短 系统经济效益越好 间接经济效益是通过改进组织结构及运行方式 提高企业科学管理水平 增加企业竞争力以及提高管理人员素质等途径 使企业成本降低 利润增加而逐渐地间接地获得的效益 与间接经济效益有关的指标包括 1 在推动组织为适应环境而进行组织结构 管理制度与管理模式等的变革中所起的作用 这种作用是其他方法无法替代的 第二节系统的评价 2 经济效益指标 2 改善企业形象 提高在客户心目中的信任度 在企业组织内部提高全体员工的自信心与自豪感 增强组织的行业竞争力 24 3 树立不断学习 不断创新的企业文化环境 全面提高员工的素质 3 管理指标 1 组织的领导和管理人员对信息系统的态度 2 信息系统的使用人员对信息系统的态度 3 系统的管理机构和规章制度的建立和执行情况 4 系统的外部环境对信息系统的满意度 第二节系统的评价 2 经济效益指标 4 加强组织内部各职能部门之间的联系与信息共享 树立团队精神和协作精神 增强企业的凝聚力 5 对企业的规章制度 工作规范 定额与标准 计量与代码等的基础管理产生很大的促进作用 为其他管理工作提供有利条件 25 二 系统的评价方法 信息系统的评价一般都采用多指标评价体系的方法 其具体步骤如下 1 根据系统的目标与功能要求提出若干评价指标 形成信息系统评价的多指标评价体系 第二节系统的评价 2 组织专家对整个评价指标体系作出分析与评审 确定单项指标的权重 权重的确定要能反映出系统目标与功能的要求 3 进行单项评价 确定系统在各个评价指标上的优劣程度的值 对于定性的效果可以利用效果表来估算 4 进行单项评价指标的综合 得出某一大类指标的价值 5 进行