三、档案管理制度.doc

河北冀通工程建设监理有限公司河北冀通工程建设监理有限公司三、档案管理制度河北冀通工程建设监理有限公司建设工程监理资料档案管理制度为贯彻执行中华人民共和国档案法，加强公司档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化、制度化，不断提高科学管理。根据中华人民共和国档案法有关规定，制定档案管理制度。一、 公司设以以档案工作为主兼办其它工作的档案员一名，接受档案部门的指导、监督。二、 档案员的基本工作包括以下几个方面：1、 贯彻执行国家档案工作的法规和方针政策；2、 组织、指导、监督公司各业务部和方针政策；3、 收集、整理、装订文书档案；4、 对公司的文书、业务、财务档案进行编目、登记、归档、并负责档案的提供和档案统计工作；5、 建立健全档案管理索引； 6、 建立健全各项档案管理制度。三、 文件材料收集范围：1、 文件材料：凡记录和反映公司在业务活动中直接形成的文件、电报、信函、凭证、笔录的原件及其复印件、照片、音像磁带以及有关的其他文件材料，均属档案的收集范围。具体包括：委托协议书、资格预审文件、招标文件、投标单位资料、业主提供的资料、组织开评、定标的过程记录文件、中标通知书、委托评价意见、有关法规文件目录和摘要、业务报告、会议纪要以及与项目有关的其他资料。2、 文书材料：上级机关文件和本公司的文件材料，以及与本公司业务有关的其它部门的文件材料。3、 财务、会计形成的文件材料。的在收集整理业务文书材料过程中，要根据文件材料和保存价值及其相互之间的历史联系，并以业务报告所列问题的需要为准，对收集到的文件材料，特别是证明材料要进行严格的鉴别和挑选，未经核实事手续不全，与业务报告所列问题无关的材料不可入卷。四、 立卷组合遵循以下原则：1、 以项目为单位进行立卷，一个业务项目文件材料应成一卷或数卷，一般不得把两个或两个以上的文件材料合并成一卷，跨年度结束的业务项目在项目结束的年度立卷。2、 按单元排列，即将收集整理好的立卷归档文件材料分为结论性、证明性和立项性三个单元，每个单元内再根据不同的情况、不同顺序排列。3、 卷内文件排列，一般批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，修改稿在后。4、 对未列入卷内但又有参考价值的材料，可由经办业务部自存备查。五、 立卷编目遵循以下要求：1、 以卷为单位按档案管理部门下发的卷内目录表格，逐项填写，订在卷首，在文件材料每一项的右上角（背面左上角）用阿拉伯数字2、 填写封面及备考表，按档案管理部门下发的印制封面和备考表规定项目填写，不得遗漏。六、 归档保管的要求：1、 对立好的案卷，应由各部门和档案员逐项检查，对不符合要求的，应予以补充或返工，标注保管期限后，办理登册移交手续。2、 对未列入卷内但有参考价值的材料，可由经办部门保存备查，确实不需要保存的，应登记造册，经经理批准后销毁。3、 所有归档案卷，必须存放在铁皮制卷柜内，由档案员编排目录号，按年度，保管期限，分柜节排列，做到八防：防盗、防光、防高温、防火、防尘、防鼠、防潮。七、 保密利用：1、 严格遵守机密档案的管理，机密档案材料不准私自复印、摘录和引用，不准转借他人或向外人传播。2、 外单位人员查阅档案材料时，必须持单位证明信与档案人员商洽同意后方可查阅；3、 查阅档案材料，只限在公司内查阅，一般不得带出公司外，在特殊情况下，经经理批准后，办理借阅手续，定期归还，须当面核审无误后及时清借手续，严防案卷损、丢失和泄密。4、 查阅档案者，要主动向档案管理人员讲清利用其档案效果的作用，并填写利用登记表。5、 建立健全档案利用索引工具，即：案卷目录、文号索引、案卷统计、借阅登记、移交登记、档案利用登记等。6、 建立健全各项管理制度，即安全保管制度，保密利用制度。八、 档案鉴定、销毁 根据有关规定，对超过保管期限的档案逐卷审