标书制作过程中的注意细节

标书制作注意的一些细节 根据我自己这几个月标书制作中表露出来的问题 出现了的错误细节 为了减少错误 规避错误 我会大致按照以下几步来制作标书和审核标书 1 在做标书时一定要仔细阅读招标文件中的每一个条款 找出其中关键点信息 最好把这几个点单独摘出来 我觉得在做标书时肯定会用到 2 阅读完招标文件后就要开始做投标文件了 首先了解一下投标书的基本组成 不同招标代理公司要求可能不一样 名字也会有不同 3 了解了投标书的基本组成 就可以开始编制标书了 在编制标书中每一个环节都有很多需要注意的地方 4 一份投标文件完成了 之后的过程就是不厌其烦的去检查 完善 1 在做投标文件时一定要仔细阅读招标文件中的每一个条款 找出其中几个关键点信息 最好把这几个点单独摘出来 我觉得在做投标文件时肯定会用到 项目名称 一定要看清楚项目名称 投标一览表 不同公司要求格式不同 招标机构 看清楚是招标单位还是用户自己招标 或者是代理机构 投标截止日期 找到投标截止日期信息 有效期 有效期每个项目一般会不同 份数 正本 副本份数 以及是否需要电子文件 字体 字体 字号是否有要求 交货地点 交货地点是否已制定或写着用户指定 服务期限 客户要求的售后服务期限 其他认为有必要的信息 2 阅读完招标文件后就要开始做投标文件了 首先了解一下投标书的基本组成 不同招标代理公司要求可能不一样 一般的投标文件基本都包含这些内容 投标书 格式基本都是一样的 投标一览表 不同公司要求格式不同 分项报价表 格式基本一致 货物说明一览表 有的可能没有 技术规格偏离表 必须有 格式基本一致 商务条款偏离表 一般会有 格式基本一致 资质证明文件 项目实施方案 一般都有 格式自定 售后服务方案 有的与培训合在一起写 公司介绍 一般会有 项目培训方案 一般都有 格式自定 3 了解了投标书的基本组成 就可以开始编制标书了 在编制标书中每一个环节都有很多需要注意的地方 在标书的编制过程中 大致可以分为以下几个步骤 1 搭建框架 根据招标文件中的投标标书要求 先搭建一个整体的框架 说白一点就是先把一级标题搭建起来 2 逐一填充内容 按照招标要求一步一步的去填充内容 完善各个模块 在这个过程中切记不能着急 3 标书合稿 因为我们公司的标书一般都不会是一个人来完成 会涉及到商务 技术各部分内容 需要招投标管理部 事业部和营销前线都参与进来共同完成 4 检查核对 我们公司采取的标书审核制度是 三审一查 制度 5 纠错完善 核对的同时最主要的工作就是纠正错误 及时改正 这里的纠错不仅仅是内容 还有格式上的纠正 6 核实定稿 此时到了电子文件制作的最后一个环节了 经过领导核实确认无误后就可以定稿了 定稿之后就不要在动了 可以由相关人员进行打印了 7 打印核查 先打印一份出来 再对打印出来的纸质文件进行排查错误 主要是页码 目录 有没有错位等格式上的错误 以及比较明显的错误 在返回去对照电子文本纠正 标书审核一览表 8 装订标书 核查无误 打印完成后 按照招标要求进行装订封存就可以了 至此标书制作完成 4 前面大致说了几个制作步骤和注意的问题 接下来根据自己这段时间的经验就标书中各个模块需要注意的细节进行简要的说明 大致如下 一 总体细节在总体上要注意以下几个方面 1 风格 整体风格是否一致 字体 字号要求是否跟招标文件要求一致 2 框架 整体框架组成是否跟招标文件中要求一致 原则上只能多不能少 3 页眉 一定要看清楚页眉是否全文都是一致的 是否正确 4 页脚 看清楚页脚的页码是否正确 页脚页码位置是否合适 5 打印 需要注意在招标文件中是否有要求要将投标一览表 分项报价表 货物说明一览表 技术规格偏离表 资质证明文件等信息单独打印 如果有当做好对应章节时 即刻将该章节另存一份 以免忘记 二 投标书 投标书 一般作为一个投标文件的第一章 是对招标的一个响应 一般在招标文件中会给出格式 此时必须按照招标文件中的格式来做 一般来说基本都是一样的 也有个别的会稍有差异 在投标书部分要注意以下几部分内容 1 招标机构 要在招标文件中核对招标机构是客户 还是招标公司 还是代理机构 要确认不能弄错 2 项目名称 最好从招标中复制粘贴 以免写错字或掉字 特别是当招标文件中出现错误时 最好按照招标一致 不要擅自修改 有时在招标文件中出现多个项目名称 或者项目名称不统一 这时一定要电询招标代理公司 确定使用哪个项目名称 3 项目编号 有的需要填项目编号 4 项目包号 很多项目在招标时并不是全部的内容 而是只选择其中一包或几包 在这里会要求写上包号 如果包号有具体的名字 最好写全 如果没有则写清楚第几包即可 5 销售和地址 填写本次负责的销售及其职位 还有公司的地址 6 份数要求 一般来说都是正本1份 副本多份 不同的招标机构会要求不一样 份数也不尽相同 有的还需要电子文件 这个一定要在招标中核对清楚 7 投标价格 这里要注意大 小写一定要规范 eg 投标价格为45万元 大写 人民币肆拾伍万圆整 小写 450 000 00 8 投标人参数 一定要小心仔细 不要大意把自己公司的信息都写错 三 开标一览表 开标一览表 作为投标书的第二章 是用来表明投标内容信息的一个概括 格式各个公司都不尽相同 在编写时注意按照招标要求去做就可以了 在这里需要注意下面几个方面 1 表头前的信息 这个地方一般来说是项目名称 项目编号 分包名称三项 但有的公司是投标人名称 项目名称 分包名称三项 所以在这里要看清楚 不要弄错了 后面的分项报价表 货物一览表 技术偏离表和商务偏离表也是一样 项目名称 或投标人名称 项目编号就不说了了 分包名称有的话就填 没有的时候千万不要空着 要填上 2 表后面的信息 表后面都是投标人签字盖章的地方 这个地方基本都是一致的 可能的区别就是叫法不一样 比如 有的叫投标人 而有的叫投标人名称 性质是一样的 要核对清楚 3 表里面的内容 根据招标文件中的信息去完善就可以了 区别就在于有的只需要填一个价格 而有的需要把投标参数逐一填上 四 分项报价表 分项报价表是用来说明投标货物分项报价明细信息的 表格信息与招标参数一一对应就好 需要注意下面几个方面 1 表头前信息 与 投标一览表 第 1 条一致 2 表后面的信息 与 投标一览表 第 3 条一致 3 表格的数量 有的在招标参数中分成了多个表格 比如 软件参数 硬件参数等 此时也需要与招标一致 分成对应的多个表格去响应 4 表里面的内容 在这一部分是需要特别注意的 一般包括序号 名称 规格型号 数量 原产地和制造商名称 单价 总价 备注几个部分 对于这里面的每一个部分都需要注意 具体入下 1 序号 序号可以是手写 可以是自动生成 2 名称 名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称 3 规格型号 按照第二列小项的参数逐一填写对应的 4 数量 跟招标参数中的数量一致 注意是单位不能 5 单价 该小项系统单价信息 这里需要注意的是货 6 总价 与单价一致 7 备注 说明性文字 一般是不会填写的 但不要空着 一般都是写一个 无 字 五 货物说明一览表 货物说明一览表 是用来列举出投标货物说明信息 表格参数与招标参数一一对应就好 有的没有这一章节 需要注意下面几个方面 1 表头前信息 与 投标一览表 第 1 条一致 2 表后面的信息 与 投标一览表 第 3 条一致 3 表格的数量 有的在招标参数中分成了多个表格 比如 软件参数 硬件参数等 此时也需要与招标一致 分成对应的多个表格去响应 4 表里面的内容 这一部分是需要特别注意的地方 一般包括序号 货物名称 主要规格 数量 交货期 交货地点 其他几项内容 对于这里每一个部分都需要注意 六 技术 商务规格偏离表 技术规格偏离表 应该算是投标文件中商务响应部分最重要的一个章节了 很多信息都是以这里的参数为基准的 在技术规格偏离表中需要注意以下几个方面 1 表头前信息 与 投标一览表 第 1 条一致 2 表后面的信息 与 投标一览表 第 3 条一致 3 表格的数量 有的在招标参数中分成了多个表格 比如 软件参数 硬件参数等 此时也需要与招标一致 分成对应的多个表格去响应 4 表里面的内容 这一部分是需要特别注意的地方 一般包括序号 服务内容 招标文件条款号 招标需求 投标响应 偏离 说明几项内容 对于这里每一个部分都需要注意 一定要按照招标文件要求逐条响应 投标响应 这个应该算是这一章节最重要的地方了 在这里需要着重去编写 对应招标参数撰写自己的投标参数 需要需要特别注意的就是不能够为了省事直接粘贴过来 那样是会被废标的 这一块需要非常认真的去写 必须保证的一点是对招标参数响应不能有一条的遗漏 可以多但绝对不能少 但为了避免被废标 最好对粘贴过来的参数进行修改 比如修改一下表达的方式 换一下位置等都是可行的 对其进行改头换面 使其显得看起来不一样 但读起来内容一致就可以了 偏离 有正偏离的部分 我们的做法是加粗下划线 七 资格证明文件 资格证明文件 是用来展示投标人资格信息的章节 是很重要的一个章节 此时在第一部分中说道的关键点要列出的资格就派上用场了 按照找出来的资格列表 逐一去排列响应 尽可能的全部响应 除此之外也可放上一些没有要求 但觉得很有必要的资质 在这里还需要注意的是 是否要求单独打印 如果有则完成该章节后即刻另存一份 一般来说 以下资质都是必不可少的 1 公司三证2 法定代表人授权书 附带法人和授权人身份证复印件正反面 3 社保及纳税证明4 投标人基本情况5 投标人资信证明6 投标人无违法犯罪记录证明7 投标人相关案例和业绩8 投标人基本情况9 投标人承诺书10 其他相关文件 八 技术方案 技术方案 是针对招标技术规格参数的具体响应内容 要与技术规格偏离表响应信息保持一致 是对响应参数的一个更加具体的说明信息 一般来说可以从技术方案中找到相关内容 粘贴进来即可 九 项目实施方案 项目实施方案 是针对本项目实施的一个具体响应信息 一般招标文件中都会有要求 这一部分会作为评标的一个得分点 因此该部分内容需要认真去写 各公司内容不尽相同 但一般来说都包含了以下几部分内容 项目管理组织机构的描述 项目组织机构组成和成员信息 具