公文-报告、请示、批复、函ppt课件

公文写作与处理 第二讲 第三节 报告 案例1报告 正面 省人民政府文件 政字 1988 号 关于我省清理整顿公司工作的报告国务院 我省自1988年10月清理整顿公司以来 坚持既坚决又稳妥的方针 抓紧清理整顿方案的拟订和实施 积极查处了公司违法违纪案件 努力加强公司的建设和管理 基本完成了党中央 国务院赋予我们的任务 达到了预期的目的 现将这项工作情况报告如下 一 撤并了一批流通领域的公司 解决了公司过多过滥的问题 略 二 查处了公司违法违纪案件 整顿了公司的经营秩序 略 三 认真做好撤并公司的各项善后工作 略 四 加强了公司管理和法规 制度建设 略 年 月 日 印章 案例引入 关于 高速公路塌方事故的报告 市建设委员会 1997年 月 日 高速公路 路段发生塌方事故 造成一定伤亡后果 事故发生前 桥面上分散有二三十名工人 已浇铸了近200立方的混凝土 而且违章施工 按照施工程序应分两次浇铸的混凝土却一次浇铸 估计事故原因是桥面负荷过重 事故发生后 近200名消防队员 工地工人 公安干警赶到现场紧急抢救 抢救时间持续近28小时 据查 该工程承建商是 市市政总公司第一分公司 特此报告 市政总公司一九九七年 月 日以上第一个案例是一个规范 正面 的写作案例 第二个案例是一个不规范 反面 的写作案例 由以上两个案例 可以引发我们对几个问题的思考 1 案例1写作格式 叙事表达有何特点 2 案例2不当之处在哪里 请同学们讨论并一一指出 案例2报告 反面 一 报告的适用范围和特点 适用范围 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 的公文 报告为上行文 它具有三个特点 内容的实践性 表述的概括性和选材的灵活性 特别说明 这里介绍的是作为法定公文的 报告 事务性的调查报告 日常应用性的读书报告 专用性的审计报告及立案报告等均不在此列 二 报告的种类 1 按行文目的分 呈报性报告 下级机关直接呈送上级机关 不要求转发的报告 呈转性报告 呈报上级后 要求批转给有关部门参考或执行的报告 2 按性质分 工作报告 是向上级机关汇报工作进展情况 成绩经验 存在问题以及下步工作方针 目标等使用的 情况报告 是汇报某项工作情况或问题的报告 答复报告 是对上级机关或领导人询问的事项作出回答时写的报告 例行报告 是一种定时 定期向上级汇报工作情况的报告 递送报告 是送交文件或物品时写的简短的报告 一般只需要将报送的文件或物品的名称和数量写清楚就可以了 3 按内容分综合性报告 专题性报告 三 报告的写法 1 标题完整规范形式的 即由发文机关 事由 文种构成 如 公司关于2004年度工作情况的报告 有固定文头时也使用 事由十文种 的省略式 但不提倡 尤其内容重要的报告是不能用省略式标题的 如 关于2004年上半年工作情况的报告 2 主送机关报告的主送机关与请示的主送机关一样 只能是一个 需同时报送其它上级机关时以抄送方式处理 不得越级行文 3 正文报告的正文多为三分式结构 递送报告除外 由基本情况 报告内容 报告用语 结束语 组成 文面形式上虽然不一定就是三段式 但无一例外都具备这样三大部分内容 基本情况 是正文的开头部分 通常是说明报告的目的 原因 概括报告的基本内容或基本情况 一般都比较简短 见案例1 此部分的结尾是惯用过渡语 工作报告和情况报告常以 现将有关情况报告如下 引出下文 建议报告则常常需要过渡语中明确 意见 处理意见 措施 等 回复报告的过渡惯用语则应针对上级的询问或要求 报告的内容是各类报告正文的主体部分 报告内容部分 在工作报告 情况报告 建议报告中比较复杂 写法各有区别 国家环保总局文件国环字 2001 号签发人 关于淮河流域水污染防治工作情况的报告 环保总局二 一年六月十五日 国务院 按照环保总局 国家计委 水利部联合制定的 淮河流域水污染防治2000年规划目标完成情况核查办法 环发 2000 205号 环保总局会同国家计委 财政部 水利部 监察部 建设部 农业部 法制办等8个部委组成核查组 于2001年2月25日至3月5日对淮河流域水污染防治工作进行了全面核查 现将有关工作报告如下 一 淮河流域水污染防治工作的完成情况 略 二 存在的主要问题1 工业企业按达标排放尚不稳定 略 2 城市生活污水处理工程建设慢 处理率低 略 3 面源污染防治工作尚未全面开展 略 4 淮河流域自净能力差 略 工作报告 基本情况 主要工作及成绩 存在问题 三 下一步工作安排 一 尽快制定 淮河流域水污染防治 十五 计划 结合 九五 规划各项工作的实际完成情况和南水北调东线工程需要 明确淮河 十五 治理目标和治理措施 二 进一步落实沿淮四省各级政府环境保护目标责任制 略 三 继续加大产业结构调整力度 巩固和提高工业企业污染防治水平 略 四 抓紧污水处理工程的建设 略 五 把农业面源污染防治摆上日程 略 六 加强水资源的合理开发利用和节约 略 特此报告二OO一年 月 日 印章 今后工作安排 工作报告的正文主体 一般包括四个层次的内容 其结构顺序为 基本情况概述一一主要工作及其成绩 经验及做法一 存在的问题一 今后的工作安排意见或打算 工作报告 其内容的侧重点应是所做的 或完成的 主要工作 今后的打算 情况报告 铁道部文件中铁字 号签发人 关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告国务院 5月28日16时05分 由济南开往佳木斯的193次旅客快车 行驶至沈山线锦州铁路局管内的兴隆车站 距沈阳43公里 时 发生重大颠覆事故 造成3名旅客死亡 143名旅客和4名列车乘务人员受伤 报废机车1台 客车4台 货车1辆 损坏机车1台 客车5辆 货车1辆和部分线路 道岔等设备 沈山下行正线中断运输近20小时 直接经济损失达170余万元 事故发生后 东北铁路办事处和锦州 沈阳铁路局负责同志立即随救援列车赶赴事故现场 组织抢救 抢修工作 当地驻军 地方党政领导同志和部分社员 学生也投入抢救工作 辽宁 沈阳市领导同志及沈阳军区 辽宁省军区有关负责同志先后赶到现场 组织抢救伤员 疏运旅客 我部李克非副部长率安监室和运输 机务 车辆 工务 电务 公安各局负责同志也于当日连夜赶赴现场 指挥抢修工作 调查分析事故原因 慰问伤员 并对省市党政领导和部队表示感谢 在省市领导和驻军的大力支持下 伤员的抢救和治疗工作安排得比较周密 受伤的旅客和列车乘务人员 除少数送入就近的新民县医院抢救外 其余的均由沈阳市和军队 铁路医疗部门派车接到沈阳 及时得到了抢救和治疗 接前 经调查分析 造成这次事故的直接原因 是锦州铁路局大虎山工务段兴隆店养路工区工人在该处做无缝线路补修作业时 违反劳动规律和操作规程 将起道机立放在钢轨内侧 擅离岗位 到附近的道口看守房去吃冰棍 第193次快车通过时 撞上起道机 引起列车脱轨颠覆事故 接前 这次事故是发生在旅客列车上的一次严重事故 又恰是发生在全国开展的 安全月 活动中 使国家和人民生命财产蒙受了巨大的损失 在政治上造成了极坏的影响 性质是非常严重的 我们心情十分沉痛 这次事故的发生和最近一个时期安全不稳定的状况 从根本原因上看 是我们铁路基础工作薄弱 管理不善 思想政治工作不落实 反映了我们作风不扎实 对安全工作抓得不力 在安全生产中管理不严 职工纪律松懈的问题长期没有得到解决 接前 为了使全路职工从这起严重事故中吸取教训 我们于5月31日召开了各铁路局 铁路分局 铁路各工务段负责同志参加的紧急电话会议 通报了这次事故 提出了搞好安全生产的紧急措施 要求铁路各部门 各单位必须把安全工作放在第一位 各级领导干部要树立安全第一的思想 并向全体职工进行安全教育 使每个职工都牢固地树立起对国家 对人民极端负责的概念 认真落实岗位责任制 严格遵守劳动纪律 一丝不苟地执行规章制度和操作规程 要求各单位要针对近年来新工人比例不断增加的情况 加强对新工人的教育和考核工作 各行车和涉及安全生产的主要工种不经考试合格不得单独作业 对各种行车设备要进行一次认真检查 发现问题立即解决 同时 各单位要切实解决职工生活中 应该而且可以解决的具体问题 解除职工的 后顾之忧 动员广大职工干部迅速行动起来 以这次事故为教训 采取措施 堵塞漏洞 保证行车安全 接前 我们在6月份开展的 人民铁路为人民 活动中 要求把搞好安全生产作为重点 并在今后当作长期的根本任务来抓 要求党 政 工 团各部门要从不同角度抓好安全工作 迅速改变目前安全生产不好的被动局面 锦州铁路局对这次事故的主要责任者 已按照法律程序提出起诉 追究刑事责任 对与事故有关的分局 工务段领导也作了严肃的 正确的处理 铁道部决定对锦州铁路局局长董庭恒同志和党委书记李克基同志给予行政记过处分 这次事故虽然发生在下边 但我们负有重要的领导责任 为接受教训 教育全铁路职工 恳请国务院给我们以处分 特此报告 年六月十日 印章 接前 情况报告的正文主体 一般包括三个层次的内容 结构顺序为 基本情况一一问题及原因一 办法及措施 意见或建议 内容的侧重点是 基本情况 以陈述情况为主 兼及存在的问题及原因 解决问题的意见 县人民政府文件 政发 2004 28号签发人 关于治理水质污染问题的报告 市人民政府 前接 政发 2004 106号函 询问我县水质污染原因及治理问题 现将有关情况报告如下 我县水质现污染较严重 其主要原因 一是公众环境保护意识差 一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾 二是我县市政基础设施薄弱 无污水处理厂 居民生活污水直接排入大环境 三是近几年 我县 三业 发展较快 其废水杂物直接排入护城河及坑塘 造成水质严重污染 四是县纸厂停产治理后 虽有污水处理系统 但运行费用高 工程设计落后 不能做到不间断达标排放 解决水质污染问题的根本途径 首先是建设污水处理厂 目前 县政府正在积极筹备之中 其次 加大宣传力度 提高全民环保意识 减少污水无序排放 其三 加大环保监督检查力度 确保排污企业治污设施正常运行 达标排放 促进水质好转 其四 环保部门依法行政 严格执法 从源头把关 减少各种污染 特此报告二 四年四月二十九日 印章 答复报告 答复报告的这部分内容 针对上级机关的询问或要求将有关工作或情况回答清楚即可 不应旁及其它问题 一般分条列项写 比较简单 呈转性报告例文 关于粮食政策性财务挂账停息的报告国务院 根据中共中央 国务院关于妥善解决粮食财务挂账问题的一系列文件精神 结合各地清理粮食财务挂账的实际情况 经过反复研究 对粮食财务挂账实行停息的有关政策提出如下意见 一 停息的前提条件 二 停息的原则解决 三 停息的时间和办法 四 有关粮食挂账停息的具体财务处理办法由财政部会同有关部门另行制定 如无不妥 请批转各地各部门执行 财政部审计署中国人民银行国家粮食储备局一九九四年九月二十一日 区政府文件 区政字 1992 号签发人 关于报送我区企事业单位机构设置等情况的报告市政府办公室 办发 1992 号 关于催报全市企事业单位机构设置等情况的函 收悉 按照此函要求 我们已将我区企事业单位机构设置及其人员组成等情况调查清楚 并统计汇总成表 现将此表报去 请查收并审核 若还有其他要求 请来函或来电说明 附 区企事业单位机构设置等情况的报表 一九九二年 月 日 印章 递送报告 析评 这是一则报送报告 这类报告的写法较简单 正文写清楚原由和报送的材料名称 数量 结尾部分用 请查收并审核 请查阅 之类习惯用语收束 报送的材料以附件的形式附上 文末 请来函或来电说明 一句 不符合行文规范 上级对下级行文不能用函 对上级用 说明 两字 也不够庄重 附 字之后 要加上 件 字和冒号 写法指要 工作报告一般以成绩 做法 经验 体会 打算 安排为主 在叙述基本情况的同时 有所分析 归纳 找出规律性认识 情况报告一般以 情况 原因 教训 措施 的结构来写 答复报告一般写答复的意见或处理结果 是依据上级要求回答的问题进行写作 所以要写得周全而有针对性 4 结尾 报告用语即正文的结束语 单独占行 工作报告 情况报告 多用 特此报告 结尾 建议报告 结尾是 以上报告如无不妥 请批转各地区 各部门执行 回复报告 结尾多用 专此报告 注意 实际工作中 报告用语错用的现象较多见 最突出的是在工作报告 情况报告的正文结尾写上 以上报告当否 请指示 或 以上报告如有不当 请指正 这是违反行文规则的 因为报告中是不能夹带请示事项的 只有建议报告才用 请批转 这一请求语 至于在工作报告 情况报告的结尾用 特此报告 请审阅 或 以上报告 请审阅 也是不规范的 不必要地加上了递送报告的写作要求 四 报告的写作要求 首先 应该注意的是报告内容的真实性 其次 报告的写作应该做到中心突出 重点明确 再次 要注意 除综合性的报告外 都要遵守一文一事的原则 最后 应该注意报告中不要夹带请示事项 要正确 规范地使用报告用语 综合报告的结构 关于XXXXXX的报告XXX XXX 情况或依据 XXXXXXXX 说明 XXXXX 结论或设想 XXXX年X月X日 专题报告的结构 1 关于XX事故的报告XXX XXX 事故经过 XXXXX 事故后采取的措施 XXXXX 调查及事故原因 XXXX 经验教训和措施 XXXX 请求处分 X年X月X日 专题报告的结构 2 关于报送XX建议的报告XXX XXX 事实 XXXXX 建议的依据 XXXXX 建议的内容及说明 现将 XX建议 报上 请审阅 X年X月X日 不需要上级答复 请示 第四节 案例1请示 正面 国家旅游局 公安部文件 旅字 号签发人 关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示国务院 随着对外改革开放的不断扩大 人民生活水平不断提高 近年来 中国公民自费出国旅游不断增加 为适应改革开放形势 加强中国公民自费出国旅游的管理 特制定了 中国公民自费出国旅游管暂行办法 附 中国公民自费出国旅游管理暂行办法以上暂行办法如无不妥 请批转发布执行 国家旅局 盖章 公安部 盖章 年 月 日 新课导入 关于增建地下消火栓所需资金的请示 市二商局 我公司 冷库 系地区性重点仓库 有库房 间 建筑面积 万平方米 可以贮存 千吨 价值约 万元物资 每年上交利税 万元 但是 多年来冷库的防火设施十分简陋 器材不足 库内仅一处有消火栓 且由于年久失修 压力低 达不到喷射要求 一旦发生火灾 难以设想 去年以来 市区有关防火部门多次检查 要求增建防火栓 但均因我单位缺少资金 一直无能为力 为保证库区安全 做到有备元患 急需增建地下消火栓4处及增设一部分消防器材 共需资金 万元 请予拨给 妥否 请速批复附 增建冷库地下消火栓资金预算 一份 市食品公司 年 月 日 关于增拨办税大厅基建经费的请示 省人民政府 省长 1995年11月 我局派出调查组到广西柳州市国税局学习考察其办税大厅的建设情况 调查组认为办税大厅功能较齐全 适宜税收征管模式的改革 方便纳税人缴纳税款 为此 我局于1996年决定建办税大厅 并得到省人民政府的支持 在 府 1996 号文 关于拨款修建办税大厅的批复 中 拨给我局150万元 此项资金已专款专用 但由于建筑材料涨价 原预算资金缺口较大 恳请省人民政府拨给不足部分 否则将影响办税大厅的竣工及我省税收任务的完成 特此请示报告一九九九年十月十日以上第一个案例是一个规范 正面 的写作案例 第二个案例是一个不规范 反面 的写作案例 由以上两个案例 可以引发我们对几个问题的思考 1 案例1写作格式 叙事表达有何特点 2 案例2不当之处在哪里 请大家讨论并一一指出 案例2请示 反面 一 请示的适用范围和种类 适用范围 适用于向上级机关请求指示 批准 的公文 请示为上行文 具有强制回复的性质 其行文目的是请求上级机关对本机关单位权限范围内无法决定的重大事项 以及在工作中遇到的无章可循的疑难问题 给予答复 请示主要用于 1 在实际工作中 遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理 2 工作中遇到需要上级批准才能办理的事情 3 超出本部门职权之外 涉及多个部门和地区的事情 请示上级予以指示 请示的主要特点是 1 行文主体的组织性 行文内容的单一性 行文关系的直接性 行文时限的紧迫性 种类有 请求指示的请示请求批准的请示请求批转的请示 1 请求指示的请示此类请示的内容大都比较重大 紧急的事项 或者是涉及范围较广 难以把握政策界限的问题 关于 会计人员职权条例 中 总会计师 是行政职务或是技术职称的请示财政部 国务院1987年国发 1987 号通知颁发的 会计人员职权条例 规定 会计人员技术职称分为总会计师 会计师 助理会计师 会计员四种 其中 总会计师 既是行政职务 又作为技术职称 在执行中 工厂总会计师按 条例 规定 负责全工厂的财务会计事宜 可是每个工厂 尤其是大工厂 授予总会计师职称的人有四五人 究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜和执行总会计师的职责与权限呢 我们认为宜将行政职务与技术职称分开 总会计师为行政职务 不再作为技术职称 比照最近国务院颁发的 工程技术干部技术职称暂行规定 将 条例 第五章规定的会计人员职称中的 总会计师 改为 高级会计师 以上认识是否妥当 请指示 省财政厅一九八八年 月 日 析评 这是一则请求指示的请示 本则请示首先引据国发 1987 号文 接着写执行该文出现的问题 提出改 总会计师 职称为 高级会计师 的请求 最后用请示结语收束 层次分明 理由清晰 行文简洁 2 请求批准的请示下级机关就某项工作 某个问题请求上级机关给予审定 核准 认可时使用的请示 关于改向日本伊丹市赠建风景亭的请示省人民政府 去年 我市政府曾以佛府 1989 040号文上报 关于向日本伊丹市赠送一座风景塔的请示 并获得省人民政府办公厅粤办函 1989 245号 关于向日本伊丹市赠建风景塔 赠送花岗岩石问题的复函 同意 在我市与伊丹市就建塔的具体事宜商谈时 伊丹市提出 由于日本是个多地震的国家 在建筑上受建筑标准法等法律的制约 经作可行性调查后认为 建造风景塔是不可能的 因此 向我市提出希望能改为赠建一座风景亭 考虑到建风景亭比风景塔工程量小 所需建筑材料少 耗资相对也少 我市经研究 决定同意伊丹市的要求 把原赠建的风景塔改为赠建风景亭 当否 请批示 附件 1 佛府 1989 040号 关于向日本伊丹市赠送一座风景塔的请示 2 粤办函 1989 245号 关于向日本伊丹市赠建风景塔 赠送花岗岩石问题的复函 3 伊丹佛山两市友好交流第八次会谈备忘录佛山市人民政府一九九 年一月十七日 析评 这是一份请求批准的请示 陈述扼要 文字清楚 干脆利落是它最显著的优点 全文只用三句话就把请示的内容说完 第一句交代事件的原由 佛山市给伊丹市赠建一座风景塔 去年已获批准 第二句陈述伊丹市要求改赠风景亭的理由 建塔受建筑标准法制约 第三句说明佛山市同意伊丹市要求的理由 请示附了三份文件 说明拟稿人善于拟文 节省了正文许多篇幅 也方便上级机关查阅有关情况 需指出 佛山市政府 去年请示 省人民政府办公厅以 复函 作复是错用了文种 3 请求批转的请示 自己职权范围内无法行文 请求上级给予批转行文时使用的请示 关于中国公民自费出国旅游管理暂行办法的请示国务院 随着对外改革开放的不断扩大 人民生活水平不断提高 近年来 中国公民自费出国旅游不断增加 为适应改革开放形势 加强中国公民自费出国旅游的管理 特制定了 中国公民自费出国旅游管暂行办法 附 中国公民自费出国旅游管理暂行办法 以上暂行办法如无不妥 请批转发布执行 国家旅游局 盖章 公安部 盖章 一九九七年二月二十八日 这则请求批转的请示分三层 一是请示的缘由 二是请求批转的对象 三是请求批转的尾语 二 请示的写法 请示由标题 主送机关 正文 落款和日期组成 标题 正文 尾部 一 标题请示的标题一般有两种形式 一是由发文机关名称 事由和文种构成 如 公安部 民航局关于简化购买国内飞机票手续问题的请示 一是由事由和文种构成 如 关于建立中国工程院有关问题的请示 拟写请示标题 必须着力写好 事由 要明确 简括地表述出请示的中心意向 以便上级机关准确了解和把握 注意 标题中要准确点出请示事项 正确使用 请示 这一文种名称 避免与 申请 报告 的误用 辨析 中国工商银行 市分行 路储蓄所的一名出纳员 果断机智地防止了一起暴力抢劫银行的恶性案件 经行党组织研究决定 给他记二等功一次 为此 行文请上级批准 有人主张写个 申请 关于给 同志记二等功的申请 有人主张写个 报告 关于给 同志记二等功的 请示 报告 以上两个标题都是不规范的 请示与申请仅一字之差 且二者都是表示请求之意的文种 因此常被误用 但在实际应用中 二者的发文单位 适用范围都不相同 一定要详加区别 申请只是一般事务性文书 行文者可以是一级机关 也可以是部门 科室 个人 它是为实现某一愿望而向组织履行的一道手续 如辞职申请 入党申请 而请示 是正式的国家行政机关公文 它的作者必须是某一级国家行政机关 企事业单位或人民团体 这里的行文目的显然不是为了 实现某一愿望 因此用申请是不正确的 二 主送机关 1 请示应坚持 主送一个机关 的原则 收文单位应该是直接的上级主管部门 需要同时送其他机关的 应当使用抄送形式 但不得抄送下级机关 2 不得越级请示 如果直接主管决定不了 再由其逐级向上请示 如果因事情重大或情况特殊 必须越级行文时 应抄送所越过的直接上级 三 正文请求的内容主要包括二部分 即请示缘由 请示事项 请示缘由即正文的开头部分 需要明确 为什么请示 的问题 这是请示写作的关键环节 它直接关系到请示目的能否得以顺利实现 要用简单的语言将请示的原因和背景情况或者请示问题的依据 出发点及思想基础交代清楚 在写法上 一般采用叙事和说理相结合的表达方式 叙事要精练 说理要透彻 力戒繁冗累赘 此部分写得好 就为下文进一步提出请示事项做了充分铺垫 请示的目的就容易实现 1 请示缘由 中国气象局关于加强人工影响天气工作的请示 国务院 人工影响天气作为人类运用现代科学技术 达到局部地区增加降水 雪 减少冰雹 防止霜冻等目的的一项科技手段已成为防灾减灾尤其是保护农业生产的一项重要措施 各地不同程度地开展了这项工作 取得了明显的效果 当前存在的主要问题是 管理体制不够健全 科学技术水平和作业总体效益亟待提高 人员培训还需加强 为促进我国人工影响天气工作更有效地发挥作用 现提出如下意见 请示的依据 请示的缘由 请示的目的 是正文的主体和核心 只能是一个事项 而且要写得具体 明确 这个部分即请示什么 请示的具体内容 要将请求上级机关给予指示 批准或批转的具体问题和事情和盘托出 请求上级机关作出答复 2 请示事项 要写好请示事项 关键在于两点 其一 明确 要直截了当 明白显露 是请求上级机关对某项工作作出指示 还是对处理某一问题做出批准 还是请求批拨资金或物资 等等 必须明确无误地予以表达 令人一目了然 切忌含混晦涩 隐约其辞 让人不知所指 更不可拐弯抹角 言此意彼 让人难以捉摸 这样 不符合请示的行文要求 也难以实现请示的目的 其二 具体 对于请示事项的表述 一定要细致入微 清晰可鉴 请求批拨资金 应写明总计需用资金数额多少 已筹集几何 尚需领导解决多少 切忌笼统空泛 运用一些诸如 大概 左右 或许 等模糊度强的词语表述 请求批拨物资 则应将物资的品名 规格 数量等项目要素交代清楚 视具体情况 也可提出本单位对解决问题的观点 看法和方案 供领导参考 但应表明本单位的倾向性意见 写好请示正文 应注意 一要选准角度 即请示理由的切入点 它的写作至关重要 从根本上讲 请示的目的能否实现 关键在于 请示理由 是否充分 有力 令人信服 而要写好请示理由 其要害又在于角度的选择 同样的理由 角度选择不对 就是没有抓住问题的症结 没有抓住主要矛盾 因而也就缺乏足够的说服力 例见下 特别提示 案例 某汽车修配厂拟将本厂院内黄土地改为水泥路面 向上级主管部门请求拨款数万元 在陈述理由时 列举出诸如刮风时尘土飞扬 雨天道路泥泞等方面的事实 结果请示呈送以后未获批复 那么 问题出在哪里呢 关键在于 角度 选的不准 缺乏说服力 如果变换角度 着重突出 尘土飞扬 道路泥泞 等对该厂生产的影响 解决问题的紧迫性和必要性就显现出来 由此可见 角度 选的是否恰当 直接关系到请示行文目的是否得以实现 二要注意行文的逻辑性 即指对于请示理由的陈述 必须注意其内在的必然联系 哪些内容先说 哪些内容后说 都要考虑仔细 精心措置 不可信笔挥洒 厂关于扩建浴室的请示 缘由 部分 我厂原是街道厂 厂区狭窄 建筑物之间距离较近 而且近年来职工人数不断增加 原65平方米的男女浴室 现已远远不能满足广大职工洗澡的需要 为此 我们拟将原浴室改建成二层小楼 此缘由含糊笼统 不合逻辑 不得要领 实质上 此请示需要解决两个问题 一是扩建 二是改建成二层小楼 这是前后相继的两道工序 亦即应是先行扩建 然后方可涉及改建问题 没有第一步 第二步也无从谈起 因此 在阐述理由时 应先摆扩建的理由 而后再讲改建的理由 但 我厂原是街道厂 厂区狭窄 建筑物之间距离较近 是改建的理由 近年来职工人数不断增加 才是扩建的理由 请示的内容 可用 三么 来概括 1 做 什么 事 在标题事由中写出 2 为什么 做这件事 在正文的第一部分写 写清原因 理由 依据等 要写得理由充分 3 怎么 做这件事 在正文的第二部分写 写出做这件事的措施 办法 要写的具体明确 可行 便于上级批复 广州市 机械厂关于给技术革新能手 同志晋升两级工资的请示穗机劳 19 号 局 我厂青年工人 同志 自1990年入厂以来 虚心向老师傅学习 刻苦钻研技术 积极提合理化建议 1993年在工程技术人员和老师傅的帮助下 实现了三项技术革新项目 被评为局系统的技术革新能手 今年以来 我厂原有产品滞销 如不迅速开发新产品 企业经营将出现极大的困难 在此情况下 同志积极进行市场情况调查 根据用户需要 大胆研制新产品TS 2型测温仪表 在全厂上下大力支持下 这项新产品已于6月份投放市场 深受用户欢迎 为了奖励 同志对工厂的贡献和调动全厂职工的积极性 拟将 同志的工资级别由二级晋升为四级 以上意见当否 请批示 一九九 年 月 日 公章 析评 这是一则请求批准的请示 正文最大的特点 是行文重点放在陈述理由 青工 同志 虚心 刻苦 积极 技术革新成绩卓著 结尾写主旨和请示语 请批示 宜改为 请批复 特别提醒 要明确地写清楚请示什么问题 要求批准什么事项 要求解决什么困难等 请求资金要直接写明数额 请求物资要写明品名 规格 数量 不可只提问题 矛盾上交 让上级提供解决办法 为及时得到上级的批复 应提出有根有据 切实可行的处理意见 如果认为解决问题有两种以上的办法 可一一列出 供领导选择时做参考 如果本单位意见有分歧 也应该分别陈述不同意见的内容 并加以分析 比较 各述利弊 提出倾向性意见 供上级权衡 批复 请示用语即结尾期请 常另起占行 惯用的请示用语 当否 请批复 以上请示 请予审批 以上请示 如无不当 请批准 以上请示如无不妥 请批转 执行 或 当否 请批转 等 切勿用命令式的语言 更不能用要挟的言辞 如 以上请示 请于十日内批复 此项工程定于五月二日动工 请于此日前给予批准 等 3 尾部 请示原因 请示事项 请求结语 为什么请示 请示什么 表示期请 其写法可用结构图表示 标题 写清请示做什么 主送单位 缘由 写清为什么 要理由充分 事项 写清怎么做这件事 措施 办法等要具有可行性 可操作性 结语 落款年月日 问题是否请示的对应文种只有批复 请示的回复文种的选择原则 三 请示的写作要求 必须一文一事不能一文数事 必须事先请示 不能先斩后奏 标题不要写成请示报告 语气平气恳切 材料真实 理由充分 要求明确 向主管部门请示 不能越级请示 辨析 请示因为工作需要 我县急需购买小轿车一辆 请批准调拨经费20万元 另 我县尚缺专业对口技术员3名 请在制定明年的人员编制时一并考虑 上述意见与要求如无不妥 请批复 此致 敬礼 某某县人民政府某某县财政局2006年6月 辨析 关于调拨经费购车的请示财政局 因工作需要 我县急需购买小轿车一辆 请批准调拨经费20万元 上述意见与要求如无不妥 请批复 某某县人民政府 印章 一九九九年六月九日 辨析 XX县商业局关于增设社会商业股的请示X商字 1991 第15号党中央 国务院 为加强对我县副业 饮食 理发 日杂 粮运队等集体企业的领导和管理 经研究 拟增设XX县商业局社会商业股 所需人员在本局现在人员中调剂解决 是否可行 请批复 一九九一年六月十八日 四 请示与报告的区别 问题解答 向上级询问有关事宜 是否可用 请示 解答 不可以 应用 函 现举一例证明 1980年6月3日 湖北省人民政府就国微悬挂问题行文给国务院进行询问 使用的就是 函 即 湖北省人民政府就国徽悬挂问题给国务院的函 省政府与国务院是下级与上级的关系 并未因此就使用 请示 这里主要取决于行文的内容 因为它不是请求上级批准某个事项 而是向上级探询 了解既定的某个事宜 不需上级进行专门研究决定 更不需要上级做出新的决策加以确认 属于工作中的日常常规性行文 所以要用 函 函 的本质是平行文 但在这里就出现了一个小小的变通 由于这种询问总归是下级对上级 所以 人们称这种变通为 函代请示 上报的 意见 与 请示 有什么区别 解答 向上行文 凡属要钱 要物 要机构 要编制 要干部 要出境出国等问题时 要用 请示 而不使用 意见 意见 与 请示 的本质差别在于它向上级要的不是 人 财 物 等 硬件 而是 政策 办法 等 软件 第五节 批复 讲授内容 一 批复的概念二 批复的特点三 批复的类型四 批复的结构与写法五 批复写作注意事项 一 批复的概念 批复是被动行文 是上级机关针对下级机关请示中请求指示 批准的事项 给予明确的答复 简单来说 批复是用于 答复下级机关的请示事项 的公文 批复为下行文 二 批复的特点 1 权威性 批复发自上级机关 代表着上级机关的权力和意志 对请示事项的单位有约束力 特别是那些关于重要事项或问题的批复 常常具有明显的法规作用 2 针对性 凡是批复 必须是针对下级机关请示事项而发 内容单纯 针对性强 3 指示性 批复的目的是指导下级机关的工作 因此批复在表明态度以后 还应当概括地说明方针 政策以及执行中的注意事项 4 专一性 批复 是专门针对 请示 这一文种使用的 回答请示的事项 是被动行文 三 批复的类型 1 对请求指示的批复 是针对下级机关提出的难以理解的政策 法规和没有明文规定的疑难问题 作出具体明确的解释和答复 或表明意见和态度 2 对请求审批事项的批复 是针对下级机关请求批复的事项 进行认可和审批 具有表态性和手续性 四 批复的结构与写法 批复一般由标题 发文字号 主送机关 正文和日期等构成 一 标题 与一般公文的标题有所区别 1 批复机关 请示事项 问题 文种 批复 如 最高人民法院关于购销合同履行地的特殊约定问题的批复 购销合同履行地的特殊约定问题 是原请示的事项 2 批复机关 原请示题目 文种 批复 最高人民法院关于执行 全国人民代表大会关于处理逃跑或者重新犯罪的劳改犯和劳教人员的决定 中几个问题的批复 3 批复机关 请示事项 请示单位名称 文种民政部关于同意四川省设立峨眉山市给四川省人民政府的批复题目中的 同意 是批复机关对请示事项的态度 此文应用函 提醒 拟写批复的标题应注意 1 三要素要齐全 2 发文机关必须用全称或规范化简称 3 事由必须精炼地提出具体事项及批复意见 句式可用 关于 问题的批复 同意 的批复 二 发文字号 主送机关与日期的写法 与一般通用公文相同 三 正文批复的正文一般由引语 主体和结尾三个部分组成 1 引语批复的开头通常要引述来文作为批复的依据 引述的方法有四种 第一种是结合请示的日期引述 如 年 月 日来文收悉 第二种是结合来文的日期和文号引述 如 年 月 日 号文收悉 第三种是引来文日期和来文名称 如 年 月 日 关于 的请示 收悉 第四种是引述来文日期和请示事项 如 年 月 日关于 问题的请示收悉 这一部分通常要写清楚两方面的问题 一是下级机关请示的问题或发文字号 二是简要引述来文所请示的事项 引语的作用 在于表明已经知道下级请示的问题 从而引出应有的答复性的问题 一般情况下 引语只要说明下级有关请示已经 收到 收悉 即可 但也可以引述来文的事项之后 表明批复者的态度 如 现就 批复如下 经研究 同意 或 经研究 现答复如下 成为由引语到主体的过渡语 如 你委 关于审批中国南方电网责任公司组建方案和章程的请示 国发能源 2003 1278号 收悉 现就组建中国南方电网有限责任公司有关问题答复如下 2 主体 即批复的内容 也称主文 针对下级机关请示的事项 表示同意与否的态度 有时还要阐述理由 对请求批准的批复 一般有三种情况 一是予以同意或批准 二是如不同意或不批准 需要说明理由或根据 三是 基本同意 原则同意 则应写明修正意见或补充处理方法 3 批复结语 批复结语有三种写法 第一种是提行写 此复 或 特此批复 第二种是写希望和要求 给执行请求事项的答复指明方向 第三种是秃尾 就是请示事项答复完毕就告结束 此种结尾方法使用的频率越来越高 例文一审批性批复 关于江苏省撤销南通县设立通州市的批复民行批 1993 4号江苏省人民政府 你省一九九二年十月八日 关于撤销南通县设立通州市的请示 和一九九二年十一月二十日的补充请示收悉 经国务院批准 同意撤销南通县 设立通州市 县级 由省直辖 以原南通县的行政区域为通州市的行政区域 不增加机构和人员编制 民政部 盖章 一九九三年一月八日 例文二授权指示性批复 国务院关于决定加入 专利合作条约 的批复国函 1993 113号中国专利局 外交部 国务院决定 我国加入 专利合作条约 具体手续由外交部办理 我国加入该条约后 关于 专利合作条约实施细则 的修订问题 由中国专利局同外交部决定 报国务院备案 可以不另行报批 中国专利局可以制定实施该条约的具体规定 国务院 盖章 一九九三年八月二日 例文三授权指示性批复 国务院关于 中国公民自费出国旅游管理暂行办法 的批复国函 209号国家旅游局 公安部 国务院原则同意 中国公民自费出国旅游管理暂行办法 由你们发布施行 附 中国公民自费出国旅游管理暂行办法 略 国务院 盖章 一九九七年三月十七日 问题一 一个单位的数份 请示 或数个单位的同一内容的 请示 是在同一办公会议上审批的 这样可否只使用一份 批复 来解决 解答 不妥 无论是 批复 还是 批示 都应坚持一文一事的原则 一份 批复 针对一份 请示 在同一办公会议上审批若干同一内容或一个单位的数份 请示 应坚持一文一事 分别 批复 而不应在一份 批复 中包括数份 请示 的内容 问题二 对下级的 请示 进行批复时 有时上级用 批复 而有时又用 函 这是为什么 解答 对下级机关的 请示 由上级机关批复时必须使用 批复 但当这种批复是由上级机关的办公厅 室 代行时 由于它们之间属于平级关系 故用 函 代行 批复 来进行批复 这就是人们通常所说的 函代批复 因为从公文外形上看它是一份 函 而实质上是一份千真万确的 批复 1 要核实请示缘由的真实性 研究请示所提意见或建议的可行性 有些情况应先作调查研究 2 凡请示事项涉及其他部门或地区的问题 批复前都要与其协商 取得一致意见 3 及时批复 以免贻误工作 应按行文的时限和正常渠道办理 以免误事 4 坚持一请示一批复的原则 5 正确使用发文字号 批复属指挥性下行文 应注意编号 五 批复写作注意事项 函 第六节 导入新课 函 本义指书信封套 后来引申为 书信 作为正式公文是1921年以后的事 通常又称为 公函 与 函件 不具有指令性 主要起 桥梁 与 纽带 作用 在公务中使用 函 这一文体极为简洁 方便 一 函的适用范围 函的适用范围 适用于不相隶属机关 单位 之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 具体来说 函的适用范围主要包括 1 平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性 询问性和答复性公务联系 2 向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项 3 业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请示批准的事项 4 机关单位对个人的公务联系 如复群众来信等 二 函的特点与类型 函是一种较为特殊的公文 具有行文的多样性 功能的多样性 表述的灵活性等特点 三 函的特点与类型 一 从函的行文关系上看 它可分为来函与复函两类 来函又叫发函 是主动给其他机关去的函 用以交流信息 协商工作 复函 是被动地答复相应商请的函件 二 从函的作用上看 可分为五种 商洽函 用于互不隶属或平级机关之间商洽工作 询问函 向有关机关询问情况 提出问题 要求对方答复 答复函 针对询问答复问题 知照函 把需要知照的情况告知对方 请批函 一般是就某一方面的业务向没有隶属关系的 主管 部门的行文 请求批准 三 从函的形式上看 它可以分为公函和便函两类 尽管都可以用于处理公务 但公函属于正式公文 要用文头 写编号 严格按公文格式行文 还要立卷 存档 便函只是普通件 不用文头 也不编号 不需存档 使用较为方便 案例一 中国科学院 研究所关于建立全面协作关系的函 大学 近年来 我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持 取得了一定的成绩 建立了良好的协作基础 为了巩固成果 建议我们双方今后能进一步在学术思想 科学研究 人员培训 仪器设备等方面建立全面的交流协作关系 特提出如下意见 案例一 1 定期举行所 校之间学术讨论与学术交流 略 2 根据所 校各自的科研发展方向和特点 对双方共同感兴趣的课题进行协作 略 3 根据所 校各自人员配备情况 校方在可能的条件下对所方研究生 科研人员的培训予以帮助 略 案例一 4 双方科研教学所需要高 精 尖仪器设备 在可能的条件下 予对方提供利用之方便 略 5 加强图书资料和情报的交流 以上各项 如蒙同意 建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商 达成协议 以利工作 特次函达 希研究见复 中国科学院 研究所 盖章 二00二年 月 日这是一则用于联系工作的公函 商洽函 案例二 国务院办公厅关于征求 国家行政机关公文处理办法 草案 意见的函国办函 号各省 市 区人民政府 国务院各部门办公厅 室 现将我们草拟的 国家行政机关公文处理办法 草案 送给你们 请组织有关同志讨论修改 并将修改意见于十一月底前告诉我们 国务院办公厅 盖章 一九九九年 月 日这是一则征求意见函 询问函 函的制发格式 在制发机关公文的实践中 经常使用一种只标识发文机关名称而不标识 文件 二字的 信函式 公文 用于处理日常事务的平行文或下行文 而且使用频率很高 这种公文除了不标识签发人以外 其他各要素均与 文件式 公文相同 由于不加 文件 二字 这时的发文机关名称一般不用简称 如国务院这种 信函式 公文 机关名称便标识为 中华人民共和国国务院 而不像 文件式 公文那样用规范化简称标识为 国务院文件 函件格式之一 平行 下行用 省人民政府急件 秘密 1年 府函 2000 号NO 关于 的函 主送单位 正文 接上页 正文 盖章 二 年月日主题词 抄送 共印份 函件格式之二 上行用 省人民政府 府函 2000 号签发人 关于 的函国家计委 正文 盖章 二 年月日主题词 抄送 共印份 四 函的格式和内容要素 函一般由标题 发文字号 主送机关 正文 签署等部分组成 一 标题函的标题一般由发文机关名称 事由和文种 函和复函 三部分组成 如 国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 另一种只写事由 文种 省略发文机关 如 关于请求拨款举办民间艺术节的函 关于拨款举办民间艺术节的复函 前例为去函标题 后例为复函标题 关于申请 的函 关于询问 的函 关于商请 的函 关于同意 的复函 发文机关名称 事由 文种 标题 A商洽性函 B询问性函 C答复性函 D请求性函 二 发文字号公函要有正规的发文字号 写法与一般公文相同 由机关代字 年号 顺序号组成 大机关的函 可在发文字号中显示 函 字 如 国办函 2008 号 非公函文件不要在机关代字后加 函 发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识 发文字号下空l行标识公文标题 三 主送机关主送机关写全称或规范化简称 函的行文对象在一般情况下是明确 单一的 所以大多数函的主送机关只有一个 但内容涉及的部门多 也有排列多个主送机关的情况 四 正文函的正文一般分为缘由 事项和结尾三部分 1 缘由 开头 一般开门见山 介绍发函的目的 意图 原因等 如果是复函 则先引述来文后再交代根据 说明缘由 这部分结束时 常用一些惯用的套语转入下一部分 如 现将有关情况说明如下 现将有关问题函复如下 等 各类函内容写作提要 商洽函 询问函 答复函 请批函 告知函 商洽事项 协商 祈请语气的结束语 妥否 请函复 等 询问事项 答复要求 或结束语 请研究函复 或 盼复 等 引述来文并表明态度 答复事项 结束语 特此函复 等 概述情况 请求事项 结束语 可否 请函复 告知缘由 告知事项 例文 关于商请派车运送民工的函 省交通厅 为做好今年的春运工作 及时运送在我省工作的外省民工回家过年 我们组织了民工运送专门车队 但由于我们运力不足 车辆不够 估计不能满足民工的要求 特请贵省派出大型客车20辆 与我省组成运送民工车队 负责运送贵省在我省工作的民工 妥否 请尽快函复 以便办理有关手续 省交通厅 年 月 日 析评 这是一则商洽函 正文的原由部分 开门见山 即陈要旨 继而提出要求 文末一句 语言得体 又暗含催促对方办理的压力 商洽函 询问函 省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函各市科委 全省科技工作会议自今春召开至今 已有半年 为了互通情况 并使我省科技事业更好地为改革开放 为发展社会主义市场经济服务 希针对下列所询问题 将你市有关情况于9月底前报我委办公室 一 省科学技术工作会议后