提高公文写作能力PPT课件

提高公文写作能力 中共上海市委党校教授沈士光 2 搜索枯肠难为句 半张稿纸万丈宽 3 国家为了公共利益的需要 可以依照法律规定对土地实行征收或者征用 并给予补偿 国家为了公共利益的需要 可以依照法律规定对公民的私有财产实行征收或者征用 并给予补偿 一 机关公文写作的基础性要素 4 文章做到极处 无有他奇 只是恰好 人品做到极处 无有他异 只是本然 菜根谭 一 准确 公文语言的首要特征 5 词的内涵要清楚 把握词性色彩 对词的外延要作适当和明确的限制 6 伏法 服法违反 违犯喷溅 擦拭同 伙同到 光临牟取 谋取 7 1 泄密与泄秘 两词均有不为人知的意思 但 秘 强调客观上不为人知 如秘史 揭秘 秘书等 而 密 则强调主观上不想让人知道 如密谈 机密等 2 受权与授权 受权 是接受他人或机构赋予的权力做某事 而 授权 则是把权力委托给他人或机构代为执行 8 3 必须与必需 两词均有 必要 之意 必须 是强调事实或情理上的必要性 如你明天必须按时参加会议 有强调语气的作用 多作状语 而 必需 则表示一定得有 不可缺少的 可作定语或谓语用 故两词不能混用 4 以致与以至 前者意为致使 表示由于上述原因而造成的不好结果 后者则表示在时间 数量 程度 范围等方面的延伸 9 5 截止与截至 两词都是动词 均有 到某年某月某日为止 的意思 但截止是指到一定期限停止 而截至 则是截止到某个时候 如果说 本次征文的寄交日期到11月28日截止 这里 截止 用上 截至 就不行 而 截至2014年7月31日 组委会收到二十一万篇来稿 中的 截至 改用 截止 也是不对的 10 第三季度快要到了 我们研究所还缺少显象管两万只 请你们尽可能快一些调给我们 以满足我们的紧急需要 可以不可以 等待着你们尽快来信答复 庄重 简洁和书面化 11 最近很多单位来函反映职称评定工作中出现很多问题 这样搞下去有不少困难 希望我们定一个具体点的标准 其实我们机关内的职称评定工作也有与下面反映的问题相类似的情况 现在只好先试着来 过一段时间再看看 不行就开个会 大家集中起来把各自遇到的情况说一说 一块儿订个具体的办法 所以现在你们也不必太着急 着急反而不好办 什么时候开会 定下来就告诉你们 12 最近收到一些单位来函反映职称评定工作中出现了标准不易掌握的问题 我们正在综合各地情况 准备召开专门的会议研究解决 希望各单位总结前段工作 为会议研究解决这一问题准备材料 会议召开的时间 地点另行通知 13 歧义 父在母先亡 我市部分区县局领导班子成员表示拥护十八届三中全会的各项决定 各街道的正副书记携带有关文件 于9月25日前来报到 14 他借我五百元钱 幼儿园领导采纳了两个小朋友的建议 孩子们非常喜欢离休干部张爷爷 一来到这儿就有说有笑 十分高兴 我真担心他说不下去了 15 二 凸现 公文主题的品质 公文主题是公文的灵魂 写出 写对 写到位 公文的写作是以所办之事为中心 是要解决好办什么事 如何办事的问题 所以公文的主题 其实就是办事的主题 就是拟办事情的中心意图 16 第一 公文的主题一定要明确 为谁 向谁 表达 传达 什么 第二 公文的主题要集中 文主于意 而意多乱文 魏际瑞 17 如何体现主题 意在笔先 杜牧 苟意不先立 止以文彩辞句绕前捧后 是言愈多而理愈乱 苏轼 三了说 了然于心 了然于口 了然于手 戴表元 三番来者 老一套 表层化 有新意 深入到事物的本质 把握事物规律 精彩独到的见解 18 一看主题是否突出 街道部分干部下海经商 主旨是要表达街道干部勇于开拓的精神 可是文章远远地从街道机构改革写起 用了整整一页纸 叙述街道如何按照区里关于精简机构的方案 拟定了街道改革方案 又如何实施方案 将14个处室合并为8个处室 由此而精简下来14名干部 成立了街道服务劳动公司 经起商来 19 关于请求增加培训经费的请示 按照上级精神 我园技工考核前的培训工作已经全面展开 经统计 全园职工456人 技工278人 占总人数的61 其中技术工人中共有35个工种 主体工种7个 包括绿化花卉56人 电工36人 营业员31人 餐厅客房服务员27人 厨师19人 司机8人 电话员7人 按等级划分 全园高级工8人 中级工247人 初级工23人 截至本月中旬 技工考前已培训198人 待培训80人 但是由于目前培训经费已逾3万元 突破了预算 使培训工作无法正常进行 特此要求增加1 5万元培训经费 以使考前培训工作顺利完成 20 二看引用的事例是否贴切 中小学公费医疗制度存在的问题 报销难 不少教师手中积攒了上千元的药费收据 因政府财政紧张 拖了一年多还报销不了 就医难 教师看病往往要跑10多里路 影响正常教学 公费变自费 有些学校采取医药费包干 每人每月发几元钱 除了几种大病 其余自己掏钱 叫自费公助 结果一些身体弱的老教师 自己掏的钱比 公费 还要多 21 三看主题是否得到提炼 我市吃喝风得到有效控制今年元旦 春节期间 我市认真贯彻中办发 2013 1号文件精神 严禁用公款吃喝送礼 全市各单位基本上刹住吃喝风 市交通局原打算春节前请有关协作单位来局里座谈 中午吃一顿午饭 学习文件后否定了原来的想法 改为局领导到有关部门登门走访 征求意见 市服务公司破除了以往年终总结大会中午午餐一顿的惯例 半天结束大会 会议讨论回到各基层单位进行 22 分类与归类 主题表现的技巧 我们部门有二十一个职工 就表现来看 可分为三类 小伙子 勇挑重担 积极好胜 毛手毛脚 忽热忽冷 大姑娘 手巧心灵 质量保证 既 娇 又 骄 干活磨蹭 老年人 技术全面 水保恒温 倚老卖老 反应迟钝 23 三 清晰 公文结构的外在显示 周易 说 言有序 一颗宝石跟一块普通石头的区别并不在本质 而在于分子的排列 结晶的方式 木炭和精钢钻是一样的 但在外观上和效用上 它们的差别可多远啊 珍珠所含的成分 没有一种是不能在最粗糙的蚌壳中找到的 英 约翰 巴洛兹 24 介绍某个对象的时候 常常是按照由外到里 由里到外 或者由上到下 由下到上 由左到右 由右到左 介绍某个人物的时候 常常是由过去到现在 或者由现在追溯到过去 介绍某个单位事迹的时候 常常要把事迹分成几个方面 在划分事迹类型的时候 常常是先政治 后业务 论说某个道理常常是在事理的平面开展的 比如 整体与部分 属性与关系 个别与一般 现象与本质 因果与条件 必然与或然等等 把握好结构规律 25 围绕重点展开叙述或论证 把握重点抓住要害和实质 少写过程性的东西 多写实质性的东西 详略得当 公文的结构中规中矩 重点突出 体现特色 26 5月4日下午3时许 市出租公司车队驾驶员李 的车子遭到歹徒袭击 罪犯用手枪顶住李 的头 命令他把车子开往东站 李 巧妙地骗过罪犯 将车子开往大运河畔的十字路口 李 机智地把车速从四档减到二档 悄悄打开车门 一踏刹车 飞身下车 高喊 抓坏人 抓坏人 此刻 歹徒狗急跳墙 向李 身子射去 打中他的右手 正在执勤的三中队交通民警江 听到枪声 立即赶到出事地点 突然又是一枪 江 同志头部中弹鲜血直流 他不顾伤痛 拼命追去 几分钟后 罪犯被团团围住 江 猛扑上去将凶手死死抱住 歹徒被当场缴枪抓住 关于表彰江 同志临危不惧勇擒歹徒事迹的通报 27 公文结构的形式 从外部形态 条款式 条例 章程 分块式 总结 报告 从逻辑结构与时空结构 1 纵向结构 2 横向结构 3 纵横交叉结构 从具体的细分 1 总分型 2 并列型 3 层递型 28 第一 层次 结构的基本单位是层次 层次是指公文思想内容表达的次序 它是事物发展的阶段性 客观矛盾的各个侧面 人们认识和表达问题的思维进程的反映 层次又叫 意义段 结构段 它体现作者在写作时思想开展的步骤 立片言而居要 乃一篇之警策 陆机 文赋 结构的内容 29 第二 过渡与照应 过渡 是指前后内容间的衔接 多用具有承上启下作用的段落 语句 把文章前后的段落 层次连接起来 使其脉络清楚 文气流畅 过渡的形式有三种 过渡词 因此 可是 相反 总之 综上所述 由此可见等 过渡句 现将有关情况报告如下 照应是指文章前后内容的关照呼应 主要表现在首尾照应 主体内容照应 题文照应等方面 30 第三 标题 开头和结尾 2 市财政局发出紧急通知要求抓紧今年年底以前和明年一 二月份增收节支工作 1 局企业改革工作成效显著 31 报告类标题 简明概括 靓丽清新 对仗工整 32 四 斟酌 公文修改的品格 今年初 一位市领导在市股权分置改革工作会议上讲话 要求各有关部门 上市公司 证券公司的负责同志 既要高瞻远瞩 又要瞻前顾后 正式印发前 这位市领导将这句话改成 既要登高望远 又要瞻前顾后 这一改动 好在要求虽降低 但更加实事求是 文字不重复 读起来琅琅上口 使得句式内部结构一致 都是动宾式 33 米淘三遍沙粒少 文改数遍质量高千锤百炼出好钢 再三修改出华章 欣闻某教授执教50周年 特驰电祝贺 因事不能赴会 鉴谅 苏步青 欣闻某教授执教50周年纪念会召开 谨此电贺 本人因事未能躬临盛会 为歉 苏步青 34 表现在句子上 提法不够分量 就换上更贴切的语句 在一个段落中 某项工作需要突出 就把原稿上的意思扩充起来 使之更加突出 在说理上 不够清晰 就要反复修改 使道理不断深化 准确表述思想内涵 须不断琢磨 35 文章的思想内容是否有意义 思想是否深刻 内容是否充实具体 中心是否突出 材料有无多余或不足 主次 详略是否恰当分明 行文是否处处扣住中心 条理层次是否清楚 结构是否完整 布局是否恰当 前后是否照应 各部分之间的联系过渡是否连贯自然 有无错别字 错用的标点符号 不贴切的用词 不通顺或表达不明的语句 语言是否准确 鲜明 简洁和生动 36 二 机关常用公文的写作规范 2012年4月16日 中办 国办印发 党政机关公文处理工作条例 党政机关文种规范为15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 37 一 请示 请示是向上级机关请求指示 批准时所使用的一种文种 凡是下级机关向上级机关请求指示 批评 帮助的事项 均应以请示行文 38 报告和请示的区别 1 性质不同 报告的内容是下级机关向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 并不要求上级批复 请示的内容则是下级职权范围内无法解决 无权解决或不知如何解决的 必须由上级机关予以批复 2 时间不同 报告行文的时间较为灵活 可以在事中 事后行文 而请示必须在事前行文 不能 先斩后奏 3 容量不同 报告的内容一般较多 即使是一事一报的专题报告 内容也较为详尽 具体 容量较大 请示则必须是一事一请 内容单一 容量较小 39 关于区教育局校办企业管理科更名的请示报告区委 区政府 区经委 经局务会议讨论通过 决定将局校办企业管理科更名为 区校办工业总公司 原该科科长张 同志任总经理 以上请示如无不当 请即批复 区教育局2015年六月九日 此件抄送 区政府各部门 区属校办企业 40 关于东方大学避免遭受污染的请示XX市人民政府 东方大学附近有发酵厂和液化煤气厂 由于技改没达标 排放有毒气体 严重危害师生员工和附近居民健康 学校去年8月曾备文请示 至今已过去10个月 仍未解决问题 请尽快研究批复 东方大学办公室二0一三年六月二日 41 关于将东方大学附近的发酵厂和液化气厂迁往郊区的再请示XX市人民政府 东方大学附近的发酵厂和液化煤气厂 隔几天就排放大量有害气体 最近几年两厂虽也做过不少技改 但收效不大 特别是去年8月我校备文请示 人民政府干预此事后 两厂领导都非常重视 抽调骨干与专门负责治理污染的有关单位 部门联合攻关 但时隔10个多月 仍未解决问题 近来 我们派人了解情况 并对周围空气进行测试化验 结果发现仍存在严重超标 不少教师 职工及附近居民 都对两厂提出抗议 矛盾有进一步激化的可能 为保障师生员工和附近居民的身体健康 确保教学和生产秩序的正常进行 维护社会安定团结 特再次发文 请市政府先责令其关闭停产 再尽快将两厂迁往郊区 妥否 请予批示 东方大学二0一三年六月二日 42 二 通知 通知的概念 通知是批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者遵守执行的事项 任免人员时使用的一种公文文种 43 通知接武宁区高校招生办公室通知 称今年5月8日 9日全国高等成人学校入学考试武宁区的试场安排在我校 据估计 今年来我校参加考试的考生有1000多人 约需第四教学整幢和第三教学楼的一 二层 鉴于我校地处武宁区 应予支持 同时又要保证学校的正常上课 拟同意武宁区高招办的要求 经研究决定 将5月8日上午的课程 调至5月7日下午 请各系通知有关课程的老师和学生 按调课时间上课 校长办公室二 八年四月八日 44 关于调课的通知各系 各单位 为满足全国高等成人学校入学考试安排考场的需要 经校领导同意 将5月8日 周六 上午的课程 调至5月7日 周五 下午进行 原形势学习课调至5月8日 周六 上午 安排在学生宿舍进行分组学习 讨论 请通知全体师生员工 并切实做好调课准备工作 特此通知 校长办公室二 八年四月八日 45 关于转发 关于印发的通知 的通知各县 市 区民政局 市局各直属单位 现将 市消防安全委员会 关于印发的通知 转发给你们 请各县 市 区民政局从即日起至党的十八大闭幕期间 在本系统部署开展火灾隐患集中排查整治行动 行文意图 切实保障养老院 儿童福利院 敬老院 托老所等社会福利机构入住老人 儿童的生命安全 严防各类安全事故发生 行文目的 局属各单位认真对照附件1逐项检查 执行要求 确保全市民政系统安全生产形势稳定的良好局面 行文目的 局属单位于8月5日前将附件1报局工会 执行要求 各地要及时总结检查的情况 对存在的问题进行整改 市民政局将对局直属单位开展消防安全检查 对各县 市 区民政局相关情况进行督查 对发现存在重大安全隐患的 除要求立即整改以外 将严肃追求相关人员的责任 市民政局 盖印 二 一二年七月二十四日 46 行文目的 行文依据 行文意图 执行要求 行文目的指发文所要求达到的效果 行文依据可以是法律文件或者是事实情况 行文意图指的是发文机关要求收文机关所要做什么 执行要求是收文机关该怎么做 47 关于转发 全市党的十八大保卫消防安全检查治理方案 的通知各县 市 区民政局 市局各直属单位 从即日起至党的十八大闭幕期间 为确保全市民政系统安全生产 形势稳定的良好局面 切实保障养老院 儿童福利院等场所居住人群的生命安全 严防各类安全事故发生 行文目的 本局决定在本系统部署开展火灾隐患集中排查整治行动 行文意图 现将 市消防安全委员会 关于印发全市党的十八大保卫消防安全检查治理方案的通知 转发给你们 行为依据 请各县 市 区民政局 市局各直属单位做好相关检查工作 总执行要求 48 局属各单位认真对照附件1逐项检查 及时总结检查的情况 对存在的问题进行整改 于8月5日前将附件1报局工会 具体要求 市民政局将对局直属单位开展消防安全检查 对各县 市 区民政局相关情况进行督查 对发现存在的重大安全隐患的 除要求立即整改以外 将严肃追求相关人员的责任 具体要求 市民政局 盖印 2012年7月24日 三 函 函的概念 函是不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项时所使用的一种文种 函的特点 广泛性 多样性 灵活性 函的注意事项 正确使用函这种文种 规范使用标题 使用规范化简称 函告事项明确 精炼 一函一事 语言得体不过分客套 使用程式化书面结尾 公函 大学校长办公室 首先 我们以 省财政学校的名义 向贵校致以亲切的问候 我们以崇敬和迫切的心情 冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题 事情是这样的 我校开办不久 师资力量比较差 最近 我们经与 学院磋商 决定派 位年轻教师到该院旁听进修一年 但由于 学院房源紧张 我校几位进修教师的住宿问题 虽与该院有关部门多次协商 仍得不到解决 然而举国上下 齐头并进 培养人才 时不我待 我校几位教师出省进修学习机会难得 时间紧迫 任务繁重 要使他们有效地学习 则住宿问题是亟待解决的 为此 我们在进退维谷的情况下 情急生智 深晓贵校府高庭阔 物实人齐 且具有宽大为怀 救人之危的美德 于是 我们抱着一线希望 与贵校商洽 能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件 但不知贵校是否有其他困难 如有另外的要求和条件 我校则尽力相助 若贵校对于住宿一事能够解决 我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作 如辅导和批改作业等 这样可以从中相得益彰 我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢 以上区区小事 不值得惊扰贵校 实为无奈 望谅解 并希望尽快得到贵校的答复 此致敬礼 省财经学校 公章 二 二年八月一日 54 四 简报 信息 简报是各机关 团体 企事业单位用来反映和沟通信息的一种文书 简报的名称很多 如工作简报 情况反映 内部参考 信息 动态等等 在工作实践中简报的使用范围非常广泛 内容也日趋多样 当代社会是信息社会 简报已成为各机关 团体和企事业单位上下左右之间传递信息的重要手段 它简便灵活 可以定期也可以不定期 人们又称它为 内部报刊 简报要做到 五不 不迟报 不瞒报 不误报 不乱报 不漏报 55 简报 信息 的特点 真 简 新 快 56 第一 信息标题应当准确贴切 凸显价值 例1 全国公安交管部门 清网行动 成效显著 今年新发亡人逃逸案九成告破 全国公安交管部门 清网行动 成效显著 今年新发致人死亡逃逸案九成告破 57 例2 公安分局破案神速慰民心 锦旗致谢表安心 破案神速慰民心 锦旗致谢表安心 安心 不是直接 主动地表示的 而是间接 被动显示的 58 第二 主旨应当准确实在 反映本质 例1 为进一步加强特警队伍建设 磨练队员意志品质 锻炼队伍反应和野外生存能力 培养队员克服困难 团结协作 吃苦耐劳的优良作风 提升队员的综合素质 提高队伍的整体战斗力 3月29日 市公安局巡特警支队特警大队开展了为期一天的野外拉练生存活动 59 例2 为了解决突出问题 化解矛盾纠纷 扶贫帮困 进一步提升公安机关服务民生水平 密切警民关系 增进人民群众对公安工作的理解与支持 站前派出所认真贯彻落实分局 百乡千村万户大走访 活动的安排部署 积极深入社区开展大走访活动 4月7日下午 站前派出所所长 教导员带领全所民警深入五个社区进行走访 一行首先来到住在车站坪231号的残疾人李 家中 对李 嘘寒问暖 并送上慰问金200元 令其感动不已 之后 又陆续走访了确定帮扶的智障人员刘 孤寡老人蔡 残疾人高 特困户刘 等四位特困户 均送上慰问金200元 60 五 情况调研 情况调研 又称调查报告 是根据调查研究成果写出的有关书面报告 它是整个社会调查研究过程的全面总结 是社会调查研究成果的集中体现 61 情况调研的特点 针对性 实证性 时效性 领导机关 决策机关 职能部门 真实 具体 准确 及时提出和解释社会现象 解决社会问题 回答人们关心问题 62 情况调研主要在调查上 七份调查 三份写 调查报告三忌 一忌 道听途说 二忌 主观臆断 三忌 一叶障目 责任伦理与城市居民的家庭养老 以 北京市老年人需求调查 为例 家庭养老 通常认为是指家庭所具有的让老年人 按现有的说法 老年人通常被界定为60岁以上的人口 通过家庭 特别是子孙后代 的赡养 这样的赡养通常包括经济支持或给予物质生活资料 日常生活的照顾和精神慰藉三个方面 并且通常被认为是由老年人的配偶或子女所提供 安度晚年这样一种功能 对于家庭养老 国外主要是从 理性经济人 的视角给出解释 比如权威和协商论 Powerandbargainingmodel 认为老年父母从子女或其他家庭成员中获得的支持的程度与其对资源 如家庭财产 的控制有关 理论支撑 随着社会经济的发展 老年父母对经济等资源的控制有下降的趋势 其权威因此大为削弱 他们从子女或其他家庭成员处可获得的支持也减少 互助论 mutualaidmodel 亦认为 家庭成员之间存在着广泛的互助与各种非自愿交换 这种互助与交换涉及很多方面 如照看孩子 帮做家务 购买物品以及其他的资源共享等 父母之所以能得到其子女的支持 是因为他们自己也正在向家庭成员提供这方面的支持 而合作群体论 Corporategroupmodel 指出 不同的家庭成员间 尤其是代际之间 存在着有效的利益共同性 家庭成员之间的关系犹如合作群体 跨越时间的契约是可以保证得以实施的 在家庭这样的合作群体里 父母向他们的子女投入时间 精力 金钱和情感 是希望当他们年老的时候 能从这种投资中获得他们应有的回报 家庭支持 费孝通教授的 反馈模式 当然 真正对家庭养老研究产生较大影响的则应推费孝通教授在1983年提出的 反馈模式 他指出 在西方社会 子女没有赡养父母的义务 但在中国 子女在赡养自己父母方面却有义不容辞的责任 用公式来表示 西方的公式是F1 F2 F3 Fn 中国的公式是F1F2F3Fn F代表世代 一箭头代表抚育 一箭头代表赡养 在西方 甲代抚育乙代 乙代抚育丙代 是一代一代接力的模式 简称 接力模式 在中国 是甲代抚