提升企业效能的核心竞争力时间管理PPT课件

1 先談一個真實又寓言的現代故事 美國落磯山 東 西兩面山脈 羊與狼 競爭生存的環境系統啟示 2 時間管理課程綱要說明 一 現代企業的九項管理二 項目與管理的重要性三 時間管理與管理時間四 時間壓力與自我評測五 時間與工資價值替換六 四十項浪費時間原因 七 時間象限與自我診斷八 時間管理三個成功點九 時間管理的邏輯方法十 時間管理的20種方法十一 用數位做時間管理十二 結語 3 一 現代企業的九項管理 4 企業核心競爭的九個項目管理 1 範圍管理scope2 風險管理risk3 時間管理time4 費用管理cost5 人資管理hr6 質量管理quality7 信息交流管理communication8 採購管理procurement9 知識管理km 5 時間管理 質量管理 採購管理 費用管理 風險管理 信息管理 範圍管理 知識管理 人資管理 6 二 項目與管理的重要性 7 顧客要求 顧客滿意 管理職責 管理職責 資源管理 測量分析改進 產品實現 產品 輸入 輸出 產品或服務持續改進 時間管理 8 1 以顧客為關注焦點2 領導作用3 全員參與4 過程方法5 管理的系統方法6 持續改進7 基於事實的決策方法8 與供方互利的關係 IN OUT 八項質量管理原則 時間管理 9 三 時間管理與管理時間 10 何謂時間管理 在一定的時間內 完成一定要做的事情 1 項目的定義2 活動的排序3 活動持續的時間計算4 時間管理進度表5 程序的控管6 補救的緊急計畫 11 讓我們抬起手問自己時間是啥 時間是生命時間是金錢時間是價值時間是效果時間是效率時間是效能 12 時間 效果確定期待的結果 效能以最小代價或浪費獲得最佳期待結果 效率以最小代價或浪費獲得預期結果 13 時間管理的目的性 時間是一種珍貴的資源 具有消失性與不可以追溯性 企業花費時間是一種有價值的投資 是成本費用 必須用創收回饋 因此 個人與企業必須做好時間管理 14 时间管理与项目生命周期 概念和建议 发展 执行 终止 验证 完成阶段 中间阶段 启动阶段 15 效果 效率 效能 時間 腦動力 體動力 16 請先回答兩個時間管理的問題 如果一個公司的金錢可以隨便花用 這個公司會怎麼樣 那麼 如果一個公司的時間隨便浪費掉了 這個公司會怎麼樣 請想一想 您最後一次審查您的時間分配 是在什麼時候 您有做時間分配的思考嗎 17 四 時間壓力與自我評測 評測時間為十五分鐘請選擇是或否 18 如果您回答第一部份總合結果為 00 05個 是 您的個人效率是80 只要稍微調整一下就好了 05 15個 是 您的個人效率是65 某些方面要進行大的調整 16 20個 是 您的個人效率是50 您的潛力有一半還未發揮 21 40個 是 您的個人效率是20 您準備怎麼辦呢 在第二部分如果您有12個 是 我們自己要反省一下對時間安排方面有何問題 19 五 時間與工資價值替換 20 企業缺乏時間管理的綜合現象 所有的事務總是在最後一分鐘趕進度 會議多如牛毛 會而不議 議而不決 決而不行 每天毫無所獲的打發浪費掉 會議變成領導者或是管理者的發表會 不聽職工的第一線聲音 對於大事情和小事情 採取同樣的處理和對待 大事情和小事情因為沒有優先等級 因為力量不集中 所以 大小事情都同樣的效率低落 21 時間是金錢 您的工資如何計算 月工資1500元 您每小時鐘工資是多少 1500元 30天 50元 天 8小時 6 25元 時 1500元 22天 68元 天 8小時 8 52元 時您的小時工資 公司的 房租 水電 電話 文具 網絡 稅金 公關 折舊 分攤 午餐 飲水 管理等費用 公司一小時約支付您15 30元的小時工資 22 領導者或是管理者要管理時間 您作為領導者或是管理者 您對您的職工在時間運用上 滿意嗎 您給您的職工作了什麼管理時間的示範 權力來自責任 來自能力 您會管理時間嗎 23 主管及職工要時間管理 如果每天08 30上班 您必須07 00出門 在交通途中 您做了什麼 想想 您進公司後 您做了什麼 您有記事本或是電子文檔管理時間與工作進度嗎 您有對時間管理做過建議嗎 24 六 四十項浪費時間原因 25 下面有40項浪費時間的原因 思考探索一下您 是否有其中的錯誤行為 26 浪費時間 顯性與隱性 的40項原因 01 打進或打出的無謂電話02 打擾者 突然而來的訪問者03 預約與臨時的會議04 內部或外部的爭吵及發火05 缺乏目標 時間或優先計畫的事務06 個人的無序性 桌面或文檔混亂 07 無效率的代表或委託人08 無用的試驗或測試 27 浪費時間 顯性與隱性 的40項原因 09 同一時間有太多想法 嘗試太多10 對時間有不現實的期望值11 無效的通訊 網絡 電話 手機 傳真 12 下屬的訓練與發展不夠充分13 對事拖延 猶豫 歡喜做白日夢14 不會說 不 15 努力不夠徹底 或者是改變努力16 太重視細節 在枝微末節上計較 28 浪費時間 顯性與隱性 的40項原因 17 員工數額不足 員工工作不力18 內部或外部閒話太多19 缺少自律精神20 保持優越感 不信任他人21 錯誤的傾聽22 缺少正確的反饋23 個人問題 本位主義的爭執24 產生焦慮與恐慌性 29 浪費時間 顯性與隱性 的40項原因 25 執行不充分的計畫 錯誤變更計畫26 無謂或過多的等待27 記憶錯誤28 判斷的失誤29 對結果或行為的迷惑30 過於疲勞對事務產生討厭感31 責備無關事務的其他人員32 過多壓力產生緊張 30 浪費時間 顯性與隱性 的40項原因 33 使用不充分的工具及設備34 公司的策略錯誤35 不充分的登記系統產生錯誤36 閱讀過多的郵件或垃圾資料37 參與過多的外部活動38 對人 事 物不耐煩 草率39 先做了不應該做的事40 過度表現 爭取事務 影響效率 31 七 時間象限與自我診斷 32 急迫又重要的事 重要但不急迫的事 急迫但不重要的事 不急迫又不重要的事 1 2 3 4 時間管理的四個象限 33 時間管理的自我診斷 診斷自己的時間 自我紀錄留下痕跡 分析無效的時間 執行重點結果掛帥 排除浪費的時間 制度考核精算效益 34 時間管理的不良徵兆及解決方案 同時進行許多方案 似乎都無法完成顧慮其他事項 無法專心做手上事務工作被中斷時會憤怒每天感覺很累 事情做不完休閒 運動都沒有時間 請把工作排好優先順序只做必要且重要的事務只專心做完一件事務力求完整美好的做完手上事務心動 不如行動 35 全面時間管理的具體工作 用權責劃分來消除時間浪費現象為會議做好準備工作負擔不要集中過重要有監控工作進度的機制根據事情的重要性分配時間要有年 半年 季 月 週 日的工作計畫使用數位網絡做時間分配與管理 36 八 時間管理三個成功點 37 目標與責任 邏輯與方法 組織與流程 企業時間管理成功的三個中心點 38 說說您企業和個人的目標與責任 願景 vision 使命 mission 目標 glob 策略 strategy 計畫 plan 執行 action 39 崗位責任制 業務流程化 企業職工時間管理的組織與流程 40 談談您現在的企業組織架構 科層式組織扁平化組織矩陣式組織蜂巢式組織混合型組織 41 談談您現在的企業業務流程 有業務流程嗎 這個流程是誰定的 業務均照流程運作嗎 中間有困難點嗎 流程是否與知識管理系統結合 您滿意目前的流程嗎 42 九 時間管理的邏輯與方法 腦動力需要智慧 邏輯與方法是智慧的鑰匙 您 參考參考好嗎 43 Plan計畫 Do執行 Check檢查 Action再行動 美國管理學大師 戴明的P D C A理論 FEEDBACK 44 自變項與依變項 因 果關係 完成目標 起始作為 a b c d e f g 甲 乙 丙 丁 戊 己 庚 辛 A B C 時間管理的魚骨頭思維方式 45 思考 原因 變項 結果 有助時間管理的4M與4P 魚骨頭圖的思考啟示 46 大衛 伊斯頓的系統圖 input output Feedbackloop 47 開始 活動B 活動A 活動D 活動C 活動E 結束 時間管理的網絡流程圖 反饋 48 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ID 活動名稱 開始日期 持續時間 1 2 3 5 4 A B C D E 3 4 2 3 6 3 3 8 2 3 10 2 3 12 2 2003 3 2 2003 3 14 時間管理的甘特圖 橫道圖 49 投入 產出 效益 20 20 20 80 80 80 80 20法則節約時間管理 效果 利潤 成果 50 目的 兵力 時間 地點 手段 使命 狀況 分析 比較 結論 我國孫子兵法爭取時間的手段與方法 51 十 20種管理時間的方法 提供您作為參考技巧存乎一心 端視如何運用 52 精準時間管理的20種方法 大學 大學之道 在明明德 在親民 在止於至善 知止而後有定 定而後能靜 靜而後能安 安而後能慮 慮而後能得 物有本末 事有終始 知所先後 則近道矣 西諺 SETING THINKING DOING 53 精準時間管理的第1種方法 每天早上6 30起床 7 00搭公車 8 30上班 請問您做了什麼時間管理 張忠謀聽BBC新聞 閱讀 聽英語 激勵自己 思考本日工作的分配 執行與細節 54 精準時間管理的第2種方法 每日下午5 30下班 約晚間7 00返回住所 若預計晚間11 00睡眠 在這五個小時中 您做了什麼時間管理 車上聽英語 閱讀 檢討本日的時間分配與工作成果 訪友 約會 自我學習 55 精準時間管理的第3種方法 人必須勞動與學習才能有競爭力 必須有生涯規劃 才能循軌跡成功 不虛此生 您有長期 中期 短期 近期的生涯規劃嗎 有夢最美 希望相隨 掌控時間 追求成功 56 精準時間管理的第4種方法 仔細的想一想 您為何工作 在馬斯洛的需求理論中 您在那一層面 您有年度 半年 季 月 週 日 的工作計畫嗎 有目標才能計畫時間 才能管理時間 57 精準時間管理的第5種方法 要求自己要有計畫的使用時間 計畫必須與目標和結果掛勾 不會計畫時間的人 就是失敗的人 從現在開始 去實踐永遠不會嫌晚 58 精準時間管理的第6種方法 所訂定的目標 一定要明確 一定要具體 一定要有實現性 備多力分 要有核心 內圍 外圍 週邊的交友與處事分別 59 精準時間管理的第7種方法 去做一件事務 一定要有三先程序 重要急迫 急迫 重要 要善用時間象限 以價值 收益 時效為考量的基準點 不要忘記長遠的佈局就在近程的累積中 60 精準時間管理的第8種方法 要有量化時間的分割能力 學會切割時間 學會切割自己的情緒 學會切割自己的心 了解見人說人話 見鬼說鬼話的精義 針對重點 分割使用時間 61 精準時間管理的第9種方法 採用光譜的高低頻率 確定每天要做事情的強弱度 明確輕重緩急 可以使用的7分法 排好工作與時間的順序 62 精準時間管理的第10種方法 使用左 右手筆記登錄法 找出時間的爭取點 節約時間 左手 右手 1 2 3 4 5 6 7 8 WhyWhatWhenWhereWhohow 5w 1h 63 精準時間管理的第11種方法 問一下自己 自己最佳的生理時鐘是在何時 您有沒有考慮 將自己最佳的時段 放在處理最佳的事務方面 請紀錄自己的生理情緒指標 您會找到最佳的自我 64 精準時間管理的第12種方法 做好的事情 比把事情做好更重要 領導是做對的事情 而管理是把事情做對 好的事情是有高效率的 而把事情做好 只是有效率的 65 精準時間管理的第13種方法 要使用排除法 來決定時間的運用 可以使用正面表列 或者是負面表列的方式 決定時間的使用順序 正面 什麼可以 負面 什麼不可以 66 精準時間管理的第14種方法 佔取具策略的有利位置 用策略來經營時間 而不是用時間來經營策略 常常想到1 2 3 4 5 因為它是一種順序的過程 67 精準時間管理的第15種方法 常常使用二分法的技巧 分析誰重誰輕 因為 事務是許多部分組成的 在分割評量中 取重中之重的做 記住 切開是為了整合 如果切開了無法整合 那就不要貿然行動 68 精準時間管理的第16種方法 一定要貫徹說 不只是要會說 更要身體力行 面子不是麵包 太多的面子 會讓您疲累不堪 而且毫無效率 69 精準時間管理的第17種方法 要有循環思考的空間 不要一成不變 無謂的嘗試是愚笨的 但是不嘗試 哪裡會有創新 如何抉擇 請用循環思考 70 精準時間管理的第18種方法 請善加利用他人的智慧 來節約時間 智慧人 利用團隊 聰明人 利用他人 庸才者 利用自己 這個條件請運用在時間管理上 有些人比自己會做的更好 71 精準時間管理的第19種方法 權力來自責任 責任來自能力 能力管理時間 逐級下授 分層負責 利用樹木的導管與篩管原理 做好時間的分層管理 72 精準時間管理的第20種方法 請善用數位化的資訊 用數位化來做時間的輔助管理工具 把事務簡單化 把時間簡單化 簡單的東西才有長遠的發展 觀察 思考 邏輯 要透視時間 要站在時間之外 73 十一 利用數位化的觀念做時間管理 如何資源均衡與時差應用 74 資源均衡 時間是一種稀有的資源 利用數位化的輔助工具 主要是在項目進行時 把稀有的時間資源分配給最重要關鍵的線路上 因此需要一個精準的執行計畫與彈性的分配 使資源可以做準確的調度 在整個時間總量不改變的情況下 能夠均衡的使用分段的時間 如此才可以事半功倍 75 時差運用 時差度量 總時差為活動的最晚與最早時間 在不影響總時間前提下 允許活動時間所做的調整 自由時差在不影響最後結果的時間下 對活動所進行的時間調整與改變 76 時間分析技術的兩種方法 關鍵線路法CPM COMMUNICATION PLAN METHOD 根據活動的依賴關係 和確定的持續時間估算 計算項目的最早開始和最晚結束時間及差時 因此而決定關鍵線路 CPM的核心是計算時差 確定哪些進度安排靈活性是最小 計畫評審技術PERT PLAN ESTIMATE REVIEW TECHNOLOGY 利用活動的邏輯關係 估計時間的 最樂觀值 最可能值 最延遲值 將三值加權平均 求出一個時間的確定值 77 PERT 活动工期的计算 每个活动的平均工期 乐观的 4 最可能的 悲观的 6每个活动的标准差 乐观的 悲观的 6每个活动的方差 2 乐观的 悲观的 6 2 78 PERT 活动工期的计算 项目的工期 是关键路线上每个活动平均工期的和项目的方差 是关键路线上每个活动方差的和 项目的标准差 是项目方差的平方根 79 标准差 正态曲线 项目平均工期13 50天 3个标准差内包含99 73 从10 3到16 7天 80 衛星遠程培訓的時間管理 南方衛星公司 渠道商 與新加坡華點通公司 內容商 決定商用培訓頻道02 4 19正式開播 新加坡華點通公司面對自我傳輸設施 講師 課程 市場 銷售五類 在02 2 19啟動 您是華點通的總經理 如何規劃時間程序 81 美國生化基因公司個案探討 主動積極管理協調建立超級價值網 82 對於必須自行發明 透過創新刺激成長的公司來說 營運範疇的決定就特別重要 位於美國麻塞諸塞州 日內瓦設有總部 的生化基因公司 從研發實驗室轉行為企業時 就面臨了 選擇營運範疇 的急迫問題 本個案研究 即提共他卓越的決策 83 1978年 由歐美生物學家在日內瓦 成立了生化基因研究室 公司 企業宗旨是 利用人類基因 改變人體健康 1982年 該公司發現 干擾素 bate 1 a 人體自生蛋白質 可以阻止細胞分裂 協助免疫系統抵抗病毒 治療多發性硬化症 multiplesclerosis MS 多發性硬化症 會侵襲中央神經系統 全球100萬患者 1994年 生化基因公司 通過三階段試驗結果 生產出新藥AVONEX 功能強及具有少的副作用 勝過1993年其他公司所生產的同質藥品BERLEX 但是 生化基因公司當時總營收只有一億四千萬美元 總獲利率不佳 無法快速 有效生產與行銷 如果超過市場先機時效 同質藥品快速上市 就會失去先期的高獲利率 請問您 生化基因公司該怎麼辦 營運範疇如何決定 84 競爭對手背景分析 同質性藥品berlex 貝力斯 是由CHIRON 開隆 公司生產 副作用高 療效慢 在1993年快速批准生產上市後 生產雖然不充分 只能提供市場1 4病患使用 但是 市場佔有率是100 為了分配市場 CHIRON公司採取 醫生 病患 抽籤分配制 造成醫生與病患忿忿不平 該公司完全量產 要到1995年底 請問 開隆公司的優缺點 請說明 對生化基因公司的啟示 您如果是生化基因公司老總 該如何 85 生化基因公司價值網小組做法 大量生產新藥藥品配置必須乾燥冷凍 保持低溫包裝及貼標籤 含內部包裝 配送給零售商 醫生和病患售後合作與後續銷售您答對了嗎 86 生化基因公司價值網運作 藥品配置 賓凡尼實驗公司為合作夥伴 該公司與幾家大藥廠有合作生產協議 包裝和標籤 與包裝協調公司合作 機器新的小型公司 儲存和配送 與生技公司安進配送中心合作 該中心離機場和優比速公司很近 冷凍分裝設備新穎 有自動每小時監測溫