集团综合办公室职务说明书

吉运集团综合办公室职权综合办公室受常务副总裁领导，直接向常务副总裁报告工作。1. 部门职责（1） 日常办公事务管理企业各种日常办公事务的计划、组织、协调与控制会议的组织、协调，会议内容的记录与传达（2） 办公物品及设备管理 负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度负责办公物品及设备的采购事宜办公物品的保管、发放、使用办公设备的日常保养与故障维修（3） 文书资料管理印信、证照的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理。企业各种档案、书刊的建档、保管、借阅。做好文书资料以及内部信息的保密工作。（4） 人事日常事务管理员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作。员工入职、离职过程中与行政相关的手续办理。员工暂住证、就业证等的事项办理。组织员工开展各种形式的活动。（5） 后勤保障事务管理企业环境绿化、卫生和厂区及宿舍财产、员工安全管理。企业员工食堂、宿舍的日常管理。维持企业水、电等动力系统的正常运行及相关设施维修。企业日常安全保卫及消防管理。（6） 对员工生活福利、安全保健等方面的管理保健管理：员工保健规章的制定。定期保健体检的实施。特约或定点医院的选择。特约或定点医院的联络。处理工伤事故。福利管理：员工福利制度的制定，并经批准后实施。福利制度的研究、修订、改进等事项。福利事项的办理。福利工作总结、分析和改进。退休、抚恤制度的制定及办理。（7） 公司公共关系维护和改善工作：内部公共关系的建立和维护。企业对外宣传、外部公共关系的建立和维护，包括与政府、同行、社区、媒体等的公共关系。来客接待事宜管理，包括前台接待、客人来访登记与迎送等（8） 车辆管理办公车辆的调度管理安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作对司机人员进行安全驾驶教育、考勤等日常管理（9） 行政稽查。建立各项规章制度。检查实施情况，促进各项工作规范化管理。（10） 行政开支成本控制。编制企业年度行政费用预算并监督实施按照企业年度费用预算，严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围，按月分摊各项费用（11） 其他相关职责2、部门权力（1） 依照制度，对稽查中发现的问题实施处罚的权力。（2） 依照制度，按规定程序，实施其他单位提请的处罚建议。（3） 对部门内部员工考核的权力。（4） 部门内部员工聘任、解聘的建议权。（5） 部门内部工作开展的自主权。（6） 要求相关部门配合相关工作的权力。（7） 对公司车辆管理、调配使用的权力（8） 其他相关权力。吉运集团综合办公室岗位设计范本编制管理制度制度建设行政事务主管工作检查监督办公费用控制日常事务管理出差管理 综合办公室主任常务副总裁车辆管理接待管理文书管理文书起草会议室管理会务服务综合办公室副主任会议资料资产及后勤主管清洁绿化管理办公设备维护安全保卫管理房屋租赁管理物业管理通讯电话管理宿舍管理水电管理办公用品采购打字复印行政秘书文书工作商务接待董事长专职司机办公用品发放档案管理图书、报刊管理文件发放接待专干董事局主席秘书室主席日程安排办事员收文管理机动司机文书工作外部文件取送物业维修电话传真管理文书工作会议服务总裁日程安排常务副总裁秘书室集团网站管理电话传真记录会议服务、接待党委文件收文吉运集团综合办公室主任职务说明书岗位名称综合办公室主任所属部门综合办公室直接上级常务副总裁直接下级副主任、行政事务主管、秘书、司机任职条件1、学历、专业知识专科及以上学历，企业管理、行政管理、人力资源管理及中文等相关专业2、工作经验5年以上大、中型企业行政、办公室工作经验，并具有3年以上主持办公室工作经历。熟悉现代企业行政管理、公共关系模式，掌握企业内部事务处理及企业外部公共关系处理的方式、方法。3、基本技能和素质知识素质高，知识面广，知识结构合理。具备先进的企业管理理念和行政事务管理方法。善于沟通，具备出色的组织协调能力及分析判断能力和事务处理能力。具备较强的观察能力和应变能力。品格高尚，道德素养好。具有较强的文字能力，有较强的计划、控制能力。熟练进行公文处理。4、个性特征性格温和，有耐性，主动积极，乐观，乐于助人。忠诚守信，工作严谨，敬业、责任心强，具有团队合作精神。喜好学习，虚心钻研业务工作内容1、制定行政管理制度负责组织编制各项行政管理规章制度，经公司常务副总裁批准后贯彻执行。负责对各项行政管理制度的执行情况进行监督和检查2、行政性财产物资管理制定低值易耗品和行政性固定资产管理制度。依据各部门提供的所需办公设备及用品的申请表，统一协调，并安排人员购买。组织对公司行政性财产物资进行登记、造册，定期进行盘点，并负责办公用固定资产的维护和保养3、车辆调度管理公司行政车辆的调度，协调各部门的车辆使用安排好办公室车辆的日常维护、保养及司机的日常管理工作，建立企业车辆和司机档案控制公司的交通费用4、内外关系协调安排每月总裁月度例会及其他各种日常会议，协调总裁和公司各部门的工作，上传下过，协助相关部门开展相关重大活动协调与政府有关主管部门和与行业有关管理机构、协会、商会及其他有关企业的关系，并安排有关人员出席各种会议。妥善安排外来人员的接访与接待工作5、后勤保障工作根据企业的年度工作计划，组织、协调、安排公司的后勤保障工作，包括集体宿舍管理、办公环境卫生管理、通信管理、职工生活管理等组织对公司的安全保卫、消防、环境和卫生进行统一管理，确保公司生产经营安全、顺利地进行6、文书档案管理制定公司的文件管理制度，根据管理制度制定年度文件编码，并组织相关人员对企业文件、进行建档、保管。草拟、审核公司的重要文稿，包括月、季、年度工作计划和总结报告等。及时处理重要来往公文、电、信函，督促、检查领导批示，审核和修改充企业名义签发的有关文件公司印章、法人章和办公室印章管理负责公司图书室的管理工作，对图书建档，保证正常借阅7、资产和物业管理负责公司及各分支机构基础设施的出租、租赁等工作负责公司机关的物业管理工作，包括各种设施、设备的维护和保养工作8、行政费用控制负责编制企业年度行政费用预算并监督实施按照企业年度费用预算，严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围，按月分摊各项费用9、部门内部管理负责本部门员工的配备、选拔工作配合人力资源部组织部门技能培训，指导下属人员的工作配合人力资源部对本部门所属人员进行业绩考核权责范围1、权力根据公司发展需要，研究制定修改有关行政管理制度，并进行监督检查落实的权力。根据公司各部门需求，有对公司车辆、电脑等固定资产进行调配使用的权力。部门内部工考核的权力；部门内部员工聘任、解聘的建议权。对不符合国家政策、法规和违反公司规章制度的经营行为，有提出终止的权力。部门内部员工作开展的自主权。要求相关部门配合相关工作的权力。其他相关权力。2、责任对公司行政管理工作负领导和组织责任对公司行政管理制度的建立健全负领导和组织责任。对公司公文收发及时率，公文格式的正确负领导责任。对会务组织工作负领导和组织责任。对后勤管理和保障工作负领导和组织责任。对公司资产管理工作负领导责任。工作关系（1） 向谁报告工作：常务副总裁（2） 监督：各职能部门及各分支机构（3） 指导：各下属部门办公室（4） 合作者：各部门领导（5） 外部关系：各有关管理单位、合作单位公共关系工作环境1、 办公室2、 工作环境舒适3、 无职业病危害身体条件1、身体健康2、能承受高强度工作3、能承受较大精神压力吉运集团综合办公室副主任职务说明书岗位名称综合办公室副主任所属部门综合办公室直接上级主 任直接下级秘书、司机任职条件1、学历、专业知识专科及以上学历，企业管理、行政管理、人力资源管理及中文等相关专业2、工作经验3年以上企业行政、办公室工作经验，并具有2年以上办公室副主任以上工作经历。熟悉现代企业行政管理、公共关系模式，掌握企业内部事务处理及企业外部公共关系处理的方式、方法。3、基本技能和素质知识素质高，知识面广，知识结构合理。具备先进的企业管理理念和行政事务管理方法。善于沟通，具备出色的组织协调能力及分析判断能力和事务处理能力。具备较强的观察能力和应变能力。品格高尚，道德素养好。具有较强的文字能力，有较强的计划、控制能力。熟练进行公文处理。4、个性特征性格温和，有耐性，主动积极，乐观，乐于助人。忠诚守信，工作严谨，敬业、责任心强，具有团队合作精神。喜好学习，虚心钻研业务工作内容1、行政性财产物资管理制定低值易耗品和行政性固定资产管理制度。依据各部门提供的所需办公设备及用品的申请表，统一协调，并安排人员购买。组织对公司行政性财产物资进行登记、造册，定期进行盘点，并负责办公用固定资产的维护和保养2、车辆调度管理公司行政车辆的调度，协调各部门的车辆使用安排好办公室车辆的日常维护、保养及司机的日常管理工作，建立企业车辆和司机档案控制公司的交通费用3、内外关系协调安排每月总裁月度例会及其他各种日常会议，协调总裁和公司各部门的工作，上传下过，协助相关部门开展相关重大活动协调与政府有关主管部门和与行业有关管理机构、协会、商会及其他有关企业的关系，并安排有关人员出席各种会议。妥善安排外来人员的接访与接待工作4、后勤保障工作根据企业的年度工作计划，组织、协调、安排公司的后勤保障工作，包括集体宿舍管理、办公环境卫生管理、通信管理、职工生活管理等组织对公司的安全保卫、消防、环境和卫生进行统一管理，确保公司生产经营安全、顺利地进行5、资产和物业管理负责公司及各分支机构基础设施的出租、租赁等工作负责公司机关的物业管理工作，包括各种设施、设备的维护和保养工作权责范围1、权力对后勤管理工作进行监督检查落实的权力。根据公司各部门需求，有对公司车辆、电脑等固定资产进行调配使用的权力。要求相关部门配合相关工作的权力。其他相关权力。2、责任对后勤管理和保障工作负领导和组织责任。对公司资产管理工作负领导责任。工作关系1、 向谁报告工作：办公室主任2、 监督：受主任委托，监督各职能部门及各分支机构3、 指导：各下属部门办公室4、 合作者：各部门领导5、 外部关系：各有关管理单位、合作单位公共关系工作环境1、 办公室2、 工作环境舒适3、 无职业病危害身体条件1、身体健康2、能承受高强度工作3、能承受较大精神压力吉运集团综合办公室行政事务主管职务说明书岗位名称综合办公室行政事务主 管所属部门综合办公室直接上级主 任直接下级任职条件1、学历、专业知识专科及以上学历，中文、企业管理、行政管理、人力资源管理等相关专业2、工作经验2年以上企业行政、办公室工作经验全面了解国内外企业行政管理的发展趋势和方向，掌握企业行政事务的处理办法。3、基本技能和素质有较高的知识素质高，知识面广。掌握先进的企业管理理念和行政事务管理方法。善于沟通，具备较强的事务处理能力。品格高尚，道德素养好。具有较强的文字能力，有较强的执行能力。熟练进行公文处理。4、个性特征性格温和，有耐性，主动积极，乐观，乐于助人。忠诚守信，工作严谨，敬业、责任心强，具有团队合作精神。喜好学习，虚心钻研业务工作内容1、编制企业各项行政管理制度并报领导审批后组织执行2、对公司各分支机构的行政管理工作进行检查和监督3、接待客人的来访，并根据被访人员的意见安排会谈事宜4、安排领导、员工和出差、商务旅行事宜，包括订票、住宿预订等相关事宜5、负责年度、季度、月度的行政后勤、治安保卫等相关工作计划6、根据办公室主任宾安排，列席会议，按领导意见和安排负责会议文件的起草工作7、负责公文、信件的收、发、转等日常事务处理工作8、对公务用车进行高度，并控制公务车辆的合理使用9、负责公司会议室管理工作，根据各部门需要，调配使用会议室权责范围1、权力对行政管理工作进行监督检查落实的权力。根据公司各部门需求，有对公司会议室进行调配使用的权力。其他相关权力。2、责任对行政管理工作负组织责任。对车辆和会议室使用工作负组织责任。工作关系1、 向谁报告工作：办公室主任2、 监督：受主任委托，监督各职能部门及各分支机构3、 指导：各下属部门办公室相关人员4、 合作者：本部门人员工作环境1、 办公室2、 工作环境舒适3、 无职业病危害身体条件1、身体健康2、能承受高强度工作3、能承受较大精神压力吉运集团综合办公室行政秘书职务说明书岗位名称综合办公室行政秘书所属部门综合办公室直接上级主 任直接下级任职条件1、学历、专业知识专科及以上学历，中文、企业管理、行政管理等相关专业2、工作经验1年以上企业行政、办公室工作经验了解企业行政事务的处理的基本办法，熟悉档案管理程序。3、基本技能和素质有较高的知识素质高，知识面广。品格高尚，道德素养好。具有较强的文字能力熟练进行公文处理熟练操作办公软件4、个性特征性格温和，有耐性，主动积极，乐观，乐于助人。忠诚守信，工作严谨，敬业、责任心强，具有团队合作精神。喜好学习，虚心钻研业务工作内容1、负责公司行政、党委等公文的印制、发放工作2、负责公司各类档案资料的管理、使用工作3、负责集团公司、各部门有关资料的复印工作4、负责公司报刊的订阅、发放工作5、根据办公室主任安排，起草有关会议通知等文件6、负责公司图书室管理、借阅工作7、负责公司办公用品的发放工作8、做好会务服务有关工作权责范围1、权力对各部门文件复印有监督管理的权力。其他相关权力。2、责任对公司图书负管理责任。对文件发放的及时性负管理责任。工作关系1、向谁报告工作：办公室主任2、指导：各下属部门办公室相关人员3、合作者：本部门及各部门有关人员工作环境1、 办公室2、 工作环境舒适3、 无职业病危害身体条件1、身体健康2、能承受较高强度工作3、能承受较大精神压力吉运集团综合办公室董事局主席秘书职务说明书岗位名称董事局主席秘书所属部门综合办公室直接上级董事局主席综合办主任直接下级无任职条件1、学历、专业知识专科及以上学历，中文、文秘、企业管理、行政管理等相关专业2、工作经验2年以上高级秘书工作经验受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理等方面的培训。3、基本技能和素质良好的时间管理能力。优秀接待公关礼仪。擅长撰写对内/外公文。较好的语言表达能力熟练操作办公软件4、个性特征工作细致认真，谨慎细心，有条理性、责任心强。具有很强的人际沟通、协调能力，具有团队合作精神。保密意识强。工作内容1、负责董事局主席办公室服务，包括董事局主席来往信件的整理、保管、办公室内卫生、绿化的管理工作2、按规定接听电话、记录信息、接待访客等3、负责公司级会议的记录和整理工作4、负责董事局主席的日程安排，为董事局主席接见访客做好预约工作5、负责及时流转董事局主席签批的文件6、负责公司网站的管理工作7、协助行政管理主管策划和安排公司大型活动8、完成直属上级交办的临时性工作权责范围1、权力董事局主席行程的安排权。董事局主席办公室的管理权。对公司会议决议内容的跟踪监督权。2、责任对公司网站负管理责任。对董事局主席批转的文件的及时性负管理责任。工作关系1、向谁报告工作：董事局主席、办公室主任2、指导：各下属部门办公室相关人员3、合作者：本部门及各部门有关人员工作环境1、 办公室2、 工作环境舒适3、 有一定职业病危害（复印机臭氧危害）身体条件1、身体健康2、能承受较高强度工作3、能承受较大精神压力吉运集团综合办公室副总裁秘书职务说明书岗位名称常务副总裁秘书所属部门综合办公室直接上级综合办公室主任直接下级无任职条件1、学历、专业知识专科及以上学历，中文、文秘、企业管理、行政管理等相关专业2、工作经验2年以上高级秘书工作经验受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理等方面的培训。3、基本技能和素质良好的时间管理能力。优秀接待公关礼仪。擅长撰写对内/外公文。较好的语言表达能力熟练操作办公软件4、个性特征工作细致认真，谨慎细心，有条理性、责任心强。具有很强的人际沟通、协调能力，具有团队合作精神。保密意识强。工作内容1、负责常务副总裁办公室服务，包括常务副总裁来往信件的整理、保管、办公室内卫生、绿化的管理工作2、按规定接听电话、记录信息、接待访客等3、负责公司级会议的记录和整理工作4、负责常务副总裁的日程安排，为常务副总裁接见访客做好预约工作5、负责及时流转常务副总裁签批的文件6、负责公司网站的管理工作7、协助行政管理主管策划和安排公司大型活动8、完成直属上级交办的临时性工作权责范围1、权力常务副总裁行程的安排权。常务副总裁办公室的管理权。对公司会议决议内容的跟踪监督权。2、责任对公司网站负管理责任。对常务副总裁批转的文件的及时性负管理责任。工作关系1、向谁报告工作：常务副总裁、办公室主任2、指导：各下属部门办公室相关人员3、合作者：本部门及各部门有关人员工作环境1、 办公室2、 工作环境舒适3、 无职业病危害身体条件1、身体健康2、能承受较高强度工作3、能承受较大精神压力吉运集团综合办公室接待专干职务说明书岗位名称综合办公室接待专干董事局主席专车司机所属部门综合办公室直接上级主 任直接下级任职条件1、学历、专业知识高中及以上学历，管理类等相关专业2、工作经验1年以上企业接待工作经验3年以上汽车驾驶经验熟悉企业接待有关规程，掌握车辆维修保养技术。3、基本技能和素质有较高的汽车驾驶技术品格高尚，道德素养好具有一定的公关、交往能力4、个性特征性格温和，有耐性，主动积极，乐观，乐于助人。忠诚守信，工作严谨，敬业、责任心强，具有团队合作精神。工作内容1、负责董事局主席专车的驾驶、保养等工作2、负责公司安排的各类接待任务的安排工作3、负责集团公司接待用高档酒品的采购、管理工作4、做好公司综合办公室主任安排的有关工作权责范围1、权力对公司高档用酒采购的建议权。有重大接待任务时，有对公司相关车辆调配使用的权力。2、责任对董事局专车驾驶负安全责任。对接待任务的完成负管理责任。工作关系1、向谁报告工作：董事局主席办公室主任2、合作者：本部门及各部门有关人员工作环境1、 车辆、道路2、 工作环境差3、 有一定职业病危害身体条件1、身体健康2、能承受高强度工作3、能承受较大精神压力吉运集团综合办公室办事员职务说明书岗位名称综合办公室办事员机动司机所属部门综合办公室直接上级主 任直接下级任职条件1、学历、专业知识高中及以上学历，管理类等相关专业2、工作经验3年以上汽车驾驶经验1年办公室有关工作经验熟悉办公室有关工作，掌握车辆维修保养技术。3、基本技能和素质有较高的汽车驾驶技术品格高尚，道德素养好具有一定的设备、设施维修动手能力4、个性特征性格温和，有耐性，主动积极，乐观，乐于助人。忠诚守信，工作严谨，敬业、责任心强，具有团队合作精神。工作内容1、负责综合办公室机动车辆的驾驶、保养等工作2、负责公司办公设备、设施的维修维护工作3、负责集团公司接待用高档酒品的采购、管理工作4、做好公司综合办公室主任安排的有关工作权责范围1、权力对公司车辆维修保养的建议权。2、责任对车辆驾驶负安全责任。对公司办公设备、设施负管理责任。工作关系1、向谁报告工作：办公室主任2、合作者：本部门及各部门有关人员工作环境1、 车辆、道路2、 工作环境差3、 有一定职业病危害身体条件1、身体健康2、能承受高强度工作3、能承受较大精神压力计算机网络设备维修工作流程设备故障判断 设备故障检修 维修资料备案办公室技术人员对网络设备故障进行检测，并判断故障严重程度相关部门网络设备出现故障，提出维修请求开 始故障严重，由办公室负责联系外部维修单位进行维修故障不严重，由办公室技术人员负责维修结束办公室对计算机网络设备维修相关资料进行汇总并备案办公室技术人员与使用人员共同进行调试，直至设备运行正常收文工作流程外部发出公文 接收外部公文 资料存档 公文处理外部单位或相关部门发出公文开 始否办公室登记外部单位可相关部门发来的公文是需要传阅办公室负责相关部门的传阅工作执行部门具体处理公文事件办公室直接办理或回复核定文件交上级领导审核办公室审核公文结束办公室资料存档管理发文工作流程草拟公文 审核 印发 签发相关部门草拟公文开 始通过未通过办公室审核相关领导部门会签到办公室校稿、更正公文结束办公室复印、盖章，形成正式公文办公室资料存档，并发送公文资料归档工作流程收集资料 资料汇总、整理 资料分类归档办公室收集企业相关档案所需的资料开 始否是相关部门重新整理办公室所需的资料合格办公室汇总收集的资料归档管理办公室对资料进行分类结束档案借阅工作流程档案借阅申请 办理借阅手续 办理档案归还手续费 档案使用否否相关部门负责人审核“档案借阅申请单”是同意相关部门人员填写“档案借阅申请单”开 始是办公室为借阅人员办理借阅手续通过办公室根据档案的密级，审核档案借阅申请档案借阅人员档案使用完毕档案借阅人员按照规定使用档案办公室检查档案完整后，办理归还手续档案借阅人员向办公室归还档案结束会议管理工作流程会前准备 会中服务 会后落实办公室进行会前会场布置办公室印制会议资料并准备会议所需用品办公室落实开会地点并进行人员通知办公室确定主持人员，发言人员和参会人员办公室会同相关领导会议的议题和时间开 始办公室组织人员在会议完毕后清理会场办公室负责对会议过程进行记录，形成会议纪要办公室人员分发会议资料并提供茶水服务办公室组织到会人员签到，引导按座位次序入座结束领导审议办公室形成的会议纪要，提出修改意见办公室汇总会议管理过程中形成的资料并进行归档保存办公室下发经领导审批的会议文件供各部门学习办公室根据修改完善的会议纪要形成正式会议文件图书报刊管理工作流程购买与收集 分类、编码 更新管理 借阅管理办公室根据公司要求进行图书、报刊购买前的预算、审批审批通过后购买开 始规定图书、报刊借阅限制、期限、归还、赔偿、破损处理等事项对编目的图书进行统一的管理对图书进行编目办公室对所购图书、报刊进行分类借阅人按期归还办公室为借阅人办理借阅手续将更新消息向公司部门发布，便于借阅结束定期对图书、报刊进行清点、检查参观接待工作流程准备参观事宜 陪同进行参观 总结参观信息各部门做好参观接待准备办公室印制会议资料并准备会议所需用品办公室将参观事宜通知相关部门办公室审核审批参观申请办公室受理参观方提出的参观申请开 始办公室人员在参观结束后征求参观方对参观活动的意见办公室人员陪同参观，并向参观人员进行讲解办公室接待人员向参观者