员工档案管理办法.doc

员工档案管理办法 （草稿）第一章 总则第一条 为加强和规范员工档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪管理，保障人力资源部工作的有序开展，依据中华人民共和国档案法和企业职工档案管理规定及干部档案工作条例，结合北京瑞特工程建设监理有限责任公司（以下简称公司）的实际情况，特制定本员工档案管理办法。第二条 员工档案是公司人力资源部在招聘、聘用、定级、调薪、调配、培训、考核、奖惩、选拔、晋升等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。第三条 员工档案是公司内部规范化、制度化管理的基础资料，也是员工人事档案的一个重要组成部分。第二章 适用范围第四条 本办法适用于公司所有员工。第五条 离职员工档案，人力资源部须保留3年，如无问题，经审批同意后方可集中销毁。第三章 职责和内容第六条 员工档案管理由公司人力资源部归口统一管理。第七条 人力资源部的管理职责(一)保管员工档案；(二)及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料；(三)办理员工档案的查阅、借阅和转递手续；(四)登记员工岗位调动、工资晋升、奖惩情况； (五)为人力资源部部长和总经理提供员工的基本情况；（六)做好员工档案的安全、保密、保护工作； (七)办理其他有关档案管理办法事宜。第八条 员工档案内容(一)员工档案目录表；（二）员工聘用时填写的个人简历、员工登记表； (三)员工工作经历、家庭情况、社会关系、成长历史等其他自传性材料；(四)员工自我鉴定、个人申请、公司鉴定材料；（五）员工身份证、学历证书、学位证、技术职称、资格证书及其他相关材料的复印件、2寸相片1张；（六）员工劳动合同和有关协议一份；（七）员工内部和外部培训相关材料；（八）员工内部调动材料；（九）员工调级、晋升薪资材料；（十）员工考察、考核、评价材料；（十一）公司和上级机关的奖励证书的复印件，以及个人先进事迹材料；（十一）公司内部处分、取消处分的材料；（十二）员工离职申请、审批单、工作移交手续等材料；(十三)其他公司认为有较大参考价值的材料。第四章 档案管理流程第九条 建立健全员工档案（一） 员工档案资料由员工所在部门（包括各项目监理部）负责收集，由人力资源部负责归口管理；（二）第八条前六项材料须在员工入职一个月内收集整理，并递送到人力资源部；（三）第八条其他材料，由人力资源部定期整理归档保管。第十条 动态跟踪管理员工档案材料收集、归档后，人力资源部应在档案袋（盒）上详细填写员工姓名及档案资料清单等内容，按档案材料分类目录顺序排列，各类资料以形成时间为序，分类装订，并注明档案资料收集、归档经办人的姓名和时间。第十一条 离职员工档案管理员工离职前，员工所在部门（包括各项目监理部）应及时通知人力资源部，由人力资源部指导相关部门办理员工离职手续。员工离职后一周内，人力资源部将员工离职申请、离职审批表、工作移交单等归档保管，按档案分类目录排放装订整齐，并在档案袋注明经办人姓名、离职日期、原因及其他事项。第十二条 员工档案的查阅、借阅及复印管理（一）有下列情形之一，方可查、借阅员工档案：（1）了解所属员工的基本情况；（2）员工晋升、降职、调薪、调动、奖惩等；（二）履行必要的手续：（1）查阅人员应持有待查阅人员所属部门负责人签批的员工档案查阅/借阅单，经人力资源部长签核后，方可查阅其相关员工档案。（三）查阅员工档案，必须在指定的地方查阅；原则不得将有关资料私自带出、转借他人或复印。（四）员工档案的查借阅和复印者，应注意资料的保密性和安全性。因保管不善造成资料丢失、损坏或保密不严擅自扩大资料的阅读范围影响者，而对当事人造成损失或不良影响者，责任由查阅者承担。第十三条 人力资源部和各项目监理部应指定专人定期整理员工档案，并填写员工档案统计表，每月5日前，以电子版的形式上报人力资源部。第五章