文件管理制度.doc

内蒙古金达威药业有限公司文件管理制度第一章 总则第一条：为了规范公司内的行文程序，加强对公司内文件的管理工作，根据国家对文件管理的相关规定特制定本办法。第二条：公司文件包括收文、发文，是公司在进行经营管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司进行管理的重要工具。第三条：公司人力资源部是公司文件管理部门，负责公司的收、发文处理工作。 第二章 公文种类第四条：公司公文主要种类有： （一）决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；（二）通知：适用于传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员，转发上级机关公文。（三）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（四）报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（五）请示：适用于向上级机关请示事项。（六）批复：适用于答复下级单位请示事项。（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）会议纪要：适用于记载、传达会议部门情况和议定事项.第三章公文格式第五条：公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。（一）公文字号由公司及部门代字(见下表)、年份和序号组成，在横线上3MM处用4号仿宋字，居中排列，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份用全称，用“”括入(具体格式见附件1)。序号部门代字1董事会内金董2总经理室内金政3财务部内金财4人力资源部内金人5总务部内金办6经营部内金经7工程部内金工8技术部内金技9生产部内金生10质检中心内金质（二）公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除规章制度名称加书名号外。一般不用标点符号。标题字体为小二号黑体字。（三）公文正文使用4号宋体,行间距1.5倍。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（四）公文除“会议纪要”外，应当加盖公章。（五）成文日期以领导签发的日期为准。第六条：公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。 第四章 发文办理第九条：发文程序由发文部门主办人员起草（拟稿）交部门经理审核（审核）交人力资源部门复核后确定发文字号并登记在案（缮印）交总经理或主管领导签发（签发）由拟稿部门打印校对后印制（校对）加盖公章（用印）由拟稿部门负责分发（分发）由人力资源部负责已发文的归档（归档）第七条：各部门起草公文应当做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结结构严谨，条理清楚字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文准确。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（四）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）、”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（五）应当使用国家法定计量单位。（六）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第八条：公文送负责人签发前，应当由人力资源部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。第九条 董字文由董事长签发；政字文由总经理签发；各部门内部发文由分管领导签发；各部门对外发文由总经理签发。 第五章 收文办理第十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。信件、传真各单位外部会议收文总务部签收、登记由总务部经理填写拟办意见呈总经理或分管领导批示总务部登记并转交承办单位承办承办单位将办理完毕文件交回人力资源部归档 总务部催办裁第十一条：承办公文要求（一）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明，对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回总务部并说明理由。（二）公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请主管领导协调或裁定。（三）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。其他审批人圈阅视为同意，没有请示事项的，圈阅表示已阅知。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，总务部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 第九章 附则第十二条：本办法未尽事宜，按国家行政机关公文处理办法执行。第十三条：本办法自发布之日起施行附件：1、内蒙古金达威药业有限公司公文格式 2、内蒙古金达威药业有限公司外来公文传阅单 3、内蒙古金达威药业有限公司发文审批单附件1：内蒙古金达威药业有限公司文件 内金政20051号（四号仿宋体）公文标题（小二号黑体） 正文（四号宋体） 印章 内蒙古金达威药业有限公司（偏右侧） 二零零五年十月一日会 议 纪 要 2005第1期（四号仿宋体）标题（小二号黑体）正文（四号宋体） 无落款及印章附件2内蒙古金达威药业有限公司来文传阅单文件名来文时间文号 来文机关总务部批转分 管 领 导 及 总 经