高效会议出业绩(word版)

高效会议出业绩向会议要效益晨会、夕会、周会、月会、年会，全员会、项目会、临时会会议日程满满当当，分身乏术；会议欠缺目标，发言离题，推诿扯皮，贸然决策，无记录，无跟进，无落实参会人员晕头转向，效率低迷。面临这样的窘况，你是否找到了破解方法？根治会议顽疾，向会议要效益！分享内容低效能会议的现象与特征团队高效会议的7个特征召开高效会议的7个目的筹备高效会议的6个要素高效会议必备的8个铁律高效会议的记录及落实评估高效会议的2中途径低效能会议的现象与特征1、 低效能会议的3个关键词很多会议大多低效或者无效，决策会像讨论会，讨论会像演讲会，台上开大会，台下开小会整个会议表现出来的状况就是：低效率、低业绩、高成本2、 低效能会议的5个现状人多的会议不重要，重要的会议人不多小问题大讨论，大问题小讨论上会的事未必真干，真干的事未必上会会上发表的意见不认真，会下交流的意见很认真开会的人很少干事，干事的人很少开会日会、周会、月会、项目会议、临时会议从国企到民企，从政府机关到各组织机构，回忆多多，我们总能听到各种声音：“芝麻大的事有必要开会吗？”“唉！又要开会了，半天时间又搭进去了！”“没完没了的会议，都坐出我的痔疮来了！”低效率低业绩会议的表现不守时，会议总是推迟数分钟；随意缺席，个别关键人不到会；会议参与者没有进行发言的准备；会议随意延长，无端浪费大多数人的时间；没有会议记录，没有会议评估和信息反馈；没有达到会议目的，缺乏有效管理；决策会成了讨论会，讨论会成了茶话会；管理处临时起意，没有确切的议程。结合公司的会议现状，你认为存在那几条？低效率低业绩的会议造就了一个会议高成本的问题会议的高成本会议的成本分类和计算直接成本 设施租用+场地+布置+差旅+文件服务等费用时间成本 与会人数*会议时长*小时薪资三者的乘积机会成本 因开会而耽误的工作效益，乘以这个工作成功的几率会议低效率危机的4个特征低效能会议效率危机一个人喋喋不休的讲，一群人默默无闻的听多数人七嘴八舌的说，少数人不知所云的听管理层台上开大会，基层台下开小会决策表决会跑题，转变成组织扩大会团队高效会议的7个特征执行力强的团队，其团队会议也一定是高效的。如何才能利用会议，培养团队做高效和超强的执行力呢？从团队成员的主人翁心态抓起，尊重团队成员的意见和建议，让团队成员通过会议形成一种合力，最终达成团队目标。1、 给予尊重、支持、表演，让与会者融进会议主持人 尊重：不要有偏见；有礼貌的仔细倾听 与会者 支持：不要中途打断或催促；对发言者的讲话内容表示支持与兴趣 表扬：及时肯定，引导鼓掌；批评前，给予鼓励夸奖2、 大家都可以提问，一起发现问题会议是一个集思广益的渠道会议是一个集合的载体，通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。你认为会场缺乏讨论氛围的原因是什么？3、 自由发言、一问一答，共同分析问题4、 围绕核心讨论，针对同一问题5、 总结讨论内容，一起研究方法总结讨论内容时，主持人紧密联系以下四个要点：重申此次会议的目标；问题已经充分讨论过；所提的方法与此前的讨论相联系；所提出的方法应当具有可执行性。注意：相关决策人必须在会议现场会议总结的工具：鱼骨图6、 归纳、总结、点评，考虑每一个团队成员的意见7、 百花齐放、百家争鸣，积极参与讨论积极参与讨论是会议对每一位与会人员的要求。无论你是主持人、主讲者还是与会者，有技巧、有号召力的讲话都能使会议取得成功。不要做自始至终都没有发言的那个人！召开高效会议的七个目的商量办法解决问题；信息交流沟通有无；汇报成绩量化目标；资源共享协调矛盾；激励士气优化团队；管理团队巩固地位；宣传政策开展培训一、 商量方法，解决问题目的：发现问题、解决问题为剖析问题、寻找方法提供一个平台。将需要解决的问题分析透彻，给出合理化建议。完整的会议经过一下六个环节：列举问题、问题归类、问题排序、列举方法、方法归类、执行步骤最终形成有效的决议二、 信息交流，沟通有无目的：信息的有效沟通会议功能可以细分为三种子类型：信息收集；信息发布；建立有效的沟通过渠道做好与会准备：客观描述，真诚表达；大胆质疑，勇于提问；避免空话，以理服人；简洁明了，把握时间。发言要领：首先从重要的部分说起；从肯定性的方面说起；有逻辑的简单的表达；一句话表达一种想法；思考发言提纲；使听者能够理解；使用切合业务的表达。三、 汇报成绩，量化目标以汇报为目的的会议室企业战略执行的重要保障与工具；是管理者实现进程控制、员工体现自我价值的重要途径。不同的角色有不同的具体目的：管理者：理解决策依据；掌握进度和员工的工作状态；提升自己的管理能力；执行者：实现自己的工作价值；呈现自己的工作绩效；总结阶段工作的经验和教训四、 资源共享，协调矛盾此类会议一般是临时性的会议。项目推进中，或在个人之间、部门之间产生矛盾或误解的时候。组织者需要做好充足的准备，将矛盾了解清楚，并确保相关人员均能到场。通过会议，促进团队保持长久的激情。需要把握好一下几点：让员工认同富有挑战性的工作；体现业绩与市场导向的评价体系；展现更多的发展机会。五、 互动：庆功会“完成一个较大的项目，或接下关键的大单子。”六、 管理团队，巩固地位例会作用：加强员工的纪律意识；强化层架关系；巩固管理者地位；协助管理者做好团队管理。七、 宣传政策，开展培训新政策宣传三种途径：书面宣传；面对面个别宣传；开会宣传开会成本较低，还可以就新政策展开互动。培训会议政策功能相似。步骤：分析培训需求、确定培训目标、设计培训计划、实施培训方案、估计培训效果。一、 准确的会议召开、结束的时间首先要考虑的是会议召开的目的，也就是说会议召开的时间必须有利于会议目的的达成。其次，就是要充分考虑每位与会者都能参加的时间。1、 把会议安排在由同一批与会者参加的另一个会议之后。2、 提前预设一个时间。3、 是否可以采用电话会议或网络会议的形式，以确保每位与会人员都能按预定的时间参会。一天中有哪些时间适合开会呢，以下是建议表：会议时间的控制影响会期的因素（一次会议总的时间长度）1、 会议准备不充分；2、 议程安排拖沓，没有计算和控制发言时间；3、 意义不大的讨论；4、 会议地点选择不当；5、 不适当的会外活动。会议时间的控制控制措施1、 尽量避免安排重复的环节和重复的内容；2、 严格规定发言时间；3、 合理衔接各个环节。二、 明确的会议地点、与会人员开会地点：会议的地理位置；与会议的内容、规模、级别相称；自然条件适宜；交通的方便；相对中心。评估与会者： 与会者主要价值：提供信息；提供意见；授权行动；提供专长三、 会议所需的相关设备会议相关的设备主要有：多媒体投影机、幻灯片、投影仪、录像机、电视机、数目监视器、电视墙、灯光设备、摄像机、音响设备、办公设备和其他设备。四、 与会者明确的分工、责任会议的目的，给予了每一位与会者不同的分工及相应的责任。在开会之前，组织者应当把与会人员的具体分工传达至每一名与会人员。与会者在积极参与讨论的过程中，应注意以下几点：注意交流方式；真诚待人，以求共识；大胆提出疑问；以理服人、以实服人；避免长篇大论；及时调整自己的发言内容。五、 明确的会议目的和会议议程会议目的的确定，大致分为以下三步：评估组织目的；针对议题列量化指标；主管领导审批会议议程会议议程是为完成议题而做出的会议顺序计划，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。明确的会议目的，将有助于会议议程的制定。六、 与会者对会议内容的会前了解第一步：了解会议需求第二步：拟定自己的发言稿第三步：指定相关文件高效会议一定是简练、有序、顺畅、少干扰因素、没有重复的会议，遵守8大铁律是会议议程贯彻、流程有序、质量高效的保障，是会议组织者应该关注的重要内容。1、 内容相近会议合并，尽可能减少无意义会议2、 大会、长会少开，小会简开会议管理的四个核心环节会议立项；会议分工与准备；会议执行；会后总结高效会议第一铁律：评估会议的必要性直接取消的会议：没有明确的会议目的和会议议程的会；相关决策人、关键意见人无法到会的会；按以往经验无法得出会议决议的会3、 高成本会议少开、短开，或以其他方式替代4、 减少会议参加者，避免无关人员到会会议的参与人员，应该和会议的议题密切相关；在会议中，可能有几个议案，某些议案只与部分人相关，机动的控制会议时间5、 与会者先将工作安排好，避免临时退会成功的会议不仅需要合格的组织者，还需要优秀的参与者；合理的安排工作时间，每天留些“机动时间”处理突发事件6、 控制会议时间，超过1小时会议的要有书面通知调查和研究发现，一个半小时是开会最佳时长，最长不要超过两个小时，一旦超过两个小时，大家的精力，反应力和注意力就会明星下降，进而导致会议低效。如何控制会议时间呢？准时召开会议；尽量避免讨论与会议议题无关的内容；控制每一个议题时间；及时提醒发言者7、 确保会议准时开始和结束选择合适的日期；尽量提前通知；控制每一个议题时间；提醒或中止过场的发言；纠正离题的讨论8、 要有清晰、准确的会议记录会议记录的具体要求：完整的记录会议内容，公正，风格简明、清晰及时将会议记录分发给有关人员，并跟踪那些要采取的行动。会议要取得真正的成功，不仅取决于会议过程的顺利与否，更在于会议的决议和精神是否真正被贯彻执行。因此，在会议结束之后，仍有许多总结和落实的工作需要认真去做。否则，会议就变成了纸上谈兵，没有任何实际的指导意义。1、会议成员的是三种角色？谁组织；谁参加；谁记录记录者的责任：保持始终如一的态度，认真负责记录到底，记录者指出会议中容易产生困惑的发言并请该发言者解释清楚。要忠于事实。采用速记：议题多，与会人员多发言也多，详细记录比较困难，采用速记，概括核心内容。重要的会议要录音：重要客户会议，商业谈判等正式会议上运用录音。2、会议记录的要求3、高效会议记录要发挥5种功能依据功能：会议记录者与写作者的区别就是只有记录权没有改造权。只能记录，不能随意加工、增添内容。素材功能：会议记录未经整理、未经综合，是会议内容和情况原始记录，也是后期形成会议简报和会议纪要的重要素材和基础。备忘功能：会议记录记录了会议时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，对与会者发言、领导讲话、讨论和争论、形成决议等有详细记录，是会议情况和会议内容的原始凭证。观察 预防：观察到会议中一些主持人留意不到的地方，比如哪些人发言过长？哪些人没有发言？可以做到记录，提醒主持人！记录并维持程序：会后跟踪。4、跟进和落实高效会议的3项措施会议决策内容的资料整理会议文件资料的要求和内容收集范围：年前、年中、会后及时性：确保在与会人员离开前全部收齐会议文件资料收集整理的工作程序登记、甄别