文秘知识复习提纲.doc

文秘知识复习提纲一、公文基础知识1、公文的文面由眉首（习称文头）、主体（习称行文或主干）、版记（习称文尾）三个部分构成。2、公文的发文字号由机关代字、年份、序号组成。3、完全式公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成。4、公文用纸一般采用国际标准A4 型，规格为210 毫米297 毫米。5、公文应该在左侧装订。6、公文的标题常用加粗黑体或加粗宋体或华文中宋， 一般使用二号字。7、公文正文印装格式是三号仿宋体字 每页排22行，每行排28字，行间距28磅 公文汉字从左至右横写、横排。 8、公文如有附件，应在正文下空一行左空两个字标注“附件”，然后标出附件名称，名称后不加标点符号；如不止一个附件，应用阿拉伯数码排序。9、成文时间是公文形成与生效的时间标志。以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；电报以发出日期为准。10、公文起草过程中对公文用印的要求是：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的外，应当加盖印章；联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章；印制有特定版头的普发性公文可不加盖印章。11、加盖印章应严肃认真，应做到上不压正文，端正、居中，下压成文日期；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决；如不能使印章与正文同页，则采取标识“此页无正文“的方法解决。12、公文中主题词的标注位于抄送机关上方，先用黑体字顶格标注“主题词“并加冒号，然后依次排35个词，词目之间空一字，不加标点符号。13、公文起草时主送机关、抄送机关、发文机关应该使用全称或者规范化简称、统称。14、公文结构层次序数要求是第一层为“一”，第二层“（二）”，第三层“1”，第四层“（1）”。15、公文中的数字除除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。16、可以根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系来确定公文的文种。17、拟制紧急公文应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。18、公文的主题是公文制发者所要表达的意图。19、公文的作者指的是制发文件的机关。20、公文的主体并不是公文的正文，公文的主体包括公文的标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识、印章、特殊情况说明、附注等要素。21、撰写公文的基本步骤也是第一步是收集材料与调查研究。22、公文的基本表达方式有议论、叙述、说明三种。23、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。24、绝密文件、注明不得翻印的文件。25、公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。26、公文起草过程中，对文辞篇幅有要求情况确实，观点明确，直述不曲；表述准确，结构严谨，条理清楚；字词规范，标点正确，篇幅简短。二、通用公文写作知识1、按照国家行政机关公文处理办法规定，的行政公文的种类共有十三种，有通知、通告、通报、请示、报告、函、公告、通告、会议纪要、命令、决定、议案、意见。2、上行文即下级机关向上级机关报送的公文，常用的上行文主要有报告、请示，部分意见也可以上行。3、平行文即向平级和不相隶属机关传递的公文，常用的平行文主要有函、议案、部分通知、部分意见与会议纪要。4、下行文即向下级机关传递的公文，常用的下行文有部分通知、通报、批复、命令（令）、 通告、公告、决定 意见。5、通告与公告的区别是：发布机关不同。公告一般只由国家高级领导机关及其有关职能部门发布，基层机关和企事业单位无权发布公告。通告的制发机关则非常广泛，各级国家机关、人民团体和企事业单位均可制发通告。内容特点不同。公告的内容大都是已经发生或确定的，是事后告知，因而具有很强的告知性特点。通告则多用于事前制定某些规定或提出某些要求，让有关方面和广大公众遵照执行，因而具有很强的强制性特点。使用范围不同。公告公布的范围是面向国内外的，而通告公布的范围则限制在一定范围内，因而公告的知晓范围比较广泛，通告的知晓范围则相对较小。6、通知被誉为“公文之王”，因为使用范围最广泛、使用频率很高，晓谕性强。7、通知按照内容与功能可以分为6类有指示性通知、批转、转发性通知 、知照性通知、发布性通知、部署性通知、任免通知。8、通知与通告的区别是：使用范围不同。通知除可公布或传达某些事项外，还有多种通途，使用范围广；通告则限于公布应当遵守或周知的事项。收文对象不同。通知有明确的主送机关和人员；通告的对象不确定、不具体，一般不标注主送机关。发送方式不同。通知主要按文书办理程序在机关单位之间传递；通告则在社会上张贴或在大众传媒上公布。涉密情况不同。通知多系机关之间或内部传递的公文，有的是涉密件；通告时公开性公文，不涉密。9、通报的主要特点是具有执照性、指导性和教育性。10、按内容性质可把通报分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三类。11、表彰（批评）通报正文结构分为四部分，第一部分，简述通报对象的基本情况和基本事实，用叙述的手法客观反映事实；第二部分，客观公正的分析评价所叙述事实意义、表率作用或错误性质、危害及不良影响，使人们能从好的人和事物中得到鼓舞，从错误中吸取教训；第三部分，写明对表彰的先进或批评的错误作出嘉奖或惩处的处理决定；第四部分：根据通报的情况，针对现实的需要，发出号召或提出要求。12、情况通报的正文结构为第一层为情况部分，具体介绍被通报情况内容；第二层为意见部分，分析评价有关情况的性质并提出希望和要求。13、批转性通知与转发性通知的主要区别表现在批转性通知要求先批后转，转发性通知只转不批。14、通知的适用范围有4种，批转下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员。15、通报与通知都具有知照性，可以用来沟通情况，传达领导机关的意图。但两者的功用又明显不同通。（1）行文目的、作用不同。通报在于教育、引导、警戒或交流情况，一般无执行办理要求；通知在于收文单位知晓并按要求办理；（2）行文时间不同。通报是事后行文，通知是事前行文；（3）表达方式不同。通报要做较具体的叙述，并进行分析、评论；通知一般用概述性语言叙述、说明，较少或不做讨论。（4）通知提出工作意见和办法，要求遵照执行或限期执行；而通报则着眼于思想和路线方面的教育。16、请示的适用范围是向上级机关请求指示、批准。17、按内容和目的分，请示大概可以分为3类，有请求指示的请示、请求批准的请示和请求批转的请示。18、请示的写作要求有四点：1）必须事前行文， 2）只能有一个主送机关，不可多头请示；3）逐级请示，不可越级请示；4）要一文一事。19、报告根据其内容与用途，可分为4种，有工作报告、总结报告、调查报告和和答复询问的报告。20、报告的适用范围是适用于向上级机关：主要是汇报工作、反映情况和答复上级机关的询问。21、请示与报告的区别有：1）性质与目的不同。报告是陈述性公文，目的在于向上级反映情况或提出建议，不要求上级答复。请示是请示性公文，目的要求上级机关给予指示、批准，一定要进行答复。2）行文时间不同。报告在事前、事中、事后都可以行文，请示一定要在事前行文。3）内容与篇幅长短不同。报告的内容与篇幅较长，可以涉及两件或两件以上的事情；请示的内容侧重提出申请事由，篇幅一般较短，只允许一事一文。4）语气不同。报告的写作语气较平等；请示由于要求上级机关作出批复，带有明显的请求语气。22、批复具有权威性、执行性、被动性、针对性。23、批复正文开头一般是批复引据，引用来文字号以及它的简要内容，作为批复的依据，常用写法为“你处关于xx请示收悉。经研究，现批复如下：”。24、批复写作应注意：（1）批复只用于对有隶属关系的下级机关来文请示的答复。（2）要针对请示来问一文一批，不能数件请示合并批复。（3）批复态度要明确，时间要及时。25、函的适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。26、函的文尾常用语有 “请尽快函复为盼”、“敬请予以大力支持，请即函复” 和“特此函告”等。27、函是灵活性最强、适用面最广的平行文。28、会议纪要开头应概述会议的基本情况，包括会议的指导思想、目的、时间、地点、会议名称、主持人、与会人员、主要议程等等。29、会议纪要与会议记录的区别有：（1）性质功能不同。会议纪要是规定性行政公文，具有指导性和一定的约束力，而会议记录是事务性文书，只起资料和备忘作用。（2）内容的繁简程度不同。会议纪要的内容是对会议记录进行整理提炼而形成的会议内容的要点，重点体现会议的宗旨;而会议记录是对会议情况的原始、详尽的记录，重点体现会议的过程性和具体性。（3）形式有所不同。会议纪要具有一段公文的规范格式，而会议记录的形式则比较灵活自由。会议纪要通常采用总分式结构，而会议记录则采用顺时结构。（4）处置方式和作用不同。会议纪要一般可以文件的形式发布或在报刊上公开发表，用来“传达会议情况和议定事项”;而会议记录只作为内部资料，以备查考。30、请示是向上级机关请求指示、批准最常用的文种。31、请示的主送对象是发文机关的直属的上级领导机关、发文机关的上级业务主管部门。32请示结语一般有“妥否，请批示！”、“可否，请批示！”、“当否，请批示！”等习惯用语。33、公文的标题格式是：应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关、除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。三、集团公司和金铜矿公文处理办法1、公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，严格执行国家保密等法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。2、集团公司常用公文按使用范围可分成10种，有决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、内部明电，共10种。3、公司关于撤销和废止公文的效力的规定：公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。4、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全程或者规范化简称、统称。5、公文除“会议纪要”外，应当加盖印章，电子公文形式加盖电子印章。6、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全程或者规范化简称、统称。7、公文中成文日期以负责人签发的时期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。8、公文中应当按照规范的主题词表标注主题词。主题词表未列的，在类属词后用标注。9、内部明电适用于传达或执行紧急情况的事项。10、发文办理指以公司或各单位名义制定公文过程，包括草拟、审核、会签（会稿）、签发、校对、缮印、用印、登记、分发等程序。11、公文办理过程中，办公室审核的职能是（1）审核是否确需行文；（2）审核行文方式是否妥当；（1）审核是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；（4）审核公文格式是否符合公司及金铜矿的规定等。12、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。13、下属单位呈送的公文，如出现（1）不符合行文规范和要求的；（2）内容附件不完整的；（3）印鉴等要件不齐全的；（4）不符合国家法律、法规及其他有关规定情形，办公室在审核时可以予以退回。 14、销毁秘密公文应当到指定场所由办公室及档案室二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。15、公司公文格式一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印发份数等部分组成。16、办公室在进行收文拟办时应根据领导分工、各部门的职责分工，将公文呈请领导批示或直接批办给相关部门，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门进行签订拟办意见。17、公文归档管理要求：（1）公文办理完毕后，应当根据公司档案管理制度，及时整理(立卷)、归档，个人不得保存应当归档的公文；（2）归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映主要工作情况，便于保管和利用；（3）联合办理的公文，原件由首办单位整理（立卷）、归档，协办单位保存复制件或其他形式的公文副本；（4）归档范围内的公文应确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。18、承办公文时承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回。公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。四、文秘知识（一）秘书工作的性质与特点（1）辅助性，“辅助”是相对于“主导”而言，秘书人员就是处于助手的地位，他的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。（2）综合性，是指不同类型、不同性质的事务聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发性的非例行性工作。（3）机密性，秘书工作内容都或多或少地涉及机要和秘密，所以善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。（4）服务性，秘书职业属于第三产业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。就是服务的广泛性，在1985年的全国秘书会议上，中央提出了秘书工作的“三个服务”：为本机关领导和上级机关领导服务；为本机关其他平级的职能部门服务；为下级机关和人民群众服务。通俗的说，秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务。（二）关于座次安排关于会议主席台座次的安排1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在l号领导右手位置;领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在l号领导右手位置。3、几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职务高低来排，通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既体现出对客人的尊重，又使主客都感到较为得体。比如县级领导排名是：县委书记、县委副书记、人大、政协主要负责人、常委（按市委公布顺序）、人大副职、政府副职、政协副职、县长助理（按公布先后）4.对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。关干宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。1.中餐桌2.西餐桌仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。 关干乘车的座次安排小轿车l号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。(如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间)。中轿车主座在司机后边的第一排。（关于中轿车第一排1号座位的位置，也有两种说法，一种说法是从观看现场、风景来考虑说是临窗的，另一种说法从上下车方便考虑说是临走廊的，一般认为第二种方法比较好一些。其实第一排座位一般就一个领导坐。）（三）接待礼仪知识1、接待客人：提前做好接待准备，提前十分钟在约定地点等候，客人来到时应主动迎上，初次见面的还应主动作自我介绍，并引领客人至接待处，安置好客人后，奉上茶水或饮料。2、乘电梯：陪同客人乘电梯时，如电梯内没有其他人，应在客人之前进入电梯，按住“开”的按钮，再请客人进入电梯。到楼层时，应按住“开”的按钮，请客人先出。如电梯内有人，则无论上下都应客人、上司优先。电梯内不可大声喧哗或嬉笑吵闹；先上电梯的人应靠后站，以免妨碍他人乘电梯；电梯内已有很多人时，后进的人应面向电梯门站立。3、引路：在为客人引导时，应走在客人左前方二、三步前，让客人走在路中央，并适当地做些介绍；在楼梯间引路时，让客人走在右侧，引路人走在左前侧，拐弯或有楼梯台阶的地方应使用手势，提醒客人“这边请”或“注意楼梯”。 4、开门：向外开门时，先敲门，打开门后把住门把手，站在门旁，对客人说“请进”并施礼，进入房间后，用右手将门轻轻关上，请客人入坐；向内开门时，敲门后，自己先进入房内，侧身，把住门把手，对客人说“请进”并施礼，轻轻关上门后，请客人入坐。5、奉茶：客人就座后应快速上茶，上茶时应注意不要使用有缺口或裂缝的茶杯（碗）。茶水的温度应在七十度左右，不能太烫或太凉，应浓淡适中，沏入茶杯（碗）七分满。来客较多时，应从身分高的客人开始沏茶，如不明身分，则应从上席者开始。在客人未上完茶时，不要先给自己人上茶。6、送客：送客时应主动为客人开门，待客人走出后，再紧随其后。可在适当的地点与客人握别，如电梯（楼