有关酒店物料采购程序的一点见解

酒店经营成本的控制方法诸多，其中最主要的莫过于控制进货的成本价，怎样才能把好物料的采购关，在采购程序上有许多方面值得研究，本文就此阐述酒店物料采购程序的个人见解。一、物料申购单形式与种类： 酒店通常使用的物料申购单中应有详细的物料相关资料，如：序（代）号、物料名称、物料规格、记数单位、目前库存申购数量、要求到货时间、上次进货时间和数量单价及本次申购供应商的报价、供应商资料等并有财务结算方式和仓务或使用部门、采购部门、财务总监和具体分管领导及总经理的签批。酒店的经营物料可分成四类：一）补仓室的申购：当一个酒店通过试运行调整后，各部门的经营状况基本趋于稳定，在各使用部门或酒店财务总仓，任何一类酒店经营物料都需要有一个存量，存量额怎样制定呢？必须从五个方面考虑：1、流动资金状况 2、固定资产的配备情况 3、本期预计的客流量 4、物料的采购周期 5、物料的保存期部门小仓库和财务总仓应根据上述五个方面来制定物料的最低存量数和最高限量数。一旦有了这些规定，财务在会计运作中可合理利用流动资金、减少库存量，并能保证使用部门的正常经营的使用和物料的质量；同样仓管人员在见到库存量以达到物量存量的最低数值线时，这便是提出该物料申购的最佳时期，由采购部门专职采购。二）集中式的申购一家酒店的办公用品及文化用品涉及到一个酒店对外形象，由于要考虑到下述几个因素，所以可由酒店的行政办公室来进行统一管理，统一提出申购。1、酒店管理之需的前台见客文具与后台操作作用文具的区分2、酒店管理人员的级别区分 3、酒店视觉形象设计效果的统一。 行政办公室可以统计各方面的数据每月统一提出文具用品申购单，并由行政办公室、采购部门、财务总监和总经理签批，由采购部门专职进行日常采访 三）紧急需求的采购：紧急采购一般只限于紧急需求的情况下，价格并不是很大并在事先酒店政策允许的规定范围中进行，如：1、工程急修门开关零配件等 2、经营中不常备的经营物料或常备物料，但某一时使用量超出常规的库存范围。遇到上述情况可以随时出单而不受常规的限定，单此类情况的采购首先可由采购部进行优先采购或在政策规定的范围中经部门经理同意后由使用部门进行紧急采购。 四）部门所需物料的日常申购：酒店各部门在日常的经营管理中，需要大量物料，为了不占仓位，通常进货是直接存放在使用部门中的，所以这批物料的短缺，均由使用部门直接提出物料的申购单，这些物料申购单的数量较大，涉及面较广，几乎所有酒店部门都有，因此在申购与审批过程中均需严格控制，考虑因素有下面两个方面：1、部门在提出物料申购单的时候，应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等。2、采购部门在接到使用部门的物料申购单后，应充分审阅并明确其内容，根据内容来寻找物料的供应商，并且在多家供应商之间进行寻价和询价工作。要了解物料的性能、用途、价格等等，使采购人员完全将使用部门物料采购意图落实在供应商的物料之中,使供应商了解酒店使用部门的物料的真正用途,同时采购部门也将与供应商的谈判中,得到价格、质量等方面的信息，以便与其他供应商比较。二、物料采购程序1、使用部门经理签发的物料申购单 2、采购部门根据物料申购单内容寻找供应商和报 3、财务总监根据酒店的实际情况审核申购数量和供应商情况 4、饭店分管领导审定圈价并经总经理签署 5、供应商根据酒店采购部门的书面通知或合同向酒店供货 6、酒店验收部门根据审定情况验收并处书面凭据给供应商 7、供应商根据酒店物料验收情况向酒店财务部门索取物料货三、物料的采购物料的采购并非单是物料的购置，所以物料的采购过程中须考虑更多方面的情况，除名称外产地、规格、报价、批号、生产日期、有效期限、运输、包装和装运规格、存放、冰冻品含冰率、物料的净重、物料的生产季节、合同的签订方式、付款内容等等、这些因素在物料的采购中应随时考虑到，要由2-3家同类供应商的选择并寻价，在供应商背靠背的寻价中得到启发并如实向上级报考。有些重要的物料货长期供应的物料，还需签订供货合同，合同的条款须请专家和上级主管的确认方可。 在采购过程中，为使自己处于主动地位，应尽可能在事先取得经使用部门认可的物料样品和支付供应商最少量订金，待符合样品物料的全部到货后，再支付一定比例的货款，并有一定数额的尾款，以防物料中有不符合样品的物料夹带。采购部门在落实使用部门的申购任务时，应严格遵守申购单上的规定，在采购中由于时间、价格、质量、等因素的变化而定购不到某一物料时，应急时通知申购部门。如果需要进行物料调整或寻找代用品时，需由申购使用部门主管、财务总监和高级管理人员签署的物料样品确认书同意后方可。采购部门若发现申购单上的物料，属于新近增加而以往是未曾采购过的物料，采购部门应将新采购物料样品确认书一起保送财务总监，物料申购部门主管及有关专业人员验证签署后方可履行下一步的采购程。四、通过物料的验收给申购部门把关物料验收部门是代表酒店监督采购程序时是正确与否的一个重要部门，常用物料是由验收部直接验收，而有些专业性较强的物料，通常须请使用部门的专业人员共同参与验收。在验收工作中可能会发现许多采购中存在的问题并可以在验收现场予以及时制止，从而减少酒店的损失。若发现有不符合酒店政策与程序，甚至有违法交易的行为，即可指出，同时及时上报有关领导请求给与帮助。验收人员需有较高的物料识别能力和质量确定能力，同时应具备公正、公平、公开、的工作态度，在验收过程中，采购人员应积极配合验收部门对物料的验收，在验收中须详细核对物料申购单，对照申购单中每一项内容是否与物料相符合，其中包括物料名称、规格、审定价格、审定数量、物料质量等等。 在填写验收单时要详细说明实际验收的情况，表明验收时间、申购单的编