建设项目档案基本知识与整理方法高新区讲稿

建设项目档案基本知识与整理方法,主要内容,第一部分总体要求第二部分建设项目文件材料的收集归档及建设项目文件归档范围和保管期限表第三部分建设项目档案分类第四部分建设项目档案整理,第一部分总体要求,一、建设项目文件归档整理的依据二、建设项目文件归档整理的质量要求三、建设项目文件归档整理的责任分工和控制措施四、竣工文件的编制,一、建设项目文件归档整理的依据,科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11811-2008）国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）(后附有国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表)国家重点建设项目档案管理登记办法国家重大建设项目档案验收办法郑州市建设项目竣工验收规定（市政府第184号令2009.7.14发布）技术制图复制图的折叠方法基本建设项目档案资料管理暂行规定（后附有基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表）。建设工程文件归档规范（GB/T50328-2014）档案管理违法违纪行为处分规定（监察部人社部国家档案局令第30号）企业档案工作规范（DA/T42-2009，2009.11.2发布,2010.1.1施行）企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（2012.12.27发布，2013.2.1施行，第10号令）归档文件整理规则（DA/T22-2000）,辖区内国家、省、市重点建设项目：档案专项验收制度和登记管理制度1、郑州市人民政府令第184号郑州市建设项目竣工验收规定。2009年7月14日郑州市市长赵建才颁布了郑州市人民政府令第184号郑州市建设项目竣工验收规定，自2009年8月1日起施行。郑州市建设项目竣工验收规定规范了建设项目竣工验收制度，其中第五条、第六条第四款、第七条第三款、第十四条第七款、第十五条第三款规定了郑州市建设项目档案专项验收制度及项目档案整理要求。依据郑州市建设项目竣工验收规定,没有完成档案专项验收的建设项目，不能进行项目的综合验收。2、2006.6.14国家档案局与国家发改委联合印发了重大建设项目档案验收办法第四条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。并规范了重点建设项目的验收组织、验收申请、验收要求、验收内容等验收程序。3、河南省档案管理条例“重点建设项目应当建立档案。在其竣工验收时，应当由同级档案行政管理部门会同项目主管部门或项目单位对项目档案进行验收”的规定。,4、中共中央办公厅、国务院办公厅印发了关于加强和改进新形势下档案工作的意见：(六)加大档案收集整理力度。各地区各部门各单位要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实，做到全面覆盖。各级党委和政府成立专项工作机构或协调机构时，根据需要吸收档案部门参加，确保建立档案与开展专项工作同步进行。县级以上各级档案行政管理部门要加强对档案收集整理工作的监督指导，特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等，要监督指导有关方面及时建立档案工作制度。5、中共河南省委办公厅、河南省人民政府办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见（豫办20154号）：第29条严格执行重大建设项目档案专项验收制度，凡未经档案验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。第28条县级以上各级档案行政管理部门要加强对档案收集整理工作的监督指导，特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等，要监督指导有关方面及时建立档案工作制度。,登记制度：国家重点建设项目档案管理登记办法1997年国家档案局与国家计委发布国家重点建设项目档案管理登记办法，要求重点建设项目建设单位实施项目档案备案登记制度。1、市重点建设项目档案管理登记表2、省重点建设项目档案管理登记表3、国家重点建设项目档案管理登记表（项目及项目档案和资料情况动态表）国家重点建设项目档案管理登记表（项目档案预验收情况表）国家重点建设项目档案管理登记表（项目档案正式验收情况表）4、交表时间：每年10月31日前，将表交市档案局企业处。,建设工程相关术语和概念,建设项目指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。单项工程指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程指具有独立设计文件、可独立组织施工。但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。建设项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。,项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。项目监理文件指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。,项目文件归档指建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。项目档案移交指项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。建设项目档案指工程项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子等各种形式的历史记录，是经过鉴定、整理并归档的项目文件，又称建设工程档案。,二、建设项目文件归档整理的质量要求,档案内在质量要求档案制成材料质量要求档案格式质量要求档案整理质量要求,1、档案内在质量要求,齐全完整，全过程文件、每一件事情与问题的处理文件、每一份文件内容填写齐全。原始性，文件应是直接、自然形成的历史记录，内容、签字盖章具有原始性。准确有效，图纸与文字，文字与实际，总部与分部，正文与附件要一致，签字、盖章准确有效。,2、档案制成材料质量要求,载体材料，文字纸张幅面为A4大小、长期存储的电子文件的介质应为不可擦除型光盘。字迹材料，使用激光打印、红色印泥、碳素墨水等耐久字迹材料；禁止使用喷墨、针式打印、复写复印纸、传真件、圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹材料。文件清晰度高，具有长久保存价值。,3、档案格式质量要求,文件标题完整准确，文件编号系统规范，文件左侧留2.5公分以上的装订位置（采用装订和不装订形式，同一项目要统一；对不装订：卷内图纸要折叠成手风琴式A4大小的统一幅面，不留装订边。卷内每一张图纸均在右上角空白处加盖档号章），施工图、工作图、竣工图、竣工日记符合规定格式，文件表面整洁、清晰，无污损、无锈、无霉斑。,4、档案整理质量的要求,分类清楚、组卷规范、案卷排列有序、档号编制科学、编制了项目档案案卷目录。,三、建设项目文件归档整理的责任分工和控制措施,（一）文件材料的收集、整理、归档工作纳入职责范围1、项目建设单位（代建单位）负责收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件材料、并进行立卷归档;2、项目建设单位（代建单位）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理、材料及设备供应等单位的文件材料的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查文件材料的形成、积累和立卷归档工作。3、项目建设单位（代建单位）负责收集和汇总勘察设计、施工、监理等单位立卷归档的项目档案；4、项目的勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的文件材料收集、整理、立卷后向建设单位（代建单位）移交；,5、项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的项目档案，并及时向建设单位（代为单位）移交；6、各分包单位应将本单位形成的文件材料收集、整理、立卷后及时移交总包单位；7、由项目建设单位（代建单位）分别向几个单位发包的。由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件，整理、立卷后及时移交建设单位（代建单位），项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。,（二）文件材料的收集、整理、归档工作纳入合同管理1、项目建设单位（代建单位）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应设立专门条款，明确提出归档材料的整理责任单位、套数、费用、质量、移交等要求。2、建设项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。3、代建制项目的归档责任：现在许多项目都实行代建制，建设单位就在委托代建合同中明确项目文件的归档整理责任，按照合同办理。,四、竣工文件的编制,竣工文件编制要求竣工图编制的责任竣工图编制要求竣工图编制的方法规范使用竣工图章,竣工文件编制要求,1、项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定要求编制项目竣工文件。2、竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容有：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件，材料(构，配件)质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。3、根据建设工程文件归档范围及建设项目实际情况，进一步收集所缺乏的重要文件，文件数量未满足合同或协议规定份数的应按要求复制补齐。,4、对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改成补充标注到相应的文件上。5、与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更可与竣工图编在一起，也可以单独组卷，但应由项目主管部门或建设单位作出统一规定。6、凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。,竣工图编制的责任,各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制，监理单位负责逐张审核。如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任。建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。,竣工图编制要求,竣工图应完整、准确、清晰、规范，修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。（1）竣工图应是新图或干净的施工图，并按要求加盖并签署竣工图章。（2）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。（3）竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。（4）审核发现竣工图不准确或短缺的，要及时修改补齐。（5）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。（6）国外引进的项目、引进技术或由外方承包的项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。（7）一个项目或单位工程应编制竣工图总说明，每一册案卷应有本册编制说明。阐明竣工图编制依据、原则、变更情况、设计与竣工图数量对照、各专业目录及编制情况等。,竣工图编制的方法,（1）按施工图施工没有变动的，在原施工图上盖竣工图章即可。（2）少量的一般性的变更，在原施工图上用杠改、划改、圈改等方式进行更改，更改后原图号不变，加盖竣工图章。（3）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大变更或更改面积在35%以上的，要重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标栏内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。(4)如虽有设计变更的图纸，但原图没有作废的，应一并归档，在卷内紧跟排列，原图排前，变更图纸排后。,规范使用竣工图章,竣工图章使用红色印泥，盖在标题栏附件空白处（竣工图图标上方空白位，不要重叠）。所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，行业规定设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并填写相关内容。竣工图章内容填写齐全、清楚，竣工图章中的各方签字必须手签，不得代签。,竣工图章的式样,竣工图套数项目竣工图一般不少于3套。由建设单位向业主和生产（使用）单位移交。建设项目主管单位或上级主管机关需要接收的，按主管机关的要求办理。按照FIDIC设计-建造与交钥匙工程合同条件建设的项目，竣工图套数按合同条件的规定提交。在大中城市规划区范围内的重点建设项目，应根据城市建设档案归属与流向暂行办法第五条的规定，另编制一份与城市建设、规划及其管理有关的主要建筑物及综合管线竣工图。,第二部分建设项目文件材料的收集归档及建设项目文件归档范围和保管期限表,一、建设项目文件材料的收集二、建设项目文件材料的归档（一）归档范围（二）归档时间（三）归档份数（四）归档要求与手续,一、建设项目文件材料的收集,建设项目文件产生于建设项目的全过程，涉及的多个单位甚至数十个单位，因此收集时应注意按阶段、分单位收集；如建设项目前期文件，可行性研究报告，有关项目批文等在项目单位收集；勘察设计文件及有关设计基础资料应从负责勘察设计单位收集；施工阶段文件应由总承包单位负责收集汇总后移交建设单位；设备、工艺和涉外文件应由各承办部门负责收集；项目调试及试运行阶段形成的文件应由试运行单位负责收集；各种特殊载体如照片、录音、录像带、光盘以及奖杯、奖状、锦旗等材料，由建设单位负责收集归档。建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备、工艺和涉外文件。勘察单位负责收集、积累勘察文件。设计单位负责收集、积累设计文件。施工单位负责收集、积累施工文件。监理单位负责收集、积累监理文件。项目文件材料收集工作好坏与项目文件材料形成积累制度的建立和落实有直接的关系，只要平时有关项目文件材料形成积累制度健全，并有具体的实施措施和控制措施，收集工作就容易做好。,二、建设项目文件材料的归档,归档，凡文件内容所述事情已办理完毕或暂告一段落，就应移交档案部门整理归档。归档是文件材料转化为档案的标志，即归档前叫文件材料，归档后叫档案。建设项目单位要建立归档制度，归档制度包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求和手续。,（一）归档范围,归档范围就是确定哪些项目文件材料应该归档。各单位可以根据本单位或建设项目的实际情况，预先编制一份建设项目文件材料归档范围和保管期限表，印发给相关单位作为收集归档依据。划定归档范围的标准是：建设项目文件材料是否有保存价值。凡是具有长远历史查考价值和在一定时期内具有依据作用或参考价值的文件材料，都应列入归档范围。确定归档范围时可从以下几个方面着手。一是查找国家、系统以及地方或教程等有关方面归档范围的标准要求。如建设部制定的新标准建设工程文件归档规范中列举了建筑工程文件归档范围、市政工程文件归档范围（含道路、桥梁、地下管线）。二是依据参考上述标准要求，根据本专业的特殊性，制订出适应本单位、本专业的文件材料归档范围。三是划清建设项目文件材料的归档范围。正确认识“项目”二字，强调项目文件的成套性。整个建设项目活动中形成的文件材料，不仅是指基建档案，它包括以基建档案、设备档案为主，还形成部分会计档案、文书档案以及特殊载体的照片、电子档案等。而在实际工作中，一些基层档案工作人员往往注意了基本建设档案的收集归档，却遗忘了和项目有关的其它档案收集归档。,归档范围主要依据：一是建设项目文件材料归档范围和保管期限表；二是国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表；三是建设部新标准制定的建筑工程文件归档范围、市政工程文件归档范围（包括道路工程文件归档范围、桥梁工程文件归档范围、地下管线工程文件归档范围）（2014.7.13发布，2015.5.1实施）。,（二）归档时间,根据建设项目的规模、周期等不同情况可参考以下几种做法。1、在建设项目活动结束后归档。多年来形成了在建设项目竣工验收后三个月内将文件材料整理归档。这种办法适宜于建设项目活动周期不太长的情况。2、按阶段归档。对于规模大、周期长的建设项目如分为一期工程、二期工程不同阶段进行的项目，可以按它的不同形成阶段归档，也可按可行性研究、初步设计、施工、竣工等不同阶段归档。,3、按子项工程（单项）工程完成时间归档。大型的设计、施工项目，可在一个子项或一个单项工程结束或单位工程竣工验收后进行归档。4、按年度归档。这种方法在建设项目活动中，只适宜于极少部分的机构设置、人员任免等文书档案的归档，其它有关项目管理性材料、基础性材料，应随项目档案一齐归档。不能一见红头文件就放在文书档案类，这种作法是错误的。5、随时归档，这种方法适用于下述几种情况。（1）重要设备开箱验收后，设备说明书及随机图纸文件应及时归档。为了满足业务人员的安装调试，可提供复制件，如果太多不便复制，可办理借阅手续后，借阅使用。（2）领导对国家重点项目检查活动中形成的照片、录音、录像带，以及领导题词等材料应随时归档。（3）涉外项目管理活动中形成的涉外文件材料应及时归档。（4）机密性强或特殊情况下形成的文件，以及事故处理文件都要及时归档。,以上讲的主要指建设项目文件材料的归档时间（也有归档责任问题，谁负责归档问题）。通常讲的党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等文书档案均在文件形成的次年6月底前归档整理完毕。凡属于归档范围内的文件材料，各科（室）必须于次年元月10日前清理完毕，经核对无误后，向本单位档案室移交，同时移交收、发文登记薄，由档案室人员负责整理。会计档案由财务科或会计人员于次年6月底前立卷归档完毕，在本科室保管一年后，向档案室移交。业务档案由业务科（室）负责整理立卷归档，于次年6月底前将整理好的业务档案移交档案室。科技档案中的基建档案，由建设项目（建设方、设计、施工、监理）单位档案员或资料员于一项工程竣工验收结束3个月内立卷完毕，将整理好的工程档案向档案室移交。声像档案由摄影（像）、录音者或承办部门于一项活动、一次会议结束15天内整理完毕，并编写事由、时间、地点、人物、背景、摄像者等六方面的说明后向档案室移交。,（三）归档份数,基建档案一般不少于3套。,（四）归档要求与手续,1、归档的建设项目文件材料符合系统性。必须真实记录和准确反映项目建设过程，符合成套性要求，做到图物相符，技术数据可靠，签字手续完备。2、归档的项目文件材料，应按照其自身的形成规律经过系统的整理和编目。3、外文资料应将题名、卷内章节译成中文，与原文一起归档。4、组卷所用的各种目录、表格、案卷封面、封底及卷盒等一律采用档案行政管理部门监制的产品。按照国家有关标准，一般档案盒是用无酸纸制成的，照片档案盒里面蕊页是经过加工处理防高温的，而商场买的档案盒一般是不符合国家标准的。5、移交档案时，应填写档案移交目录（清单），双方签字，一式两份，各执一份存档备查。6、负责建设项目文件材料归档的工作人员应填写归档说明：包括两个方面，一是建设项目概况，如项目的批准、归属、开工、竣工、投资、规模及产生的经济效益和社会效益；二是建设项目档案管理基本情况，如：建设项目文件材料形成、积累过程和简介，文件整理情况，档案的数量及齐全完整准确程度的评价和移交情况的介绍。归档说明应和该项目档案一并归档。,第三部分建设项目档案分类,档案的分类，就是根据档案的内容性质和形成特点，把一定范围内的档案划分成不同的类别层次，从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的档案类目系统。本课件虽然主讲的是建设项目档案，但是，为了把握整体，我们不但要了解建设项目档案怎么分类，也要了解建设项目档案在企事业单位整体档案分类中所处的位置。,国家档案局关于工业企业档案分类试行规则把工业企业档案分为十大类：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。许多单位结合本行业、本专业特点，制订了适宜本系统、本单位的档案分类方案（大纲）。为了从整体上把握建设项目档案的分类，现举以下几个例子：,一、工业企业档案类目划分,二、建筑企业档案类目划分,三、房地产公司档案类目划分,编制档案分类方案,整理档案（组卷）之前必须编制档案分类方案（大纲），或了解原有的档案分类方案，否则，整理档案会造成文件互相重复、交叉或遗漏，以及类目的排列、编号无序甚至错乱而影响到科学的管理和有效的利用。一个单位档案要分类，一个项目档案要分类，同一大类档案内还要分小类，一个案卷也是一个小类。把整体分类用文字或图表固定下来就是分类方案或叫分类大纲。这个分类大纲应简明易懂，不但让档案工作人员清楚，档案利用者也应该明白。档案分类方案主要有分类表、类目代字代号和说明等部分构成。见下面较完整的分类方案举例。,档案分类方案主要有分类表、类目代字代号、说明三部分构成。说明：1、依据工业企业档案分类试行规则，结合单位实际情况编制此分类方案，即把基建类作为自身建筑与市政工程类。2、分类方案中除市政工程类、自身建筑类、干部职工类设三级类目，其余只设一、二级类目。3、档号的编制原则：分类号加顺序号；编制方法：采用代字代码法，一级类目的类名采用类名的两个关键字汉语拼音第一个字母的组合，其余二级类目及二级以下类目采用阿拉伯数字表示，其中道路的分类排列方法是划分四个区。,基本建设类档案二级及二级以下类目设置基本建设档案最常用的分类方法是“使用性质单项工程”分类法。单项工程，是指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。基本建设档案的类目设置有以下几种方法：大型工程施工企业可设置到三级、四级类目，见下图。一级类目二级类目（工程性质）三级类目（工程性质）四级类目（单项工程）组卷（案卷）,JJ基本建设类,综合管理,工业工程,民用工程,水利工程,市政工程,办公性建筑,文化性建筑,学校建筑,商业建筑,工业大学,师范学院,外语学院,保管单位,一般企业可设置二级、三级类目，见下图。一级类目二级类目三级类目使用性质单项工程分类法,JJ基建类,综合类,生产建筑,辅助生产建筑,办公生活建筑,基建综合管理,房地产权证,厂区总平面图,上下水管道平面布置图,人防工程,天燃气工程,一车间,二车间,三车间,四车间,配电所,锅炉房,仓库,汽车库,办公楼,单身宿舍及医务室,家属楼,营业楼,托儿所,食堂,澡堂,一号楼,二号楼,小企业可不设三级类目，在基本建设大类下按单项工程时间先后设置二级类目。还有个别小单位二级类目也无法设置，就直接在一级类目下组卷。8、设备仪器类档案二级及二级以下类目设置设备仪器类档案二级及二级以下类目设置方法和产品档案类目设置方法大体相同，基本方法有：“使用性质型号分类法”，多适用于机械行业，见P88分图（12）。,“工序型号分类法”多适用于工艺工序连续性较强的轻工、纺织、化工等行业，见下图。一级类目二级类目三级类目四级类目组卷（案卷）,SB设备类,原毛设备,毛条设备,绒线设备,染整设备,开毛,洗毛,烘毛,针梳,梳毛,精梳,混条,粗纱,细纱,合纱,型号,“车间使用性质”分类法，见下图。一级类目二级类目三级类目车间使用性质分类法根据设备的来源将设备档案分成三大块即自制设备、外购设备（国内）、引进设备（国外）作为二级类目，再根据设备的使用性质划分三级类目，最后按设备型号划分四级类目，这种方法适用于大企业。,SB设备类,酒精车间,液体曲车间,白酒车间,机修车间,二氧化碳车间,其他,机磨,蒸煮糖化,酒母发酵,蒸馏,酒精容器,空压机,培养缸,4设备,灌装,压缩机,辅助装置,车床,钻床,锅炉,水泵,仪器仪表,四、企业档案分类中几个特殊问题的处理（一）关于“综合类”和“其他类”的设置“综合类”是在档案含有横跨同位类中两个以上类目的内容，以致任何一个类目都包含不了时，才允许设置综合类。如企业基本建设的“厂区总体规划”既包含“生产性建筑”又包含“生活性建筑”，放在哪一类目都不合适，就可设置“综合类”。大中型企业的基建档案二级类目通常要设置“综合类”。“其他类”是用来容纳种类多、数量少，无现有类目可归又难以概括的档案内容。如某一企业的产品除形成几大系列外，还有几种零零星星的产品构不成系列，无法归入系列产品类，这种情况就适合设置一个“其他类”。通常在企业的产品档案、设备档案二级类目中设置一个“其他类”。“综合类”通常放在同位类之首，“其他类”习惯放在同位类之尾，二者在同级类目中，一般不同时出现。,（二）关于基本建设、产品开发等科技活动中管理性文件材料的归类科技档案的显著特点之一是“成套性”强，这是由科技、生产活动的特点决定的。任何科技、生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的，比如一个课题的研究，一个工程项目的设计和施工，一个型号产品的研试和生产制造，一个气象过程的观（探）测等等。围绕着一个独立科技项目的进行，规律性地形成了一系列相关的科技文件，这些科技文件记载和反映了该项科技、生产活动的全部过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该项科技、生产活动的文件整体。因此，企业基本建设、产品开发、课题研究、设备购买等工作前期及管理性的文件应划归在相对应的基本建设类、产品类、科学研究类、设备仪器类等企业科技档案的范畴，而不应划归在行政管理类等企业文书档案之列。在区分文书档案、科技档案的方法上，一般遵循三条基本原则：一是内容原则，即分析文件材料的内容是反映党政管理方面的，还是反映科技生产方面的，前者属文书档案，后者属科技档案。二是整体原则，就是既注意文书档案请示与批复、来文与复文不可分割的特点，又要照顾一个产品、一项工程、一个课题、一台设备等形成的档案材料是一套密不可分的特点。三是职能原则，即关于一些项目、课题的批复，作为上级批复部门多归在文书档案类，而作为以科技、生产为基本职能的企业，则属科技档案类，应划归在各有关项目之中，以保持科技档案的成套性。,（三）关于基建档案和设备档案区分问题有关工程设备、仪器安装的质量检查、焊接试验、探伤记录、强度密闭性试验报告等文件材料，统一按单项工程的运行生产流程进行整理，移交“设备仪器”大类归档。工程设备施工安装的基础土建部分的文件材料，应按生产流程归“基本建设”大类，设备与土建工程很难截然分开的以及各种与设备联接的管道统一归“基本建设”大类整理。,第四部分建设项目档案整理,整理程序：1、组卷2、卷内文件排列3、拟写案卷标题（题名）4、复查定卷5、编制卷内文件页号6、复制不耐久字迹7、填写卷内目录8、填写卷内备考表9、填写案卷封面10、案卷装订11、案卷排列与柜架12、编制案卷档号13、填写卷盒（封面、脊背）14、编制检索目录（工具）15、编制立卷说明。,一、组卷,组卷是整个档案工作中最基础的一项工作，也是档案管理中一个最复杂、最细致的具体操作程序。组卷工作的好坏，是衡量档案业务工作水平的一个重要标志，组卷的目的是更好地提供利用。组卷（立卷）：就是在分类的基础上，按照文件材料的形成规律和有机联系，根据一定的原则和方法，以卷、册、袋、盒等形式组成一组能够表达一个相对独立概念的文件集合体案卷。“卷”是档案部门管理档案并提供利用的基本单位，所以组卷也叫组织保管单位。案卷构成：卷皮+卷内目录+文件+封底,组卷的要求：组成的每一卷档案都应是一组联系紧密、数量适度、保管价值基本一致，能表达一个相对独立概念的文件集合体。1、一卷应是一组有密切联系的文件集合体，而不是杂乱无章的任意堆积。若按照“上级文件”、“本级文件”、“下级文件”等文件的来源整理档案则不是组卷，而是简单的文件堆积。2、一组文件应表达一个相对独立的概念。这里强调不能一个概念（标题）多个卷（即不能多个案卷使用同一个案卷题名），卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。如一个商业大厦的竣工图共组十个卷，如果案卷题名拟写为：商业大厦竣工图（一）、商业大厦竣工图（二）、商业大厦竣工图（十），这种做法就不符合上述要求。正确的作法是应写清商业大厦什么部位（或专业）的竣工图，即商业大厦建筑竣工图，商业大厦结构竣工图，商业大厦给排水竣工图、商业大厦电气竣工图、商业大厦暖通竣工图等。,3、案卷厚薄适度。文字材料卷厚度不宜超过20mm（文字材料为150-200页左右）；图纸卷厚度不宜超过50mm（以图纸为主的案卷不超过50页）。可在考虑档案内容有机联系和保管价值的基础上上超下缩。4、价值（保管期限）大体相同。价值是指文件材料的保管期限，大体是指在文件数量少，分得过细不便组卷时，期限划分可就高不就低。如一个卷内共三份文件，其中两份永久，一份长期，此卷的保管期限可定为永久。5、案卷内不应有重份文件，印刷成册的工程文件宜保持原状。,组卷的方法：1、按内容（问题）特征组卷。是指按文件的内容所反映的不同事务、问题（如工资改革、职工教育等）组卷。此方法适用于企业文书档案及基建档案开工前期阶段的文件材料的组卷。2、按名称特征组卷。名称是指文件的名称。按名称特征组卷就是把同一名称的文件，如简报、消息、计算书、设计任务书、预算、合同、质量评定记录等分别单独组卷。基建档案部分文件材料可参考此方法组卷。3、按结构组卷。结构是指一个整体事物中的各个组成部分的搭配和排列。按结构组卷主要是指按产品、设备的组件、部件、零件等不同组成部分的文件组卷。基建项目中安装的设备、产品档案可参考此方法组卷。4、按子项组卷。多指在一个大项目（工程）中，按不同的子项（单项）工程来分类组卷。,5、按工序（阶段）组卷。就是根据生产流程或工作过程，把反映同一程序或过程的文件组成案卷。如产品档案可按开发设计（含初步设计、技术设计）工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序组卷；科研课题可按调研申报、研究实验、总结鉴定、报奖推广等不同阶段组卷；基本建设项目档案可按工程开工前、施工、监理、竣工验收等不同阶段（工序）分别组卷。即：监理文件应按合同项目、单位（子单位）工程、分部工程或专业、阶段等组卷；施工文件应按单位工程、分部（分项）工程等组卷；竣工验收文件应按单位（子单位）工程、分专业组卷。6、按专业性质组卷。就是按照文件材料内容所涉及的专业分别组卷。如一个机械产品的工艺文件可按铸造、锻造、热处理、油漆、焊接等不同专业分别组卷；基建项目竣工图可按单位工程建筑、结构、给排水、电气、燃气、暖通、电梯、消防、环保等不同专业分别组卷。基建、设备、产品、科研档案等科技档案可参考此方法组卷。7、声像资料应按建设工程各阶段立卷，重大事件及重要活动的声像资料应按专题立卷，声像档案与纸质档案应建立相应的标识关系。电子文件立卷时，每个工程（项目）应建立多级文件夹，应与纸质文件在案卷设置上一致，并应建立相应的标识关系。,8、几种具体的组卷方法：（1）引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。（2）一个单位保存一套相关的通用图、标准图，应单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。（3）底图以张为单位单独保存和管理。（4）设备仪器的文件材料较少时，可以把属于同类型的若干台设备仪器的文件材料合并组成一卷。根据不同单位和不同档案的种类，灵活运用以上方法。一般来说，按问题特征为主结合运用其他特征组卷的情况较多。此外，还应注意每个案卷都应有自己的特征，不能互相交叉、互相重叠。组卷不要太厚以便于标题的拟写，特别重要的文件不便和其它文件合并的可一文一卷。,二、卷内文件排列,（一）概念卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系,系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。（二）基建档案卷内文件排列方法：1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。2、设计文件按初布设计、扩初设计、技术设计、施工图设计等排列。3、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。4、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。其中，竣工图按专业（建筑、结构、给排水、电气、燃气、暖通、电梯、消防、环保等）排列，同专业图纸应按图号顺序排列。,5、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。6、文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开。并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后，原件在前、复印件在后，译文在前、原文在后，事故处理结论在前、调查材料在后的顺序排列。7、卷内即有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。8、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。,三、拟写案卷标题（题名）,1、案卷题名就是案卷标题。拟写案卷题名就是根据案卷的实际内容，给它一个恰当的标注。案卷标题应简明扼要，准确地概括和揭示卷内文件内容和形式特征。2、案卷题名的构成：主要包括项目名称、子项（阶段）名称、专业名称及型号、产品（设备）名称、结构名称和文件名称等。（1）建筑工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时，应以正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时可增加工程地址内容。例：市委党校学员公寓楼给排水竣工图项目名称子项名称专业名称文件名称,（2）道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容。（3）地下管线工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、专业管线名称和卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容。如：例1中央储备粮兴达库1#丙仓电气安装竣工文件（项目名称）（子项名称）（专业名称）（文件名称）例2110千伏碧沙岗变电站桩基工程竣工报告（项目名称）（结构名称）（文件名称）,3、案卷标题不能雷同。如同类文件表格材料多，形成多卷的，案卷标题应用部位等标注作区分。如兴达粮库竣工图（一）、兴达粮库竣工图（二）（三）这是错误的作法。应写明专业或单项结构的竣工图。如“兴达粮库工程地磅基础改造竣工图”、“兴达粮库工程供电增容竣工图”等。在一个单位内案卷题名不能重复，如果一个项目某个阶段（专业）的案卷数量较多，拟写题名时很难在文字上加以区分，可参照如下方法解决：（1）XX学校教学楼结构竣工图（结施01-29）（2）XX学校教学楼结构竣工图（结施30-49）4、卷内文件概要应符合归档范围中所列案卷内容（标题）的要求。5、外文资料的题名及主要内容应译成中文。,（一）基建档案标题拟写方法,1、文字材料类：基建档案中项目开工前阶段的卷内文件多属于红头文件，其内容、形式类似于文书档案，因此其标题拟写方法可采用“责任者-问题-文件名称”的“三段式”。“三段式”：责任者关于问题的文件名称例1：郑州市人民政府关于110千伏碧沙岗变电站征地的批复（责任者）（问题）（文件名称）例2：市政府、区拆迁办、办事处、学校（责任者）关于拆迁问题的批示、会议纪要、请示、协议（问题）（文件名称）,2、表格、图纸材料类：项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称或项目名称+表格、图纸名称例1：教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表（项目名称）（子项分部）（表格名称）例2：教学楼（电气）竣工图（项目名称）（专业）（图纸名称）例3：教学楼隐蔽工程记录（项目名称）（表格名称）例4：郑州轨道交通1号线一期XX站土建工程施工管理验收记录（项目名称）（子项）（单位工程）（表格名称）,（二）设备档案标题拟写方法：,型号+产品（设备仪器）名称+结构名称+文件名称或型号+设备仪器名称+文件名称例1：XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单（型号）（仪器名称）（文件名称）例2：62W万能铣床床身部分零件图（型号）（产品名称）（结构名称）（文件名称）,四、复查定卷,复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。复查定卷的内容包括八个方面。1、应归档文件材料是否齐全完整。2、归档范围与不归档范围是否区分清楚。3、分类方案是否科学，文件归类是否无误。4、文件内容针对时间强的是否已归入针对年度。5、保管期限是否划分准确。6、卷内文件是否排列系统科学。7、组卷是否合理。8、案卷题名是否简明确切，是否恰当，结构是否完整。,五、编制卷内文件页号,页号，是卷内文件页次的顺序号。编卷内文件页号，就是以案卷为单位，按照卷内文件的排列顺序，从首页开始依次编写流水号。编写卷内文件页号的目的，是为了固定卷内文件的位置，便于档案的保护、统计、编目、利用和现代化管理。一、编写页号的方法单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号。折叠的大张文字材料或图表，凡是折叠前单面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。剪贴材料（如剪报、案件材料卷中的证明材料等），一张大纸上贴几小张，每小张剪贴材料为一页，各编一个号。二、页号编写位置科技档案中基建档案编号位置是：正面编在右下角，反面编在左下角。图样页号编写在标题栏外。文书档案与之相反，即右上、左上角。,三、编号的要求1、案卷封面、卷内目录、空白页、卷内备考表一律不编页号。对卷内有文字或图样者逐一编页号。2、卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号一律采用阿拉伯字由“1”开始自前向后顺序标注。3、耐心细致，力求准确，做到一个案卷内页号不重号，不漏号，不错号。页号用打号机、铅笔编写阿拉伯数字。4、复印件的编号：如果有原件，复制件可不再另编页号；如无原件，应编页号。5、图纸目录应作为卷内文件编上页号，并纳入卷内目录进行登记。一套图样目录组成多个卷的，图样目录统一放在第一卷前面作为一份文件编写页号，另编写卷内目录放在前面。6、同一卷内既有零散文件，又有成册材料时，零散文件可以单独装订在一起，成册的材料作为一件填写卷内目录放在后面，可重新编页号。7、成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料合并成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写入卷内目录，不必重新编写页号，可在“备注”中注明总页数。,六、复制不耐久字迹材料,复制不耐久字迹材料，就是在编制卷内文件材料页号之后，对永久、长期保管案卷内的文件材料逐件进行审查，凡属于不耐久字迹材料的要全部进行复制，以延长档案的寿命。一、复制的范围及方法1、破损文件材料，按档案裱糊技术的要求进行托裱。如档案室不具备裱糊条件的，可选用宣纸或质地优良的纸张和粘合剂进行修补。2、字迹不清的文件材料，应根据文件的特征考证清楚，然后按照原件重新抄写或打印，但必须和原件放在一起，并在抄件上加盖“复制件”印章。,3、使用铅笔、圆珠笔、复写纸、彩笔以及纯蓝墨水、彩色墨水签发、拟写的文件材料，属于不耐久字迹材料，要用复印机进行复制或使用字迹固定剂涂抺加固。二、复制件的整理方法凡是复制的文件材料，应与原件放在一起，原件在前，复制件在后。并在复制件的右上方盖“复制件”印章，在卷内备考表上注明复制文件的件号和页号；卷内文件全部复制的，可设“复制卷”，放在原卷之后，填写原卷号，并在案卷封面下方档号的左边盖上“复制卷”印章，在原卷备考表内注明“全卷复制附后”字样。如仅复制某份文件的个别页，则将复印页与原件相应的页码放在一起，即复印的是第6页，放在第6页后面，依次类推。,七、填写卷内目录,卷内目录是介绍卷内文件内容，提供检索的工具之一，是登陆案卷内文件题名及其特征并固定文件排列次序的表格。1、卷内目录构成：序号、文件编号、责任者、文件材料题名（文件题名）、日期、页号（页次）、备注。2、卷内目录排列在卷内文件首页之前，卷内目录规格为297210，式样如下：,以下为老标准的卷内目录式样,3、序号。就是件（张）号，以卷内一份文件、一张图纸、一册材料（当一册为卷内一件时）为一个号。用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序。这里注意5点：(1)请示与批复件为两件，编两个序号。(2)印件与底稿作为一件，编一个序号。(3)原件与复印件作为一件，编写一个序号。(4)会议纪录应按会议时间先后逐个会议登记目录，以方便利用。(5)科技档案在登记目录时，其“每份文件”的界定较为灵活，即可以是狭义的“一份文件”，也可以是广义的，即按反映的内容把卷内具有共性的某一类文件材料（包含若干狭义的“一份文件”）视为“一份文件”，依次登记目录。,4、文件编号。就是文件的（如红头文件）文号或图纸的图号，设备填型号（代号），项目填代号，什么号都没有的文件，文件编号一栏可不填写。红头文件的文号可以省略“第”、“字”，甚至可以省略“号”。如：“郑档字（2016）第22号”，其中可以省略“字”、“第”二字，即“郑档（2016）22号”。图号：是制图者所给号码，见图纸的图标栏内容，如“工艺-07”、“G-13”、“建施1”等。5、责任者。填写文件材料形成部门或主要责任者个人。填写时应注意以下几点：（1）红头文件的责任者以落款单位即印章为准，不填写文件的拟稿科室、签发人、拟稿人等。（2）联合发文，应将两个责任者全部标出，五个以上的可只标出起草文件的单位，即主办单位。（3）本单位为文件的责任者，不能写成“本委、本局、本公司”、“本企业”等（4）责任者字数较多时可用通用易懂的简称，如“中共郑州市纪律检查委员会”可简称“郑州市纪检委”。（5）批转、转发的文件，填批转、转发单位。（6）合同、协议的责任者填写落款的甲、乙双方。（7）图纸的责任者：设计图填写图纸的设计单位名称，没有设计单位的，可填设计人（见图签中标注）。竣工图纸的责任者一律填写施工单位名称，如果是设计单位编制竣工图，应填写设计单位。,6、文件材料题名。填写卷内文件标题或图纸图名，尽可能写全称。（1）文件上没有题名的或文件题名不能反映文件实质内容的，应根据内容自拟题名（包括补充和改换题名），并外加方括号“”填写。原文件题名只有文种的，应根据文件的主要内容补充拟写文件题名。常见的令、公告、布告、通告、通知、声明、合同、委托书、协议书等，都必须补充拟写文件事由，加在文种之前，以便于检索文件。例：郑州市人民政府发布的郑州市档案管理规定令，文件题名中只有“郑州市人民政府令”，应补充拟写为“郑州市政府关于发布郑州市档案管理规定的令”。文件题名中出现发文字号的，应根据文件内容补充题名。如某市财政局档案中有一份