会务工作常见问题与解决办法.doc

,.会务工作常见问题与解决办法一、重宾接待工作常见问题与解决办法 1考察路线和时间安排过于粗略 重宾接待工作中，应将所有的停留点、考察点的停留时间和往返所需具体时间细化到分钟。如： 9：50在XXX迎接，前往XXX（行车10分钟） 10：00抵XXX（考察15分钟） 10：15离XXX，前往XXX（行车10分钟） 2接待手册制作不规范 “A4、32开”为省委办公厅接待手册标准尺寸，大小合适，便于携带。 3陪同领导过多 考察就餐过程中应尽量精简陪同领导，在汇报会时，可适当增加参会领导或部门主要负责人。 4陪同车辆过多 应尽量压缩陪同车辆，或者安排大车。 5迎送地点不对 一般情况下，重宾接待任务中，区县（市）陪同人员一般无需到交界处迎送，在考察点等候即可。如国务院副总理曾培炎同志在益考察时，区县（市）陪同人员一律都在考察点上迎候。有必要在交界处迎候时，见牵引车后立即带路前往考察点。 6所到之处卫生城管秩序标准不高 城区、考察点、住地、会场、洗手间等所到之处，均要高标准搞好卫生秩序工作。 7迎送之时，过于简单 如有必要，安排礼仪小姐赠送鲜花表示欢迎；设立重宾休息室，休息室大小合适，室内灯光温度适宜，备有电视报纸，整齐摆放鲜花、欢迎（欢送）卡、地方特色水果小吃、热茶、矿泉水、毛巾。 8路线选择不够妥贴 路线选择应把握几个原则：有利于安全顺畅到达，能体现当地自然人文特色，尽量不更换交通工具，不重复行车路线，如行车时间较长应考虑在途中安排休息时间。 9重宾乘坐的交通工具上所需物品不够齐备 中巴车越野车配放纸巾、矿泉水、接待手册、随车用品盒（内装小零食、牙签、晕车药等）、雨伞、草帽、套鞋等，若时间较长，防汛指挥船还可配放水果小吃等。 10选择考察点不够妥贴 确定考察点时应把握的几个原则：安全，符合检查、考察意图，体现地方特色，社情平稳，行车路线便利。 11考察点简介不够准确详细 考察点简介要体现自身特点，基本数据要准确，有说服力，现场解说要与简介口径一致。 12考察点准备工作不够精细 考察点常规基本准备工作如下： 通过摆设欢迎标语、鲜花等营造合适氛围。 车队进出时，考察点大门提前打开。 明确考察上下车地点，重宾上下车地点与考察点陪同人员迎候地点，与车队停车地点不能错位；若是水路停靠要确保过渡船、跳板等宽敞干净安全，停车点清爽，与任务无直接关系的人和物尽量避免出现。 考察点主要负责人及相关陪同人员在车队停车点迎候，工作人员着装列队鼓掌迎送，明确熟悉情况的专人负责解说，视情况配备扩音设备。 考察点现场整洁清爽，一般情况下无需在考察现场发放资料、矿泉水等，如需换服装要提前准备。 摆设产品展示台，展示台高低合适、铺有桌布、摆有产品说明铭牌。 除非重宾临时要求，否则在考察点的考察路线务必按踩点路线行走。 如重宾向考察点一线工作人员询问，工作人员应先站立微笑问好再礼貌回答所提问题。 13会场准备工作不够精细 会场常规基本准备工作如下： 视情况适当营造欢迎氛围。 会场进出通道安全顺畅明亮，如会议室所在楼层过高则应安排专用电梯。 室内整洁灯光温度适宜。 悬挂会标。 明确会议主持人、汇报人，协调并印制与会人员名单和会议议程，摆放座位牌，可恰当摆放规划图、汇报材料等相关资料，会议资料逐页检查，如需播放多媒体则事先调试好。 摆放茶水、纸巾，可摆放鲜花，不可摆放水果、小吃、香烟等，配备足够数的话筒，话筒高度合适。 安排专人记录并对重宾讲话录音。 设有卫生间，洗手液、纸巾、梳子等日常物品齐备洁整。 14合影准备工作不够精细 合影常规基本准备工作如下： 选择合适的合影背景。 参加合影人员着正装。 一般情况下，第一排设座位，严格按有关顺序在座位正面上方粘贴竖向座位牌，后排站立，应事先印制站次表发给后排人员。 参加合影人员提前按指定位置就位，重宾一行在本级主要领导陪同下，与参加合影人员握手后就座。 照片冲印时，应在照片上方题写主题、时间。 15住地准备工作不够精细 住地常规基本准备工作如下： 住地内外整洁，设施完好，安全、清静。 住地如有喷泉、彩灯等，可视情况适时开放。 重宾第一次进入住地时，视情况铺红地毯列队欢迎，送鲜花，上下进出有专用电梯。 安排高素质服务人员对重宾一对一服务。 房间各类设施设备、用品完好整洁，温度湿度适宜，电视提前打开，房门提前打开。 配备鲜花、欢迎卡、洗漱包、矿泉水、地方特色水果小吃、香烟、热茶、报纸。按要求开通长途电话、为客人提供叫醒服务。 16医疗保健没有事先做好准备 医疗常规基本准备工作如下： 视情况成立保健小组。 视情况安排专门的保健医生、护士备有常规和指定药品待命或低调随行。 视情况在合适的医院安排专用病房，进出安静便捷，房间内灯光温度适宜，铺设新的床单、被套、枕头、拖鞋、茶杯、洗漱用品、鲜花、报纸等。 17有关存档档案工作被忽略 对每次任务所形成的正式文字材料、照片、音像资料等都应存档。 18保密意识不强 应尽量缩小任务知情范围，参与任务的工作人员要严守保密规定。 19重宾接待任务的组织协调层次过多过于零散 重宾接待级别高、任务重、变化多、要求严，要有一专门机构甚至一位专人总揽全局、协调各方。各项任务分工不宜过散，参加人员不宜过多。 20重视程度不够，不愿意主动的不厌其烦的做好工作 做好重宾接待、会务工作第一位的是态度问题，要摈弃“无所谓”、“过得去就行”、“没有必要”、“不具备条件”“太苛刻”等错误观点；对于每次任务每个环节都坚持高标准严要求，“尽全力追求完美、精益求精，个性化、精细化做好服务工作”，对工作的每一个流程、每一个细节要环环紧扣，不能有一丝毫的失误。 二、会务工作常见差错与解决办法 1通知发放后反馈不够，参会单位没有按有关程序向领导请假，没有按会议通知指定人员派出参会人员，随意代会。 各与会人员如有特殊情况不能参会，要根据有关规定向有关领导书面（口头）请假，并及时反馈会务组；会务组对到会情况及时督查，并发出通报。 2会场没有营造氛围 根据会议性质，视情况通过鲜花、气球、拱门、标语、电子屏幕适当营造氛围，但必须得体，紧靠主题。 3没有悬挂会标 一般情况下，会议都要悬挂会标；会标一般悬挂在主席台上方，或者客人席后上方。 4会场外秩序比较混乱 与会议无直接关系的车辆、人员、物品都应清理，会场内外干净整洁，要为重宾车队留出停车位，进出通道通畅。 5会场布置不够精细 会场内适当摆放鲜花、植物，准确排摆座位，放置足够话筒，摆放热茶、矿泉水、纸巾、专用纸笔；洗手间清洁干净，摆放洗手液、纸巾等；室内温度灯光适宜，音响、话筒、桌椅等完好。 6会议资料不齐备 除了汇报材料外，还应该有与会人员名单、请假人员名单、会议议程等。 7汇报会会场座位摆放不对 会场座位如果是“对开型”，客人坐在进门的内侧；会场座位如果是“口字型”，客人坐上席，汇报人坐下席，客人右侧为其随行人员席，汇报人的右侧为其随行人员席。 8会场摆放水果、小吃 会场是研究工作的正式场合，除特殊情况外不要摆放水果、小吃，只需摆放矿泉水、茶即可。 9摆设不够精致 会场里的桌、椅、座位牌、纸、笔、汇报材料、纸巾、话筒等横向、纵向、侧向均摆放在一条直线上。座位牌、会议材料、纸笔居座位中轴线，话筒居左侧，茶杯、纸巾、香巾居右侧，茶杯杯柄朝内；主位和领导席相对保证宽敞。 10座位排序错误 座位排顺序的基本原则：同排座位总数为奇数，则中间位为主位；同排座位总数为偶数，则居中两位中的右侧为主位，然后按照“以左为大、左右左右”的原则依次排序。 三、领导同志服务工作中的问题和解决办法 1文件保管不到位 经手的各类文件要视性质分类保管，对于涉密等重要文件尤其要注意保管，谨防丢失。 2领导批示件处理不到位 领导批示应统一归口，由专人登记复印，原件交送，复印件存档，对于主要领导批示件要建立专门档案。 3领导意图了解不准确 应结合平日观察和各方信息努力把握领导的准确意图 四、值班工作中要注意的问题 1值班记录不够规范 应制作专门的值班日志，值班日志要分栏注明日期、值班人员、活动内容、办理结果等内容；凡值班室知晓、经手、协调、承办的一切大小政务活动都按日记录。 2全天候值班不到位 值班电话必须保证24小时畅通，值班室24小时有人值守；节假日要