数字档案馆化规划解析PPT课件

数字档案馆建设规划,主要内容,一、规划步骤二、规划内容三、规划文本的形成四、总体框架设计五、经费预算六、效益,主要内容,一、规划步骤,一、管理信息化规划步骤,开始,规划基本问题的确定,收集初始信息,现状评价和收集约束,设置目标,准备规划矩阵,识别活动,列出工程项目,列出重复活动,选择最优活动组合,写出规划,返回,总经理批准,MIS委员会,结束,一、管理信息化规划步骤,第1步，规划基本问题的确定包括规划的年限、规划的方法，确定集中式还是分散式的规划，以及是进取还是保守的规划第2步，收集初始信息包括从各级管理人员、同类企业、本企业内部各种信息系统委员会、各种文件以及书籍和杂志中收集信息。,一、管理信息化规划步骤,第3步，对现存状态的评价和识别计划约束包括目标、系统开发方法对规划活动的影响、现存硬件和它的质量、信息部门人员、运行和控制、资金、安全措施、人员经验、手续和标准、中期和长期优先顺序、外部和内部关系、现存的设备、现存软件及其质量以及企业的思想道德状况。,一、管理信息化规划步骤,第4步，设置目标本操作应由总经和信息化委员会执行，应包括服务的质量范围、政策、组织及人员等。该目标不仅包括信息系统的建设目标，还包括整个企业的目标。第5步，准备规划矩阵规划矩阵是信息系统规划内容相互之间关系所组成的矩阵，这些矩阵列出后，就确定了各项内容以及它们实现的先后顺序。,一、管理信息化规划步骤,第69步，识别上面所列出的各项活动，是一次性的、工程项目性的活动，还是一种重复性的、经常进行的活动。由于资源有限，所有的项目不可能同时进行，只有选择一些最有效益的项目先进行，同时要正确选择工程类项目和日常重复类项目比例，正确选择风险大的项目和风险小的项目的比例。,一、管理信息化规划步骤,第10步，确定项目优先权、估计项目成本以及人员要求。第11步，编制项目的实施的进度计划。第12步，将长期战略规划书写成文，在此过程中不断与有关人员交换意见，这些人员包括信息系统使有人员、信息化工作人员以及信息化委员会的领导。第13步，写出的规划需要经总经理批准才能生效，并宣告战略规划任务的完成。,主要内容,一、管理信息化规划步骤二、档案信息化规划内容,二、档案信息化规划内容,开始,规划基本问题的确定,现状分析,环境分析,标杆分析,SWOT,档案战略,目标确定,任务分解,实施路线,形成文稿,评审定稿,结束,主要内容,一、管理信息化规划步骤二、档案信息化规划内容三、规划文本的形成,三、规划文本的形成,现状分析（一）分析本企业档案信息化整体水平（二）分析企业档案数据库建设情况。即以档案数字化率来衡量，包括档案目录的数字化率和全文档案的数字化率，以及档案数据数量。（三）分析企业档案信息化硬件配置情况。按照网络覆盖率、服务器配置、计算机台数、输入设备、加工设备、输出设备的框架进行分析。,三、规划文本的形成,（四）分析企业档案管理信息系统实施情况一般从档案信息系统功能的完备性、架构是否先进等解度进行分析。（五）分析档案信息化标准规范编制情况（六）分析档案信息化安全保密情况（七）分析档案信息化人员情况（八）分析档案信息化应用效果（九）分析档案信息化存在的问题与不足,摸清家底摸清家底,三、规划文本的形成,环境分析（一）档案工作发展大趋势（二）企业发展大趋势（三）企业信息化发展趋势（四）企业档案工作大趋势标杆分析标杆分析是选取若干档案信息化发展较好的组织或企业，分析其档案信息化水平较高的特征，用定性或定量的指标进行描述。标杆的作用是为下一步确定发展目标提供参照。,三、规划文本的形成,SWOT分析（1）进行档案部门外部环境分析，列出对于档案部门来说外部环境中存在的发展机遇（O）和威胁（T）。（2）进行档案部门内部环境分析，列出档案部门目前所具有长处（S）和弱点（W）（3）绘制SWOT矩阵。这是一个以外部环境中的机会和威胁为一方，以档案部门内部环境中的处境和弱点为另一方的二维矩阵,三、规划文本的形成,企业档案事业战略和企业信息化战略继承目标确定（一）总体架构设计（二）应用架构设计（三）数据架构设计（四）档案管理信息系统架构设计确定重点任务制定规划路线,三、规划文本的形成,形成规划文本（一）引语用一段简短的话说明规划的目的和主要内容。（二）档案信息化现状有时也用“档案信息化所取的成绩和存在的问题”作标题，主要内容不外乎说明档案信息化的成绩和存在的不足，篇幅不需要太长。（三）SWOT分析按外部机会、外部威胁、内部成势、内部劣势的顺序叙述行文，一般分为四个要点。,三、规划文本的形成,（四）档案信息化发展趋势及标杆档案信息化发展趋势只需用简短的一段话概括即可。标杆分析可用二维表格方式呈现，将标杆按照档案信息化发展现状的项目一一列出即可。（五）发展目标用一段话将档案信息化工作要达到的目标描述出来。首先用一句定性描述的语句提出总体发展水平，然后分别从不同的方面给予具体的可定量化的目标描述。,三、规划文本的形成,（六）重点任务重点任务是规划文本的主体内容，可按以条、段方式逐点叙述。为增加文采，可将内容概括成数字组合，如“124”任务，即一个系统开发，两项数据库建设，夯实三个方面的基础，共七项任务，内容易记，而且有文采。,三、规划文本的形成,（七）实施计划实施计划一般分为起步（或准备）、重点实施、全面完成三个阶段，三个阶段的时间分配一般是重点实施阶段较长，而起步和全面完成阶段稍短，以3：4：3的比例分配较为合理，不过也不一定拘泥于此，需根据实际情况进行时间分配。接下来要逐一对重点任务进行分解，确定大至的时间进度，将进度逐一分配到各个阶段中，列出年度工作计划。,三、规划文本的形成,（八）主要措施按点写出实现规划目标、完成规划任务需要采取的措施。措施不能太少，但也不能太多，一般以五至七条措施为宜。规划评审聘请评审专家档案方面的专家为主信息化方面的专家不可缺总数35人即可,主要内容,一、管理信息化规划步骤二、档案信息化规划内容三、规划文本的形成四、档案信息化总体框架设计,四、档案信息化总体框架设计,整体架构,四、档案信息化总体框架设计,应用架构,档案管理,协同工作流,协同工作流,协同工作流,人,财,物,客户关系,知识,办公,门户,门户,院领导,科技人员,管理人员,主要内容,一、管理信息化规划步骤二、档案信息化规划内容三、规划文本的形成四、档案信息化总体框架设计五、经费预算,经费预算硬件购置费服务器数据加工设备：高速、平板、大幅面计算机软件购置费数据加工费标准编制费调研培训费其他,五、经费预算,硬件购置费服务器（一台部门级的虚拟成三台用，大约在5万台以内）数据加工设备：高速、平板、大幅面高速扫描仪（数量可多一点）：5万平板（一台）：15万工程扫描仪（一至两台）：计算机每人一机：6000元一台,五、经费预算,软件购置费应购置网络版的档案管理信息系统平台：J2EE最好，ASP也行，但最好不要使用C/S架构。选择有实力的厂商也可以在现有系统的基础上实施升级，但如果平台较旧则无升级的必要价格在20万元上下,便宜的有5000元的，也有1万、5万、10万的，还有50万以上的。,五、经费预算,数据加工费传统纸质载体档案加工全文数字化0.4元/A4目录录入1元/条多媒体档案加工量一般不太大,五、经费预算,主要内容,一、管理信息化规划步骤二、档案信息化规划内容三、规划文本的形成四、档案信息化总体框架设计五、经费预算六、档案信息化效益,1、统一认识（1）为什么要实施档案信息化档案工作的趋势企业信息化发展，数字档案信息的大量产生数字档案馆的本身的性能（2）档案信息化能给企业带来什么收益（3）档案信息化对企业档案部门的提升地位的好处（4）如果不着手档案信息化建设会有什么风险和损失（5）上层领导是否支持（6）企业资源是否支持,六、档案信息化的效益,提高检索速度，大幅度降低企业档案信息获取成本提高查全