流程描述培训 27页-流程描述工具和使用说明.ppt

2020/5/1,陈双红,流程描述培训,目录,第一部分,流程简介,第二部分,流程表现形式,第三部分,流程描述工具和使用说明,什么是流程？,什么是流程：“是将日常的工作规范化，以流程的方式固定下来”“工作标准化、程序化；要定期检讨，不断动态调整优化；以提高效率/创造价值为目标”,三级流程描述，本项目采用的方法跨功能流程图,在业务流程描述层次，我们采用当前的流程描述方法，分部门/岗位和职能。,示例：设备/材料计划及领取流程,示例,采掘工作面及单项工程设计流程工作标准,作业流程及岗位作业工序,每一项工作都有一个标准的流程，每个岗位工种都有一定的规章制度。例如:喷、注浆巷道修护打眼喷浆注浆打锚杆眼前，首先必须敲帮问顶，处理掉浮矸危岩，设好临时支护，确保在安全的前提下作业。喷浆工用带盖的螺帽对打好的锚杆进行紧固，然后喷浆。喷好浆后注浆工把螺帽取下来进行注浆，班队长检查注浆是否符合要求。,修护区班队作业流程,喷注浆巷道维修作业工序标准,流程描述工具：流程描述模板和描述符号体系,工具Visio2003可以具体画法也可参考FTP流程优化项目_流程描述文件夹中流程图绘制工具软件的FLASH演示,统一模板和符号体系,流程图应使用visio软件进行绘制，流程图常用符号及使用说明如下:,流程图常用符号及说明,流程动作,信息文档,2.任务或工作使用说明：用来表示具体的任务或工作，一般用动宾词组命名流程活动，例如：签订合同、调研需求等。,3.文档使用说明：用来表示工作活动应用产生的文档、报告等知识成果、工作表单。,4.判断框使用说明：用来判断流程的去向，即需要决策的事项，当决策为“是”时，进行下一步决策为“否”时，在流程图上不做任何标识。,5.动态连接线单向肘形连接线双向肘形连接线,使用说明：用来连接流程图内的各符号。,6.跨越（不交叉）使用说明：用来表示两条流程线的交叉。,每个流程应配备流程工作标准,流程工作标准格式,xxxx流程工作标准,1、“任务名称”指活动或动作的名称。2、“节点”指活动、动作或判断点在流程图上所处的位置。3.“任务程序、重点及标准”：“程序”指完成一个或多个活动所需要的步骤或工作内容与方法；“重点”指一系列活动发挥关键作用的活动或工作；“标准”指衡量某一个活动或一系列活动完成的准则或要求。4.“时限”指完成某一活动或动作所花费的时间或最后期限。5.“重要输入”指进行一个或多个活动前所需要的重要信息或数据、文档、实物。6.“重要输出”指完成一个或多个活动后所产生的重要信息文档、实物或文件。,流程图举例（一）：通风设施管理流程,流程图模板包括所有的表头,纵座标是流程任务次序,横座标是流程任务负责人,示例,流程图结构,两个维度活动流转流程要素,每一个流程都是由不同的阶段组成的，要识别每一个流程大的阶段，这是认识流程的第一步，不要一开始就深入细节,某活动是由哪个部门或岗位来完成的,流程的目标流程的客户流程的触发事件流程的输入、输出流程的关键控制点,流程的要素,活动的流转,画流程图应包括的主要内容,本流程涉及到哪些部门。该流程中在本岗位的触发因素（如：收到什么单据或被要求完成什么任务）有哪些？本岗位具体进行了哪些操作？这些操作产生了哪些单据或报表？这些单据或报表又被传到哪些岗位了？这些岗位又进行了哪些操作，这些操作又产生了哪些单据或报表等。强调：流程图上出现的是部门、岗位，而不是某一个人,流程绘制应注意的要点,流程描述规范（之一）,1、业务流程现状描述时，首先打开“祁东煤矿流程描述模板”文件，是创建好的流程模板，再打开“符号体系”。2、根据流程所涉及的部门/岗位数量，选择相应的泳道图模板。3、流程编号、流程名称、版本号、责任部门、层级，根据具体情况填写。4、填写“部门名”或“岗位名”。若多部门或岗位共同完成（即“与”的关系），用“、”分隔。若多部门或岗位中的任何一个都可以来处理（即“或”的关系），用“/”分隔。5、同一部门或岗位在一张图上只能出现一次，且各部门或岗位的工作即为其对应泳道的全部内容。每个岗位居于中间位置。,流程描述规范（之二）,6、所有流程符号均用鼠标将标准符号拖到流程图中，除“表单”符号可以适当拖长外，其他符号大小尽量不要改变。7、活动之间的联接使用“动态连接线”。8、在总流程的结束点，标注“结束”符号。9、当有多个流程需要绘制时，可使用“插入新建页”命令增加新的一页。这样，可在一个文件中存档多个流程图。10、根据规定填写流程工作标准。,流程描述注意事项,1绘制流程图时，应注意的是针对现有业务的现状，不要盲目绘制。2绘制流程图时，要体现活动的顺序性，尽量将流程的活动起点安排在最上面，根据流程的先后顺序，自上而下，从左到右。3.建议将流程中涉及的“矿领导审批”节点放在靠右的泳道。4.在符号使用当中，“判断”本身即是一个活动，会产生二个结果。只画一个结果时是默认值“是”，此时的“不是”将返回前面的相关活动。5符号使用当中，在表示活动之间关系的时候，使用“肘形箭头连接符”很方便，需熟练使用。6选中某个对象（方框、箭头等等），双击可以对选中的对象进行修改、单击鼠标左键不松手，可以上下移动所选对象。7.一个流程最好不跨多页，所以需要仔细考虑流程的层次分解与合并。,三级流程和班队流程的界定二线单位均为生产辅助部门，为生产单位提供服务，就会与其他单位有关系。如一项工作的70%工作量由本单位完成，这就为班队流程，否则，就是三级流程,编制要求各单位在编制时要先根据内部工作拟定清单是一个队能完成的，可由班队组织人员完成是一个区各个队共同完成的，则需要技术区长、技术员辅助完成,每个班队流程需进行的项目（不可缺少）班队流程描述本流程每个工序描述本流程影响因素分析本流程针对影响因素提出的改进建议