办公室文员工作内容.doc

办公室文员详细工作内容行政工作每月工作内容：1、 每月22日左右早会时向各部门征集下月相约山海稿件，每月评选一次“微笑之星”、“太阳使者”及节约能手”，每3个月评选一次“星级主管”和“品牌助理”。稿件分别放于报纸2、3版，供稿原则上每部门在2个版面上都有。每月25-30日间准备报纸内容，录用稿件前需审核稿件看文字是否流畅、语句是否通顺、内容是否健康。每月评选的优秀员工名单部门报到办公室，文员汇总好后交2位总值经理一同评定；每3月评选优秀管理者名单由部门报到办公室，文员汇总后交总经理评定。每月5日前完成当月报纸的编辑、排版及印刷工作。2、 每月22日前准备好仓库管理资料，交仓管员盘库。2、当收到给总经理的传真或邮件时，及时交到总经理办公室。3、当接到找总经理的外线电话时，先请客人稍候，询问总经理是否有意接听，如不接则婉言推辞，请对方留下联系方式；如总经理不在时，留下对方联系方式并及时将信息传达至总经理处，在来件记录本上做好记录。4、每月最后一天将员工餐厅及办公室本月的会议纪要、每周卫生检查结果收回存放，另准备下月过生日名单。5、每月最后一天将考勤表上交到财务。6、做好仓库的盘点及核对工作。7、月底发员工考核测评表及每月最佳及待改进评选表。每周工作内容：1、 每周五为度假村工作、卫生大检查日，文员于检查前需准备好检查评分表，15：00到达会议室后，将会议签到表交全部与会人员签到。检查完毕回到会议室须认真记录主持人对本次检查的总结，散会前收回评分表。2、 每周六打出山海度假村每周工作汇报及卫生评比结果交到总经理处，并将卫生评比结果复印1份公示于“反思栏”上。每日工作内容：1、 例会会议内容的记录及打、印、发。会议纪要需以统一格式打印，打完后交会议主持人审阅，确认符合后复印13份下发，分发地点为：总经理办公室、两位经理各1份，办公室存档1份，体检中心1份，前台1份，采购运输部1份，保安部1份，餐厅1份，厨房、1份，员工餐厅1份，工程部1份，客房部1份。2、 每日到前台去取当日报纸，按照有多份的取多份，只有1份的优先放入总经理办公室。3、 每日进入总经理办公室时，可查看办公室、卧室内地面是否洁净，垃圾桶是否须马上处理。如卫生情况较差，可通知客房部前来打扫卫生；如只有垃圾桶需处理或只有小部分地面污渍，可由文员清理。每2-3日视总办卫生情况通知客服部打扫总办卫生。4、关于鱼箱的管理。9：00开鱼箱灯；11：00喂鱼；15：00清理鱼缸；18：30关灯。5、做好办公室的用品的出入库工作。6、做好下发文件的签字记录。人事工作1、 招聘。根据度假村人事需求，可与人才市场联系招聘事宜，给人才市场提供度假村的招聘信息。2、 面试。新员工求职时，可做简单面试，比如是否有该工作的工作经验等。向求职人员介绍与工作相关的内容及要求，面试后做简单的面试意见，后请示总经理是否需面试。3、 入职。新员工入职前需填写入职申请表，该表经总经理签字后生效。新员工有健康证的需交到办公室存档，并交身份证复印件及相关证件复印件1份作为人事资料存档。将员工相关信息存电子版于“E:My Documents员工资料”内，发给新员工员工手册及工号牌，带领新员工领取宿舍用品及制服，安排住宿。4、 人事变动。内部员工进行岗位变更、提升等需填写人事变动表，可根据变动原因填写，经总经理签字后生效。该表生效后交一份至财务会计处存档。5、 离职。员工离职需提前15天写离职申请，由部门负责人、人事部负责人签字后，再交总经理签字生效。离职前员工需退还所有度假村提供的物品后才能办理手续，如物品丢失，则赔偿相应赔偿金。员工离职后将该表与该员工人事档案一同放入离职员工资料袋内。6、 考勤。 每月初打印出办公室人员排班表，根据办公室人员休假情况及时做好考勤记录。 每月30/31日排出山海度假村值班人员排班表，原则上每月25日至下月5日不排财务人员值班。排好后交由总经理查看再下发。下发地点为总经理处1份，大堂副理值班处1份，并贴于反思栏处1份，另在“前台管理系统”内“值班经理”一项内输入值班人员名单。 每月30/31日统计下月过生日员工名单，准备好相片并标注员工生日日期，于下月1日取下上月过生日员工相片，将当月相片按日期前后贴于员工天地。 每月30/31日做好办公室人员考勤表，出勤满26天则在考勤表“备注”栏注明该当月休假天数；如出勤不满26天，则在“备注”栏注明该当月的实际出勤天数，交财务会计处。7、 培训。每月做好当月员工培训计划，每月做2次员工培训。具体时间视度假村的客人多少而定。一般选择客人少时开展培训。对于新入职员工，可选择一个统一的时间把人员召集起来后培训。在培训时要让员工按各部门进行签到并存底。培训需提前至少1天在会议纪要上提出，提醒部门员工按时参加。员工培训内容为：管理者及员工代表发言；10-15分钟的简单英语培训；礼仪培训或听励志讲座。8、 做好员工奖罚管理。如员工违反度假村相关管理条例，则按情节轻重给予处罚，罚单由办公室开出后交部门负责人、被罚人及总经理签字后生效。被罚人不愿签字确认的，按员工手册规定实行简单生效。企划工作在总经理的领导下，不