会议文书工作

第六章会议文书工作,第一节会议文书工作的特点和内容,一、会议文书工作的特点二、会议文书工作的内容,一、会议文书工作的特点,会议文书不同于一般的文书，它是专门用于会议的公文，包括会议前、会议中和会议后需撰写的材料。主要特点：1、时效性时效性是指会议文书工作要提前运筹，及时发文，即必须按照会议主办单位的意图，提前谋划，及时撰写、发送有关文书，不能延误时间。,2、准确性准确性是指会议文书的写作要具体明确，一目了然。3、规范性规范性是是有会议文书的性质决定，是指会议文书工作要规范引导，全面客观。,二、会议文书工作的内容,会议文书工作是指对有关会议文书的制作、发送和管理工作。从时段上可分为会议前、会议中和会议后三个阶段。1、会议前这一阶段的工作主要是起草会议通知、会议规则、会议开幕词、闭幕词等文件，并根据会议时间安排，将这些材料送有关领导审核，经修改后打印成文，然后发送至相关单位和人员。,2、会议中这一阶段的工作主要是作会议记录，同时要着手起草会议纪要，根据需要编印和发放会议简报，并根据会议发展情况充实或修改闭幕词。会议纪要的三个特点：一是具有较强的提要性；二是具有决议的性质；三是具有存查备考的作用。,会议简报是指会议期间采取概括的手法，及时报道、反映会议进程和会议内容的文字。会议简报的作用：一是汇报作用；二是交流作用；三是辐射作用。,3、会议后这一阶段的工作主要是编印会议简报，印制大会通过的会议纪要，并将这些材料发送至各有关单位和个人。在此基础上，要将所有会议材料整理归档。,第二节常用文书的撰写要求,一、会议通知二、会议规则三、会议开幕词和闭幕词四、会议记录五、会议纪要六、会议简报,一、会议通知,一）写作格式1、标题会议通知的标题多采用“发文机关名称+事由+文种名称”或“事由+文种名称”两种形式。2、上款写明通知对象。一般在标题下一行顶格写，后面加冒号。通知对象时单位的，写单位名称。如通知对象有几个或几种类型，则在每个对象或每个类型之间有顿号或逗号隔开。,3、正文正文一般分为三个部分：开头、主体、结尾。开头写发通知的原因、依据和目的；主体写通知事项，通常采用条款式；结尾写要求、希望等，也可因文而异，不写结尾。主体部分包括下列事项：1）会议的时间。包括开始时间、报到时间、结束时间。2）会议的地点。3）参加对象4）其他事项,4、落款在正文末的右下方写明主办单位的名称、通知日期。重要会议的通知应当加盖公章。发出通知的日期应当写具体的年、月、日，不能用“即日”代替。,二）写作要求,通知要写得简明、具体，交代清楚会名、起止时间、地点、参加人员范围、主办和承办会议单位及联系人、入场凭证等。,二、会议规则,一）写作格式会议规则不同于其他的会议文书，它没有固定的格式，通常包括标题、正文、落款等。1、标题居中写明“xx大会会议规则”2、正文1）会议的议题及其内容2）会议代表产生的程序3）会议机构的职能和产生办法3、落款,二）写作要求,1、内容要周全2、规定要合乎情理3、语言要明确平实除了具体明确外，还要做到行文简练，言简意赅。,三、会议开幕词和闭幕词,一）写作格式开幕词的结构一般由标题、称呼、正文、结束语四部分构成。标题要注明xx会议开幕词。称呼在标题下一行顶格写“各位代表”、“各位来宾”等。正文包括宣布开幕、说明会议名称、性质、参与者情况，对会议的指导思想、主要任务和过程、意义和作用、希望和要求的阐述。,结束语常以概括性词句对会议作出预示性评价，如“本次会议将如何如何”，最后以“预祝会议圆满成功”作结。闭幕词和开幕词的结构基本一致，除标题和称呼外，正文部分可简明扼要地总结评价会议情况，强调会议的意义对会后如何贯彻会议主旨或宣扬会议精神提出要求，结束语可表示对有关各方的感谢，最后郑重宣布“xx会议胜利闭幕”。,二）写作要求,开幕词、闭幕式要注意呼应和连贯，前后一致，不能开幕词是一个意思，闭幕词是另一个意思。,四、会议记录,一）写作格式会议记录的格式包括三部分1、会议概况包括会议的名称、时间、地点、主持人（职务）、出席人、列席人、旁听人、缺席人、记录人、记录审核人。2、会议内容包括会议的议题、议程、临时动议，发言人的姓名及发言内容，会议的表决、选举结果。,3、会议期间的有关情况如与会者的掌声、笑声，与会者迟到、早退、中途退场以示不满的情况等等。,二）写作要求,会议记录的写作方式主要有两种：一种是摘要记录；另一种是详细记录。1、真实、客观2、准确、快速3、清楚、规范,五、会议纪要,一）写作格式会议纪要一般分为标题、正式、结尾。1）标题2）正文分为三个部分：第一部分：写会议概况第二部分：写出会议研究