商务应用写作 PPT课件

商务应用写作,国内销售部唐艳妮2012年4月,1,本次培训的目的：,2,一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富。马尔克姆福布斯,3,小说,诗歌,散文,4,应用文：应用文是国家机关、企事业单位、社会团体以及个人在日常工作、生产和生活中交流信息、处理事务、互通情况时所使用的具有直接的实用价值和某种惯用格式的文体。也称实用文。,应用文分有：通用应用文（通知、总结、计划等）和专业应用文（法律业、写事业、医学业等,5,A、文体的实用性B、体式的规范性C、表述的简洁性D、写作的时效性,应用文的特点？,6,实用写作的作用A、领导和管理的作用B、宣传和教育的作用C、沟通和交流信息的作用D、依据和凭证的作用,7,固定格式商务文书,通用商务文书,新兴商务文书,礼仪性的商务文书,商务合同、邀请信、通知、请示以及批复,电子邮件,通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告,则主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。,常见商务文书分类,8,结构,主旨,材料,商务文书写作四要素,语言,所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。,在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。,在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。,在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。,9,商务合同,电子邮件、OA,报价单,内部联络单,项目可行性评估表,客诉单,产品追加单,工作总结，计划,10,电子邮件、OA技巧,11,电子邮件的构成a.收件人b.抄送c.密送d.主题e.正文f附件g署名,12,a、收件人b、抄送CCc、密送BCC,TO：只对需要对应的人将他（她）放入收件人！CC：上司、关联只需悉知的人BCC:工作邮件一般无,13,d.主题,要点,1、简洁明了、体现邮件关键字！2、使用【依赖】【参考】【紧急】等,例子,-!,_,14,1、收件人2、送信人3、问候,e.正文(开场白),要点,15,_,-!,先下结论！最好一个画面显示全部内容！,要点,f、正文(内容),16,结束了？,怎么联络呢？,1、加上结束语2、记得署名,要点,g、正文(结束)、h、署名,17,1、大附件要压缩2、附件的文件名清晰3、邮件中天赋“填附的附件”,通过zip等压缩图片变换为JPG，GIF（BMP的容量很大）减少图片的大小在ppt中将图片拉小是不起作用的！减少图片像素(例：1024色256色)将PPT变换为PDF不要使用附件，使用链接,要点,对策,i.附件,18,收件人(TO:),抄送(CC:),主题(Subject),19,内部联络单的格式：,20,产品追加单,21,22,工作总结定义个人工作总结，就是把一个时间段的个人工作情况进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究，分析成绩、不足、经验等。总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考。总结与计划是相辅相成的，要以个人工作计划为依据，制定个人计划总是在个人工作总结经验的基础上进行的。,23,工作总结格式个人工作总结一般的格式为标题、前言、主体、结尾四部分书写格式工作总结一般由标题、正文和尾部三部分组成,24,工作总结的特点1.客观性总结是对过去工作的回顾和评价,因而要尊重客观事实,以事实为依据.2.典型性总结出的经验教训是基本的,突出的,本质的,有规律性的东西,在日常学习,工作,生活中很有现实意义,具有鼓舞,针砭等作用.3.指导性通过工作总结,深知过去工作的成绩与失误及其原因,吸取经验教训,指导将来的工作,使今后少犯错误,取得更大的成绩.4.证明性这是说总结的基本表达手段是被动的(严格地说是证明),它要用自身实践活动中的真实的,典型的材料来证明它所指出的各个判断的正确总结要实事求是写工作总结要有一说一，有二说二，老老实实，认真负责。不能行敷衍了事，吹嘘自己、捏造事实，弄虚作假。,25,总结常见的结构形式有四种：条目式一为条目式，就是把材料概括为要点，按一定的次序分为一、二、三等条，一项项地写下去。三段式二为三段式，即从认识事物的习惯来安排顺序，先对总结的内容作概括性交代，表明基本观点；接着叙述事情经过，同时配合议论，进行初步分析；最后总结出几点体会、经验和存在问题。分项式三为分项式，即不按事件的发展顺序，而是把做的事情分几个项目，也就是几类，一类一项地写下去，每类问题又按先介绍基本情况，再叙述事情经过，再归纳出经验、问题三个顺序写下来。漫谈式四为漫谈式，如向别人介绍自己的学习经验，就可用漫谈式，把自己的实践、认识、体会慢慢叙述出来。,26,工作计划的作用无论是单位还是个人，无论办什么事情，事先都应有个打算和安排。有了计划，工作就有了明确的目标和具体的步骤，就可以协调大家的行动，增强工作的主动性，减少盲目性，使工作有条不紊地进行。同时，计划本身又是对工作进度和质量的考核标准，对大家有较强的约束和督促作用。所以计划对工作既有指导作用，又有推动作用，搞好工作计划，是建立正常的工作秩序，提高工作效率的重要手段。,27,工作有两种方式：一、消极式的工作（救火式的工作：灾难和错误已经发生后再赶快处理）二、积极式的工作（防火式的工作：预见灾难和错误，提前计划，消除错误）写工作计划实际上就是对我们自己工作的一次盘点。让自己做到清清楚楚、明明白白。计划是我们走向积极式工作的起点。种形式：,28,工作计划的分类按时间的可分为：长期工作计划、中期工作计划和短期工作计划；年工作计划、季度工作计划、