2011XX通讯设备有限公司采购管理和供应商评审程序

来自资料搜索网() 海量资料下载中兴新通讯设备有限公司ZTE CORPORATION 采购管理和供应商评审程序Document No. ZTE/PD2.704Version：1.0Effective date：来自资料搜索网() 海量资料下载拟制 made by：会 审 reviewer批准Approved by：签名/部门/本版修订记录版本号修改内容概要原因生效日期V1.0新拟制郑重声明：未经批准 不得复制文件名称采购管理和供应商评审程序文件编号ZTE/PD2.704版本V1.01、 目的l选择、评估合格供应商，通过评审以保证供应商具有提供满足本公司规定要求的产品或服务的能力。l对采购进行有效控制，确保采购的物品或服务符合规定要求。2、 适用范围l适用于向公司提供产品的供应商的评审与选择。 l适用于公司所有生产物料（包括生产用工具、仪器仪表等）和产品（包括项目产品、代理产品）的采购工作。 l办公用品和固定资产的采购由行政部经办，不适用此流程。 l以服务为主要采购对象的事件（如广告宣传策划、注册、入网、装修、专利申请、委托开发、运输、租售等）由各职能部门完成，不适用此流程。3、 定义3.1【供应商】为本公司提供产品的组织。本公司供应商主要有以下情况：a) 物料供应商直接为我公司提供生产用原材料的制造厂商。b) 外部协作加工商按照特定的要求为我公司制作、加工部件和器材的厂商。c) 物料代理商根据协议要求为我公司提供产品的经销商。d) OEM-按照规定要求提供完全属于我公司品牌的成品制造厂商。e) 项目产品（主要指无线事业部和拓展部项目产品）提供商。3.2 【物品】：包括物料和产品：包括硬件、流程性材料、软件或它们的组合。本程序中提到的向供应商采购的物品，包括生产用原材料、零部件、仪器/设备、OEM产品、项目产品、代理产品等。4、 职责4.1 物供部a) 参与评估和定期评审供应商活动，建立合格供应商档案。b) 物供部负责人负责采购订单的批准。c) 按计划与请购结果进行采购工作，并跟踪到货情况，确保如期完成采购任务。d) 接受各业务主管部门的质量信息反馈，协助改善供应商的产品或服务质量。e) 通过比价、议价等方式取得最佳性价比物品。f) 合格供应商定期评审结果的批准。g) 生产计划表和物料需求计划的编制。4.2 品管部a) 参与新供应商的评估和合格供应商的定期评审。b) 按规定程序验收物品。c) 品质异常反馈与处理。4.3工程技术部（开发部）a) 参与新供应商的评估和合格供应商的定期评审。b) BOM单制作及样品的确认。c) 公司所有物品的编码工作。d) 参与特采物料的确认工作。4.4仓库所有采购物品的收发与管理、盘点统计工作。5、 采购管理程序5.1 请购5.1.1在该流程适用范围内的物品由采购部进行采购。5.1.2有采购需求的部门先查询、确定仓库无库存后再请购。5.1.3无编码物品，在请购前向工程部申请物品编码。5.1.4请购须先填写好请购单中的内容，非标准品需提供样品或相关资料，如有品牌、价格或供应商等建议或要求的在备注栏内注明。请购单中无法体现的内容可附上相关资料（如客户订单、合同或相关协议、采购明细清单等）。5.1.5请购单经部门经理审核后需交公司副总经理以上领导（含副总经理，下同）批准。5.1.6销售部门下达的销售计划，物供部拟制“生产计划表”代替请购单，“生产计划表”经公司领导批准后生成“物料需求计划”。如是OEM产品，则在“物料需求计划”中注明整机采购计划和自购材料（我公司自行购买的用于提供给OEM厂家生产整机用的特殊材料，如主芯片等）计划。5.1.7各办事处的物品均由所属公司本部部门请购。对于价值不高维修用品、工具等在请购单备注栏中注明在办事处当地购买，办事处购买后备齐发票、请购单、送货单（收货单）到公司报账。5.2下采购订单5.2.1批准后的请购单（或生产计划表和物料需求计划）采购、仓库、请购部门各一份，采购依此下订单。订单内容中须注明物品编码、名称、规格型号、数量、单价、币种、质量标准及特殊要求事项、违约处理等。5.2.2采购人员生成订单后经采购负责人签字盖章后发给供应商和仓库（财务）。5.2.3重大或有必要的物品（如OEM产品、项目产品、代理产品、机器设备等）除采购订单外，还需与供应商签订协议（合同），该协议（合同）按合同评审程序执行。5.2.4由于特殊原因，请购内容有变化时按5.1请购程序审批，采购作业要及时作相应更改。5.3收货及入库5.3.1所有采购的物品原则上均由仓库收货。供应商直接交加工厂的大体积物料（塑胶壳、包装材料等）由加工厂代办入库手续后将单据移交到公司仓库。仓库依请购单（生产计划表和物料需求计划）和采购订单收货（也即收到的货物必须是请购单和采购订单上同有的）。5.3.2仓库收到货物后需由品管部进行品质检验。验收合格的货物入库。验收不合格的按“品质验收及不合格处理”流程处理。5.3.3请购部门（使用部门）到仓库领用。5.4价格审批5.4.1所有物品在下采购订单前价格都要审批。采购在价格审批表上写明现报价、最近采购价、供应商等信息并附上现报价单。5.4.2新物料（产品）原则上要求2家或以上供应商报价,特殊情况除外：如项目产品、OEM产品等独家供货商或指定供应商。5.4.3采购负责人要对采购人员呈报的价格进行成本分析，对价值较高或数量较大的物品（如A类物料、大宗设备等）在可能情况下采购负责人要集多家供应商进行比价、议价，必要时可进行招标工作以取得性价比最优。5.4.4财务部对价格审批表上的最近采购价进行审核。5.4.5价格审批表最后由公司副总经理以上领导批准。5.4.6原则上要求采购人员按最低价下单。5.4.7审批完的价格表采购、财务各留存一份。5.5品质验收及不合格处理5.5.1验收不合格物品，品管部填写IQC不合格处理单首先交生产部门填写意见（主要填写该物品的使用日期），填写完后交采购部门。5.5.2采购部门填写意见。如涉及到扣款的情况（加工或挑选），应先同供应商沟通并注明是供应商（加工或挑选）还是由我公司（加工或挑选），以确定工时承担方。如采购选择“退货”则该单处理结束，直接交最终结果签署人签字后退货；否则，交工程技术部处理。5.5.3工程技术部填写处理意见。如选择“加工”时应该在意见栏中注明加工的具体方案、方法和加工工时。5.5.4最后由品管部在IQC不合格处理单填写最终结果。5.5.5大型设备、仪器仪表、项目采购产品等IQC无法检验的物品，IQC可委托相关部门（或使用部门）进行验收。5.5.6 OEM产品的验收不适合此流程。OEM产品的验收根据工程（开发）提供的检验标准或特殊工艺要求由品管（QA）到OEM厂家进行验收：合格接收，不合格由OEM厂家返工。6、 供应商评审程序6.1新供应商的评估与导入6.1.1首先由供应商填写新供应商评估表中相关信息并提供资料（公司介绍、公司彩页、营业执照、税务登记证、供货品牌代理证书、质量认证证书、3C证书及其它要求提供的资料）。采购据此初步判断是否符合公司要求（价格要有优势）再进行下面的工作。6.1.2如新供应商厂家地址在珠江三角洲的由采购组织品管、工程或其他相关人员进行实地评估，并在新供应商评估表中填写评估结果。6.1.3以下供应商可不进行现场实地评估。代理商、厂家不在本地的供应商。指定或唯一供应商（如项目产品等）。对产品质量影响不大或技术含量低、质量比较稳定的材料。临时或单次采购供应商。6.1.4不进行现场实地评估的供应商由采购、品管、工程根据供应商提供的资料和信息进行定性评估并给出评估结果。6.1.5新供应商评估的最终结果由公司副总经理以上领导签核。6.1.6评估合格后的供应商原则上须与公司签订质量保证协议。质量保证协议与新供应商评估表一同归档。在重大产品（如项目产品、OEM产品、机器设备等）采购合同中如质量条款很充足，可不签订质量保证协议。6.2供应商名录6.2.1新供应商评估合格后都建档。合格供应商都由采购部门进行统一编号（代码），并建立合格供应商名录。6.2.2合格供应商名录需定期更新并发给采购、品管、工程、仓库等部门。6.2.3采购部门下订单只能从名录中选择供应商。否则仓库拒收、品管部拒检。6.3样品确认6.3.1原则上所有供应商、所有物品在批量下单前必须送样确认。6.3.2采购备样品（原则上个以上、贵重物品或体积大的物品可只备1个）、填写好承认书连同规格书（或相关资料）送工程技术部（或相关部门）。大型设备、仪器仪表、项目产品等不易提供样品的可只提供规格书（或相关资料）给予确认。6.3.3 工程技术部和品管部在规定时间内给出确认结果,如有不同意见时,最终有副总以上人员确认。6.3.4新项目产品用物料，此前公司无此方面资料，研发部应将相关资料和技术要求告知工程技术部，以备工程技术部确认样品使用。6.3.5确认合格的承认书和样品采购、品管各留一份。6.3.6确认不合格的可再次送样，如再不合格则半年内该供应商不得对此物品送样。6.4供应商定期评审6.4.1每半年由物供部主导对合格供应商进行定期评审，评审部门有采购、品管、工程、仓库，具体评审内容见供应商定期评审表。6.4.2每次评审完后更新合格供应商名录，并对评审结果（等级）进行奖罚：评审等级为A：加大采购量、优先承制新产品；评审等级为B：适当减少采购量，可承制新产品；评审等级为C：立即减少采购量并要其限期整改、