借款财务报销规定和流程(初稿)

河南省长城门业有限公司批准人审核人文件编号CCMYCW003起草部门/人财务部生效日期20130826文件名称财务报销付款、借款制度（初稿）版本/修改1/0页次8/8 第一部分 总则第一条 为了加强公司内部管理，规范公司资金管理，提高公司资金利用率，减少资金占用，特制定本制度；第二条 报销管理原则1. 预算原则：凡成本、费用支出项目均需事先由各部门编制预算经董事长批准后才可支出；没有董事长批准的预算，无预算未经董事长批准或董事长授权批准人批准不得支出。2. 按权限审批原则：各项成本、费用支出由审批人在核定权限内审批。超越权限的审批为无效审批。对审批人超越权限审批的项目，经办人不得受理，并及时上报。（公司各项成本、费用支出审批权限见第三节）。3. 即时清结原则：凡借用公款者，前帐不清、后款不借。对延期还款者，财务可直接在借款人当月工资中扣回，个人借款按日收取1滞纳金。 4. 手续完整原则：报销必须有经办人、部门主管与财务审核人及审批人的亲笔签名，并与预留签名一致，财务不得受理手续不全的报销5. 预算外支出申请人要提出理由，必须由董事长特批才可支出。第三条 本规定适用公司全体员工。 第二部分 财务报销付款、借款类别和报销审批权限第四条 财务报销付款、借款（含与此相关的借款）类别有：1. 采购生产用材料、生产用设备、配件付款及预付款借款2. 采购固定资产和低值易耗品付款及预付款借款3. 采购广宣品（图册等）和促销品付款及预付款借款4. 基建和维修费付款及预付款借款5. 业务招待费6. 差旅费7. 手机话费8. 公司车辆费，包括油费、维修保养和停车9. 员工车辆补助费用，包括折旧、油费、维修保养和停车10. 市内交通费11. 培训费付款及预付款借款12. 招聘费付款13. 会议费付款及预付款借款，包括年会、庆典、晚会等14. 员工工薪福利及奖励15. 水电费16. 固定电话费17. 税费18. 社会保障费19. 律师费20. 工伤事故开支付款及借款21. 管理咨询费付款及预付款借款22. 物流运输费23. 媒体广告费付款及预付款借款24. 经销商店面装修支持费25. 经销商广告支持费26. 经销商促销支持费27. 经销商返利28. 直营店面租金29. 直营店面装修费30. 客服费用，包括质量和延期赔付第五条 报销审批权限一、采购生产用材料、生产用设备、配件、运费、装卸费付款 审批权限审批项目经办人一级部门经理财务部总经理董事长生产用材料、生产用设备、配件、相关运费、装卸费，单笔交易额不超过2万元（含2万元）制单审核审核批准生产用材料、生产用设备、配件相关运费、装卸费、单笔交易额超过2万元以上的制单审核审核审核批准二、采购生产用材料、生产用设备、配件预付款借款 审批权限审批项目经办人一级部门经理总经理董事长借款金额单笔小于100万元制单审核批准借款金额单笔大于100万元制单审核复核批准三、生产、供应出差差旅费借款、工伤事故借款 审批权限审批项目经办人一级部门经理总经理董事长生产、供应差旅费借款金额2000元以内制单审核批准工伤事故借款5000元以内；制单审核批准生产、供应差旅费借款金额2000元以上，工伤事故借款5000元以上；制单审核复核批准四、物流部销售运费的报销付款审批 审批权限审批项目经办人一级部门经理财务部董事长物流部销售运费的报销付款审批制单审核审核批准五、非生产性的费用报销付款、借款审批 审批权限审批项目经办人一级部门经理财务部董事长2-5、7-21、23-30项费用制单审核审核批准第三部分 报销管理规定第六条 费用报销管理的一般规定一、对原始票据的要求：1. 所有票据必须是合法的正式发票或收据（加盖公章），白条不予报销；具体要求如下：1) 外购生产用材料、生产用设备、配件，一般情况开增值税发票，特殊情况也可开收据；2) 外购汽油、柴油开增值税发票；3) 购办公用品，低值易耗品定点采购必须开税务部门统一监制的发票，零星采购也可开收据；4) 购买广宣品、促销品一般情况开税务部门统一监制的发票，特殊情况也可开收据；2. 不得用圆珠笔或铅笔填写，存根联、发货联、记帐联不能作报销单据。公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销；3. 从外部取得的票据，单位名称必须是全称，不得简化，否则不予报销。4. 报销票据须内容真实、填写完整，内容包括日期、品名规格、单位、数量、单价、数字明晰、盖章清楚，数量、单价的乘积要和金额相符，金额的大小写须一致，多联式票据须一次复写，上下联要一致。办公用品、日用品、材料等须附清单，清单上盖章必须与发票上一致5. 所有报销申请人首先将所有发票、收据整理分类，将车票及发票一律用胶水整齐粘贴在粘贴单方框内，不能使用订书机，注明张数，金额；6. 原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧贴粘贴单的顶界和右界从右往左横向(报销单反面)粘贴。原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。7. 不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。二、书写要求1. 须用蓝（黑）墨水笔填写。数人一起出差使用一张差旅费报销单时，要将人的姓名都填上，内容填写要齐全，要有结算人、负责人的签章。2. 中文大写金额数字应用正楷或行书填写，如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等字样。不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、念、毛、另（或0）填写，不得自造简化字。3. 中文大写金额数字到元为止的，在元之后，应写整（或正）字，在角之后可以不写整（或正）字。大写金额数字有分的，分后面不得写整（或正）字。第七条、借款管理的一般规定一、因公业务需要经办人可借款，原则上个人不得借款，特殊情况由部门申请经董事长审批后方可借款二、因公业务需要发生的所有借款及预付款，必须在前账结清之后方可再借支。确因业务需要而来不及结清前账，必须向董事长讲明原因，经同意后方可再借支。三、借款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。四、借款人员必须是本单位正式人员，外单位人员和临时聘用人员一律不得借用。五、按照谁借款，谁使用，谁归还的原则，不允许擅自转借。六、跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款七、部门负责人对所有借款负责。八、借款销账规定：。 1. 借款销账时应以借款单为依据，据实报销，超出借款单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账。2. 借领支票者应支票需注明限额，不允许空白支票支付，原则上应在5个工作日内办理销账手续，特殊情况必须在任务完成后二周内凭有效原始票据报销各项暂借及预付款项，并结算还清借款。3. 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 九、借款期限1. 个人借款期限不得超过一个月。2. 各部门在借款时需注明销账时间。十、还款1. 任何借款都必须在借款预计销帐日之前或返回公司后一个星期内归还公司或报销抵账，因特殊情况不能及时报销的，必须向财务部提交书面说明，经批准延长不得超过一个月，个人借款并按日收取1滞纳金。2. 归还借款时，借款人可归还现金，也可以报销费用抵冲。 3. 出纳会计在收到跨月度的还款后（现金或银行存款），必须开具“内部收款收据”并在“还款收据”联上签字并加盖收讫章。4. 出纳会计办理报销时，报销人借款销账后出现2000元以上的余额，出纳会计应汇报财务经理，财务经理和报销人直接主管或直接主管的上级沟通，确定其是否有其他借款未销账，以杜绝报销人报销时借款未销账的现象。十一、扣款1. 在规定还款期限到期1个月仍未还清借款的，从其当月工资中扣还，个人借款按日收取1滞纳金，直到将借款清还完毕。2. 特殊情况下借款需要延期的，延期申请需由董事长审批，其延期期满后的次日起，按照上述规定处理。十二 借款监督检查1. 财务部定期对暂借款项进行盘点清理，对逾期未归还的借款将及时催促。保险理赔、押金等性质的借款，在取得对方的正式受理单或收据后，方可办理转账手续。2. 所有借款，必须按照借款的用途使用，不得挪作他用，否则财务部有权拒付或给予收回。 3. 出纳会计在审批手续不全的情况下借支临时备用金的，或无任何手续或白条抵库，按借支金额的10%处罚，情节严重者直接除名。4. 出纳会计应定期对临时借款进行清理盘点（每月至少一次），对到期末还的应及时发出催款通知，由于会计工作失职造成欠款无法追回的，会计将承担连带责任。第八条、各类别成本、费用报销付款和借款的管理规定1、费用报销的一般流程：公司费用开支计划内审批程序为：1.费用当事人申请；2.部门经理审查确认；3.财务部门审核；4.总经理审批。报销人整理费用报销单据并填写对应“原始凭证粘贴单” 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门主任审核签字财务复核主管副总经理签字总经理（或董事长）审批到出纳处报销结算。 2、付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写“原始凭证粘贴单”（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：部门主任审核签字 财务复核 主管副总经理签字总经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款。成本、费用类别报销付款管理规定预付款借款管理规定相关作业文件采购生产用材料、生产用设备、配件付款及预付款借款付款由采购经办人制单，制单原始单据必须齐全，包括发票+采购订单+质量验收单+入库单，方可申请付款或报销，按采购合同付款条款付款预付款借款采购经办人按采购合同的预付款条款和采购物料价格单、物料申购单和采购订单制借款单申请预付款，并建立预付款明细账，物料入库后，凭原始单据办理报销手续，冲预付借款生产物料的申购、采购、验收、入库流程采购合同采购固定资产和低值易耗品付款及预付款借款付款由采购经办人制单，制单原始单据必须齐全，包括发票+采购订单+质量验收单+入库单，方可申请付款或报销，按采购合同付款条款付款预付款借款采购经办人按采购合同的预付款条款和采购物料价格单、物料申购单和采购订单制借款单申请预付款，并建立预付款明细账，物料入库后，凭原始单据办理报销手续，冲预付借款固定资产和低值易耗品管理制度采购广宣品（图册等）和促销品付款及预付款借款付款由采购经办人制单，制单原始单据必须齐全，包括发票+采购订单+质量验收单+入库单，方可申请付款或报销，按采购合同付款条款付款预付款借款采购经办人按采购合同的预付款条款和采购物料价格单、物料申购单和采购订单制借款单申请预付款，并建立预付款明细账，物料入库后，凭原始单据办理报销手续，冲预付借款广宣品、促销品申购、采购、验收、入库流程基建和维修费付款及预付款借款外包付款由经办人制单，制单原始单据必须齐全，包括发票+外包项目清单+项目验收单方可申请付款或报销，按基建项目合同付款条款付款，自购基建材料采购参照生产用材料、生产用设备、配件付款及预付款借款办理预付款借款必须按经董事长签字批准的外包基建、维修项目合同及附件基建、维修项目清单及费用表，以及材料自购，人工外包的基建、维修项目材料、人工预算表交财务备案，制借款单经审批后，办理借款，经办人须建立基建财务明细账，基建项目结束后，凭原始单据和财务核对后方可报账，冲借款基建物料的申购、采购、验收、入库流程、采购合同基建、维修项目合同基建、维修项目清单及费用表基建、维修项目材料、人工预算表业务招待费经办人按经董事长审批的业务招待费报销管理办法办理报销业务招待费报销管理办法差旅费及借款出差人按经董事长审批的差旅费报销管理办法办理差旅费报销旅费借款，出差人按出差计划单填制借款单，经审批后办理借款，出差返回5个工作差日内办理报销还款手续差旅费报销管理办法公司车辆费，包括油费、维修保养和停车费按经董事长审批的车辆管理办法办理报销。车辆管理办法员工车辆补助费用，包括折旧、油费、维修保养和停车按经董事长审批的员工车辆为公司服务补助费用管理办法办理报销员工车辆为公司服务补助费用管理办法市内交通费按经董事长审批的市内交通费报销管理办法办理报销市内交通费报销管理办法培训费付款及预付款借款员工外训或外聘培训师培训，经办人必须签订培训合同，经董事长审批后，按合同付款条款付款，付款须有发票和相关凭证预付款借款按培训合同预付款条款，填制借款单经审批后办理预付款借款，培训合同执行完毕后，办理付款手续冲借款培训合同招聘费付款招聘费包括网络招聘、人才市场招聘等费用，由招聘专员作出年度招聘计划和招聘费用预算，按招聘计划确定招聘媒介，并和招聘媒介签订招聘协议，由董事长审批后，按招聘协议付款条款付款，付款须有发票招聘协议会议费付款及预付款借款，包括年会、庆典、晚会等会议经办人作出会议方案和会议费用预算，和相关合作单位签订协议，由董事长审批后，按合作协议付款条款付款按合作协议办理预付款借款，合作协议执行完毕后，办理付款手续冲借款会议方案合作协议员工工薪福利及奖励按董事长审批的工资表福利单，奖励申请单付款；工资必须是员工本人签字，不能代签或代领1、凡是当月扣发工资的职工，若再领取工资时，需有当事人的身证复印件，当事人签字、主管领导签字，方能发放。2、凡是离岗的职工，领取工资时，应提供由人事部出具的有关离岗手续办理完毕的证明，方可结清工资。薪酬制度福利制度奖惩条例工薪福利支付流程水电费、固定电话费、税费、社会保障费付款正常费用开支外直接通过银行划拨律师费付款经办人签订法律顾问服务协议，经董事长审批后，按协议付款条款付款，付款须有发票按协议付款条款办理预付款借款，协议执行完毕后，办理付款手续冲借款法律顾问服务协议工伤事故开支付款及预付款借款经办人制定工伤事故处理方案，报董事长批准后，按方案付款，付款须有发票和相关凭证按方案办理预付款借款，方案执行完毕后，办理付款手续冲借款工伤事故处理方案管理咨询费付款及预付款借款经办人签订管理咨询合同，经董事长审批后，按合同付款条款付，付款须有发票和相关凭证按合同付款条款办理预付款借款，合同执行完毕后，办理付款手续冲借款管理咨询合同物流运输费经办人签订物流运输合同，经董事长审批后，按合同付款条款付，付款须有物流运输清单物流运输合同媒体广告费付款及预付款借款经办人签订广告发布合同，经董事长审批后，按合同付款条款付款，付款须有发票和相关凭证按合同付款条款办理预付款借款，合同执行完毕后，办理付款手续冲借款广告发布合同经销商店面装修支持费付款经办人按经董事长审批的经销商