第三章 仓库业务流程及出入库管理

第 三 章 仓储业务流程及出入库管理,第一节 概述一、仓储业务流程 Hollman在解释仓库的功能时曾把仓库比作“一根管子”，“商品从一端流入，又从另一端流出”。 可见，仓库业务自商品的流入即“入库”始，至商品流出即“出库”终。,（一）概念 仓库业务是商品出入库及期间发生的储存、保管和相关业务活动的总称。（二）仓库业务流程 1、“流程”的概念 一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动（ISO 9001：2000 ）。,2、仓库业务内容 接运 验收 不合格品处理 整理入库 储存 出库 发运 3、流程,仓库业务流程图,4、接运和整理入库简介 （1）接运,以上业务完成后，注意办理内部交接，并及时转检验责任人或机构（送检）。,（2）整理入库 发生时间 检验完成后 工作内容 换装、重新包装、恢复破损包装 防护处理 加标记 长、净重、型号、牌号、 规格、批号、炉号 托盘化 上架、上垛,（3）假入库 商品或物料经检验合格后直接转交“买方”，工业企业急用料也可直接转交用料单位，但仓库内部各机构、部门仍须办理完整的交接、入出库手续。 属事实上商品或物料并未真正入库的规范性的业务名称。 作用：保证相关记录及出入库账表等的完整、准确。,二、仓库业务的合理组织 （一）概念 所谓仓储业务的合理化组织，是指按照商品储运的客观要求和管理上的需要，将仓储系统内部各部门、各作业环节、作业人员和作业设备尽可能协调的组织起来，从而保证仓储作业高效、有序地进行。 （二）措施 1、尽可能保证各业务环节的连续性，避免商品或物料在各业务环节过多的滞留；,2、尽可能保证作业过程的协调性； （1）日常措施 合理安排人力、设备，保持各作业环节、各工序的生产能力维持合理比例。 （2）深层影响因素 人员综合技术素养 机构、班组设置，责任权限配置 设备及属具配置 仓库布局、使用规划,第二节 检验 一、检验的概念 检验是指通过观察和判断，结合适当的测量、试验所进行的符合性评价。 理解要点： （1）检验的实质 符合性评价 （2）检验的依据 必须以客观依据为“符合性”的评价基准,常用检验依据： 标准 订货合同 惯例 法律、法规 （3）目的 做出准确的“符合性”判断； 是否接收供方提供的物品 （4）方式 观察 试验、实验,二、检验方式、方法和特点以及需具备的条件 （一）感官检验 1、方法 看、听、触、摸 2、条件 经验丰富的检测人员 3、适用检验项目 商品外观质量 简单商品的内在质量,4、特点 检验结果的客观性较差 易实施，成本较低（二）理化检验 1、方法 试验、实验、测试 2、条件 专业检验机构 专业试验、实验、测试人员 专用设备,3、适用检验项目 商品物品的理化性能及其他内在质量指标 4、特点 实施难度高，成本高，检验周期长 检验结果客观可靠，可信度高,三、检验的内容 （一）数量、品种确认 数量 品种 规格 牌号 型号,（二）品质确认 物理性能 声光电磁 化学性能 机械性能 加工性能,在实际工作中，（一）又常称为“数量验收”简称“验收”，（二）常称为“质量检验”简称“检验”。而在不同企业中，验收、检验的含义有所不同。 工业企业：尤具有检验能力、从事复杂产品或质量要求很高产品生产的企业中，验收内容包括数量和质量两个方面； 商业或流通企业、中小型工业企业：由于不具备或不完全具备内在质量检验能力，验收主要内容是数量核收，质量仅局限于外观和包装，所以其含义要简单得多。,四、验收的作用 （一）确定质量责任 商品交接中极为重要的“交接”手续 （二）避免质量问题造成的损失 退货、索赔 生产、交货期延迟 （三）做好商品保管、保养维护基础 准确掌握商品的质量状态 （四）合理安排商品出库的基础,五、验收工作的要求 （一）准确可靠 验收结果不可靠必然导致很高的间接成本 不合格产品未检出 售出 投产（二）及时 1、加快周转 需复验时尤需重视 2、及时索赔,（三）经济 1、合理组织，减少作业、材料、能源费用； 2、合理取样，减少被检验物品的破坏。 要做好上述工作，必须具备 严格的规章制度； 合理分工和权限设置； 合理的流程规划； 各环节相互制衡、监督,四、验收的一般程序和内容 （一）验收前的准备 1、验收依据和相关技术资料 标准 合同 技术参数 换算方法 2、测试手段 购置 调试 校准,3、人员 分工安排 操作培训 4、作业设备和人力 设备 搬运设备 辅助设备 人力,5、特殊准备 化工危险品 人员安全防护 防护培训 防护用品配备 消防及其他安全措施（二）核对凭证 1、凭证 （1）采购部门或综合管理部门提供的单证 入库通知单 订货合同,（2）供货方提供的单证 质量证明类 合格证 质保书 数量证明类 出库单 发货票 装箱单（3）承运提供的单证 装车单 准运证,2、目的 “证”“物”相符 品种、规格无差错（三）实物检验 根据入库单和有关检验依据对实物进行数量和质量核对确认。,1、数量验收 （1）计件 俗称“点数” 适应货物 件货 方式 人工点数 自动计数 光电计数结合输送机 其他内容 有时需抽验包装内容物,（2）检斤 也称“检斤计重”或“计重”，俗称“过磅” 适应 散货或其它按重量交付的货物 方式 检斤计重 静态计重 动态计重 理论换算 金属型材单位长度质量交货总长度,（3）检尺 内容 检尺 检尺求积 适应 以长度交付的货物 以面积或体积交付的货物 方法 需遵照规定的方法 测量部位 求积算法,应用何种数量验收的方法取决于 供货方的货物交付计量方式和方法 收货方的技术条件,2、质量检验 （1）外观检验 （2）尺寸精度检验 （3）内在质量检验 物理性能 声、光、电、磁等 化学性能 力学性能 抗拉、压、剪切、扭转强度 冲击韧性 疲劳性能,工艺性能 切削性能 冲压性能 热加工性能,（四）验收发现问题的处理 1、注意事项 凡不合格的交付批次，应单独存放，妥善保管，严禁动用！ 应会同有关方协商处理！ 检验责任人或机构 采购责任人或机构 供货方责任人或授权代理人或机构 承运方责任人或授权代理人或机构,2、常见“问题”处理 （1）重量不符 数量未超出磅差 数量超出磅差 目前尚无统一的磅差标准 （2）规格不符 退、换 折价 本单位可用 （3）质量不符 退、换 折价 可降级使用,（4）证件不齐 货物妥善保管 通知采购，证件补齐后再行检验 （5）包装或货物破损 会同承运方解决,第三节 出库作业及组织一、商品出库的概念 仓库根据业务部门或货主方、存货单位出具的出库凭证，据其所列商品编号（代号、代码）、名称（品名）、规格、型号、生产企业、数量等，组织商品出库的一系列工作的总称。,二、合理组织商品出库的意义 （一）做好出库工作，是仓库提高服务水平、树立良好客户形象的重要环节； 储运或物流过程最后一个环节，直接面对消费者或客户，具有上述作用毋庸置疑！ （二） 合理组织商品出库，对于提高仓储效率物流效率或企业经济效益，具有重要作用； 作业内容多 拣选 托盘化、配装 再包装 检斤、点数、检尺,大量的辅助作业 下架、拆垛 搬运、装卸 现场不易控制 因此，合理组织出库可以节约人力、物力，节约时间、缩短储运周期，防止差错，最终都会表现为仓储效率和效益的提高。,三、出库依据和要求 业务部门出具，并经有关业务主管审批、签字或加盖印鉴的出库单、领料单、调拨单等。四、出库作业程序 （一）核对出库凭证 1、核对内容 主管部门印鉴 主管部门、主管业务人员签名 2、核对目的 确认单证的： 真实性、有效性、有效期,（二）备货 按出库凭证所列品名、规格、型号、数量备货。 内容：拣选、下架、移至出库整备区 责任人：责任保管员（管库员、理货员） （三）复核 内容：核对品种、规格、型号、数量 要求：与出库凭证一致 目的：防止差错,形式： 保管员自核 保管员互核 专职复核（四）点交 会同提货方清点移交，并签收。 要点：会同 签字,（五）账卡处理 1、销账 实物登记帐 2、货位登记卡登记内容变更 要求：账卡物一致（六）善后 现场清理 货位清理 余物清理 、整理归位,六、出库作业要求 （一）基本要求 数量无差错 品种规格无混杂（二）保证措施 1、 “三不” 未接单据不翻账 未经审核不备货 未经复核不发货,2、“三核” 核证、核账卡、核实物 3、“五检查” 核对、检查料单所列： 品名、规格、等级、包装、数量（件数、重量、单重、总重）,七、出库方式 1、送货 （1）概念 仓库或责任保管员根据出库指令，将所要办理的货物在办理完出库手续及完成相应作业后，运达指定地点。 （2）具体形式 代储代送 配送 自提代送,2、自提 （1）概念 收货方自行办理提货手续并持“单”提货。 （2）特点 自提自运，运责自负 。 （3）工作重点 当面交接，办理签收 （4）发生地点 生产企业成品仓库 集团化商业企业仓库 公共仓库,3、过户 （1）概念 商品实体不出库，所有权由原货主转为新货主。 （2）工作重点 确认货主 办理人身份、证件 授权委托证明文件 变更账目 （3）发生地点 公共仓库,4、转仓 发生原因 货主方：按正常出库办理 仓库方：如倒库、货位整理等，可视为内 部交接，注意实物账的变更,八、问题及处理 （一）出库凭证及提货人员 1、超期 2、污损、破损、字迹模糊 3、无业务主管或责任人员签名或印鉴 4、提货人员身份无法确认 包括持过期凭证人员 处理：会同有关人员，确认无误或办理有关手续后发货,（二）发货后余量与账卡不符 1、表现 盈 亏 2、处理 核对原始入库凭证、业务记录 复查入库作业流程、记录 复查出库作业流程、记录 3、要求 会同有关各方共同处理 计划、采购、检验、仓库业务主管,（三）错发、串发 1、概念 错发：已发出的货物数量、规格、型号等与出库凭证不符。 串发：货主之间连环错。 2、处理 货未离库 重新组织发货,货已离库 尽量追回 无法追回，会同有关部门或人员协商解决 处理责任人,第四节 工业企业存货体制及出库一、采购供应管理体制 （一） 集中采购 1、概念 企业统一设置厂级采购供应管理机构，负责企业所有生产部门或经营单位原辅材料及外购配套成件的采购、储备、供应和管理工作。 2、应用特点 （1）有利于统筹安排流动资金，总体上看储备效率较高；,（2）可采用集中下料，有利于材料利用率的提高； （3）不利于保证重点产品或下属企业的“关键”用料。 3、应用形式： 集中采购、集中储备、集中供应 集中采购、分散储备 集中采购、分别储备,（二）分散采购，分散储备 1、概念 常见于大型集团化企业内部 各生产部门或经营单位独立设置采购供应管理机构，负责本部门或本单位生产资料的采购、储备、供应和管理工作。,（三） 集中和分散相结合 共用物料，集中采购 专用物料，分散采购,二、采购供应部门的机构设置 （一）按“业务归口”设置组织机构 俗称“ 按条设置”,应用特点 优点 有利于提高对外业务效率 有利于与用料部门的沟通、协调 有利于资金的管理调度 有利于信息上传下达 有利于管理人员业务素养的提高 有利于“送料制”的实施 缺点 不利于管理人员技术素养的提高,（二）按“物料归口”设置组织机构 俗称“按块设置”,应用特点 有利于人员技术素养的提高,三、供应组织形式 （一）领料制 1、工作流程简介 用料单位材料员根据企业生产作业计划（投料计划），核算一定时期的各用料项目的需用量，编制领料计划和填写领料单，经用料单位主管领导审批后持单到供应处办理相关手续和领取物料； 供应处计划员接单后根据库存情况决定发放数量，核准后填写出库单交仓库办理物料出库和交接，保管员发料后将出库单（实发量）送交计划员变更材料账目； 所领物料一般由用料单位自行运回。,2、特点 对供应管理人员的要求较低，易于实施； 供应部门工作负担较小； 不利于“既管供又管用”，易在用料单位形成物料占压、积压或二次库存。,（二）送料制（配送制） 1、工作流程简介 供应处计划机构根据企业下达的生产作业计划（投料计划）核算各用料单位明细品种的需用量，编制送料（配送）计划，并下达有关仓库； 仓库根据送料计划组织物料的出库，送达用料单位并办理交接手续，并核实实发量； 送料单经用料单位签收后送达供应处计划机构或主管计划员。,2、特点 对供应处计划、组织、实施要求很高；对计划人员和有关业务人员的业务、技术素养要求很高，实施难度较大； 有利于提高企业物料管理水平； 有利于“既管供又管用”，可有效防止用料单位占压物料和防止二次库存； 有利于实施“集中下料”，提高材料的利用率。,四、下料体制 将材料切割成规定尺寸的坯料的工艺。 （一）分散下料 1、基本情况 各用料单位设置下料工段。 2、 应用特点： 下料设备效率低。 下料员工生产率低。 材料利用率低： 不能套裁下料，边角余料多； 余料、残料不能充分利用。,3、应用 集中储备、分散储备、领料制、送料制等各种条件下均可应用。 （二）集中下料 1、基本情况 供应处设置下料工段，各生产单位所需坯料均由该工段负责切割。 2、应用特点 下料设备效率高； 有利于员工提高技术水平，生产率高；,材料利用率高： 可套裁下料，边角余料少； 余料、残料可充分回收利用。 对企业的生产的组织管理水平要求很高。 3、应用 可在组织管理水平高，且采用集中储备和送料制的企业中应用。,有关名词解释 1、残料非完整料，本企业或某工艺单位无法利用的材料。 2、余料 较大的残料， 主要指某次下料后的剩余材料 供应部门发放的材料不一定是坯料要求的准确数量，多余且较残料尺寸大者称为余料，一般指下次下料仍可使用的材料 。,第五节 存货记录和盘存一、存货记录 （一）概念 指记录收货量及时间、发货量及时间、当前余额等有关项目的日记帐，也称库存台帐。 （二）作用 1、准确反映库存动态，是仓储管理的重要基础工作； 2、订货量、定货时间的决策依据。,库存记录失实，可能导致不良后果：夸大库存余额，将导致供应中断，影响生产或货物交付、追加紧急订货费用，临时包装费用等，反之则导致超储、积压，占压仓容和流动资金。,（三）存货记录的内容 1、物品的分类（类名应与实物标记一致） 2、当前余额 3、单位成本和实际价格 4、入库时间、储存期限存放位置 5、供应货源 （四）要求 1、必须保持库存记录的完整性和准确性； 2、必须建立完善的监控制度,库存记录准确性、完整性与有关人员的责任心关系密切，因此必须建立完善的监控机制 。,二、盘存 （一）概念 指检查存货记录、核对库存余额与实物是否一致或确认实物存量及相关工作或活动。 （二）作用 1、检查存货记录，以保持其完整性与准确性； 2、核实帐面余额与实际现存量是否一致（账物一致）； 3、检查物料是否充分利用；,4、检查库存物品质量； 5、发现验收、保管、领发等存在的问题和缺陷，以便及时采取措施加以解决。 盘存是企业加强财产管理，保证财产安全挖掘内部潜力，加速资金周转的重要手段，应给于足够的重视。,（三）分类 1、按盘存的范围 （1）全面盘存 指对所有存货品种进行全面、彻底的清点与核对。 （2）局部盘存 指对部分存货品种进行清点与核对。 局部盘存可用于重要存货、贵重存货和周转很快、吞吐量较大的存货定期或不定期核查。,2、按盘存时间 （1）定期盘存（periodic count method ） 概念 在固定的时间进行的盘存。 （通常在财务年度决算之前） 特点 在短暂的时间内，对所有存货进行全面清查与账物核对。 安排 应根据企业的实际情况灵活安排，注意不应过于频繁。（不要超过每月一次）,（2）循环盘存（cycle count method） 概念 将库存物品分为若干组，每天按预定的顺序对其中的一组物品进行账物核对，并按此周而复始，永续不断的进行的盘存方法。所以也称为永续盘存。 特点 非定期 小批次循环 周而复始,3、定期盘存和循环盘存的比较 （1）定期盘存须停产，对客户或生产影响较大； （2）循环盘存准确性较高，且无须停产； （3）一般而言，循环盘存的费用较低 。（四）盘存程序 1、整理货位 2、存货归位 3、账物相对 4、出具盘存报告和结果处理,（五）盘存要求 1、应制定详细的要求； 2、应明确盘存方法； 3、人员落实，注意记录人与盘存人交