《Exce表格处理》PPT课件

第四章Excel2003电子表格,本章内容：Excel工作簿文件的新建、打开、保存。工作表的重命名、复制、移动和删除。使用公式和函数对工作表中的数据进行运算。运用排序、筛选和分类汇总等方法对工作表中的数据进行分析和统计。,4.1Excel2003的基础知识概论,4.1.1Excel2003的启动方法一：使用Windows开始菜单：【程序】【MicrosoftOffice】【MicrosoftOfficeExcel2003】。方法二：在Windows桌面上双击Excel2003快捷方式图标。方法三：用鼠标双击任意已存在的Excel2003的工作簿文件。形式。,4.1.2Excel2003的工作窗口介绍,1、名称框：在名称框里可以给一个或一组单元格定义一个名称。2、编辑栏：选定单元格后可以在编辑栏中输入单元格的内容，如数据或公式等。3、编辑选定区域：在编辑栏中单击时，名称框和编辑栏中间会出现3个按钮，左边的是【取消】按钮，用于撤销刚才对单元格数据的修改；中间的是【输入】按钮，用于结束并确定输入栏中的内容；右边的是【插入函数】按钮，单击此按钮表示要在单元格中插入函数。4、工作区如图4.1所示，中间最大的区域就是Excel的工作区，即放置表格数据内容的地方。,4.1.3Excel2003的退出方法一：在Excel2003工作窗口中单击菜单栏的【文件】【退出】。方法二：单击Excel2003工作窗口标题栏右边的【退出】按钮。方法三：双击Excel2003工作窗口标题栏左边的控制按钮。方法四：按组合键ALT+F4结束Excel2003任务。,4.2Excel2003的基本操作,4.2.1基本概念1、工作簿：一个Excel2003文档就是一个工作簿文件，其扩展名为.xls。2、工作表：也称为电子表格，它是由列和行组成的单元格构成。工作表存放在工作簿中。,工作表内的行依次使用数字标记【行标】，从【1】到【65536】；工作表内的列依次使用大写英文字母标记【列标】，从【A】到【Z】，接着是【AA】最后是【IV】，共256列。每个工作簿可包含多个工作表（最多为255），默认为3张工作表，名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3，工作簿和工作表之间的关系就象日常生活工作中的账簿和账页的关系。,4.2.2工作簿的基本操作1、新建工作簿：一般启动Excel2003应用程序就自动新建一个工作簿文件，默认名为Book1，或者使用【文件】菜单【新建】命令或者常用工具栏上的新建按钮新建工作簿文件。2、打开工作簿：在Windows【资源管理器】或【我的电脑】中找到要打开的工作簿文件，双击运行；也可使用Excel2003的【文件】菜单【打开】命令。3、保存工作簿：使用常用工具栏的保存按钮或使用Excel2003【文件】菜单【保存】命令。,4.2.3工作表的基本操作Excel工作表的选定、插入、复制、移动、删除、重命名等操作均可在工作表标签上进行。1、工作表的选定2、工作表的重命名3、工作表的移动4、工作表的复制5、工作表的插入6、工作表的删除,4.2.4数据输入,输入数据是创建工作表的最基本工作，即向工作表中的单元格输入文字、数字、日期与时间、公式等内容。在工作表中输入数据有许多方法，可以通过手工单个输入，也可以利用Excel2000的智能填充功能在单元格中自动填充数据或在多张工作表中输入相同数据，如在相关的单元格或区域之间建立公式或引用函数。当一个单元格的内容输入完毕后，可用方向键、回车键或Tab键使相邻的单元格成为活动单元格。1.单元格数据的类型一个单元格的信息包含三个部分：内容、格式和批注。内容和批注需要输入，而格式是通过Excel提供的命令和工具进行设置的。,单元格中的数据的类型有三种：文本、数字、逻辑值。（1）文本单元格中的文本可包括任何字母、数字和其它符号的组合。每个单元格可包含32000个字符。文本在单元格中的默认位置是水平方向左对齐，垂直方向靠下对齐。（2）数字数字只能包含正号（+）、负号（-）、小数点、09的数字、百分号（%）、千分位号（，）、分数号（/）、指数符号（E或e）、货币符号（￥或$）等符号。数字在单元格中的默认位置是水平方向右对齐，垂直方向靠下对齐。,（3）逻辑值单元格中可输入逻辑值TRUE（真）和FALSE（假）。逻辑值通常由公式产生，并用作判断条件。2.单元格、单元格区域的选择在输入和编辑单元格内容之前，必须先选定单元格，选定的单元格称为活动单元格。当一个单元格成为活动单元格时，它的边框变成黑线，其行、列号会突出显示。单元格右下角的小黑块称作填充柄，将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为实心十字。单元格、单元格区域的选择主要包括：单个单元格的选择、多个连续单元格（单元格区域）的选择、整行或整列单元格的选择、多个不连续单元格或单元格区域的选择、多个不连续行或列的选择和全部单元格的选择。,3.数据的输入在Excel中，可以为单元格输入两种类型的数据：常量和公式。常量是指没有以“=”开头的单元格数值，包括数字、文字、日期、时间等。公式是指以“=”开头的常量、变量、函数和运算符组成的式子。（1）文本输入当用户输入的文字过多，超过了单元格宽度时，会产生两种结果：如果右边相邻的单元格中没有任何数据，则超出的文字会显示在右边相邻单元格中；如果右边相邻的单元格己存储数据，那么超出单元格宽度的部分将不显示，但没有显示的部分仍然存在，只要加大列宽，就可以看到全部的内容。要输入纯数字的文本，如：身份证号、电话号码等，此时在第一个数字前加上一个单引号即可，如,（2）数值输入在Excel中，数值型数据是使用最多也是最为复杂的数据类型。输入数值型数据时，如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“-”，或给数字加上圆括号。如输入“-50”和“（50）”都可在单元格中得到-50。如果要输入正数，则直接将数字输入到单元格内。如果要输入分数，如1/3，应先输入“0”和一个空格，然后输入分数。否则，Excel会把该数据当作日期格式处理，存储为“1月3日”。如果输入的是百分比数据，可以直接在数字后输入百分号“%”，先输入“20”，然后输入“%”。如果输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可。当输入的数据量较大，且都具有相同的小数位数时，可以利用“自动设置小数点”功能。当输入的数值整数部分长度较长时，Excel用科学记数法表示。,如：1.2234E+08。当单元格容纳不下一个格式化的数字时，就用若干个“#”号代替。小数部分超过格式设置时，超过部分Excel自动四舍五入后显示。Excel在计算时，用输入的数值参与计算，而不是显示的数值。如某个单元格数字格式设置为两位小数，此时输入数值12.234，则单元格中显示数值为12.23，但计算时仍用12.234参与运算。（3）日期和时间输入Excel内置了一些日期与时间的格式。当输入数据与这些格式相匹配时，将它们识别为日期或时间。即Excel将输入的“常规”数字格式变为内部的日期或时间格式，在单元格中显示。Excel常用的内置日期与时间格式有：“dd-mm-yy”、“yyyy/mm/dd”、“yy/mm/dd”、“hh:mmAM”、“mm/dd”等。,日期和时间在Excel中被视为数字来处理，日期可用斜杠或减号来分隔年、月、日，如1999/08/27或1999-08-27。如输入“71/08/09”则单元格中显示为“1971-08-09”；输入“7/1”则单元格中显示为“7月1日”；输入时间时，小时、分钟和秒之间用冒号分割。若用12小时制表示时间，则再输入一个空格，后跟一个字母A或P表示上午或下午；输入“14:30”，则单元格中显示为“14:30”；输入“2:30P”，则单元格中显示为“2:30PM”；输入“2:30:30A”，则单元格中显示为“2:30:30AM”；输入系统的日期，可按组合键“Ctrl+;”；输入系统的时间，可按组合键“Ctrl+Shift+;”。,4.自动填充数据在向工作表输入数据时，有时会出现在某一个区域内填写相同或具有一定规律的数据，或是系列的日期、数字、文本等数据。如在某一列或某一行填写相同的邮编，或如：序列一月，二月，十二月；，等。Excel的自动填充数据功能为输入这类数据序列提供极大的便利。通过拖动单元格填充柄填充数据，可将选定单元格中的内容复制到同行或同列中的其它单元格；也可以通过“编辑”菜单上的“填充”命令按照指定的“序列”自动填充数据。具有以下几种填充功能：,（1）相同数据的输入如果要在工作表的某一个区域输入相同的数据，其操作方法有三种：方法一：选定输入相同数据的区域，输入数据，再按Ctrl+Enter键。方法二：用鼠标单击输入相同数据区域左上角第一个单元格，输入数据，再将鼠标指向该单元格右下角的填充柄，此时鼠标指针变为实心十字形，按下左键拖曳到最后一个单元格，然后松开鼠标左键即可。方法三：使用“编辑”菜单中的“填充”命令来填充相同的数据。在某个单元格或单元格区域中输入数据，选定从该单元格开始的行方向单元格区域或列方向单元格区域，选择“编辑”菜单中的“填充”命令，选择相应方向的填充命令。命令执行后，Excel在相邻的单元格中自动填充与第一个（列或行）单元格相同的数据。,（2）按序列填充数据一般序列包括等差序列、等比序列和日期序列，这三种序列都是以数值的形式存在的通过分析数值的特点，找出有规律的数值，再以序列的方式填充，可以提高工作效率。如图4.2所示。,图4.2【序列】对话框,（3）自定义序列虽然Excel自身带有一些填充序列，但用户还可以通过工作表中现有的数据项或自己输入一些新的数据项来创建自定义序列。如图5.3所示。如果要创建新的序列列表，首先选择“工具”菜单中的“选项”对话框，再在“选项”对话框中选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中从第一个序列元素开始输入新的序列，每键入一个元素后，按Enter键，整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。,图4.3【自定义序列】对话框,如果要更改或删除自定义序列，则在“自定义序列”列表框中选择要更改或删除的序列。如果要更改选中的序列，则在“输入序列”编辑列表框中进行改动，然后单击“添加”按钮；如果要删除所选中的序列，则单击“删除”按钮。,4.2.5工作表编辑,1、操作对象的选定（1）选定一行：移动鼠标至欲选行的行标（数字），当鼠标变成黑色向右的小箭头时，单击鼠标左键，可以选定一行。（2）选定一列：移动鼠标至欲选列的列标（字母），当鼠标变成黑色向下的小箭头时，单击鼠标左键，可以选定一列。（3）选定整个工作表：单击工作表区左上角的全选按钮，可以选定整个工作表。（4）选定一个单元格：单击任一单元格，可以选定该单元格。（5）选定连续的单元格区域：在要选定区域的开始单元格按下鼠标左键，拖曳鼠标到最终的单元格就可以选定一个连续的单元格区域。使用同样的方法可以选定连续的多行或多列。（6）选定不连续的多个单元格区域：按住【Ctrl】键，逐个在一些欲选单元格上单击或拖曳鼠标，就可以选定一些不连续的多个单元格区域。使用同样的方法可以选定不连续的多行、多列；甚至混和选定行、列、单元格区域等。,2、数据的移动、复制,（1）复制：选定要复制内容的单元格，单击常用工具栏上的【复制】按钮，然后选定要复制到的目标单元格，单击常用工具栏上的【粘贴】按钮。,3、编辑单元格、行或列（1）插入单元格：选中单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，打开如图4.4所示的【插入】对话框，选定【活动单元格右移】或【活动单元格下移】两项中的一个选项，单击【确定】按钮，就插入了一个单元格。,图4.4【插入】对话框,（2）插入行：选中单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，打开如图4.4所示的【插入】对话框，选中【整行】，将在选定单元格所在的行前面插入一行。选中一行，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，也可以在选中行的前面插入一行。（3）插入列：选中单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，打开如图4.4所示的【插入】对话框，选中【整列】，将在选定单元格所在列的左面插入一列。选中一列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令，也可以在选中列的左面插入一列。,4、清除与删除单元格（1）清除单元格，指的是仅清除单元格的内容（公式和数据）、格式（包括数字格式、条件格式、底纹和边框线）或批注，但是空白单元格仍然保留在工作表中。操作步骤是：选中单元格，执行菜单命令【编辑】【清除】，在下一级子菜单中选择【全部】、【格式】、【内容】或【批注】，则可以清除不同的内容。如图4.5所示。,图4.5【清除】子菜单,（2）删除单元格，是将单元格从工作表中删除，并移动附近的单元格填补删除后的空缺。操作步骤是：选中单元格，执行菜单命令【编辑】【删除】，然后在弹出的如图4.6所示的【删除】对话框中进行合适的选择即可。,图4.6【删除】对话框,4.3Excel2003单元格引用、公式、函数,函数和公式是使Excel的数据运算功能强于其它类型表格的核心。Excel的数据计算是通过公式来实现的，它既可以对工作表中的数据进行加、减、乘、除等运算，也可以对字符、日期型数据进行字符的处理和日期的运算。对一些复杂而常用的计算，Excel还提供了函数供用户使用，从而减少了用户创建计算公式的麻烦。公式中可以使用圆括号“（）”改变运算优先级。公式中的对象可以是常量、变量、函数以及单元格引用。如：=B1+B2、=B4*8-B1、=sum（A3:A8）等。Excel中的公式有下列基本特性：,（1）全部公式以“=”开始。（2）输入公式后，其计算结果显示在单元格中。（3）当选定了一个含有公式的单元格后，该单元格的公式就显示在编辑栏中。4.3.1单元格引用单元格的引用是指示Excel计算公式如何从工作表中提取有关单元格数据的方法。公式通过单元格的引用，既可以取出当前工作表中单元格的数据，也可以取出其它工作表中单元格的数据。单元格和区域的引用有相对引用、绝对引用和混合引用多种形式。,1、相对引用相对引用方式是指用单元格名称引用单元格数据的一种方式。相对引用方法的好处是，当编制的公式被复制到其它单元格中时，Excel能够根据移动的位置自动调节引用的单元格。同样，如果在行方向进行复制公式操作，则公式中引用单元格的列号也随移动的位置而自动改变。如果复制公式操作既有行方向又有列方向的移动，则公式中引用单元格的行号和列号都随移动的位置而自动改变。如在计算某同学的平均分公式中，要引用E2、F2和G2三个单元格中的数据，则直接输入“=（E2+F2+G2）/3”。如果进行行或列填充时，单元格的引用会自动改变。,2、绝对引用在行号和列号前面均加上“$”符号，则代表绝对引用。在公式复制时，绝对引用单元格将不随公式位置的移动而改变单元格的引用。即不论公式被复制到那里，公式中引用的单元格不变。如：=（$E$2+$F2+$G$2）/33、混合引用混合引用是指引用单元格名称时，在行号前加“$”符号或在列号前加“$”符号的引用方法。即行用绝对引用，而列采用相对引用；或行用相对引用，而列用绝对引用。其作用是不加“$”符号的随公式的复制而改变，加了“$”符号的不发生改变。如：E$2，行不变而列随移动的列位置自动调整；$F2表示列不变而行随移动的行位置自动调整。,4、三维引用如果要从Excel工作簿的其它工作表中（非当前工作表）引用单元格，其引用方法为：“工作表标签!单元格引用”。如：设当前工作表为“Sheet1”，要引用“Sheet3”工作表中的D3单元格，其方法是：Sheet3!D3。,4.3.2公式1、输入公式首先选定单元格，然后以“=”开头进行输入，后面是计算的内容，由常数、单元格引用、运算符、函数等组成。Excel2003从等号“=”开始，至左止右根据运算符优先次序执行计算。2、运算符Excel2000的运算符有四大类，其优先级从高到低依次为：算术运算符、文本运算符、比较运算符和引用运算符。,（1）算术运算符Excel2000所支持的算术运算符的优先级从高到低依次为：%（百分比）、（乘幂）、*（乘）和/（除）、+（加）和-（减）。如：=2+3，=7/2，=2*3+20%，=210，都是使用算术运算符的公式。（2）文本运算符Excel2000的文本运算符只有一个用于连接文字的符号&。如：公式=“Agricultural”&“University”结果：AgriculturalUniversity,（3）比较运算符xcel2000中使用的比较运算符有六个，其优先级从高到低依次为：=（等于）、（大于）、=（大于等于）、（不等于）。比较运算的结果为逻辑值TRUE（真）或FALSE（假）。如：假设A1单元中值是60，则公式=A180的值为FALSE，公式=A180的值为TRUE。（4）引用运算符Excel2000中使用的引用运算符有三种：分别为区域、联合、交叉。,“：”（冒号）区域运算符，对两个引用之间包括这两个引用在内的所有单元格进行引用。如B1：B10表示从B1到B10这10个单元格的引用。“，”（逗号）联合运算符，将多个引用合并为一个引用。如：C1：C10，F1：F10表示C1到C10和F1到F10共计20个单元格的引用。“”（空格）交叉运算符，产生同属于两个引用单元格区域的引用。如：A1：C3B1：B3表示只有B1到B3三个单元格同属于两个引用。,3运算次序（1）运算符优先级4类运算符的优先级从高到低依次为：引用运算符、算术运算符、文本运算符、比较运算符。如果公式中用到多类运算符，将按运算符的优先次序进行运算，如果公式中包含相同优先级的运算符，则按从左到右的顺序进行计算。（2）使用括号若要更改运算的顺序，可将公式中要先计算的部分用括号括起来。例如：=(B4+25)/SUM(D5:F5)，公式的第一括号表明应首先计算B4+25，然后再除以单元格D5、E5和F5中数值的和。,4.3.3函数,函数是随Excel附带的预定义或内置公式。函数可作为独立的公式而单独使用，也可以用于另一个公式中甚至另一个函数内。一般来说，每个函数肯定要返回一个计算得到的结果值，而数组函数则可以返回多个值。Excel共提供了九大类，300多个函数，分别为数学与三角函数、统计函数、数据库函数、逻辑函数等。函数由函数名和参数组成，格式：函数名（参数1，参数2，参数3，）。在活动单元格中用到函数时需以“=”开头，并指定函数计算时所需的参数。,1.函数的输入函数是以公式的形式出现的，在输入函数时，可以直接以公式的形式编辑输入，也可以使用Excel提供的“插入函数”工具。（1）直接输入选定要输入函数的单元格，键入“=”和函数名及参数，按回车键即可。如：要在F1单元格中计算区域B1：C1中所有单元格值的和，就可以选定单元格F1后，直接输入“=SUM（B1：C1）”。（2）使用“插入函数”工具每当需要输入函数时，就单击编辑栏中的“插入函数”按钮或选择“插入”菜单中的“函数”。如图4.6所示。,图4.6【插入函数】对话框,插入函数对话框中提供了函数的搜索功能，并在“函数分类”中列出了所有不同类型的函数，选择函数则列出被选中的函数类型所属的全部函数。选中某一函数后，单击“确定”按钮，又会弹出一个“函数参数”对话框，其中显示了函数的名称、它的每个参数、函数功能和参数的描述、函数的当前结果和整个公式的结果。2、函数的调用方法,3、常用函数（1）求和函数SUM函数格式：SUM（Number1，Number2，Number3）。功能：返回参数的和。例：SUM（A10，A12，A30）；求A10，A12，A30的和。（2）求