档案管理实施细则

山东省路桥集团有限公司档案管理实施细则(试行)（SDLQ）QBBGS03山东省路桥集团有限公司二六年七月第一章 总则第一条 为加强集团公司档案业务建设，进一步提高档案管理水平，使档案管理工作规范化、制度化，更好地为企业管理、工程建设服务。根据中华人民共和国档案法、山东省交通厅档案管理办法，结合集团公司档案管理的实际情况，制定本细则。第二条 企业档案是指企业在生产活动中直接形成的全部档案的总和，包括党政工团、生产经营、人事劳资、财务管理、计划统计、机械设备管理、企业管理、安全保卫等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像以及其他各种形式的原始记录。第三条 档案工作是集团公司各项管理的基础工作，是维护集团公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。第四条 集团公司档案工作实行统一领导、统一管理，分部保存。所属各单位的文书档案由所属各单位办公室管理；工程档案由所属各单位负责整理后移交集团公司，由集团公司集中统一管理。第二章 档案管理体制、任务第五条 集团公司在办公室设立专门档案管理部门，配备专职档案员一人，负责集团公司文书、工程档案的日常管理工作和各项具体的档案工作事务，并对所属单位的档案工作实行业务指导，并接受上级档案部门的业务指导与监督。集团公司各部门设立兼职人员负责本部门的档案工作；所属各单位设立档案岗位，并配备专职人员负责档案工作。第六条 档案员必须忠于职守，具有中专或大专以上文化程度，具备档案专业知识。第七条 加强档案工作的领导。集团公司由副总经理分管档案工作，工程档案由总工程师兼管；所属各单位由主要领导或总工程师分管档案工作，并纳入主管领导岗位职责。第八条 集团公司档案部门的主要任务是：（一） 贯彻执行上级有关档案工作的方针、政策、法律法规，结合集团 公司实际，制定集团公司档案管理的规章制度。（二） 负责管理集团公司文书和工程档案，对所属各单位、各部门的文书和工程文件材料的立卷、归档工作进行业务指导和监督检查。（三） 接收各部门和所属各单位移交的案卷并及时整理归档。（四） 编制检索工具和汇编专题文件资料，积极开展档案的提供利用，更好地为企业管理、工程建设服务。（五） 会同有关业务部门，对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。（六） 负责组织开展档案业务培训，提高业务管理水平，使档案管理工作规范化。（七） 参与工程竣工和设备仪器开箱文件材料的验收工作。（八） 承办上级档案部门交办的档案业务工作。第九条 所属各单位、各部门专（兼）职人员的主要任务是：（一） 所属各单位档案人员负责做好本单位形成的文件材料、图纸和照片的收集、整理和归档工作。（二） 各部门兼职人员负责将本部门在工作活动中形成的文件材料收集齐全后年底交办公室，由办公室统一整理归档。（三） 接受档案部门的业务指导与监督，按时向集团公司档案部门移交 档案，为集团公司多积累档案财富。（四） 学习档案业务知识，提高档案业务水平。（五） 负责本单位、本部门大事记的收集（包括工程简介），在每年年底报集团公司档案部门，由集团公司档案部门汇总整理后，报领导审阅认可后归档。未及时上交档案的，对直接责任人和主管领导给与警告并给予一定的罚款。第三章 档案人员的条件与职责第十条 档案人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党的路线、方针、政策，有较强的事业心，刻苦钻研档案业务知识，熟悉业务，忠于职守，适应专业工作需要的文化知识水平并具备一定的专业知识。负责管理党组织档案的工作人员必须符合机要人员条件。档案管理部门的负责人，应具有馆员（或相当于馆员）以上专业技术职称的人员担任。第十一条 档案人员应保持相对稳定，对有中级以上技术职称的档案人员的岗位调整，应事先征求上级档案部门的意见；所属各单位对档案人员的调换要报集团公司档案部门备案。对档案人员的考核，应按档案工作的特点，考核其档案专业理论水平和业务能力，考核结果作为专业技术职称评定和晋升的重要依据。第十二条 档案人员的职责：（一） 认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握先进的档案管理技术。（二） 指导文书和技术人员做好文件材料的收集、整理和归档工作，提高档案管理水平。（三） 做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。（四） 做好文书和工程档案的移交工作。（五） 积极开展档案业务指导，采取各种有力措施，检查督促所属单位 做好档案工作。（六） 编制各种检索工具和汇编专题文件资料，迅速准确地查调档案，为集团公司提供可靠的服务。（七） 加强库房管理，做好“八防”工作，维护档案的完整与安全。（八） 严格遵守档案保密制度，未经领导批准，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案的秘密内容，确保档案秘密的安全与保密。违反规定泄漏档案内容的，追究其责任并视情节处以100-500元罚款。第四章 文件材料的形成与归档第十三条 凡集团公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料，由集团公司文书部门和业务部门在次年的六月份之前进行收集、整理，并定期移交档案部门归档。第十四条 集团公司所属各单位的文书档案一般应在第二年上半年进行收集、整理并归档；工程项目形成的工程档案待工程竣工验收后36个月向集团公司档案部门移交；声像档案一般在年终交档案部门归档（在工程施工中形成的声像档案可同工程档案一起归档）；会议形成的声像档案，在会议结束后两个月内由会议主办单位负责归档。第十五条 文件材料的形成积累需纳入各部门工作计划和有关人员岗位职责。第十六条 档案的接收与管理（一） 档案部门接收的档案，应符合有关档案质量标准的规定要求。移交档案应由移交双方填写案卷清册，交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。（二） 集团公司档案部门对接收的案卷，进行系统整理、归档、保管，确保档案质量，以利于提供利用，实现档案管理的规范化。（三） 集团公司档案作为一个档案全宗进行整理和保管。（四） 根据上级档案部门有关规定，编制档案保管期限表（附后），档案保管期限分为永久、长期、短期三种，永久为50年以上，长期为1650年，短期为15年以下。（五） 建立档案管理统计工作，编制基本情况统计表，对档案数量、档案借阅人次、档案的利用效果、编研情况进行统计，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。（六） 集团公司的档案目录按编号排列、专柜保存。（七） 集团公司的文书档案按年度一机构一问题分类；工程档案按交通部工程项目竣工文件材料立卷归档办法和建设单位竣工文件编制办法进行分类、整理，并编制工程档案目录。（八） 集团公司配备专门档案库房，配置必要的设备，做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫等工作。（九） 档案库房的温度应控制在1424，相对湿度控制在45%60%，声像档案库房的湿度应控制在1315，相对湿度应控制在35%45%。如无空调设备，库房温湿度达不到上述要求，也应注意换气通风，进行自然调节，力争达到上述要求。声像档案人员应注意防止汗渍、真菌等有害物污染档案。（十） 档案部门应建立定期检查库存档案和设备制度，并做好检查记录。对破损、字迹模糊和变质的档案，应及时进行修补或复制，对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故应及时进行检查，并立即将检查结果向领导报告。（十一） 档案部门应建立档案移交登记簿，及时对移交的档案进行登记。（十二） 档案部门应按档案的保管期限，对档案进行鉴定。鉴定工作应在单位负责人或分管档案的办公室主任领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行；鉴定工作结束后，由档案部门提出档案鉴定工作报告，编写档案销毁清册，经集团公司领导人签字批准后方可销毁，并报交通厅档案部门备案。销毁档案时，应指定两人以上监销，监销人应在档案销毁清册上签字，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。（十三） 档案人员调动工作时，应在离岗前办好档案的交接手续。第五章 档案的开发利用与奖惩第十七条 积极开展档案的提供利用工作，编制多种切实可行的检索工具，主动了解各部门的需要，开展档案的编研工作，为企业的工程投标、工程施工、企业管理提供可靠的档案服务。第十八条 集团公司应设立档案阅览室，并建立健全档案借阅和复印制度。借用党务工作档案，应由党员干部借用，并履行党委部门负责人签字批准手续；借用党委会议记录和民主生活会记录，应经党委书记批准，并一律不准借走，只能在档案室内查阅；所属单位及外单位借用集团公司的一般工程和文书档案，应持单位介绍信（介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌、借用的范围和用途），经档案部门同意后方可借阅。集团公司工作人员借用档案时，一般应在档案室内查阅，如需借走的必须严格按期限归还，文书档案借期一般为10天，工程档案借期一般为30天，若因特殊情况需要延长借期，应到档案部门办理续借手续。借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工作和离退休时，应即时将所借档案归还。第十九条 档案部门出借档案时，必须严格履行登记手续，在借用档案登记簿上登记，并当面点交清楚。归还时严格检查，防止受损和污染的档案入库，并在借用档案登记簿上注销。因利用档案解决重大问题，或产生较大经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。第二十条 借档人员，对所借档案要负安全保密责任，不得损毁、丢失和抽取、拆散，不得自行转借、翻印、擅自带出单位，严禁在文件上涂改和作任何文字标记。违反规定的追究其责任并视情节处以100-1000元罚款。第二十一条 集团公司档案部门对为各部门及所属单位档案的收集、整理和保管工作做出成绩的，按档案法有关规定给予表彰和奖励。第二十二条 对造成档案损毁、丢失的，因工作人员玩忽职守造成档案损失的，按档案法有关规定予以处罚，并视情节处以500-3000元罚款。第六章 文件材料归档范围和保管期限一、党政工团纪检1、上级党组织颁发的属集团公司主管业务并需要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、通知、通报等文件重要的永久一般的长期或短期2、上级党组织召开的需要贯彻执行的会议文件重要的长期一般的短 期3、上级党组织颁发的非集团公司主管业务的文件 短 期4、上级党组织对集团公司，集团公司对下级单位进行工作检查形成的文件材料重要的永久或长期一般的短期5、上级团组织颁发的决议、决定、规定、条例、制度、办法、通知、通报等文件材料重要的长期一般的短期6、上级团组织召开的各种重要会议文件 短期7、上级领导视察集团公司工作时的指示、讲话、题词及声像资料等 永久8、上级纪委对集团公司和集团公司纪委对下属单位案件检查处理、党风廉政建设、反腐败等文件材料重要的永久一般的长期9、上级工会及集团公司工会颁发的决定、决议、条例、制度、办法等文件重要的长期一般的短期10、上级工会及集团公司工会对下级进行工作检查形成的文件材料重要的长期一般的短期11、集团公司召开的党、团、工会、职工代表大会和代表会议批准文件、通知、报告、决议、总结、纪要、讲话、开幕词、闭幕词、发言稿、提案、简报、讨论的文件、会议代表名单及声像资料 永 久12、集团公司召开的党、团、工会、职工代表大会、代表会议的小组记录、会议参考资料等 短期13、集团公司党、团、工会委员会会议记录、纪要和讨论的文件及声像资料 永 久 14、集团公司领导班子民主生活会记录和党委会议记录 永久 15、集团公司党委向上级的请示、报告、汇报和上级的批复等文件材料重要的永久一般的短期16、集团公司党委工作计划、总结、精神文明、宣传教育文件材料重要的永久或长期一般的短期17、集团公司党员、团员年度统计报表及工会统计年报永久18、集团公司党员、团员组织关系和工会会员转移关系介绍信长期19、集团公司党员、团员有关奖励和处分的决定及有关材料重要的永久一般的长期20、集团公司党组织建设中形成的换届改选、发展计划等文件材料重要的永久或长期一般的短期21、集团公司受理的检举、控告等材料重要的永久或长期一般的短期22、集团公司工会工作的请示、批复文件材料重要的长期一般的短期23、集团公司签订的集体劳动合同 永久24、集团公司工会劳动竞赛文件、竞赛评比总结材料，先进集体和先进个人与事迹材料 永久或长期25、工会工作要点（年度） 长期26、劳动竞赛意见（年度） 长期27、集团公司团委工作计划、总结等文件材料重要的长期一般的短期28、先进团员典型事迹材料、团委的经验材料与上级的批复重要的长期一般的短期29、集团公司编辑出版的刊物和录音录像带 永久二、经营开发1、上级颁发集团公司执行的公路工程施工招投标管理办法 长期2、上级颁发的工程概预算编制办法 长期3、上级有关单位下发的有关招投标培训等文 短期4、集团公司的投标书中标的永久未中标的 短期5、集团公司与业主签订的工程施工合同 永久6、集团公司与合作单位签订的联合投标协议书、意向书 短期 7、集团公司与国外项目的考察、立项、投资等文件材料重要的永久或长期一般的短期8、集团公司对国外工程投标活动中形成的文件材料（包括与外国签订的条约、协议书、意向书、合同等）集团公司经办的 永久非集团公司经办但要执行的长期9、集团公司在经营活动中形成的文件材料重要的长期一般的短期三、生产技术1、集团公司年度生产计划 永久2、集团公司生产统计年报表 永久3、集团公司季度、月度生产统计报表 短期4、下属单位报送的生产统计年报表 长期5、集团公司ISO9002质量体系认证和复审形成的文件材料 永久 6、集团公司编制的质量体系文件 永久7、集团公司任免管理者代表和审核组长、公布内审员资格及内审管理文件材料重要的长期一般的短期8、集团公司申报工程质量奖文件材料重要的永久一般的长期9、上级机关下达和集团公司上报的科技计划等文件材料 长期 10、各种技术规范、标准、定额等 长期11、有关技术问题的请示、报告、批复、会议纪要等重要的永久一般的短期12、反映科研活动的录音、录像、照片等资料 永久13、技术革新和技术改造项目计划、设计文件、新产品试验记录、技术鉴定、图纸、经验总结、声像等重要的永久一般的长期四、财务审计1、集团公司制定的财务管理规章制度、办法 长期2、集团公司财务预算编制和说明 长期3、集团公司财务年度计划、会计年报（决算） 永久4、集团公司财务会计季度和月度报表 短期5、固定资产调拨、报废、封存的有关文件 永 久6、下级单位报送的年度会计报表 长期7、集团公司每月发放工资的登记表 长期8、集团公司的成本核算和经济核算 长期9、集团公司和所属单位有关抵交规费、折旧费、资金借款等有关费用的批复重要的 永久一般的 短 期 10、集团公司的各种凭证（原始凭证、记账凭证、汇总凭证） 短期 11、集团公司的各种账簿（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿）现金和银行存款日记账 长期12、集团公司审计管理办法和年度审计计划 长期13、审计过程中形成的相关文件材料重要的永久或长期一般的短期14、集团公司资产和税务登记及年审材料 永久15、集团公司会计移交清单 短期16、会计档案保管清册 永久17、会计档案销毁清册 永久18、银行余额调节表 短期19、银行对账单 短期20、不良投资项目的清理报告、说明等文重要的永久一般的长期21、投资项目的考察报告、合作意向书、合作合同等重要的永久一般的长期22、正在运转的投资项目工作调查报告、效益评价预测报告等 长期23、资产评估、法人离任审计形成的文件材料 永久五、人事、劳资、保险1、上级对集团公司领导人和集团公司对所属单位领导人的任免文件 永久2、上级机关对集团公司和集团公司对职工的奖励和处分决定及有关材料重要的永久一般的长期3、上级机关批准和集团公司评选的先进工作者、劳动模范和先进事迹材料等省级以上的永久市局级的 短期4、集团公司内部机构设置、变更、干部和工人花名册、职工考核文件材料 永 久 5、集团公司职工调出、调入、改派等文件材料 长 期6、集团公司干部、职工统计年报表 永久7、集团公司离休、退休干部统计年报表 永久8、集团公司干部任免、考核、评聘专业技术职务、职工辞职、除名、离退休、内退、死亡、抚恤等文件材料 长 期9、集团公司定编、定岗、定员等材料 永 久 10、集团公司内部职能部门的管理制度、办法 长 期11、集团公司调资方案、升级名单和总结、工资改革方案等文件材料 永久12、各种津贴的实施方案 长期13、集团公司干部职工年度培训计划 长期14、集团公司干部、职工教育和技术培训形成的文件材料 长期或短期 15、复转军人的安置、待遇等 长 期16、集团公司出国考察、友好往来等外事活动形成的文件材料重大活动的主要文件 永 久一般活动的审批手续、考察报告 长 期其它文件材料 短 期17、大中专毕业生转正定级和工资待遇及专业技术职务任职资格、有关学徒工的转正定级和待遇等文件材料 长期18、集团公司与职工签订的劳动合同、职工劳动保护和劳动争议调解材料重要的永久一般的短期19、劳动工资统计年报及分析 永久20、干部、工人转移关系介绍信及存根 长期21、职工考勤表 短期22、上级机关下发属集团公司贯彻执行的医疗保险、养老保险、失业保险、工伤保险和生育保险等文件材料 长 期23、医疗保险和生育保险拨付单 长期24、职工退休审批表、退休人员增加表 长期25、职工年度医疗账户金明细表 长期26、工伤认定和伤残鉴定及待遇拨付单 长期27、年度社会保险费代扣代缴明细表 长期 28、职工增加、减少变动表 长期29、离退休人员增资表 永久30、工伤遗属抚恤金拨付单 永久六、机料（资产）1、集团公司车辆、机械设备和仪器的购买、报废的请示和批复文件 永 久 2、集团公司和上级机关有关返还养路费的请示、批复文件重要的永 久一般的短期3、集团公司车辆机械设备和物料管理办法 长期4、集团公司车辆、机械设备和材料的租赁合同、协议书等 长期 5、集团公司机械设备盘点表（年度） 永久6、集团公司材料统计年报 永久7、集团公司购买车辆、机械设备合同、说明书、图纸、维修保养计划、修理记录卡等材料 永久或长期8、自行设计生产机械设备的设计方案、设计图、修改图、各种计算书、说明书等相关材料 永久七、安保1、上级下发的有关安全生产、人防、消防、防汛、治安、综合治理等文件重要的长期一般的短期2、集团公司制定的安全、防汛管理办法 长期3、各种事故处理过程中形成的文件材料重要的永久一般的长期或短期4、集团公司安全保卫工作会议文件材料 长期5、集团公司安全统计年报 长期6、集团公司安全统计季报和月报 短期7、集团公司在安全生产和防汛检查中形成的文件材料重要的长期一般的短期八、企业管理1、上级机关与集团公司法人签订的年度资产经营目标责任合同及兑现文件 永 久 2、上级机关颁发的交通发展规划 长期或短期3、集团公司在改革改制中形成的方案和发展规划及其它文件材料 永久 4、集团公司章程、企业宗旨、方针目标、各部门职责范围重要的永久一般的长期5、集团公司向工商管理部门登记、申请执照的有关文件材料 永久 6、集团公司向建设部门申请企业资质的有关文件 永久7、集团公司营业执照和企业资质年审的有关文件材料 长期 8、集团公司与有关单位签订的合同、协议书、意向书及有关谈判材料永久 9、集团公司与各项目经理签订的目标责任书及兑现文件 永久 10、集团公司与有关单位的案件纠纷材料 永久11、集团公司内部招投标文件材料重要的永久一般的短期12、集团公司与所属单位签订的内部承包合同 永久13、集团公司成立项目经理部和启用印章文件 永久14、集团公司与有关单位合资组建项目时的投资合同、项目立项和注册等相关文件材料 永久15、集团公司申报项目经理资质、项目经理培训等材料重要的长期一般的短期九、综合1、上级机关颁发的属集团公司主管业务并需要执行的法律、条例、规定、通知、通报等文件重要的永久或长期一般的短期2、上级机关、同级机关和无隶属关系单位颁发的非集团公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件 短期3、上级机关领导人及有关业务机关等视察、检查集团公司工作时的重要讲话、题词及声像资料重要的永久一般的长期或短期4、集团公司的请示、报告与上级机关的批复、下级单位的请示与集团公司批复重要问题的 永久或长期一般事务性问题短期5、集团公司召开的年度工作会文件材料及声像资料 永久6、集团公司领导人从外单位带回与集团公司有关的未经文书处理登记的文件材料重要的永久或长期一般的短期7、集团公司历史沿革、大事记和反映集团公司重要工作活动的简报、照片等 永 久8、人民来信来访记录及处理情况的有关材料重要的长期一般的短期9、业主和集团公司收到和发出的贺信、贺电重要的长期一般的短期10、集团公司向下级单位检查工作时形成的文件材料重要的长期一般的短期11、集团公司档案工作规章制度、汇编专