模块6秘书的办事工作ppt课件

模块6秘书的“办事”工作,内容提要第1单元信息工作第2单元调研工作第3单元沟通工作第4单元日常事务工作,1,内容提要,本模块主要讲解秘书实务中的各项事务工作，包括信息、调研、沟通、日常事务中的办公室管理、值班工作、信访工作、印章管理、接待工作、上司差旅事务的安排、领导临时交办的工作，使学生明白如何“办事”，并具备“办事”的基本能力。,返回,下一页,2,内容提要,情景案例有人说经常听见小张和小王在办公室工作时“拌嘴”。在评价工作表现时，小张对别人抱怨道:“小王这人没法儿和他相处，什么事都很较真儿，再宽厚的人也受不了他。”在有人问小王与小张的关系时，小王笑着说:“是么?我觉得我们关系还行。长期在一块儿，哪儿能少看法不一致的时候呀，小张比我脾气好。”在评价两人人品时，出现了两种截然不同的看法:有人说，小张心直口快，坦诚，实事求是，有矛盾不遮遮掩掩;小王这人文过饰非，明明和小张有矛盾，却不认账，会做人，会来事，多少有点虚伪，至少比小张心眼儿多。另一些人却认为:小张是非多，对别人要求苛刻，背后不饶人;小王宽厚容人，不挑事，息事宁人，不背后议论人。,上一页,下一页,返回,3,内容提要,项目任务:作为办公室的秘书，如果领导让我们分析和评价这两个人的表现和关系，我们如何向领导汇报?任务分析:分析评价人物是很需要经验和阅历的，因为人是复杂的综合体，你所看到的往往是他特定环境中的特定一面，不能妄下定论。人物品评，一句话、甚至一个字措辞不当都可能给工作带来极大的被动。因此在碰到类似问题时，秘书当慎之又慎，没有把握的言语，不要太过随性、脱口而出。,上一页,下一页,返回,4,内容提要,相关知识如果秘书将打给A领导的电话，错打给了B领导，如何处理?对没有预约的来访者，秘书要不要安排领导会见?这些都是秘书日常工作中最常见的问题，也是秘书“办事”的主要内容。“办事”，秘书的“三办”职责之一，一切事务性的工作都是“事”。从广义上说，“办文”、“办会”也是“办事”;从狭义角度看，所谓“办事”是指除“办文”、“办会”之外所有的事务工作，“办事”的特点就是“杂”，无边无际、无休无止、无时无刻。,上一页,下一页,返回,5,内容提要,秘书“三办”中，最基本而且最重要的职能当属办事。办事能力是秘书的重要能力，办事能力直接涉及到完成任务的情况和临机处事的本领。秘书如果缺乏办事能力，参谋助手的作用就无从谈起。秘书秉承领导意旨办事，是分内职责，在自己职权范围内，应主动、独立地办好交办的事，而不能敷衍领导。面对如此纷繁庞杂的事物，秘书的关键是摸索出事理，掌握规律、举一反三，才能尽量办好所有的事。“办事”的核心是认识事理，认识事理的目的在于提高办事的悟性，较高的办事悟性才能使秘书懂事、办事，把事情办出最佳结果。,上一页,返回,6,第1单元信息工作,情景案例1小刘大学毕业，应聘到一家外企公司做秘书。刚走出校园的他踌躇满志，想轰轰烈烈地做一番大事，可是工作还不到一个月，小刘就碰到几件让他心灰意冷、一筹莫展的事情。首先是老总要他查询公司新产品研发进度，他在图书馆泡了整天，复印了一大堆资料，结果老总看了说早过时了。公司一条1992年引进的生产线亚须进行设备升级，老总要他了解目前该设备生产厂家的产品价格与性能规格，并整理一份“92生产线设备升级方案”，交董事会研究讨论。他仅找到两三家相关设备生产厂家，而且他们的设备与公司现有设备相差无几，老总对此很不满意。项目任务:小刘为什么会感到“心灰意冷、一筹莫展”?作为刚毕业的文秘专业大学生，如何避免重蹈“小刘”的覆辙?,下一页,返回,7,第1单元信息工作,情景案例2小张是刚从大学毕业分配来的某厂办公室秘书，虽然他早就听人说过信息是资源，是财富，但究竟它的价值有多大，对领导决策起多大作用，总感到说不清。在一次领导办公会上，办公室卢主任让小张做记录，他才对信息工作有了一定的理解。会上，分管设备的副厂长提出技术改造方案，以提高企业的竞争力，要求把刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机械设备上。分管财务、分管生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板决断时，办公室卢主任说他想向各位领导汇报一个新情况，供领导们参考。领导们的目光一起转向了他。“我先说几条信息请领导们参考:一是我国根食进入市场后，根价上调的趋势十分明显;,上一页,下一页,返回,8,第1单元信息工作,二是国际上几个主要根食出口量大的国家今年均遭自然灾害，国际性根食歉收趋势已定;三是供应我厂工业根食原料的主产区今年都遭到严重的水灾;第四，今年又是乡镇企业发展很快的一年，这些乡镇企业不少是利用其资源优势从事投资少见效快的食品和酿酒业，都将以根食为原料。根据以上情况，我预计，近期根价必定会上涨，而且上涨幅度较大，可能每千克上涨o.2一o.s元之间;我厂每年工业原料用根to万吨，按每千克原料用根上涨0.3元计算，每吨将上涨300元，10吨就是3000元，全年就是3000万!因此，我建议当务之急是在根食涨价前购进原料，这样可以降低成本，提高竞争力，获得可观的经济效益。然后再把获得的盈利投入技术改造;由于经济实力增强了，我们进行技术改造的起点可以更高些，最好能达到国际先进水平。这样，就为我们的产品参与国际市场竞争打下了坚实的基础”,上一页,下一页,返回,9,第1单元信息工作,卢主任的发言结束后，会场一片寂静。领导们有的拿出计算器仔细地算着;有的掏出钢笔，在本子上写着;还有的托着腮在沉思过了一会儿，厂长的发言打破了寂静:“卢主任提出了一个值得我们深思的问题。我同意他对根食价格变化所作的分析和预侧。摆在我们面前的问题，是先搞基本建设和技术改造，还是先购进即将涨价的原料，取得经济效益后再以更大的投入进行高起点的技术改造。请大家对这两个方案再议一议。”大家七嘴八舌讨论起来，会议气氛十分活跃。经过反复比较、分析、论证，厂领导最后一致同意采纳卢主任的建议:先购进根食原料，再进行技术改造。后来的事实证明，卢主任的预侧是完全正确的，他的方案使企业获得了巨大的利润，整整多赚了一个亿!,上一页,下一页,返回,10,第1单元信息工作,项目任务:办公室卢主任能作出正确预判的原因是什么?任务分析:（1）案例1中，小刘“心灰意冷、一筹莫展”的很大原因都在于信息工作没有做好。第一件事情中，小刘没有注意到信息收集的时效性问题，收集到的信息都是过时的信息，没有利用价值。第二件事情中，小刘忘记信息收集的全面性与差异比较性，故而收集的信息无法给决策提供有效的参考。作为一个刚毕业文秘专业大学生，要避免重蹈“小刘”的覆辙，就需要在信息收集工作上下工夫，确保收集到的信息准确、及时、全面、适用。,上一页,下一页,返回,11,第1单元信息工作,(2)案例2中，卢主任能作出正确预判的原因在于他对工厂处境有一个客观准确的了解。他从国际粮食收成、当地经济形势、工厂原料基地等方面进行了全面的信息收集比对，得出了原料价格上涨的结论，并顺势提出先采购原料、再用盈利升级生产设备的策略。这是信息深加工的结果，也是信息就是资源、财富的有力体现。,上一页,下一页,返回,12,第1单元信息工作,相关知识人类社会已经进入信息时代，信息已发展成为一种重要的产业。信息工作对于各级领导了解情况、进行决策和指导工作，发挥着越来越重要的作用。秘书部门是向各级领导报送信息的主渠道，信息工作已成为各级秘书机构辅助领导决策的一项重要业务。信息与信息工作的含义是什么?信息工作有什么特点、意义和要求?秘书部门和秘书人员获取、加工、提供和存储信息的要领和方法，以及开发高层次信息的途径和方法有哪些?这些都是一个合格的现代秘书必须思考的问题。当今是信息时代，信息、能源与材料已成为人类社会的三大资源。信息是决策的基础，又是控制决策实施的依据。秘书通过广泛、周密、经常地收集情况和信息，保证决策科学化，有利于提升单位的核心竞争力。,上一页,下一页,返回,13,第1单元信息工作,一、信息概述“信息”一词有着很悠久的历史，早在两千多年前的西汉，就有“信”出现。“信”常可作消息来理解。作为日常用语，“信息”经常是指“音讯、消息”，但至今信息还没有一个公认的定义。,上一页,下一页,返回,14,第1单元信息工作,(一)秘书学家对信息的认定(1）秘书学界的老前辈工千弓先生在他主编的企业秘书中认定“信息”是事物存在的方式或运动状态，以及这种存在方式或运动状态的直接或间接的表达。(2)徐瑞新、李欣、李登柱主编的中国现代秘书工作基础中提出:“世界是物质的，物质是运动的，运动着的物质是互相联系互相作用的。运动着的物质及其相互联系的变化的最新反映(反应)，都有可能在另一事物的特征中再现出来，产生痕迹、标记，即表征。这表征就是信息。因此，是不是可以这样简单地说:所谓信息，就是客观事物及其联系的变化的最新反应的表征。”，“就是事物的新变化通过各种形式给予人的一种感知。”,上一页,下一页,返回,15,第1单元信息工作,(3)朱传忠、叶明主编的秘书理论与事务中，认为:“所谓信息，是指客观世界中客观事物及其联系的变化的最新反映的表征，对于接受者来说是一种有用的知识。”(4)侯玉珍主编的秘书学和其他一些秘书学专著中，都引用了美国著名的哲学家、数学家，控制论和信息论的创始人之一诺伯特维纳(N.Wiener)关于信息的论述片断。他认定:“信息是人们在适应外部世界，并且使这种适应反作用于外部世界的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称”，“接收信息和使用信息的过程，就是我们适应外部世界环境的偶然性变化的过程，也是我们在这个环境中有效地生活的过程”，“要有效地生活，就要有足够的信息。”,上一页,下一页,返回,16,第1单元信息工作,(二)信息的概念广义的信息指的是客观世界中各种事物的存在方式和运动状态的反映。这一定义表明:(1)客观世界的一切事物及其运动是信息之源，信息是对事物运动变化状态的客观描述。(2)信息是客观事物之间相互作用、相互联系的反映。(3)信息不是事物本身，而是该事物所揭示的内容。,上一页,下一页,返回,17,第1单元信息工作,狭义的信息指的是能反映事物存在和运动差异的、能为某种目的带来有用的、可以被理解或被接受的消息、情况等。这一定义表明:(1)信息是客观世界与主观世界、自然属性与社会属性的统一，具有实用意义。(2)信息的重要价值在于人类对事物认识过程中不确定的消除或减少。(3)信息不是已知消息的重复，而是末知的内容。信息具有:时效性、共享性、传递性、存储性的特点。根据不同标准和角度，信息有几种分类方法如表6一1所列:,上一页,下一页,返回,18,第1单元信息工作,二、信息工作的基本要求【情景案例】某地信访局编印的信访情况(内部简报)，摘要刊载了一封群众来信，信中反映，某单位在厂庆活动中铺张浪费，“共花费5万元”，建议上级派人查处。有关人员在核稿时，改为“花费了5万元”。打印时被打成“花费35万元”。加上校对马虎，未被发现、更正，简报下发后引起有关单位对写信人和领导机关的严重不满。事后经调查，该单位花费5万元搞厂庆属实，但简报却变成35万元，是严重失实。为澄清事实，平息风波，编刊单位不得不在另一期简报上作出更正声明，并向有关单位致歉。项目任务:以上例子能带给我们什么启示?做好信息工作有些什么具体要求?,上一页,下一页,返回,19,第1单元信息工作,任务分析:从上例可以看出，信息具有准确性的特点，秘书不能有半点马虎大意。【相关知识】信息的特点有:(一)准确准确，即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。因此，准确是秘书信息工作的灵魂。,上一页,下一页,返回,20,第1单元信息工作,(二)及时及时，即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。(三)全面全面，即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，作出正确的判断和决策。(四)适用此项要求包含以下三方面的内容:,上一页,下一页,返回,21,第1单元信息工作,(1)要服务于中心工作。就是说要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问题;要及时摸清领导的思想脉搏，做到心中有数;要突出重点，帮助领导集中主要精力考虑重点问题，同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。(2)要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。除一些需要共同重视的信息以外，本级领导机关所需要的信息，并不一定都是上级或下级领导所需要的信息;别的部门所需要的信息，不一定为本部门领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对象。(3)要特别注意，只要是新发生的带有重要动向性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。要防止把按需要采报歪曲成为“按胃口喂报”。,上一页,下一页,返回,22,第1单元信息工作,三、秘书信息工作的原则【情景案例】小刘是天地集团新来的秘书，某日下午4点50分，正要下班，办公室文主任来电话，要小刘将公司几位经理的职务、联系方式整理成一个通讯薄，明天上午9点之前要予以公布。秘书小刘答应后，匆匆挂断电话就赶车回家了。晚上正好一个好朋友过生日，大家一起庆祝到12点多方才回家休息。第二天上班小刘根本不记得还要编经理通讯薄，直到8点50分办公室文主任来电话问，小刘才匆匆忙忙地赶制了一份经理通讯薄，交给文主任的时候，已经是9点10分。文主任一看经理通讯薄，小刘居然将公司3个月前新提拔的周经理给漏掉，而且，赵总经理的手机号码居然还有错。文主任严肃批评了秘书小刘。,上一页,下一页,返回,23,第1单元信息工作,项目任务:请问在案例中秘书小刘犯了哪些错误?秘书小刘应如何安排编经理通讯簿任务?任务分析:编制经理通讯簿是一项基础的信息整理工作。案例中，秘书小刘违背了信息工作准确性(赵总经理的号码错误)、及时性(9点10分方才交稿)、全面性的原则(遗漏收集新提拔的周经理的号码)，受到严肃批评也在情理之中。作为一个秘书，“下班不下岗”是基本原则，虽然已经4点50分是下班时间，但在有任务的情况下，秘书应该具备加班加点的精神。这也是秘书爱岗敬业精神和职业素养的体现。俗话说:“好记性不如烂笔头”，秘书也应养成随身携带备忘录的习惯，以便随时记录事项，避免因遗忘造成工作的被动。,上一页,下一页,返回,24,第1单元信息工作,【相关知识】(一)坚持真实性原则信息工作要客观地、实事求是地反映各方面情况。秘书人员在搜集、报送信息过程中，要严把真实关，如实反映事情发生的原因、经过和结果，切忌主观臆断。(二)坚持针对性原则秘书人员在信息工作中，要紧紧围绕学习、工作重点，结合宣传部门提供的信息需求要点，有的放矢地进行信息的采集和报送，增强信息服务的有效性。(三)坚持时效性原则秘书人员要及时发现、采集并报送工作中的新情况、新经验、新问题，使信息采集报送高效化。,上一页,下一页,返回,25,第1单元信息工作,(四)坚持准确性原则秘书人员要力求信息内容的准确，即观点准确、事例准确、时间和数字准确。对于情况不明或无法确定其准确性的信息不能草率报送。(五)坚持全面性原则秘书人员在采集、报送信息过程中，要做到点面结合，使信息的内容能够全面反映工作实际。,上一页,下一页,返回,26,第1单元信息工作,四、信息的收集工作【情景案例】创建于1972年的江苏梦兰集团主体产业是床上用品。进入新世纪以来，梦兰集团拟抓住自主创新和科技创业的主线，在推进主体产业品牌提升的同时，积极推进品牌经营的延伸。2002年中国科学院召开“高性能通用CPU芯片研制龙芯1号”成果鉴定会，“龙芯1号”面世。梦兰集团开始与中科院计算所接触，寻求联合组建梦兰龙芯产业化基地的可能。项目任务:假如你是梦兰集团的秘书，你将通过那些途径收集CPU芯片行情、国家政策、国际贸易数据和潜在客户等信息?任务分析:现在的互联网给我们提供了收集信息各种搜索引擎，通过它们的帮助，一般都能方便、快捷地查找到我们所需要的资料。,上一页,下一页,返回,27,第1单元信息工作,常用网络搜索引擎介绍：(1)百度(Baidu)中文搜索引擎，是全球最大的中文搜索引擎，提供网页快照、网页预览/预览全部网页、相关搜索词、错别字纠正提示、新闻搜索、Flash搜索、信息快递搜索、百度搜霸、搜索援助中心等服务。(2)雅虎(Yahoo)中国搜索引擎。Yahoo是世界上最著名的目录搜索引擎。雅虎中国于1999年9月正式开通，是雅虎在全球的第20个网站。Yahoo目录是一个Web资源的导航指南，包括14个主题大类的内容。(3)谷歌(Goggle)搜索引擎，是目前最优秀的支持多语种的搜索引擎之一，约搜索3083324652张网页。它提供网站、图像、新闻组等多种资源的查询，包括35个国家和地区的语言的资源。,上一页,下一页,返回,28,第1单元信息工作,(4)LyGOS中国搜索引擎。LyCOS创建于1995年，是搜索引擎的元老，也是最早提供信息搜索服务的网站之一。LyCOS中国成立于1999年，可以对网站、网页、新闻、电子图书、产品、FTP,MP3.多媒体等多种资源进行查询，并可以对上述资源进行综合查询，同时具备多媒体和文学作品搜索引擎。(5)新浪(Sina)搜索引擎，是互联网上规模最大的中文搜索引擎之一，设大类目录18个，子目1万多个，收录网站20余万。它提供网站、中文网页、英文网页、新闻、汉英辞典、软件、沪深行情、游戏等多种资源的查询。,上一页,下一页,返回,29,第1单元信息工作,(6)搜狐(Sohu)搜索引擎。搜狐于1998年推出中国首家大型分类查询搜索引擎，到现在已经发展成为中国影响力最大的分类搜索引擎，每日页面浏览量超过800万，可以查找网站、网页、新闻、网址、软件、黄页等信息。(7)网易搜索引擎。网易新一代开放式目录管理系统(ODP)，拥有近万名义务目录管理员，为广大网民创建了一个拥有超过1万个类目，超过25万条活跃站点信息，日增加新站点信息5001000条，及日访问量超过500万次的专业权威的目录查询体系。,上一页,下一页,返回,30,第1单元信息工作,【相关知识】(一)信息收集的方法1.采集(1)通过常规渠道采集，即通过行政渠道、业务渠道、团体渠道、网络渠道采集信息。行政渠道常用行政手段由下而上层层采集。这样做，能在一定程度上保证信息的真实性。但中间环节多，较费时间。其他渠道，多采用主辅式方法采集，即以一条渠道为主，其他渠道为辅的方式，这样可以相互补充、印证，比较准确可靠。(2)“零次情报”。在人际交往中，常常可以获得关于未来的预测信息。在旅馆、餐厅、影剧院等公共场所，打破等级、专业、工种、年龄等限制而进行的广泛议论，被日本人称为“零次情报”。国外许多调查表明，“零次情报”在各种信息中占有重要的地位。,上一页,下一页,返回,31,第1单元信息工作,它往往是各种文献中难以找到的最新信息，能给信息工作者或决策者以出乎意料的启迪。(3)通过非常规渠道采集，即通过参观访问、实地调查、组织座谈会、讨论会、洽谈会、咨询会等方式进行采集。利用实地调查法收集信息，常见于比较突出的事件或“老大难”问题的了解、处理上。此法收集信息费时短，获得的材料比较真实可靠。但要注意处理好中间环节，或事先打招呼，或事后通报调查结果。组织座谈会，有时不直接找当事人或单位，而是通过当事人或单位的左邻右舍，即第三方了解情况收集信息。此法多用于众说纷纭、是非难定的人或事，使用时要谨防偏听偏信，以免收集到失真的信息。,上一页,下一页,返回,32,第1单元信息工作,2.交换交换，即将自己拥有的信息资料与其他单位进行交换。交换的信息资料一般是限制发行的或内部发行的印刷、声像材料。但国家有关文件规定禁止交换以防泄密的信息资料除外。3.索要索要，即通过电函或派人索取所需要的信息资料，包括订购各种报刊、杂志和书籍等。4.复印在征得对方同意的情况下，可用复制方法来收集信息。复制一般有三种方式，即复印、翻拍、翻印。,上一页,下一页,返回,33,第1单元信息工作,(二)信息收集的渠道这是指信息工作者用于信息收集的途径和通道。信息收集的渠道是多种多样的，归纳起来，主要有内部渠道和外部渠道两个方面，见表6-2。(三)信息收集的注意事项(1)广泛性。信息收集要广泛收集不同层次、角度、人员、行业甚至不同国家信息。这样才有利于全面思考问题，为领导决策提供信息支持，而且还有利于发现认识上的“误区”。(2)原始性。这是信息收集的基础性工作，越原始的资料，其信息的“含金量”越高。秘书人员特别要注意材料中的时间、地点、人名、数字和引文等容易出现问题的“关键点”，对这些地方要认真加以核实，以免出错，干扰单位的正常业务。,上一页,下一页,返回,34,第1单元信息工作,(3)预见性和相关性。信息收集要围绕一个问题或某项业务活动而展开，面对现代社会浩如烟海的信息资料，信息工作人员必须学会面对要解决的问题作出决断，以定信息取舍。五、信息的加工整理【情景案例】天地集团秘书小刘知道信息工作的重要性，平时非常注意信息的收集和保存，日积月累，他的文件拒、抽屉里面已经是堆积如山，各种统计报表、文件、材料、广告、参考书、宣传单、手册、计划等塞得满满的。一天市场部经理找到小刘，要他找一份某产品的市场调查报告，他翻遍了文件拒、抽屉，越翻越乱，根本无从下手，急得不知如何是好。,上一页,下一页,返回,35,第1单元信息工作,项目任务:小刘的难题是怎么产生的?小刘有没有更好的方法解决类似的问题?任务分析:秘书除了平时注意信息的收集，还要注意信息的筛选，有价值的信息才保存下来，没有保存价值的信息就要处理掉。否则，年深月久，资料会越堆越多，进而影响信息的检索。【相关知识】信息的整理加工是信息工作的核心，其程序与方法有以下几点。1.分类分类是根据一定的要求，按信息的内容、来源、时间、性质等将信息分门别类，使之条理化。其方法有以下几种。,上一页,下一页,返回,36,第1单元信息工作,(1)字母分类法，按照信息标题、作者、主题、单位等的字母顺序进行分类，优点是操作简单，不需索引卡片。(2)主题分类法，按照信息的主题和内容进行分类的方法，优点是信息按照逻辑顺序排列，便于检索。(3)时间分类法，将信息按照年月日的自然顺序排列分类的方法。(4)地区分类法，按照信息形成所涉及的行政区域将信息分类的方法，便于查找有地区特性的信息。2.筛选筛选是对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析研究，淘汰内容陈旧过时、没有价值的信息，选出内容新颖、有价值的信息。,上一页,下一页,返回,37,第1单元信息工作,3.校核校核是对经过初步甄别的信息做进一步的校验核实。进行校核的方法有多种，其中最常见的方法有以下三种。(1)分析法，即对原始信息中所表述的事实和叙述方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而辨别其真伪。(2)核对法，即依据权威性的信息材料进行对照分析，发现和纠正原始信息中的差错。(3)调查法，即通过对原始信息中所表达的事物的运动变化情况现场的调查，验证其真实性和标准。,上一页,下一页,返回,38,第1单元信息工作,4.加工加工是更具创造性的整理阶段。加工的范围非常广泛，涉及信息的内容和形式等各个方面。加工的主要方法有以下几种。(1)类比法。类比是根据两类或两个事物之间某些属性上的相同或相识所作出的一种推断。这是加工的重要方法。它既可使抽象的内容具体化、形象化，也可使陌生的事物熟悉化，从而实现对新知识的掌握。这种方法在学习中广泛地得到应用，如在学习几种常见的酸时，抓住酸所具有的共同特征:阳离子都是完全一样的，均为氢离子，从而类推出酸这类化合物在化学性质上有许多相似的地方，进而总结出酸的通性，从而顺利实现酸的学习。这里应该注意的是:,上一页,下一页,返回,39,第1单元信息工作,要考虑不同事物之间的可比性，即善于发现事物相同或相似的本质上属性，只有本质上属性相同或相似，才能作出类比。如酸溶液的结构中阳离子都是氢离子这一本质属性，为酸之间的类比提供基础。要注意类比的或然性，正确类比，防止类比的负迁移。换句话说，就是在抓住事物共同属性的同时，也应注意差异性一面。如酸溶液中虽然阳离子完全一样，但由于其酸根离子不一样，因此其化学性质上还是存在一定的差异。例如，稀盐酸和稀硫酸可以和活泼金属反应制取氢气，但是稀硝酸却不可以。,上一页,下一页,返回,40,第1单元信息工作,(2)比较法。比较是对两种或两种以上易混淆的相关事物进行对比分析的一种常用方法。常用的比较方法有对立比较、差异比较和对照比较等。如在学习氧化还原反应时，氧化和还原、氧化剂和还原剂、氧化产物和还原产物等属于对立的概念，在学习过程中，要抓住这些概念内部间的对立面来比较，以留下深刻的印象，达到记住一个就掌握另一个的一箭双雕的效果。又如对易混淆的同位素、同素异形体、同分异构体、同系物等概念，学习时着重从其定义、特征、使用范围等差异面进行比较，抓住各自的不同点，从而掌握这四个概念。要学会比较，关键在于对化学事实进行分析，弄清概念的内涵和外延，发现它们之间的差异。这样做不仅能揭示事物的关键特征，而且还能更加容易掌握新概念的含义。,上一页,下一页,返回,41,第1单元信息工作,(3)质疑法。质疑就是追问为什么，或者用挑剔的眼光来看待已有的事物，达到对化学事实的深层理解。能否提出问题(或发现问题)往往标志一个人学习水平的高低或学习能力的强弱。要善于质疑、发现问题，必须学会对事物进行全面的观察，并在此基础上通过分析、比较，正向、逆向思维等活动来实现。它具有一定的途径和方法，常见的途径和方法有:变正向思维为逆向思维，提出问题。观察事物的异常点，发现问题。对不同事物做对比，发现问题。穷追不舍，刨根问底。联系实际，大胆质疑。探求因果，弄清关系。改变概念的内涵和外延，提出问题等。,上一页,下一页,返回,42,第1单元信息工作,5.编制编制是对信息进行有序化处理，是信息整理的最后步骤。编制的质量如何，直接影响到信息作用的发挥。编制的主要方法有:(1)转化法。原始信息资料中若有数据出现，应把不易理解的数据转换成容易理解的数据;(2)对比法。对比法就是用比较的方法强烈地反映出事物变化的特征，分为纵向和横向两种。(3)图表法。如果原始信息资料中的数据有一定的规律，就可以将数据制成图表，使人一目了然，即便于传达，也便于使用。,上一页,下一页,返回,43,第1单元信息工作,6.简报工作简报工作是秘书信息工作中的一项常规工作。在实践中，信息交流是非常重要的，组织或系统上下左右的沟通不会总是靠会议或会面通报，内部的简报就是最有效的信息交流方法。(1)简报及简报工作。“简报”是我国党政机关、企事业单位、人民团体等组织内部的一种文书形式，是以反映情况、交流经验、传递信息为主要内容的简要报告或报道。在一些企业、公司，简报也称为“信息”“信息交流”“动态”“每日行情”等。在形式上，简报有单页的、多页的;有定期制发的、也有根据具体情况不定期制发的;还有特定的因会或事而发的。从信息工作的角度认识，简报工作是秘书围绕简报所做的信息收集、简报编制、发送等诸多工作中的一项常规信息工作。,上一页,下一页,返回,44,第1单元信息工作,(2)简报的作用。作为一种简要的动态性报告或报道，简报主要有3项简报能迅速向上级反映动态，便于领导及时了解、掌握情况、分析问题、做出决策，便于领导正确指导工作。简报能使组织及时与上下左右沟通情况，交流经验，信息共享;有利于加强工作系统化，使整体工作协调推进。简报可以为新闻提供报道线索，扩大信息渠道和作用。(3)简报的特点。秘书做简报工作，不仅要动笔，更重要的是要动手动脑，要充分了解情况，才能分析综合。只要了解简报的特点，就能进一步认识秘书该做什么、怎么做。简报的特点可以用三个字简约地概括，即“短”“平”“快”。,上一页,下一页,返回,45,第1单元信息工作,短，是指文字简洁，文章短。“简报”不图篇幅长，而讲究简约、简短，应当是一种机关动态情况的“快餐”式材料。平，是指内容平实、真实、实在，有价值、“含金量”高，而不能辞藻华丽，内容却捕风捉影。快，是指反映情况要及时，“动态性”是对变化的反映，能不断地关注变化，及时报道，是简报的重要特点。(4)简报工作的基本程序。按照信息工作的程序，“简报”工作也不外乎是收集加工传输利用反馈。每一个环节都体现简报工作的特色。在收集环节秘书要明确收集什么、到哪儿去收集、如何收集的问题。简报既要信息量大，也要顾及每期简报的报道中心;要善于利用一切可以承载信息的手段，收集一切有利于领导和基层了解相关工作情况的信息。,上一页,下一页,返回,46,第1单元信息工作,加工环节就是秘书对简报的编制。编制工作要严格遵循秘书文字编辑工作的原则。传输是指简报的发送。有经验的秘书重视建立和完善简报的发送网络，重视报送领导、传送相关单位和发送下级部门的区别。简报信息的利用是简报工作的目的，要使有关单位、部门接收简报信息，争取让简报信息对他们的工作有所帮助。反馈则是新一轮信息简报工作的开始。（5）简报的格式。简报不是正式的公文，但是简报一方面有不同单位各自的独特格式;一方面也有在长期实践中约定俗成的相对固定格式。一般简报由报头、正文和报尾三部分组成。,上一页,下一页,返回,47,第1单元信息工作,报头。占简报首页上方约1/3或1/4版。报头与简报正文以横线划分。报头内容包括简报名称，以醒目大字居中或靠左;编号，按年度编号或统一流水号，位于简报名称之下，字号略小，居中;简报编发单位名称，要署全称，居左下方，印发日期居右下方，或在报头左上方加印“内部刊物，注意保存”字样，有的简报报头做套红或部分套红处理。正文。一般为编发及时，不刻意设计版面。每项内容都是标题、简要报道和提供信息的单位或信息出处三部分。顺序按时间或简报信息的权重比排列。报尾。简报尾页下方，两条平行线内注明本期的发送单位名称或个人姓名，下线下右侧注明总印发份数。有的还在下线下左侧署编辑姓名。,上一页,下一页,返回,48,第1单元信息工作,（6）简报工作的要求。秘书做简报工作有下述3点要求:围绕简报工作，秘书要头脑清楚，反应敏捷，掌握情况及时准确;要学会“抓大事”和围绕当前一个时期的中心工作掌握情况，收集信息;还要学会“抓苗头”，及时反映带有倾向哇的问题。秘书要掌握一定的理论和方法，掌握方针政策，能够对所收集的信息进行加工整理。简报不是单纯的客观报道，报道什么、怎么报道、报道所要达到的目的是什么，这实际上是秘书在发布信息，引导思考。所以，要重视信息的导向问题，善于把多种类、多渠道的无序的信息变为系统的、有价值的信息。要具备相当的文字水平，要把简报编制成上下喜闻乐见的文字材料。好的简报不仅内容充实，而且文笔流畅，能使人从简约的文字中看到深远的信息意味。,上一页,下一页,返回,49,第1单元信息工作,六、信息存储【情景案例】小刘毕业不久，应聘到天地集团办公室任秘书，文主任为让小刘尽快熟悉集团业务，让小刘负责信息整理存储工作。对此，小刘自信满满，因为他大学曾选修过文献学。小刘按照文献学所学知识，对公司全部文档进行了整理存储。一个月后，集团分管胡经理要调一份项目可行性方案，小刘认为自己表现的时候到了，将该项目可行性方案的草稿等五六个版本全找出来，几份稿件上的数据互相冲突。最后等到在外办事的文主任回集团，方才整理出可行性报告上的各项数据。事后，胡经理当着文主任的面表示了对小刘工作的不满。小刘对此十分困惑。,上一页,下一页,返回,50,第1单元信息工作,项目任务:分析出小刘受批评的原因。任务分析:秘书小刘利用文献学的方法整理存储集团文档本非坏事，但是他忽略了文献学与秘书学领域信息整理存储的差别。秘书学文献存储，要求存储有价值、便于利用的信息。小刘秘书犯的是“胡子眉毛一把抓”的错误，单纯地把所学知识应用到工作中，而忽略了结合工作的实际需求。,上一页,下一页,返回,51,第1单元信息工作,【相关知识】信息存储的步骤与方法：(一)信息存储的步骤信息存储的步骤主要有登记、编码、存放排列、保管等环节。(1)登记。信息工作人员(或机构)在获得各种形式和内容的信息资料后，首先进行登记，建立存人信息资料的完整记录。(2)编码。信息资料的具体形成是多种多样的，为便于管理和利用，特别是为了适应电子计算机信息处理要求，需要对各类信息资料进行统一编码。信息资料的编码结构一般由字符(可以是字母，也可以是数字)组成基本数码，再由基本数码组合成为组合数据。它应表现出信息资料的组成方式及其相互关系。,上一页,下一页,返回,52,第1单元信息工作,(3)存放排列。科学地存放排列信息资料，是为了便于查找利用，主要有以下排列方法。来源排列法。按信息资料来源地区和部门排列。这种排列的优点是便于查找信息源，但需较大的存放空间。内容排列法。任何意见信息资料都有一定的主要内容，将资料内容进行分类后依次排列，便于查找利用。形式排列法。信息资料存在的形式多种多样，如图书、期刊、报纸、内部资料、录音带等不同形式分类排列，便于做到存放整齐。(4)保管。保管关系到信息的安全与完整，信息保管工作包括信息的防损坏，信息的防泄密、盗窃，信息的定期、不定期清理，信息的存储更新。,上一页,下一页,返回,53,第1单元信息工作,(二)信息存储的载体与方法信息存储的载体有纸质载体和磁性载体。磁性载体包括软盘、硬盘、优盘、磁带、光盘、微缩胶片(胶卷)等。(1)信息存储的方法主要有:手工存储。主要是针对纸质载体的存储，优点是存储设备便宜，阅读方便;缺点是占用空间大，保存需注意防火防虫防潮等。(2)计算机存储。是将信息资料转换成电子文档的格式，存放于硬盘、光盘等电子介质中，以表格、数据库等形式存储的信息。其优点是存储量大，查找迅速，易于编辑;缺点是存储设备昂贵，要注意磁盘的保护和病毒防护。,上一页,下一页,返回,54,第1单元信息工作,(3)微缩胶片存储。通过照相将信息资料保存到胶片上，微缩胶片需要专用阅读机阅读。优点是存储空间小，存储量大;缺点是胶片质量具有变异性，阅读设备昂贵，需要加标签、索引排序。(三)信息存储的注意事项和要求信息存储的注意事项和要求主要有:(1)存储的信息要有价值。重点存储对单位工作具有重要作用和长效作用的有价值信息。(2)存储的信息要方便利用。利用是存储信息的目的，在具体的存储过程中要做到登记准确、分类合理、编码科学、存放有序，以满足检索要求，实现方便利用的目的。(3)存储要实现现代化。尽可能利用现代化手段，实现信息存储的现代化。,上一页,下一页,返回,55,第1单元信息工作,七、信息的开发与利用【情景案例】某高校优秀毕业生小刘如愿加入天地集团从事秘书工作。刚加入天地集团的小刘自信满满、意气风发，认为没有什么事情能难住自己。天地集团正拟引入一整套OA平台，集团赵总要小刘提供一份省内外比较著名的专业开发办公自动化系统(OA)公司资料。小刘花了半个来小时，轻轻松松地就将泛微、华天动力、新思创、用友、拓普等省内外几家比较知名的公司资料调了出来递给老总。老总看后批评小刘说，这些资料我也能在网上调阅出来，集团决策需要的是各家OA公司产品的价位、性能、售后服务等信息，而不是这样一堆报纸、图片和网络资料，给领导准备决策资料不能只做表面文章。,上一页,下一页,返回,56,第1单元信息工作,项目任务:从以上事例，能总结出什么教训?任务分析:信息工作的根本目的是利用信息，而要利用信息除了收集、整理、存储外，更需要对信息进行深入的开发。所谓信息开发就是将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供利用。秘书小刘的信息工作只是做到了收集阶段，而没有对信息进行深加工，所以老总才会认为小刘工作不够积极、主动。【相关知识】信息资源开发，是指对信息进行挖掘、分析、概括和加工以获得新的深层次的信息，是使信息增值的关键环节。秘书应结合本部门关注的重要问题收集信息，并对收集到的信息进行“去粗取精、去伪存真”的整理，凸显其关键价值。有效的信息开发能够提高企业的核心竞争力，有利于领导进行科学的决策，从而提高工作效率。,上一页,下一页,返回,57,第1单元信息工作,(一)信息开发的类型根据不同的分类标准可以将信息开发分为多种类型。(1)按开发所需时间的长短，可分为长期信息开发和短期信息开发。(2)按信息开发对象的形式不同可以分为网络信息开发、文献信息开发等。(3)根据对信息资源的加工深度与层次，信息开发可以分为一次信息开发、二次信息开发、三次信息开发。一次信息即原始的信息，如企业技术文献、信件等，其主要形式有剪报、外文编译等。二次信息是对一次信息加工整理后形成的新文献，主要形式有目录、索引、文摘等。三次信息是在一、二次信息开发的基础上综合概括形成的深层次信息，主要形式有简讯、综述、调查报告等。,上一页,下一页,返回,58,第1单元信息工作,(二)信息开发的形式信息开发的形式主要有剪报、索引、目录编制、文摘、信息资料册、简讯、调研报告等，各种形式的特性、优缺点见表6一3。(三)信息开发的方法(1)汇集法。即围绕一定的主题和时间段，把一定范围的相关资料汇总在一起，以全面反映一个地区或一个部门的基本情况，适用于信息资料多、反映面广的情况。(2)归纳法。将反映某一主题的信息资料集中在一起，加以系统的分析综合，完整地反映某一方面的工作动态。归纳法要求逻辑性强、分类合理、综合准确、防止信息归纳产生变异。,上一页,下一页,返回,59,第1单元信息工作,(3)纵深法。即从纵深的角度按原始信息资料提供的资源进行深入剖析，接近主题;或者按某一活动时间顺序或事件发展的历史进程深入调查，弄清事情前因后果.揭示事物发展特征。(4)浓缩法。即通过压缩信息资料文字达到浓缩主题、简洁行文的目的。使用浓缩法首先要注意提炼主题，即一篇信息资料只阐明一个观点;其次要精简结构，压缩段落层次，去除多余的过度呼应;最后要凝练语言，用简明扼要的语言表达含义。(5)图表法。即将数据信息制成图表的形式。这种形式使数据一目了然，便于阅读和传递，也便于利用。(6)对比法。即将信息数据进行横向和纵向的比较，突出反映事物发展变化的特征。横向比较是将事物与同类事物某一阶段发展状况进行比较，纵向是对事物的历史进程进行今昔对比。,上一页,下一页,返回,60,第1单元信息工作,(四)信息开发的途径信息利用是信息资源开发的目的和立足点。有效的信息服务能为企业预测和决策提供科学依据，提高企业的创新能力，提高企业的工作效率，并增强企业的灵活性和适应性。信息利用具有时效性、准确性、多样性、实效性等特点，信息利用服务途径有以下几种。（1）信息检索服务。在不改变信息资源状态的情况下，有选择地为信息利用者提供信息服务。其信息一般通过索引、目录、计算机数据库系统提供或者信息复制品的方式提供。信息利用过程中可以使用跟踪卡、文档日志等记录信息借阅情况，便于其他利用者知道信息去向。,上一页,下一页,返回,61,第1单元信息工作,(2)信息加工服务。根据信息利用者的需求，对信息内容进行分析研究，整理筛选，编辑加工后提供给利用者。加工后的信息具有综合性、预见性等特点。(3)专题、查询利用服务。是针对单位、领导或其他部门提出的特定查询主题和内容提供的信息服务。在日常工作中，秘书常常要为上司、单位内部机构查询报刊文献，核实具体数据，要做好这些工作，秘书必须有足够的信息资料储备和积累。,下一页,返回,上一页,62,第1单元信息工作,(4)信息资讯服务。是以新的信息形态提供的信息服务，其表现形式有数目服务，报刊杂志索引服务，统计资料资讯服务等。(5)网络信息服务。是在现代信息技术基础上以数据信息开发为对象的服务，其表现形式有远程数据库检索，电子函件，用户BBS论坛分级目录查询服务等。在信息服务中要注意信息的安全保密以及信息载体的保护工作，电子文档要加密、存储设备要安装杀毒软件和加密软件。此外信息利用服务还要遵守知识产权法、版权法、数据保护法、保密法等相关法律法规，保障个人信息知识产权，在法律法规允许范围内得到最大程度的共享。,上一页,返回,63,第2单元调研工作,【情景案例1】近期，天地集团收到多起关于产品质量的投诉。公司赵经理对此高度重视，责令公司质检部门、装配部门限时解决。但1个月过去了，问题仍未见彻底解决。为找到产品质量问题的根本原因，赵经理要求办公室新来的钱秘书对产品质量问题涉及的几个部门进行一次调查，一周内必须将调查结果上报，以便公司办公会议上制定针对性措施。钱秘书接收任务后，立即开展调查工作。调查中，质检部门反映，由于市场销路好，销售部要求放宽质量检侧尺度，提高产品生产效率，增加企业经济效益，他们对有关质量问题都有准确的侧定，而生产装配部门却未能及时改进。生产装配部门却反映，产品质量问题主要因为生产设备检修不及时，设备的问题直接影响产品质量。,下一页,返回,64,第2单元调研工作,设备维修部门则反映，人少设备多，设备维修人员是固定工资，加班加点没有与生产、销售部门一样体现多劳多得的原则。钱秘书跑了几个部门，掌握了第一手资料后，将相关资料递交给赵经理。赵经理认为，这些资料虽然是第一手资料，但凌乱散碎，公司办公会无法进行讨论研究。钱秘书加班加点，对掌握的第一手资料进行分析、比对、研究，及时赶出了调研报告，递交给公司办公会谈论研究。钱秘书刚松一口气，准备展开新的工作，却不料办公会上各位董事和经理均认为调研报告还是没有全面弄清质量问题的真相，还需对一些问题进行局部的或进一步的补充调查，只有这样，才能摸清情况，对症下药，切实地解决工作中的实际问题。,上一页,下一页,返回,65,第2单元调研工作,果然，钱秘书继续深入调查后发现，前期调研的情况有一部分是真实的，有一部分却未能真实反映。如质检人员凭个人感情放宽检验标准，生产装配人员为了追求产量对设备的小问题不愿停机检修等。钱秘书根据深入调查的各项资料，对调研报告进行了补充完善，并建议相关部门按职能分工，各负其责，督促各部门、各岗位按规程和标准办事，对违规操作者按公司的制度进行严肃查处。公司办公会对此高度重视，研究制定了一系列举措，如加强设备维修部门的力量，完善各岗位权责制度等，彻底解决了公司产品质量。,上一页,下一页,返回,66,第2单元调研工作,【情景案例2】关于最受用户欢迎的手机，天地集团行政办公室收集到的信息是:秘书小肖报告，价格在800一1200元，有电子辞典、秒表等功能，能上网，红蓝银色，圆柱形外观的手机最受用户欢迎。秘书小王报告，价格在900一1500元，有Mp3、收音、彩屏、彩信、游戏等功能，红紫蓝等多种色彩的手机最受用户欢迎。秘书小李报告，价格在800一1400元，有收音、电子词典、万年历、游戏等功能，外观灵巧的手机最受用户欢迎。行政办文主任对以上信息进行研究后得出结论:价格在800一1500元，功能多样，款式新潮，颜色亮丽的手机最受用户欢迎，并将最受用户欢迎的手机调查报告呈递给总经理王刚。第二天，王总将此报告批转给研发部，要求即刻