精选总结-秘书日常事务工作 印信管理

,秘书日常事务工作,印信管理,一、印章管理,印章概述印章是“印”和“章”的合称。“印”和“章”都是信物。在古代，帝王所用的称为“玺”，官吏所用的才称为“印”，而私人使用的则称为“私印”。就目前来说，各级各类国家机关、社会团体、企事业单位用的都称为“印”，相应的领导人则用“章”。从某种意义而言，印章是权力的象征和职能的标志。,2,1.印章的作用,权威作用“印”和“章”便是权威的象征，代表着一定的职能和权力。凭证作用公务往来的文件，要取信于人，就必须加盖印章，否则就会失去其合法性和有效性。标志作用印章是组织名称的“物化”代表，在开展工作过程中，便明确地表明了其合法身份。,3,2印章的种类,正式印章正式印章也叫公章，代表一个组织的正式署名。这种印章必须按照国家法定程序，由上级机关、主管部门正式颁发或同意刻制后使用，具有法定的权威性和凭证性。,套印章套印章是指按照正式印章的原样制版而成，在需要制发大批量文件时，以制版印刷的方式代替手工印刷。它与正式印章具有同等的法定效力。,4,专用印章专用印章是指各级各类组织为开展某一类专门性业务而使用的印章。专用印章在印文中除刊有组织的法定名称外，还应刊有专门的用途。,钢印钢印不用印色，只利用压力凹凸成形，一般用于证明性公文或证件，盖在证件与相片的交接处。,5,个人名章个人名章有领导人签名章（有的也叫领导人手章或手章）和个人名章两种。其基本作用都是以盖章代替手写签名。领导人签名章有三种：一是按领导人亲笔书写的姓名字样刻制，无外框，多用于重要凭证时的签字；二是用楷书、隶书等字体刻制，有外框，一般为方形或长方形，多用于一般签字；三是电子签名章，适用于电子商务领域。,6,电子签名（章）（electronicsignature）指以电子形式存在，依附在电子文件并与其逻辑关联，可用以辨识电子文件签署者身份，保证文件的完整性，并表示签署者同意电子文件所陈述事实的内容。电子签章并非是书面签字盖章的数字图像化，它以一种电子代码的形式存在，必须与数字证书捆绑使用。,戳记戳记是为标识特定信息而使用的印章。,7,2.印章的式样,质料在我国古代，帝王的“玺”使用的是珍贵玉质，象征其地位，官印则依品级高低分别用金、银、铜等金属铸成。近代公章用过角质、木质，现代则多用橡胶、塑料、钢材等刻制。电子印章是采用数字化技术制作。,8,形状古代官印为正方形。现代党政机关、企事业单位和社会团体的正式印章则为正圆形，其他印章可视情况而自由选择。,9,印文正式印章的印文必须使用机关和单位的法定名称，如名称过长，可采用规范化简称。正式印章的印文必须使用国务院公布的规范简化汉字，字形为宋体，自左而右环行排列。领导人签名章由个人书写习惯而定，民族自治机关的公章可并列刊有汉字和通用的民族文字。,10,图案县及县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆等的正式印章的中央应刊有国徽；其他企事业单位的正式印章中央则刊五角星图案。国务院的钢印、国家院有关部委外事用的火漆印，中央刊国徽；其他需使用钢印的单位，钢印中央刊五角星。党的各级机关印章刊有党徽。,11,尺寸按国务院规定：国务院正式印章的直径为6厘米；省、部级政府机关的，直径为5厘米；副部级、地、市、州、县级机关的，为4.5厘米；其他机关、部门、企事业单位以及驻外使领馆的，直径一律为4.2厘米。党的机关的正式印章尺寸规格一般与同级行政机关的正式印章相同。国务院的钢印，直径4.2厘米。其他单位使用的钢印，其直径最大不得超过4.2厘米，小于3.5厘米。其他印章和戳记的尺寸大小可由使用单位自行确定。,12,印章的管理,1.印章的刻制印章刻制是印章管理工作的首要环节，必须按照国家的有关规定严格执行。凡机关单位的正式印章，一律不得私自刻制，只能经公安部门批准后到指定单位刻制，或由其上级主管机关负责制发。单位内部的专用章、负责人印章等可由单位出具证明，然后到指定的刻制部门刻制。按照规定，正式印章刻制完毕，刻制单位一律不得留存章样，也不能擅自先行使用正式印章。,13,2.印章的颁发,由上级主管机关负责刻制的印章，刻制后，一般由下级单位派专人持本单位领导人签名的介绍信前往领取，也可以由上级主管机关派专人送到受印单位。领取时，颁、领双方应当面验章，并严格履行登记、交接等手续，然后由颁发机关将印章密封和加盖密封标志，再交给领取人带回，确保安全。领取人接回印章后，要及时向组织领导汇报，经领导验证后，根据领导的指示交给印章管理人员验收管理。,14,3.印章的启用,印章的启用是指印章从何时开始生效使用。在选择好启用印章的时间时，应该提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模。,15,印章的启用要注意：印章启用时，使用的组织应将印模和启用日期一并报上级机关备案，而且都必须立卷归档，永久保存。在正式印章启用通知所规定的生效日之前，印章不得使用，即使使用，也是无效的。启用通知上的印模应用蓝色印油，以表示第一次使用。,16,4.印章的保管,一般说来，组织的印章大都交由秘书或秘书部门保管，而且秘书或秘书部门通常要管理的印章有三类：本组织的正式印章和钢印；本组织领导人的手章（也可由其本人或其委托代理人保管）；办公室本身的印章(它只代表本办公室的职权范围，不代表整个单位组织)。,17,印章应予以严格保管，其主要要求是：专人负责制。一般情况下，印章的管理者就是用印者，因此，秘书或秘书部门对于保管和使用印章的人员必须严格审查和挑选，选择政治可靠、工作负责、坚持原则的人员来负责管理。妥善保管。按照保密要求，管印人不得委托他人代取代用印章，印章应存放在安全可靠的地方。管印人还要注意经常洗刷印章，保证图案和印文的清晰。,18,5.印章的使用,管印人在用印过程，应严格执行印章使用原则。严格履行用印批准手续。严格监督用印。严格执行用印登记制度。认真盖好印章。在办公室用印。,19,6.印章的停用,机关或单位如发生合并、撤销、名称更改或其他原因时，原印章应停止使用。印章停用应认真负责地做好印章停用后的善后工作。发文通知有关单位，说明停用的原因和停用时间，并附上印模，宣布原印章失效。作废印章要及时送交原制发机关处理，不得留存在原单位。原制发印章的机关，对作废印章应登记注销。销毁作废印章时，印管人员应在销毁现场实地监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模保存起来，以备查考。,20,二、开具信函,介绍信介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书面凭证。1.介绍信的种类打印成文，不留存根的印刷介绍信；打印成文带存根的印刷介绍信；用一般公文纸书写的介绍信。,21,2.介绍信的写作,介绍信包括以下内容：上款。指对方单位的名称或对方负责同志的称呼。上款要单独起一行，顶格书写，称呼后加冒号。介绍事项。包括：持介绍信者的姓名、年龄、身份。如被介绍的不只一人，则须注明人数。然后写接洽、联系什么事情，有什么希望和要求。当事项涉及到一定保密范围时，还须注明联系人的政治面貌、职务、级别等。落款。写开具介绍信的单位名称和开具介绍信的日期，并加盖公章。附注。一般写介绍信的有效期限。,22,23,3.介绍信管理,不管是哪一种介绍信，都必须盖印（固定式介绍信应在虚线处盖骑缝章，且上压存根联的年月日），因此组织的介绍信通常由印管人员负责掌管。要有一定的审批手续。内容填写应真实、清楚。介绍信开出后，若因故未使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。非经主管领导批准，严禁开空白介绍信或外借、转卖介绍信，且一封介绍信只能写给一个单位。发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。介绍信存根要与作废的和退回的介绍信粘在一起，妥善保存一定时间，以备查考。,24,证明信,证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称为“证明”或“证明书”。1.证明信的种类证明信从内容上可分为以组织名义上出具的证明信和以个人名义出具的证明信。从格式上可以分为固定形式的证明信和非固定形式的证明信。从证明信的用途来看又可以分为证件式的证明信、作为材料存入档案的证明信和证明证件丢失等情况的证明信。,25,2.证明信的写作,证明信的结构标题。在第一行中间冠以“证明”、“证明信”或“证明书”，或写“关于同志情况（或问题）的证明”。正文。此为证明信的主体部分。下起一行空两格写明被证明事项的全部事实，语言要准确、简明扼要。写完所证明的事项后，需写下“特此证明”。落款，即署名和日期。在正文右下方署上证明单位（或个人）名称（姓