文件管理程序D版剖析

精品资料 修 订 履 历 Revision History版本Rev.文件变更编号DCN No.修订内容Revised Content修订时间Revised Date修订人AuthorA初版发行2012/3/10章杰B删除工程变更通知单(ECN)填写说明2013/8/7蒲莉萍C增加ISO14001相关内容2015/3/17张萍D增加6.9&6.10流程图2015/10/26张萍核准APPROVED审核CHECKED承办PREPAREDBY张萍DATE2015/10/26 目 录 Catalogue章 节Chapter内 容Content页 次Page1目 的Purpose22适 用 范 围 Scope23参 考 文 件Reference24职 责Responsibility235定 义 Definition346作 业 内 容Procedure487记 录 保 存Record Conservation88附件及附表Attachment81 目的Purpose确保公司质量管理体系文件均能得到正确的控制、流通和应用、使各部门能及时获得最新有效的文件，并将无效文件立即自所有使用单位收回，将公司标准之制定、分发、保管、修订、废止等有关程序，合理化及标准化，使厂内智慧资源得到有效的管理。2 适用范围Scope2.1 公司内产品有关工程技术规范等文件资料（类似于检验规范，操作指导书等）； 2.2 公司内系统运作的有关文件资料（为达成质量环境管理体系目标的质量环境手册、作业程序、作业方法、表单）； 2.3 所有外来文件（来自公司外部的重要文件资料）：客户要求的蓝图规格、业界标准、国际标准、相关法律法规及MSDS等； 2.4 以上资料包括各种媒体资料如硬盘拷贝和电子媒体等。3 参考文件Reference质量环境管理體系文件編碼原則 记录控制程序4 职责Responsibility 4.1文控中心负责： 4.1.1 负责厂内所有系统文件(如一阶/二阶/三阶/四阶/外来文件等)发行、回收/作废、移转、补发、保管等工作。4.1.2 负责厂内所有系统文件制订/修订之受理及编码作业等。4.1.3 负责对各单位文件管理人员的文件管制工作进行督导。4.1.4不可让非文控人员自行取用原稿。4.2 文件修订单位 4.2.1负责本单位文件之制订/修订/文件编码及ECN编码申请等ECN编码依质量环境管理體系文件編碼原則。 4.2.2文件发行时须附上工程变更通知单并依规定之格式标准书通常采用A4纸张以活页装订若附图表可用A3或其它适用的纸张。4.3 使用单位4.3.1 负责将已发行的文件签领、倡导/培训、应用/执行、储存、保密、旧版回交、副本申请等作业。4.3.2 各单位文件管理员。 4.3.2.1 依据本作业规范执行各单位内部文件、工程图面等管制。 4.3.2.2 各单位文件管理人员有异动时应交接充分并主动及时告知文控中心。5 定义 Definition5.1 受控文件：具有制订、变更、分发记录、修订后须重新分发、失效及废止须文控中心依规定回收及销毁，并应该随时保持最新版本的文件，且盖有文控中心蓝色受控章。5.2 非受控文件：印有黑色识别章（复印）或未盖任何识别章的文件(文控中心的除外)。5.3 一阶文件/手册：说明公司质量环境系统及产品质量环境的指引方向，表明公司的期望、落实质量环境方针、目标，指明应该做什么（定出方针、目标），是公司建立符合管理体系要求的最基本文件。5.4 二阶文件/程序文件：说明公司内部各部门间的界面，以及各工序作业活动的执行状况和程度（何事何时由何人去做）；是手册中管理重点所延伸引用的下一阶文件。5.5 三阶文件/作业标准：程序文件中作业内容所延伸引用的下一阶文件，补充说明程境序文件的具体执行情况（如何做），以及实际工作中另添加的指导性文件，是管理体系各重要作业程序的运作文件。5.6 四阶文件(表单)：是“程序文件”和“三阶文件”的支持性文件，包括各类记录格式、表格、图表、经过作业产生的图表、原始记录的记录格式，以证明管理体系执行的有效性。5.7 外来文件：来自公司外部的文件，如来自客户图表、样品、供应商提供的物质安全资料表（MSDS）、物性表、ICP 报告、机器使用说明书、样品、承认书、底片、国家标准、国际标准、法令及法规等。5.8 流程图中各符号的定义：表示“开始” 表示“过程” 表示“有决策性的过程”表示“结束” 5.9 文件分类： 5.9.1暂行版文件（临时文件&SWR文件）：版次依英文字母“XN”表示，N:以阿拉伯数字1、2、3.表示。暂行文件有效期为1个月，到期后按正式版文件作业，回收文件无需保留（除SWR外）。 5.9.2 正版文件：版次以英文字母(I/O/X除外)大字表示，如A、B、C.表示。6 作业内容Procedure6.1文件编制6.1.1 制作单位依文件管理程序格式或相应该文件规定来制定新发文件，文件制作完成后，文控中心依据质量环境管理體系文件編碼原則予以编码并告知申请单位。申请单位依新编码将编辑OK的文件上交单位主管审核后呈权责部门主管核准。若为跨部门的文件则必须附上文件会签单呈送相关部门主管会签审查。OK后交文控中心发行。6.1.2 ECN签核流程 文件属工程技朮方面文件（如BOM/DWG/POP/SOP/SIP/CP等材料清单类）先由公司工程主管签核并呈交公司品保主管核准文件属质量环境系统文件类（如手册/程序/通用规范/设备操作规范类等）呈公司品保主管核准后直接送文控中心发行。6.2 文件发布 6.2.1 新订文件发行文控中心需确认文件表单格式、会签结果、编号等是否正确,然后依工程变更通知单 填写之分发单位及份数复印新文件并于各页上盖上发行章发行给相关使用单位。并记录于工程图面/文件分发签收表原稿由文控中心存档。 6.2.2 修订文件发行 6.2.2.1已发行的文件因作业要求需变更文件时申请单位须填写工程变更通知单并附上修订之文件经部门主管审核后交文控中心发行及资源变更维护以维持书面文件与纲上资源系统保持最新版本并一致。对于跨部门之文件修订必须附上文件会签单呈送相关部门主管审查。同一编码的文件修订后，必须升级版本（如第一次修订：文件版本为B,第二次修订：版本为C,依此类推直到版本为Z）；当文件重新编码，则文件必须以新版文件发行,版本为A；正版文件严禁人员手动修订，如因作业需求可先申请SWR作业，后需1周内完成正版发行。6.2.2.2受控文件最新版修订内容须用下划线标注出来 A.后一次变更需将前一次下划线取消 B.受控文件修订需在修订内容下用下划线标示 C.修订履历须明确填写修订的项次和前一次的ECN编号文件修订的发行必须先将旧版收回方可发行新版并登录在旧版/作废文件回收登记表上。 6.2.3文控中心需建立工程变更通知索引表将所有文件的清单清楚的标明最新版本状态及发行日期。6.3文件作业 6.3.1品规向信息单位申请的文件版次更新维持电子档与书面文件为最新版本。 6.4保密作业 6.4.1文件资料依保密程序分为一般和机密 两个等级。 6.4.2涉及客户及公司重要信息资源对公司营运有重大影响之智慧财产文件为机密文件其它为一般文件。 6.4.3机密文件需在显著位置标明机密字样（一般要求右下角）一般文件则不需标示保密等级。凡机密文件核定人审核时需严格控制和核定分发单位核对正确后方可办理发行。 6.5外来文件接收与分发6.5.1 文控中心在收到外来文件时首先进行文件查核如有发现少页/文件不清晰文件必须予以退回。确认无误后依据质量环境管理體系文件編碼原則进行编码作业后根据外来文件发行需求表上所需求的分发单位及份数在外来文件签收登记表作记录。对有ECN提案之文件文控中心根据文件所指定分发单位办理发行。对无ECN提案的文件文控中心登录盖章后依据来文责任单位书面告知之分发单位进行发行。 6.5.2当外来文件有新版需发行时则由文控中心依据6.5.1作业并回收旧版文件且登记在旧版作废外来文件回收登记表上。6.6文件管制作业 6.6.1遗失补发作业 6.6.1.1使用单位副本遗失由部门主管清查原因填写工程图面文件遗失状况说明表并经部门主管及文控中心会签后填写工程图面文件副本申请单由部门主管核定交文控中心进行补发作业，盖章日期为文控补发作业日期。 6.6.1.2文控中心原稿遗失 由文控中心通知制作单位重新制作并填写工程变更通知单重新发行，且由文控中心主管调查原因以预防再发生。经由制作单位重新制作原稿由遗失单位填写工程变更通知单并依据ECN变更作业将原稿旧版作废重新升版发行以避免版次混淆。 6.6.2申请作业 6.6.2.1非ECN指定之分发单位欲临时申请副本或申请调阅时需向发行之文控中心申请并填写工程图面/文件副本申请单或工程图面/文件调阅申请单，使用完后需回收文控中心。 6.6.2.2申请单位如需长期拥有该份文件时需在工程图面/文件副本申请单中变更是否列为分发单位栏勾选以通知文控中心将变更发行列入分发单位。 6.6.3移转作业 6.6.3.1文件资料移转时双方应建立书面记录工程图面/文件移转单并经双方主管核准。 6.6.3.2移转单位须将文件管制移转资料如实填写移转中如遗失按遗失作业规定处理。 6.6.3.3工程图面/文件移转单副本须交文控中心备案。 6.6.4作废销废作业 6.6.4.1ECN发行后旧版文件于ECN正式生效后停止使用并作废文控中心发行新版时坚持以旧换新原则并负责集中销废旧版文件。对不能收回旧版之单位须追究资料保管人责任并知会相关单位此文件已发新版旧版作废停止使用。 6.6.4.2文控中心原稿资料作废依据记录控制程序之保存期限由文控中心统一保存保存期限到期时则由文控中心统一销毁并建立目录工程图面/文件销毁明细表并经部门主管确认方可进行。6.7审核及核准权限类别审核核准会签手册(一阶)管理者代表最高主管所有单位程序(二阶)权限单位主管管理者代表所有单位标准操作标准部门主管部级主管(代理人)或以上相关单位检验标准相关单位作业标准相关单位点检标准相关单位试验标准相关单位校正标准相关单位作业规范各作业规范部门主管部级主管(代理人)相关单位成型条件表相关单位外来文件客户检验标准通用技朮其它文控中心依外来文件编码原则编码并核对版本文控中心发行N/A若原文译成中文则纳入标准化技朮资料管理代表N/A6.8文件储存 正版文件发行后原件由文控中心负责保管(不需加盖任章)。6.9 内部文件工作流程责任单位作业流程流程说明记录表单需求部门无无需求部门管理者代表1.一阶文件由公司最高主管核准；2.二阶文件由管理者代表核准；3.三阶文件及以下由各部门主管核准。无相关部门1.一阶&二阶文件会签所有单位；2.三阶文件会签相关单位(无需会签单) DCC由DCC统一编号并发行 需求部门无需求部门文件遣失或申请副本，由需求部门提出申请，并由部门主管核准。相