研究院助理工作职责

-新能源材料技术研究院研究院助理工作职责第一部分 外联工作协助研究院各中心与公司其他部门更好的沟通，达到流程优化、工作便利、有效。行政部1) 行政部为公司的立法与监督机制，代表公司行使行政管理职能，详见行政管理制度2) 需要配合行政部传达公司的通知、意向、政策等；组织参与培训和公司活动，如安全培训和球赛、文艺表演等。3) 与行政相关日常事项：1.1 全年四季度，每季度报办公用品采购计划（该季度第三个月15号左右报下季度），需完成院办的办公用品采购，督促并协助各中心采购员完成；注意控制费用（一般在300元左右）；做好办公用品的管理，按制度发放并做好登记记录（规整在档案室）。1.2 用车申请：填写用车申请单，做好相应安排。1.3 出入管理：正职员工均需要佩戴工牌，故其他人员进入公司需佩戴临时证件，离开公司需填写人员/物品出厂放行申请单（政府官员及贵宾除外）1.4 打卡制度管理：公司正职员工进出、用餐等需要打卡，详见行政管理制度，故其他人员用餐需用临时餐卡。1.5 宿舍入住管理：协助安排研究院新进员工住宿及外来人员安排。人事部1) 督促各中心每月30日或31日以前做好考勤资料、加班汇总及中餐补助汇总等表格，送审交给人力资源部何芳。2) 每月26号跟催各部门负责人提交电子版的下月工作计划及本月工作总结，至人力资源杨亚娟。3) 每月中旬、月底需分别安排负责人、工程师制作该月的PDCA,具体时间临时安排。4) 每一季度第一个月初督促研究院全体人员写好PBC（负责人除外）递交人力资源。5) 每一季度跟催负责人写好季度KPI和季度及月度工作计划表，然后汇总上交人力资源。6) 协助人事部处理相关事务，如就业登记事项、居住证办理等，收集转正报告、总结、假条等考勤资料并呈交。 财务部1. 每月25号左右跟催各中心交下月资金预算表发送给财务部李爽。（我还需负责提交院办资金预算）2. 财务方面的报表:1) 费用报销单: 先是填写报销单据 部门主管 研究院预算责任人审核盖章 分管领导签字 财务李爽复核 财务总监黄总签。超500元，岳总批，逾5千的单据还需贺董批，最后在领款人处签名，到财务部的张家靖领款。2) 每月15日发工资后周四给领导报销补贴：填写报销单据贴好发票 领导本人签字 财务部李爽复核 张家靖领款（刘博的住房补贴4000元还需黄总签字）。3) 冲账程序同费用报销程序，只是要说明是冲账，还须填写借款金额，最好附上1张开支一览表。冲账的时候如果超支出纳张家靖退钱，如果开支少于借款剩余的钱要退回给出纳张家靖。4) 借款审批单: 先是填写经办人、借款人，部门主管、分管领导签字，接着给财务总监黄总签最后给岳总批，逾5千的单据还需贺董批，最后找张家靖拿钱。5) 领用公章手续：先去财务部填写公章领用登记本 部门主管/分管领导签字去财务部小曾领用公章盖章 归还时填写归还公章登记本。5）合同审批并盖章手续：制作合同审批单 分管领导签字 议价委员会戴永旭签字 岳总签字 贺董签字 公司法定人或代理人签字 办理公章领用手续盖章。（合同协议原件和合同审批单给李牟一份）6）合同付款手续：填写费用付款审批单并复印合同一份呈送 分管领导签字 财务经理签字 财务总监签字 岳总签字 贺董签字 交财务部窗口办理付款。（需将合同审批单和合同原件一页一页贴好，只贴左上角即可）采购部1）现研究院各中心有采购专员，月度采购及各临时采购均录入金蝶系统，每月20号前督促各中心完成采购计划。2）临时采购申请手续：填写临时采购单 录入金蝶系统 部门主管 分管领导签字 岳总签字 交采购部。3）工衣领用手续：填写领料登记本 部门主管签字 行政部经理签字 拿领料本去老厂仓库领。4） 工鞋领用手续：各部门填写临时采购申请单 录入金蝶系统 领导签字（同临时申请采购手续）采购流程：各中心采购员 各中心负责人 公司领导（详见采购流程单）销售部把销售部呈递内部联络单收集，汇报给院长，并协助各中心按要求完成。物料部每月20号前完成采购计划，物料编码需要物料的徐明之协助；注：物料部分工、布局等见课件。工程部负责实验室仪器设备的保养及维修事务处理：张红标等。第二部分 院内工作1. 协助研究院各中心与公司外部加强联系，合理处理各项事宜，使信息交流顺畅、关系融洽、达到共赢。1) 将公司或部门需通知事项特别是需要传达通知到各中心每一位员工，研究院常用邮件、飞信、QQ等（联系方式请见研究院通讯录）。2) 每天督促“研究院安全委员会”完成相应工作；具体参考“安委会”相关制度。3) 相关会议：积极参与有利研究院运作的公司相关会议,如每2周周三早上安全知识培训，周五公司早会等；做好相关准备工作：如收集好PPT、联系会议室、投影仪、笔记本电脑，通知参加人员等。4) 每周一至周四8:15早会，检查各部门参会情况，如请假需向行政部知会。5) 研究院周例会督促各部门按时召开并跟进会议记录，检查完成情况。6) 文职工作：将公司贵重文件存档留底、如红头文件；相关数据整理等。7) 服从安排：完成上级安排的工作；协助管理院长日程安排（参与信息资源部的学习）；接待贵宾并合理安排事宜等。8) 部门配合工作