第五章办公自动化软件OfficeEcel

1,第六章Excel基本操作与使用,Excel基本操作与使用,2,目录,Excel基本操作与使用,1Excel2003的基本概念和操作2Excel2003的数据管理和数据统计3Excel2003的图表制作4打印和共享工作表,3,下页,节,末页,结束,1Excel2003的基本概念和操作一.电子表格,是一种数据处理系统和报表制作软件，只要将数据输入到按规律排列的单元格中，便可依据数据所在的单元格的位置，利用多种公式进行算术运算和逻辑运算，分析汇总各单元格中的数据信息，并可将相关数据用各种统计图的形式直观地表示出来。,4,电子数据表格功能：方便地建立工作表，输入数据，完成运算和统计分析。,图表功能：方便地建立和编辑图表。,数据清单管理：具有数据库管理的功能，可以排序，筛选，查询，分类汇总等。,1.Excel2003的基本功能,5,“开始”“程序”MicrosoftExcel,双击桌面快捷图标,双击任何一个Excel文档（工作薄）,“文件”“退出”,单击窗口中的关闭按钮,双击窗口中的应用程序图标,启动,退出,2.Excel2003的启动与退出,6,一个Excel文件称为一个“工作薄”，缺省文件名：Book1.xls,一个Excel“工作薄”(Book1)由多个工作表组成，缺省表名为：Sheet1,工作界面又称为Excel窗口,它包含两个窗口：,一个大窗口常称为Excel窗口,一个小窗口称为工作薄窗口,二.Excel2003的工作界面,7,工作界面,标题栏,菜单栏,名称框,编辑栏,工具栏,工作簿控制按钮,程序控制按钮,工作表标签,水平和垂直滚动条,8,工作表：每个工作薄默认3个工作表：sheet1,sheet2,sheet3,列标：表示列的位置。A,B,Z,AA,AB,IV最多256列,行号：表示行的位置。1，2，3，,最多65536行,单元格：每个行与列相交的区域。用“列标行号”表示其地址，如A3，B24,9,工作簿参数,10,工作簿：工作簿是一个Excel文件，由一个或多个工作表组成，相当于帐本。每个工作簿文件最多可有255张工作表。工作表：工作表是一个电子表格，由单元格组成，它相当于帐本中的帐页，每页可有65536行256列。单元格：单元格是工作表的基本组成单位，可操作的是当前工作表的当前单元格。鼠标形状：鼠标的形状随操作不同而变化。,3.几个基本概念,11,设定当前工作簿上的工作表数目,三.组织当前工作簿1.工具选项常规设定当前工作簿上工作表数目,12,设定当前工作簿上工作表数目为：5,首页,上页,下页,节,末页,结束,13,2.文件新建工作簿确定,得到有五张工作表的新工作簿,14,四.工作簿操作1.插入新表,Sheet4是插入的新工作表且自动设定为当前工作表,单击“插入”“工作表”,15,2.删除工作表,首页,上页,节,结束,如果只需要一张工作表，可将其它工作表删除，以便节省内存。,击右键弹出菜单，将选定的工作表Sheet5删除,右击工作表标签“删除”“确定”,16,2用Excel2003完成一份表格一、向工作表中输入数据,文字数字日期时间公式,工作表中的数据包括：,在当前单元格中输入数据用Enter键下移一行Tab键或光标键横向移动输入文字自动左对齐输入数值自动右对齐,输入时以“=”开头,17,选定当前工作表,公式编辑窗口,在当前单元格中输入数据,操作界面,18,用Enter键下移一行Tab键或光标键横向移动,文字,操作界面,19,文字自动左对齐,保存文件名为学生成绩,字符超宽被隐藏,为什么不隐藏？,操作界面,20,输入数值时，数值自动右对齐。当数值宽度超出列宽时，转为指数形式3E+05,或显示#，调整列宽后，可显示。若将数字作为字符输入，例如电话号码，邮政编码，以单引号开头。输入分数时，先输入“0”和空格，再输入分数。输入负数时，可以使用()表示“-”，如(12)为-12。,输入原则：,输入文字时，文本自动左对齐。输入字符个数超出列宽时，若右侧单元格有内容，则隐藏；若无内容，照常显示，可以设置自动换行。,输入方法,21,数字,数字自动右对齐,数字超宽提示,自动换为科学计数法,将数字当作字符串输入时，在数字前加单引号。,*,1.数字输入,22,调整列宽,指向表头分列线处拖动鼠标,调整列宽,23,设置自动换行,自动换行,自动换行,单击格式单元格对齐自动换行,24,日期和时间,可以设置其中任何一种格式,2.日期和时间输入,日期:05-12-12时间:8:12:35,25,首页,上页,下页,节,末页,结束,输入方法：,1.选定单元格；2.单击“格式”单元格”数字”“日期/时间”,日期和时间输入方法,26,内容：,相同数据的填充；序列数据的填充；自动创建填充序列（自定义序列）。,3.自动填充数据,(1)相同数据的填充,对字符日期和时间：按住Ctrl，拖动填充柄。对数字：直接拖动填充柄。,27,(2)序列数据的填充,对数字：按住Ctrl，拖动填充句柄。对已定义序列数据：先输入第一个定义序列数据，再拖动填充句柄。,已定义序列数据有：Sun,Sunday,Jan,January,日，星期日，一月，第一季，正月，甲，子。,(3)自动创建填充序列,单击“工具”“选项”“自定义序列”在“输入序列”中输入序列数据“添加”“确定”。,28,输入第一个数字后用Ctrl+拖动则自动填充,有序数列,自动填充,29,录入数据后的表格,30,二、表格内容的编辑1.选取单元格,(1)选取一个单元格：单击该单元格；(2)选取一个矩形区：鼠标从左上角拖至右下角；(3)选取若干不相邻区域：按住Ctrl，分别选取各个区域；(4)选取整个工作表：单击“全选”按钮(在行号1的上方和列号A的左上方)。,31,2.编辑操作,编辑块,32,编辑行,可插入其它对象,3.编辑行,33,插入数据后的表格,插入的列,插入的行,当前单元格名称,插入的单元格,34,编辑单元格,在单元格处双击鼠标，激活插入点即可修改,编辑单元格,35,拼写检查,快捷工具,菜单方式,拼写检查,36,查找替换,查找替换,37,行列移动,英语与数学交换,1号与3号交换,方法：插入空行或空列，剪切（复制）、粘贴或直接拖动,行列移动,38,添加批注：选中单元格，选“插入”“批注”命令，在选定的单元格旁出现批注框。隐藏批注：“工具”“选项”“视图”编辑和删除批注右击单元格，弹出的快捷菜单中选择“编辑批注”或“删除批注”。,39,三.完成后的表格,OK！,40,3表格的格式化,3表格的格式化,货币格式,小数格式,字符格式,底纹格式,边框格式,色彩,41,一、数据格式,列宽不够,42,二、标题格式,跨列居中,选中表宽,垂直居中,使用按钮跨列居中,43,调整列宽,调整行高,调整行高列宽,三、行、列格式,44,精确调整,精确调整,45,四、对齐格式,只对选中的部分完成相应的处理,46,五、字符格式,47,加边框线,六、边框格式,工具栏,48,七、底纹格式,底纹,49,OK！,表格漂亮了！,完成一个漂亮的表格,50,4公式和函数的应用,4公式和函数的应用一、用等号做计算,本次所用函数,在目标单元格中输入公式,51,1.复制公式,相对地址,该公式复制到第五行时自动改为：=（D5+E5+F5+G5）/4,绝对地址表示：$D$4半绝对地址表示：$D4,52,2.数据改变时计算结果自动改变,53,二、函数,Excel提供了数百个函数可做工程运算等,54,求平均值,结果地址,函数工具,选函数,保存公式,复制公式,55,三、排序,选排序关键字,选排序函数,56,单击关键字段名(如数学)(2)单击排序按钮“降序”或“升序”即可,2.用菜单命令排序,选定数据范围(2)单击“数据”-“排序”(3)在对话框中选择排序条件:主要与次要关键字段名及“降序”或“升序”(4)单击“确定”,1.用排序按钮排序,57,3.填名次,录入第一名,向下填充,58,4.求单科平均成绩,59,四、数据筛选,选出英语成绩在70分以上的学生,复原数据,显示英语所有数据,60,选定数据范围(2)单击“数据”-“筛选”-“自动筛选”(3)单击有关字段(如数学)的下拉按钮,选定数据即可,2.自定义条件筛选,选定数据范围(2)单击“数据”-“筛选”-“自动筛选”(3)单击有关字段(如数学)的下拉按钮,选择“自定义”(4)在对话框中选择筛选条件-单击“确定”,1.自动筛选,61,筛选结果,分类汇总,求每个班的平均分,先对“班号”排序单击“数据”“分类汇总”即可,62,5制作图表,5制作图表一、图表的概念,将表中数据以图形的形式表示出来,Excel提供的图表类型：,柱形图,63,条形图,条形图,64,折线图与饼图,折线图,饼图,65,二、制作学生四门课程成绩柱形图1.选数据,选需要制表的数据区,66,2.选菜单或工具,选中1号子图，按向导提示逐步操作,选图表类型,67,3.选数据源,选中的数据,68,输入图表选项,69,选图表存放位置,选中的数据,70,学生成绩柱形图,课程分类,调整位置,71,制作一张“工资表”或“学生成绩表”或“商品销售表”等；要求含有10行、10列以上的数据(包含平均值、合计值等)；3.表格里面要有彩色数据、底纹等；4.要求含有两个以上的图表，图表