3.数据的分析与处理.ppt

第5章电子表格处理软件Excel2003,5.1中文Excel2003的基本操作5.2工作表的建立和编辑5.3格式化工作表5.4公式与函数的使用5.5多工作表的使用5.6数据的管理和分析5.7电子表格的图表化5.8打印工作表,5.2.1工作表的建立1.选定单元格和单元格区域,表5.1选定单元格和单元格区域的方法,5.2工作表的建立和编辑,2.选定单元格内容双击单元格选定单元格后按F2键单击编辑栏，待出现光标后，在单元格内拖动鼠标选取单元格内容。3.手工输入数据(1)输入数字在单元格中输入数字后，系统会自动地将它们在单元格中右对齐。正数输入时可省略“+”号；负数输入时，或者数字前加负号或者将数字置于圆括号中；分数输入时，应先输入0和一个空格，然后再输入分数。当输入的数值位数太多时，系统会自动表示成科学计数法（如3.14E+09）。提示：在输入和处理数据之后，若单元格中出现“#”标记，则说明该单元格所在列的列宽太小，不够显示整个数值，只需增大列宽即可显示全部数值。,(2)输入文本文本数据包括字母、汉字、数字、空格以及其他可从键盘输入的符号。默认情况下，文本数据在单元格中是左对齐。若要将输入的数字视为文本，则需在输入的数字前加一个单引号“”。例如，输入邮政编码“730070”时，应该键入：730070。(3)输入日期和时间Excel将日期和时间均按数字处理。默认情况下，在单元格中右对齐。输入日期时用“/”分隔年、月、日。例如，04/30/03；输入时间时用“：”分隔时、分、秒。例如，10：30：48PM，其中PM代表下午，AM代表上午。若要输入当前日期可用Ctrl+；组合键，输入当前时间可用Ctrl+Shift+；组合键。,4.自动填充数据（1）填充相同的数据在同一行或同一列中填充相同的数据选中要填充数据的行或列的第一个单元格，输入数据，然后拖动填充柄至要填充的最后一个单元格，松开鼠标左键。在不连续的单元格区域中填充相同的数据先选定要填充数据的不连续单元格区域，然后在活动单元格中输入数据，再按下Ctrl+Enter键即可。,（2）填充序列Excel能识别的序列类型有：等差序列、等比序列、日期序列和自动填充序列。等差序列：每个数值由前一个数值加上一个固定值得到，这个固定值称为步长。例如：初始值为2，步长为2，得到等差序列为2，4，6，。等比序列：每个数值由前一个数值乘以一个固定步长得到。例如：初始值为1，步长为2，得到等比序列为1，2，4，8日期序列：每个日期数据由前一个日期加上一个日期单位得到，日期单位包括日、月、年等。例如：初始值为10/23/00，日期单位为年，则得到日期序列为10/23/01，10/23/02，10/23/03，10/23/04，。自动填充序列：根据给定的初始值自动递增形成，特点是文本内容不变，数字递增。,例如：第1章，第2章，第3章，第4章，。方法1：使用“序列”对话框填充序列具体操作如下：在第一个单元格中输入初始值。选定包含初始值单元格在内的要填充序列的单元格区域。执行“编辑”“填充”“序列”命令，打开如图5.7所示的对话框。在对话框中的“序列产生在”栏中选择一种序列填充方向，在“类型”栏中选择一种序列类型，并在“步长值”框中输入步长。单击“确定”按钮。选定的单元格区域自动按要求填充数据。,图5.7“序列”对话框,提示：如果不先选定填充数据的单元格区域，则需要在对话框中的“终止值”输入框中输入终止值。,方法2：使用填充柄填充序列对于建立等差序列数据最简单的方法是先在单元格区域的第一、第二个单元格中分别输入初始值和第二个值，然后选定这两个单元格并拖动填充柄到整个单元格区域，Excel将自动填充以第二个值与第一个值之差作为步长值的等差序列。对于自动填充序列，可以直接在起始单元格中输入初始值，再拖动填充柄到整个单元格区域即可。提示：当使用填充柄填充数据时，拖动填充柄至最后一个单元格后松开鼠标，会在最后一个单元格右下角出现一个智能按钮，单击此按钮会出现一个选项列表，有若干个选项可供填充数据时使用。,（3）自定义序列用户可以将经常使用且具有一定顺序或某种规律的文本设定为自定义序列。自定义的序列可用上述拖动填充柄的方法进行填充。操作方法如下所述：执行“工具”“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“自定义序列”选项卡，如图5.8所示。选定“自定义序列”列表框中的“新序列”，然后在“输入序列”列表框中输入自定义的序列，在每输入一项之后按Enter键。在输入完毕后单击“添加”按钮。,也可以把工作表中已输入的文本定义为新序列，此时需先单击图5.10中“导入”按钮左侧的有红箭头的折叠按钮，然后在工作表中选定文本，再单击打开按钮，最后单击“导入”按钮即可。若要删除自定义序列，则在“自定义序列”列表框中选中它，单击“删除”按钮。,图5.8“选项”对话框的“自定义序列”选项卡,5.预置小数位数输入数字如果输入的数字都具有相同的小数位数，或者都具有相同个数的尾数0时，则可以执行“工具”“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中选择“编辑”选项卡，如图5.9所示。在其中选择“自动设置小数点”项，在“位数”框中输入正数表示小数位数，输入负数表示尾数为0的个数。,图5.9设置预置小数位数,5.2.2工作表的编辑1.清除单元格内的数据若仅删除单元格内的数据，最简单的方法是选定要删除内容的单元格之后，直接按Delete键。另外还可以使用菜单命令来清除单元格数据，具体操作如下：选定要清除数据的单元格。执行“编辑”“清除”命令，弹出子菜单。该子菜单中有4个选项，若选定“全部”，则清除单元格中的格式、内容和批注，也可以单独选择清除格式、内容或批注。,2.修改单元格内的数据修改时可以在选定的单元格中直接进行，也可以在编辑栏中进行。双击单元格进入编辑状态，用户可以用Backspace键删除光标前的字符，用Delete键删除光标后面的字符，然后输入新的内容完成修改。如果要替换单元格中的全部内容，只需选定该单元格并重新输入内容即可。,3.移动和复制单元格数据（1）鼠标拖动的方法移动或复制选定要移动或复制的单元格区域。把鼠标指针指向选定单元格区域的边框上。当指针变成指向左上方的空心箭头和双向十字箭头时，拖动已选定的单元格。到达目标位置时松开鼠标左键，即可完成数据的移动。若要复制数据，则在拖动鼠标时按住Ctrl键。,（2）使用剪贴板移动或复制打开“剪贴板”任务窗格。选定要移动或复制的单元格区域。单击常用工具栏上的“剪切”或“复制”按钮，此时会在“剪贴板”任务窗格中出现相应图标，如图5.10所示。选定目标位置，再单击“剪贴板”任务窗格中需要粘贴的图标，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”命令即可。,图5.10使用“剪贴板”任务窗格进行数据的移动和复制,（3）使用“选择性粘贴”对话框移动或复制使用“选择性粘贴”命令可以实现单元格数据的特殊移动或复制，也可以把复制或移动的数据与原有数据进行算术运算。具体操作如下：选定要移动或复制的单元格区域。执行“编辑”“剪切”或“复制”命令。选定目标位置，执行“编辑”“选择性粘贴”命令，出现如图5.11所示的对话框，在此对话框中选择一种粘贴方式和运算，再单击“确定”按钮即可。,图5.11“选择性粘贴”对话框,4.查找与替换执行“编辑”“查找”命令或“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，如图5.12所示，在此对话框中输入要查找或替换的内容，即可快速查找或替换数据。图5.12“查找和替换”对话框中的“查找”选项卡提示：在“查找内容”文本框中输入要查找的数据时，可使用通配符“*”和“？”，其中“*”可代替任意多个字符，而“？”只能代替一个任意字符。,5.单元格、行和列的插入（1）单元格的插入单击插入位置的单元格，执行“插入”“单元格”命令或右键单击单元格，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，打开如图5.13所示的对话框，在对话框中选择一种插入方式后按“确定”按钮即可。,图5.13“插入”对话框,（2）行或列的插入在插入新行或列的位置处选定一整行或列，或者选定该行或列中的一个单元格，执行“插入”“行”或“列”命令，新的空行或列自动插入到原行或列的上面或左侧。如果插入前选定的是多行或多列，将插入与所选数目相同的空行或空列。,6.单元格、行和列的删除选定要删除的单元格/行/列，执行“编辑”“删除”命令，打开“删除”对话框，选取一种删除方式，再单击“确定”按钮。7.隐藏和取消隐藏行或列（1）隐藏行或列选定要隐藏的行/列，执行“格式”“行/列”命令“隐藏”命令，则所选定的行或列被隐藏起来。（2）取消隐藏行或列选定被隐藏的行/列两侧的行/列，执行“格式”“行/列”“取消隐藏”命令，即可显示被隐藏的行/列。,5.2.3工作表的管理1.选定工作表（1）选定一个工作表直接单击该工作表标签即可，此时该工作表标签反白显示，表示已经选定且成为当前活动工作表。（2）同时选定多个工作表按住Ctrl键的同时单击这些工作表标签。（3）选定全部工作表右键单击任一个工作表标签，然后在弹出的快捷菜单中选择“选定全部工作表”命令。,2.插入工作表（1）插入空白工作表选定某个工作表，执行“插入”“工作表”命令，即可在该工作表前面插入一个新的空白工作表。（2）插入基于模板的新工作表用鼠标右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，打开“插入”对话框，然后双击包含所需类型的工作表模板。3.删除工作表选定要删除的工作表，执行“编辑”“删除工作表”命令，在出现的提示框中单击“确定”按钮即可删除工作表。,4.重命名工作表插入工作表时，系统会按插入的顺序自动地给工作表命名为“SheetI”，根据需要可以对这些工作表重新命名。提示：右键单击工作表标签会弹出一个快捷菜单，使用菜单中的命令可以快速插入、删除、移动、复制和重命名工作表及全部选定工作表等，如图5.14所示。,图5.14工作表标签快捷菜单,5.移动和复制工作表在Excel2003中，既可以在同一工作簿中移动和复制工作表，也可以在不同的工作簿之间移动和复制工作表。（1）在同一工作簿中移动和复制工作表选定工作表后，用鼠标拖动至目标位置即可移动该工作表。若要复制工作表，则需在拖动时按住Ctrl键。（2）在不同的工作簿之间移动和复制工作表，具体操作如下：,首先打开要移动或复制的工作表。执行“编辑”“移动或复制工作表”命令，打开如图5.15所示的对话框。在对话框的“将选定工作表移至工作簿”下拉列表中选定要移动或复制到的目标工作簿，若选定“新工作簿”项，则是创建一个新工作簿并把选定的工作表移动或复制到该工作簿中。在对话框的“下列选定工作表之前”列表框中选定某个工作表，则要移动或复制的工作表将出现在该工作表之前。若要复制工作表，则需选定“建立副本”项。设置完毕后单击“确定”按钮。,图5.15“移动和复制工作表”对话框,6.隐藏和取消隐藏工作表（1）隐藏工作表选定要隐藏的工作表，执行“格式”“工作表”“隐藏”命令，即可将工作表隐藏。（2）取消隐藏执行“格式”“工作表”“取消隐藏”命令，打开“取消隐藏”对话框，然后在“取消隐藏工作表”列表框中，双击需要取消隐藏的工作表名称。,7.拆分工作表窗口当工作表中有大量数据时，查看起来很不方便，Excel2003提供拆分窗口的功能，可以将工作表窗口拆分成若干个相互独立的窗口，并且每个窗口都有滚动条。（1）水平拆分成两个窗口选定某一行，执行“窗口”“拆分”命令。（2）垂直拆分成两个窗口选定某一列，执行“窗口”“拆分”命令。（