招华集团公司建设档案管理规定

招华集团公司建设档案管理规定第1章 总则第一条 为了加强招华集团公司（以下简称“集团”）下属各区域集团、子集团和项目公司（以下简称“下属公司”）的建设档案管理、保护和利用，充分发挥建设档案在各工程项目的规划、建设和管理过程中的作用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、深圳特区档案与文件收集利用条例、国家重大建设项目档案整理规范，以及侨城集字2011121号招华集团公司建设档案管理规定（修订稿）等有关规定，结合集团的具体情况制定本规定。第二条 集团的建设档案是反映招华工程项目建设情况的真实写照和历史记录，是集团宝贵的信息资源，是进行工程建设的基本依据和有效凭证。集团任何人都有维护档案完整和安全的义务。 第三条 本规定适用于集团本部及下属公司所有工程建设项目的建设档案的收集、整理、上传、保管、利用和管理活动。各下属公司要从集团的整体利益出发，把工程建设过程中的建设档案的编制、积累、整理、归档纳入本单位的日常管理工作中，明确责任部门、责任人员，确实做好建设档案管理工作。建设档案管理人员应当具备专业知识，持证上岗。第二章 建设档案归档的范围及内容第四条 本规定所称建设档案是指在规划、建设及其管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等资料。每一份建设档案均包含以下两种形式：（1）实体形式：指通过打印、描绘、晒图等方式形成的，经过签字盖章、整理、编号、装订等步骤处理的纸质档案文件，以及其它应该归档的实物。（2）电子形式：指由计算机直接生成的文稿、Execl计算表、PPT汇报文件、CAD图纸、PDF文件、图片照片、声频、视频等电子文件，以及由实体形式建设档案经过扫描形成的电子文件（一般为PDF或图片形式）；两种形式的建设档案对应不同的归档和管理规定。第五条 建设档案的归档范围包括前期策划档案、规划设计成果档案、土地管理档案、房产管理档案、工程竣工档案、地下管线工程档案、市政工程档案、和其它应归档的文件资料共八类。第六条 前期策划档案包括与项目相关的调研报告、项目策划报告、第三方咨询顾问的研究成果，以及项目的可行性研究报告（立项报告）等四类文件的最终版本成果。第七条 规划设计成果档案包括：（1）规划成果档案应包括概念规划、总体规划和详细控制性规划三个阶段。各阶段的成果均应包括文本册和图册的最终版本成果。（2）设计成果档案（含建筑设计、景观设计、室内装修设计及专项设计等）应包括概念、方案、扩初、施工图、竣工图/项目总结五个阶段。各阶段的成果均应包括文本册、图册及图纸的最终版本成果。第八条 土地管理档案应包括下列内容：（1）土地利用规划图（控制性详细规划或法定图则）（2）建设项目选址意见书（3）与相关政府部门和地方管理单位签定的，涉及项目用地位置、面积、规划建设指标、土地价格和供地计划等信息的各种合作协议、备忘录和土地托管协议（4）土地使用权出让合同书及相关补充协议（复印件）（5）宗地图或用地红线图（6）建设用地规划许可证（7）建设工程规划许可证（8）建设工程规划验收合格证（9）竣工验收证明（10）土地证（11）建设用地改变使用性质的批文或复函（12）建筑物命名批复书或建筑物更名批复书（适用于涉及建筑物、市政设施及自然地理实体等的命名、更名和注销的建设项目）（13）对于临时建设工程，需提供的土地管理档案包括：i、临时建设用地规划许可证ii、临时使用土地合同iii、临时建设工程规划许可证第九条 房产管理档案应包括下列内容：（1）房产（含土地）购买和销售合同（2）建设项目的预售查丈和竣工查丈报告；（3）房地产证或出售商品房初始登记的“大房产证”；（4）已建房地产改变使用性质的批文或复函；（5）建筑物命名批复书或建筑物更名批复书等。 第10条 工程竣工档案应包括综合资料、技术资料、竣工图三部分，主要内容包括：施工综合管理文件、测量文件原始记录及质量评定文件，材料(构，配件)质量保证书及复试文件、测试(调试)及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。第十一条 地下管线的工程档案应包括地下管线工程项目的规划、设计、施工批准文件、竣工测量原始记录、地下管线成果表、地下管线工程项目竣工验收文件和竣工图（含平面图、横断面图、纵断面图、局部图）、城市地下管线普查和补测绘形成的地下管线档案、地下管线专业管理单位有关地下管线更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料、以及其它应归档的文件资料（电子文件、工程照片、录像等）。 第12条 市政工程档案包括：道路、广场、桥涵、隧道、环境卫生等工程档案。具体内容要求见第十条。第十三条 其他应当归档的文件资料含规划及建筑设计效果图、视频文件、建设宣传短片、工程实景照片、录像资料等。第3章 电子形式建设档案的归档和管理规定第14条 电子形式建设档案以招华产品系统内的“建设档案管理”模块为归档和管理平台（以下简称“平台”），要求各下属公司的归档、查阅和管理工作在该平台上完成。第十五条 各下属公司的建设档案在平台内根据系统的规则要求和操作指引，在对应的目录地址内归档。第十六条 股份公司产品策划中心负责集团建设档案的整体统筹和督导工作。各下属公司的工程档案员负责相关项目建设档案的电子文件收集和上传归档工作；设计、工程、投资、成本、市场营销、报建等部门有协助工程档案员及时收集整理建设档案的责任；项目公司分管领导为项目建设档案归档工作的责任人。第四章 实体形式建设档案的编制和整理要求第十七条 集团公司城建档案室负责深圳本部城区建设档案的日常管理工作；各下属公司档案室档案员负责其所属单位的建设档案收集、整理、立卷、归档工作，并接受上级主管部门的检查、监督和指导。第十八条 建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。建设档案的各类文档均应严格按照相关法律、法规的规定编制。第十九条 建设档案归档的各类文件材料应为原件，不是原件的，须加盖建设单位或移交单位公章并注明原件存放的具体位置。第二十条 建设档案应从工程项目前期至项目完成等全过程进行收集、整理、立卷、归档。第二十一条 归档的建设档案材料应齐全、完整、准确、系统；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，各种鉴证手续完备，字迹清晰、图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程。原件严禁用复印、复写，原始记录一律用不易褪色的墨水书写、装订整齐。第二十二条 建设单位和施工单位在签订建设承包合同时，应明确编制竣工档案的责任和具体要求。第二十三条 对建筑改建、扩建和重要部位维修的工程，建设单位应当组织有关单位据实修改、补充和完善原建设工程档案。 第二十四条 对重要的建设工程施工中档案资料的形成，集团公司建设主管部门专业人员可进行现场监督检查，有关单位应给予密切配合。第二十五条 城建档案的组卷原则上按所属类别和专业进行，对照归档范围细则的顺序号对号入座进行排列，每卷厚度不超过二公分，同一内容的档案材料应紧接排列，防止内容脱节。 第二十六条 竣工图原则上由施工单位负责编制，对变更大的竣工图由责任单位负责编制（涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图）。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，竣工图应是与实际物相符的新蓝图，真实反映项目竣工验收时的实际情况，并经工程技术负责人审核签字，加盖“竣工图”章。 对地下隐蔽工程，应有隐蔽记录简图、复盖前的现场实测数据，并经测量及验收人员签字。 第二十七条 城建档案的整理装订做到文字材料以A4纸规格为标准，不够大的进行裱糊，去掉材料内的金属物，采用市城建档案管理处统一印制的表格和卷皮、盒，用棉线装订整齐。竣工图采用手风琴式折叠，折叠后的图纸大小为四号图幅，并按目录顺序装入档案盒。 第二十八条 整理好的档案一般按项目或内容立卷，每一卷应认真填写卷内目录，采取散装的办法装入档案盒内，一个项目装一个盒或若干盒。移交书填写真实，各种签字盖章完备，随档案一起移交。第二十九条 各级城建档案室应做好档案统计工作，对档案的归档、库藏、利用等状况进行登记与统计。要定期对库藏档案进行清理核对，发现破损或变质的档案，应及时采取措施，进行复制或修补。第三十条 根据有关规定，确定档案保管期限，确保有效期内的信息利用；对保管期已满的档案进行鉴定，对确保无保存价值的档案登记造册，按有关规定进行监销。第三十一条 档案室档案的借阅须填写档案借阅单，重大项目及保密材料要征得所属公司档案部门负责人的同意方可借阅，借阅档案原则上在档案室内借阅，需要借出时，必须向档案管理人员办理借出手续。 第三十二条 集团各级城建档案室应积极做好档案的提供利用工作，为集团工程建设提供及时、有效的服务。建设档案现代化应与集团公司信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。第三十三条 配备专门档案保管库房，库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。库房温度、湿度应符合对各类档案载体的保管要求。第五章 建设档案的归档时间及要求第三十四条 建设档案应按不同建设阶段及时完成各类档案的归档工作。第三十五条 建设档案的归档时间：（1) 前期策划和规划设计阶段应在各阶段工作完成后1个月内完成归档工作；（2）土地及房产管理档案在取得各相关文件后