纠正预防措施培训PPT演示课件

如何有效地进行内审,一个说似容易做时难的话题,问题的提出,审核的有效性不等于体系运行有效性的全部；不应该把审核有效性直接等同于体系有效性；成功的审核是客观公正地进行审核发现，并有效地利用审核发现不断地改进体系和运行的绩效；因此，有效的审核是体系有效运行的一个重要手段。,冰山一角是审核发现，但内审和外审不同的是，发现冰山一角只是任务的一半，挖掉冰山才是任务的全部,审核发现,内审的有效性体现在,正确发现那些有害的冰山。挖掉这些有害的冰山，避免泰坦尼克号悲剧的重演。,二个假设,你已是一个成熟的审核员（至少不是一个吹毛求疵的人）；你对所审核领域的专业活动是明白的。,审核的第一步你应该先收集,标准的要求；体系文件的要求；上次审核中集中的问题点；管理中的重点和难点；已知该部曾发生过的管理问题。,而后开始相应的策划,过程的顺序；关键点的关注；时间的有效分配；合理的人员配置(独立性和专业性的要求)；审核时机的确定和把握。,应该注意的事,策划的结果事先应通知受审核方，不要造成突然袭击；允许别人作充分的准备；不要严重干扰别人的正常业务作业，审核时间应可以协商并可调整。,检查表是重要的，但不一定是详细的,它是你的朋友，也是工具；可以帮助你把握节奏，体现你的重点关注；内容表达可仅是提示性的，详略取决于你的经验；不能照本宣科，提问应讲究技巧；内审应可以提前给受审核方审核检查表（受审核方需要时）；检查表应是审核记录的一种。,构思检查表的三个要点,日常工作是如何处理的；当某些非常规的事情出现时/体系是否还工作；当出现危机时/事物是否仍在控制下。,进入现场前内部的充分协商是必要的,目的是沟通审核意图和协调审核步骤；同时进一步明确审核中的重点关注；相互提醒审核中应特别注意的事项。,审核是在压力下工作的,审核员最大的挑战是与人相处；因而与人打交道得十分小心；不能让对方反感而导致你审核的失败；一个成功的审核组，组长必须是有权威的人，审核员应该是可信赖的人；记住：千万不能把审核做成是审查。,记住样本选择的原则,为了达到目标；密切相关的；有代表性；样本量：3n12,有效的工作方式,听：聆听、倾听，听你所关心的；看：敏锐、敏感，丝丝缕缕中看出问题的真相；查：学会抽样查看，学会证实；问：不脱离你的主题，询问你所关心的事。记录：是不可缺少的，尤其是对问题点应予详细的记录。,有效的审核顺序,交谈提问描述听取文件依据证明有效证据,现场审核中导致失败的情况,同仁面前举止过于刻板，让人不自在；没有以平常心进行有效沟通，以为高人一等；提问缺乏技巧，让人可用简单的YES或NO回答之；缺乏自信心，不能涉及别人工作的核心问题；不能有效用全“听、看、查、问”的审核方法，一味只查资料做记录；不能用足够的智慧去化解审核中的障碍；做和事佬去介入别人的事务纷争；滔滔不绝说教，让人家以为你是一名牧师；审核组内不能按分工有效协调，各行其是。,高层审核是个难题,职位上本身就高过你，你有一种敬畏的感觉；知识水平上可能比你高；看问题的层次和深度可能和你不一样；但也不排除有低水平、低认识的人。,但它却是关键的一步，需要你,事先做充分的准备；标准和文件是你的依据；应该沟通一些管理者感兴趣又不脱离主题的话题；学会用经济语言，而避免用生硬的名词、术语；必须让管理者体会到这样的审核对推动体系确实有益；你需要是会沟通又有一定知识面的人；当你的高层是一个认识不高又缺乏知识的人，那你就更应该用你的智慧去打动他。,同级沟通也不轻松,坦诚心打动人，千万别让人感觉来搅浑；是完善体系，而不是给别人难看，所以应换位思考，体谅别人的难处；对发现问题应帮助分析原因，根本目的在于挖掉冰山；以事论事，别扯入人际关系；失误人人都有，千万不要落井下石，更不可打小报告穿小鞋；当你犯错时，道歉是必须的；总之，友好的气氛是成功审核的基础。,与作业层人员沟通应注意,礼貌待人更显需要；现场中作业人员是忙碌的，应而不宜花很长的时间；要用听得懂的语言；不能要求工人背出文件要求；对操作过程的观察可代替询问工人对文件的理解；交谈时避免打断说话或反驳，对误解要有耐心；不能当着工人面前做记录。,现场审核中要有深度,前后左右审核思路应能贯穿；抽查可以某个产品形成的个案层层展开（从订单-设计-采购-生产-包装-交付-服务）；必须关注产品形成过程中的关键环节，并以足够的专业能力作支持；法律、法规有规定的应予重点关注；体系的信心支撑来自于自我完善，这一点各部门均予以强化关注；对组织内已知的问题点应予以重点审核；管理中的难点、重点，应有足够的经验去识别和判断；对发现的冰山一角要有能探究其根基深度、广度的能力。,证实是重要的一环,不能道听途说；无错声明应进一步确认；责任范围内的有错声明是证据。,审核发现的形成应抓大放小,不要吹毛求疵，应该懂得持续改进，小事以提醒的方式告之；要抓住体系中的大缺失，以帮助别人能改进后有所提高；对重复性发生的小问题，应该当作系统问题提出，这不能应小而放。,审核发现记录和报告,记录应该是可追溯即可重查；报告不能有数量限制，否则不能对体系做完整判断；不要害怕让审核机构发现内审的全部，纠正措施才是至关重要的；形成的报告因得到受审核部门的确认。,不合格报告三要素,不合格报告撰写要求,正确性；完整性；清楚；简洁。,高层交流报告很重要,组织内的事并非审核员都能解决；高层的理解和支持是不能获缺的；报告是要有技巧的，不能事无巨细都报告；不能让受审核方从此背上个沉重的包袱；因而只能客观地分析形成的原因；让高层感觉自身的责任之所在；推动也许需要资源，但产出必须大于投入；问题也可能是急性的，同样也可能是慢性的；分步骤、论轻重、讲效益的方案也许高层更在意；关注高层管理在倾听中的表情，适时调整汇报的方式。,纠正措施内审的根本落脚点,原因分析很重要，根本原因须找到；分清纠正和纠