电子与实体双轨制下的库房清点

电子文件与实体双轨制下的库房清点尚红伟 郑维 张友菊上海大学档案馆 上海 200444摘要 电子文件和实体库藏同时存在是当前档案馆数字化进程中的现状。文章提出了双轨制下库房清点的原则、操作步骤、数据统计方法；并总结了双轨制下库房清点的难点，提出未来的解决方案。关键词库房 清点 双轨制Warehouse Inventory under Electronic Documents and Entities Double-track System Shang Hongwei, Zhen Wei, Zhang YoujuArchives of Shanghai University Shanghai 200444Abstract Both of the electronic document and the entity are exist simultaneously in the process of digital archives. This article puts forward warehouse inventory principle, operation steps, data statistical method under double-track system, and summarizes inventory problems, proposes solutions for the future.Keyword Warehouse Inventory Double-track System一、库房清点的必要性和理论依据库房管理是档案管理工作的基石。案卷和文件是档案利用的物质基础。库房日常管理的根本目的也是为了维护档案的安全。中华人民共和国档案法第十三条规定：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配置必要的设施，确保档案的安全1。库房清点是依据法律法规对库藏档案的系统检查，既可以对库存档案安全、现存状态得以普查了解，也对库房环境，库房防护设备运行结果进行检查和全面了解；不仅如此，正确、有效的库房清点核对，还可以及时修正工作中的失误，使库房管理人员进一步熟悉库藏档案的总体全貌。更加重要的是，在当前档案馆数字化的战略下，面对海量的馆藏档案，是否需要全部进行扫描处理转化成数字档案？总量有多少？需要的经费到底有多庞大？如果不是采用全部扫描的办法，采用部分扫描数字化的策略，那么如何优选档案？孰先孰后，孰轻孰重？先安排哪一部分扫描，后安排哪一部分，做到既满足工作的需要，也能实现足够的经费保障。通过实体清点可以提供优选策略，为扫描决策提供可行步骤方案。另外，当前各级档案馆都在进行信息化，数字化的建设途中，形成了电子虚拟实体和库房实体同时存在新情况，开展库房清点工作已经不再是单纯的登记造册，那么双轨制下的工作到底应该怎样进行，本文进行了有益的探索，总结了双轨制下库藏出现的各种情况，为双轨制下库房清点提供了经验。二、双轨制下库房的特点和清点原则双轨制下的库房的特点是既有传统、大量的真实库藏实体，也有电脑中的数据虚拟库藏。当前完全建设好全文电子文件的数字化档案馆较少，多数能做到的是建设完备电子文件目录数据库。个别先进的档案馆也建设了部分电子文件全文扫描挂接虚拟库藏。库房清点的根本原则是实事求是。在电子和实体同时存在的双轨制下，这一原则也是完全适用的。库房内的实体案卷档号和案卷盒要一致统一；数字档案馆内的案卷和文件要一致统一；数字化信息和库房实体也应一致统一。三个统一如实反映库藏情况，这也是双轨制下库房清点的特点和难点。工作比原始的库房清点更加复杂，工作量也增大了很多。三、双轨制下库房清点的实践操作档案馆的库藏年年递增，动辄数以万计的案卷是档案馆的普遍情况。例如，同济大学档案馆馆藏档案截止2011年底统计,已达19万余卷2；上海城市建设档案馆库藏近30万卷3。对于任何一家档案馆，清点库房都是一项耗时费力，极其复杂和繁重的工作。要开展这项工作，充分的准备必不可少。（一）组织动员和培训首先，配备充足的人力资源是库房清点的必要保障。参与档案清点的人员要具备基本的档案人员素质。库房的八防意识是必须具备的。在清点的过程中，也要同时做到一耐心，二细心，三有体力。查看库藏耐心，检查档案案卷细心，体力可以保障长时间的下架，上架，翻阅案卷。因此参加库房清点的人员既要有素质，也要有数量。数量太少，如此巨量的库藏清点就耗时太长。数量太多会造成库房管理的混乱和凸显安全问题。因此，选好人员之后，组织动员工作很重要。通过组织动员，既使大家充分重视库房清点工作，也保持大家的积极性做好很长一段时间辛苦工作的心理准备。培训保障大家按照统一的方法和原则来进行库房全面清点。（二）清点工具和物品每个参与库房请点的人员必须配备手套，口罩，清点单，笔和小推车。档案馆的库房建设要求是恒温恒湿，充分保护了档案的安全。但是对于清点人员来说，空气的流通度低，老档案中的灰尘，螨虫造成健康损害。会不同程度出现皮肤发痒，打喷嚏等不适。因此，劳保用品一定要准备充分充足，每天更换口罩，帽子。每清点一段时间，到库房外休息。（三）数据下载当前数字化档案馆的建设中，虽然提供服务的软件供应商很多，但是档案馆采用的主流软件有：南京大学开发的南大之星系统；量子伟业开发的PDE数字档案管理系统和东方飞扬公司的ES-AMS综合档案管理系统等。以上的档案管理系统都支持数据的导入导出。在库房实体清点工作开始之前，第一步是导出虚拟库藏的目录。如果电子文件虚拟库藏录入时存放地址已经录入，那么依据存址，按照实体库藏的排架逐架打印出数据库信息：案卷档号、案卷标题、案卷目录、存放地址等。电子文件虚拟库藏编号打印以后，可以分散到清点人员手中。然后依据清点人员数量分配清点架号。（四）实践工作开展根据虚拟库藏和实体要一致统一的原则，清点人员需要逐条对照实体案卷。首先核对案卷盒信息是否和电子文件信息相符一致。其次打开案卷盒，核对里面的案卷。库藏中既有盒中存放1卷案卷的情况，更多的是1盒中存放数卷案卷。因此核对盒内和盒外档案是否一一对应。再次，翻阅文件，检查是否有档案破损，受潮，霉变，虫蛀的情况。在这一步骤，设计库房清点单来简化工作，图示如下：库 房 清 点 单库房排架清点时间清点人员流水号*号*号2012年*月*日*000*档号案卷题名电子实体无破损无虫蛀无霉变无褪色*X* X *X*XXX表1库房清点单示例表清点案卷时，对应在清点单上记录。对勾表示相符，且档案保管没有破损等情况。如出现电子文件有，实体档案缺失，则电子文件栏打对勾，实体档案栏打叉。如果实体有，电子文件缺失，需要在清点单上记录下档号，题名，等详细信息。最后翻开档案，检查实体的具体保管情况，是否有破损，虫蛀，霉变和褪色，并逐一登记在清点单上。四、档案清点数据统计收集全部的清点单，按照流水号整理。然后开始数据统计处理。数据的处理为满足不同的需要，要进行多种方式的汇总统计并备注。分别示例如下：（一）按全宗统计汇总全宗实体数量数据库数量备注*118700118650数据库50卷未输，见下清单*225000225100实体缺100卷 ，见下清单*130000130000相符无误*183000182950实体缺50卷，数据库缺80卷，见下清单合计*表2全宗档案数量汇总表（二）按库房统计汇总#号库房类别/全宗实体数据库备注行政档案10001000相符无误财会档案995998实体缺5卷，电子档号*-*-*数据库2卷未输入，实体档号*-*-*科研档案10001000相符无误基建档案10001000相符无误合计*表3 库房清点情况汇总表（三）其它统计表单还必须编制的统计表包括，（1）数据库缺失案卷清册；（2）实体缺失案卷清册；（3）档号为空号的案卷清册；（4）实体破损档案清册；（5）实体虫蛀档案清册；（6）实体霉变档案清册；（7）实体字迹褪色档案清册。（四）二次复核统计表编制完毕，必须进行二次复核。核查清点人员需要更加仔细的审看。是否是一次清点人员的疏忽造成，实体漏点或者电子文件看错行等疏漏。同时对文件保管情况也更加详细的记录情况，为以后的处理提供依据。二次复核结束后，才能确认签字整理清册，然后是追查原因，补缴档案等工作。五、双轨制下库房清点出现的问题汇总实体缺失，电子目录存在。造成这种情况的一个原因是电子文件信息录入系统时，出错造成，删除或者修改电子文件数据即可。另外一个原因是实体丢失，需要查阅收集清单，移交记录，核实缺失实体应当存在，那么就要想办法重新收集该档案。实体存在，电子目录中无记录。补输入电子数据库中即可。档案放错位置。主要是在同一全宗同一大类年度内或年度间出现错位，原因是由于在利用过程中上架核对不仔细造成，在清点过程中及时纠正。档案实体未编档号、空号、编错以及档号不清楚。未编号的补号；空号的同时删除数据库中和实体目录；编错的纠正。部分档案外盒和档案实体上档号已经褪色，不易识别。查清楚档号后补上。其他案卷安全存在问题的在清点结束后，依据情况处理。破损，虫蛀的修复；霉变的晾晒；褪色的尽早安排全文扫描，复制件的制作等等。 六、库房清点问题的难点及设想（一）实体库房清点方案总结从上述库房清点中暴露的问题可以看出：库房清点工作是极其重要的，而且工作量也是相当大的。在馆藏量如此巨大的情况下，不可能做到每年清点。因此如何进行库房管理工作的设计，即能及时发现库房案卷的安全问题，又能有现实操作的可能性，不使库房监督管理落入空话。首先，库房案卷的开盒开卷检查采用分阶段，分排架进行。根据馆内工作具体情况安排，例如每天检查一定排架的案卷质量。周五安排更多的人员集中检查一段档号的案卷质量。每月全馆利用半天清点一部分。最终达到全年可以完成5年的案卷质量数量检查。再次，根据档案馆利用统计表来设计清点案卷的主次先后。案卷的错拿错放都是发生在案卷利用时，因此利用过的案卷最容易发生位置错乱。及时纠错很重要，否则，再度利用时需要在众多案卷中查找，已经是大海捞针了。所以可以考虑库房清点依据调卷记录，每月月底核查一遍当月调卷上架情况。最后，历史年代越久远的案卷越容易发生质量受损的情况，因此，也要倒序检查案卷质量，首先检查历史年度最早的案卷，尽早发现问题。（二）电子虚拟库房清点对于数据库中的电子文件存在的问题，首先要做到录入填写存放地址，才能做到电子文件目录导出时和实体库存位置一一对应，否则导出文件无序，实体和虚拟库藏对应清点极其困难。其次，要重视数字化档案馆电子文件的初次录入，严格把关，录入每条信息，案卷题名，档号等都需要仔细核对，校对不可松懈。数据库中的信息才能准确。否则录入重复，挂接错误都会造成实体库房和虚拟库房的不相符，为以后数据库查询利用增加困难。七、库房清点的未来在库房清点实践中，可以看出，尽管档案馆的信息已经开始了数字化，但是在库房的实体案卷管理中，仍然处于非常原始的状态。每一次库房的全面清点都是档案馆全体参加的一次艰苦战役。也正因为如此，很多档案馆在实际管理中，很多年都不会做全面清点。只有采用现代化的手段，减轻库房实体清点的难度，才能真正使库房案卷质量得到监管。据了解，射频识别(RFID) 技术是一种非接触自动识别技术, 它可以实现对静止的或移动中的物体的自动识别并获取相关数据, 识别工作无须人工干预, 并可工作于恶劣环境。目前，已有图书馆采用该项技术标识和管理图书实体4，档案馆实体管理的未来也应依赖新技术的应用加以变革5。参考文献:1中华人民共和国档案法第三章，第十三条。2 同济大学档案馆网，馆藏概述，/archives/dagz_gcgs.htm，2012-12-11。3 上海城市建设档案馆网，馆藏