如何写好一封好邮件PPT课件

如何写好邮件,博迪电子内部培训资料,1,.,什么情况需要写邮件,2,.,写好邮件的6个要素,3,.,1.邮件的主题/标题,好的标题是一封邮件的基础不知道这封邮件的重点，从而忽略掉不看.（经常有会有收件人说，我知道你发了邮件，但是我还没看）。不方便日后查询。时间一久，看到这样的主题，完全不知道是干什么的，他会又来找你，要你再发一遍。,4,.,邮件不要使用无空白或无意义的主题，商务人士通常邮件繁多，需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件，所以无意义的邮件通常不会打开。就算打开事后再查找时也很难被发现；邮件主题要简短明确，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂；如果主题中有关键词想突出，可以添加适当的符号加以着重，例如【】；如果确实很紧急，在邮件开头注明【紧急】或【Urgent】；千万不要把转了N层的邮件发给别人，显得非常业余。,5,.,【重点】关于客户名+项目名+邮件主题+日期例如：【紧急】关于重庆采埃孚DemoShow方案的说明20180105,6,.,2.称呼与称谓,7,.,开场一定要说“XX你好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职称，例如“刘经理你好”，哪怕搞不清楚对方职位，叫声“唐工你好！”总是不会错的。结尾的时候不要偷懒，加几句祝福的话显得非常周到。切忌：要搞清楚对方职位和性别再叫，否则慎用,8,.,3.邮件正文,9,.,正文首先要求简明扼要，多用短句。内容一长可能没耐心看完，也会容易遗漏里面的重要信息；行文通顺，避免文字中出现歧义，尽量通过图片、表格、链接等形式加以说明，尽可能让信息通畅；语气尽量用论述的，少谈及个人情感，而且尽量少用感叹号。尽量一次性交待清楚，如果反复丢三落四，错字连篇，就会给人非常不专业的印象，想要在客户和老板那里得到尊重就更不太可能了；如果有重要的信息，适当用红字或者大两号字提醒，但一封邮件里的重要提醒不可多于3处，如果一封邮件里有10个重点，那跟没有重点是一样的。,10,.,4.夹带附件,11,.,首先如果有附件的话，正文里一定要有提示，并且要对附件有一定的说明；附件一定要有一个有意义的名字，我收到过大量的简历的名字就叫“简历”，请把名字命为“XXX应聘无锡博迪策划运营职位的简历”；如果附件超过5M，甚至20M以上，邮件传递就会特别慢，建议把文件放在网盘上；附件的数量3个以内为宜，如果超过请用压缩包传输，但不要用除了RARZIP以外的格式，否则解压又是个麻烦。,12,.,5.发件人对外显示,13,.,14,.,6.1邮件的回复,15,.,如果你收到了一封收件人为自己的邮件，那么意味着你有必要对此邮件进行回复。回复邮件也有一些要注意的：1.及时，对方肯定希望尽快得到你的回复，所以来不及正式回应或解决，在时间允许的情况下，可以先简单回复一下“邮件已收到，我会尽快回复你的。”2.针对对方邮件里提到的问题进行回复，确保提到的问题都有对应的回复，这封邮件的使命才算完成，如果有未完成的可以说明以下，随后再补充。3.请学会区分“回复”“回复所有”,16,.,6.2.发送、抄送、密送的区分,1.如果你看到你是邮件的收件人，就意味着你必须对邮件做出回应；2.如果你是被抄送人，只需要了解无需回复，但是如果有想补充的信息也可以参与；3.密送一般情况下不使用。,17,.,18,.,案例说明,19,.,1.正文第一句话，请说明你的结论或者你发这封邮件的目的，再解释事情经过。,2.大篇幅的图片尽量放在文件最后，不要夹在文字中间。,20,.,1.一定要多用项目符号,2.大部分人发邮件都是眉毛胡子一把抓，和平时说话一样把所有内容全写在一起而不分开（哪怕有分段，但是还是看不清）。,21,.,能够用表格的信息一定要用表格，不能用表格的也要用项目符号,22,.,如果正文有图片，请务必在所有图片上做文字标注说明，哪怕你正文中也有说明。,因为每个人看邮件习惯第一时间看图片，如果图片上什么文字信息都没有，收件人会很迷惑，还需要在正文中查找，这样增加了收件人的阅读成本。图片一定不放在正文中间（除非图片比较小），一定要放在所有正文最后。因为图片会占用很大的面积，导致图片下面的的正文常常被忽略。,23,.,发附件不是说你把附件贴上去，然后发出去就这么简单的。附件的文件名：也和主题一样