全面预算管理信息系统解析要点

全面预算信息系统分析李彤1. 全面预算管理的闭环过程在当今的市场环境给企业带来了越来越大的竞争压力, 企业必须将建立一个将战略目标 迅速转化为执行能力的管理体系以应对瞬息万变的市场环境。 全面预算管理正是这样一个连 接战略与战略执行的管理工具。下图所示为全面预算管理的闭环过程。信息共享作为全面预算管理的开始, 企业首先要结合战略制定各级组织的年度目标, 这些目标往 往既包含财务指标也包含非财务指标, 这些目标即是制定计划、 预算的基础, 也是对各级单 位及人员进行考核的标准。确定预算目标之后, 企业的各业务单元就需要结合预算目标制定相应的业务计划, 而这 些业务计划的财务结果最终会体现在财务预算之中, 从而形成企业从业务到财务的全面预算 信息。在预算执行过程当中, 需要按照预算对实际发生的费用、 支付等业务进行事前实时的控 制,以体现预算对实际工作的指导和控制作用。同时,还需要定期对预算的实际执行情况进行分析,并根据变化进行动态的预算调整、 滚动预算、预测等工作,使企业的业务计划能够快速的针对内外环境的变化做出调整。年度预算的执行结果会体现在对业务部门及相关人员的绩效考核当中, 激励企业各级人 员努力实现最佳业绩目标,从而推动企业战略目标的实现。综上所述,全面预算管理中有如下几个关键:全面预算管理是连接企业战略和战略执行的管理工具全面预算管理是企业上下全面参与的工作, 是全面的业务计划与财务预算的集成预算的编制过程需要几上几下,多次沟通、协调预算管理离不开执行过程的监控、动态分析、调整及事后的考核全面预算的推行需要一个循序渐进的过程,需要不断积累经验2. 全面预算管理信息化面临的技术挑战在全面预算管理的各个阶段, 需要强调充分的信息共享, 缺乏有效的信息共享和沟通机 制下,预算管理人员经常会产生下述困惑:“每年从 10月份折腾到第二年的 3月份,其中仅是收齐各部门的预算就需要两个月的 时间。 ”“初次汇总的结果中资本开支往往超过集团规定的合理范围, 运营开支也一般都会高于 保证公司预算指标完成的上限。 ”“财务部门对具体业务需求应该分配多少资源不易判断, 预算调整经常花费了大量时间 依然不能取得令人满意的效果。 ”“预算编制以及差异分析等工作没有信息系统支持, 手工操作耗费大量人力, 且不能及 时发现业务运行中的问题。 ”“各个业务部门都要为自己部门开展工作争取到足够的资源, 财务部门与业务部门都是 平级部门,横向的协调耗费精力。 ”“市场变化太快,十月份要预测到下一年的年底真的很困难。 ”在缺乏全面预算管理信息化平台的环境下, 企业的全面预算管理普遍面临以下的一些技 术挑战。静态的预算流程在没有信息化手段支持的全面预算管理过程中, 预算数据编制、 汇总的手工工作量较大, 预算管理人员的主要精力都耗费在数据的收集、检查、审核、 汇总等繁琐工作中, 工作效率 较低。 由于这种大量低效细节工作使得很多企业的全面预算管理变成了一个相对静态的管理 过程, 每年的年度预算确定后, 在预算执行过程当中, 很难有精力和时间来根据实际情况的 变化对预算做出调整,滚动预算、弹性预算等预算管理方法也很难派上用场。协作困难手工全面预算管理环境下, 缺乏一个统一的数据共享的工作平台, 数据缺乏有效的组织, 散落在各业务部门, 难以有效的加以组织利用, 数据版本容易发生混淆, 这些都会给企业的 全面预算管理带来较大的工作量和管理难度。 同时, 由于缺乏有效的沟通协调平台, 预算的 申报、审批、下发等管理流程中,各级部门的横向、纵向沟通效率较低。控制能力差由于全面预算制定过程本质上是一个企业有限资源优化配置的过程, 在预算确定后, 缺 乏有效的手段进行预算执行的事前控制, 使全面预算管理的资源优化配置和控制作用难以发 挥,导致预算和实际执行成为互不关联的两张皮。分析、调整能力不足在预算的执行过程当中,由于实际执行的发生数据分散在企业现有的各个业务系统之 中, 在没有专业信息化工具支持的情况下, 手工从这些业务系统中将实际发生数据准确提取、 汇总出来的工作是非常繁重的。 预算分析的周期很长, 难以满足快速变化的外部市场环境对 企业应对速度的要求。由于预算分析的周期过长,也使得滚动的预算调整成了空谈。3. IT 时代对全面预算管理信息化建设的要求全面预算管理信息系统在功能上需要覆盖完整的预算管理循环, 如下图所示, 一个完整 的全面预算管理信息系统从模块上应划分为:预算编制、 预算控制、 预算分析及管理驾驶舱 四个主要的功能模块。 在管理流程方面, 全面预算管理信息系统应该支持灵活的预算方案定义, 同时提供预算 编制、审批、控制、分析、调整等全过程的流程支持。 预算信息系统要建立在多维数据模型之上全面预算管理的特点决定了全面预算信息化系统是一个面向分析的管理系统, 而不是一 个单纯面向交易的业务系统。 在面向分析的管理系统中, 数据是由多个维度 (角度 描述的, 如下图所示,销售收入的数据是由产品、时间、渠道、客户、区域、部门、人员等多个角度 进行定义的, 在对销售收入的预算或实际发生数据进行分析的时候, 分析人员可能会关心按 产品、 渠道、客户等各维度汇总的销售收入, 或者按照不同的维度组合进行数据查询, 这些 都要求面向分析的管理系统建立在一个多维度的数据模型上。部门时间(月、季、年产品 渠道销售收入客户销售员从技术角度来看, 只有建立在多维数据模型上的面向分析的管理系统才能满足用户灵活 多变的分析需求。 销 售 成本 毛利 比率预算编制对信息系统的要求 预算分析对信息系统的要求多维数据分析对于预算分析功能尤为重要, 系统要能够对已有的预算和实际发生数据进 行灵活、 快速的多角度分析、 查询, 而不需要通过定义复杂的报表或公式来对数据进行展现。切片 预算 实际 销售 成本 毛利 比率 1月 2月 3月 1季度 预算 实际 销售 成本 毛利 比率 1月 2月 3月 1季度 单元格 预算 实际 销售 成本 毛利 比率 1 月 2 月 切块 3 月 1季度 预算管理难点 需要从不同角度了解预算执行情况，洞察差 异产生的原因 对信息系统要求 信息系统要支持多维数据分析，可以灵活、 快速的完成下钻、上钻、旋转、切片、切块 等数据分析、查询操作。 系统应该提供数据接口工具，具有整合不同 业务系统中数据的能力 实际数据分散在财务、ERP、CRM 等多个系 统中，从这些系统中提取数据耗费大量的工 作时间 实际情况发生变化后， 预测调整的工作量大， 系统应该提供预测、模拟的功能，快速做出 效率低 预算调整 预算控制对信息系统的要求 预算控制是企业开展全面预算管理的一个重要环节， 也是企业进行全面预算管理信息化 需要考虑的一个重要方面。 通过预算控制系统， 企业预算管理部门可以很方便的对各预算单 位的预算进行有效的预警和控制。 部门业务 活动发起人 部门负责人 预算及 财务部门 主管副总 总经理 预算系统提供预算及其执行情况的信息，供业务活动发起人和审批人参考 业务发生 申请单 超权限上报 超权限上报 审批 审批 审批 审批 根据审批情况， 决定是否准予该 项活动发生 通过将预算控制和日常审批流程相结合，在业务活动发生前，通过相应的审批过程，达 到事前控制的目标。 在审批流程中， 业务活动发起人和审批人能够从系统中实时得到该项预 算信息（预算数、预算已经发生数、预算余额） ，并据其作出业务活动能否发生的判断，审 批流程如下图所示。例如，某公司生产部门根据公司预算要采购固定资产，那么首先由生产 部这项业务的经办人首先填写采购申请单， 然后由生产部经理审核， 对于一定金额以下的固 定资产采购可能由财务审核即可， 而对于一定金额以上的固定资产采购可能还需要主管副总 或公司总经理审核， 从业务活动发起人填写申请单到部门负责人审批、 财务审批以及主管副 总和总经理的审批的过程中， 控制系统要能够自动在该项业务申请单上显示该项活动的年度 总预算数、本月预算数、预算已经执行数、本月实际发生数。 预算分析系统相同，控制系统也需要具有同实际核算、ERP 等业务系统及预算编制系 统的数据整合能力，保证各模块的信息无缝连接。 决策支持对信息系统的要求 完善的全面预算管理系统除了要为操作和管理层面的人员提供管理和分析功能之外， 还 要能够为管理决策层提供直观的、 仪表盘式的关键指标数据展示。 能够动态显示预算的关键 性指标数据及指标的实际执行情况。并能够针对特定指标钻取到明细的业务、财务数据。 4. 主流全面预算管理系统介绍 目前市场主流的全面预算管理系统主要可分为 Excel、ERP 系统的预算管理模块、基于 多维数据模型的专业预算管理软件三类。这三类系统的应用能力是依次增强的。 电子表格 （Excel） 系 统 能 力 针对个人使用设计的通用数据表格工具 ERP软件预 算模块 基于多维数 据模型的专 业预算软件 ERP厂商的预算模块 专业的BPM厂商的预算产品 产品 Excel 优势 通用的表格工具，使用方便，具 有较高的灵活性 提供大量的公式、宏等计算工具 系统的购置成本低 局限性 针对个人使用， 很难作为多人协同 工作的平台 二维表格体系，数据管理散乱 缺乏对业务、 财务模型的支持， 需 要定义大量公式 预算模型调整工作量大 无法自动获取实际数据 工作效率低 ERP 预算模块 提供多人协调工作的平台 不支持或有限支持多维数据模型 提供了一定的业务、财务逻辑， 预算模型受限制于 ERP 的基础数 公式定义较为直观 据 与财务、业务数据紧密集成 预算控制能力强大 与业务操作集成紧密，实施复杂、 周期过长 更多专注与业务操作层面， 宏观分 析能力不足 与不同厂商数据集成能力弱 基于多维数据 模型的专业预 算软件 专业的预算管理