双胞胎集团办事处管理规定2011版

第 16 页 共 16 页 发文时间：0001-01-01 8:00:00双胞胎集团办事处管理规定（2011版） 目 录第1节 办事处定义第2节 办事处管理的分工原则第3节 办事处设立的流程第4节 撤、建办事处的基本条件第5节 办事处营业员、仓管的招聘与转正第6节 管理员、营业员、仓管员的培训第7节 办公设施配置 第8节 帐户管理 第9节 证照管理 第10节 日常管理第11节 开票工作流程第12节 价格管理第13节 客户管理第14节 产品边界管理资金管理第15节 帐务管理第16节 促销品管理第17节 票据领用、缴销制度第18节 奖励规定第19节 费用管理及费用票据的整理第20节 办事处资金管控第21节 收支两条线管理规定双胞胎集团办事处管理规定（2011版）一、办事处定义：公司发货时没收取货款，货物实行调拨，事后回款的公司设立的销售办事机构。二、办事处管理岗位职责：营销部总：建、撤办事处，营业员的招聘、人事罢免、日常点检；办事处管理室：负责对管理员、督导员业务培训、指导、监督与稽查、人事任免、考核、现场点检；完善办事处管理制度，作业指导书；对办事处日常事务在权限范围内进行处理；督导员、管理室经理人事关系纳入片区HR统一管理；子公司财务部：对办事处营业员日清进行监督与稽查，每天核实资金、帐务及核对月底事项；检查办事处制度落实情况、对所管办事处属于公司资料的档案的管理；对办事处日常事务在权限范围内进行处理；办事处管理员、营业员人事关系纳入所属工厂HR管理；片区财务部：负责办事处管理流程、组织架构的搭建、制度的制定、各岗位考核内容；对办事处日常事务在权限范围内进行处理；对办事处管理室、子公司财务部管理办事处工作进行监督、检查与考核；集团财务中心：指导办事处运作、审核办事处制度、流程、协调处理片区无法处理事务。三、办事处设立的流程：3.1设立办事处实行部总负责制，各部总对设立办事处、招聘营业员要提前一个月作出计划；。3.2各部总将当月设立办事处的申请报告表呈报大区营销总裁审批董事长审批大区执行（督导员协助执行）。（附：部建办事处申请表）审批后办事处方可注册运作。审批机制：各位部总提前一个月提出OA申请 ,为了提高OA响应速度,限定OA自发起日至处理结束四个工作日内处理完,对于某个环节没有响应拖延时间的罚款50元/次）。3.3经批准的办事处正式运作以部总通知为准，所有新建的办事处原则是由各部总先招到人,对于因特殊原因未能招聘到人的,由片区财务部安排人员顶岗,但顶岗时间不能超过10天,超过10天产生的差旅费由各总部个人100%承担。招聘后要签订营业员责任承诺书；自注册之日起30天内营业员必须到位，否则逾期罚相关部总500元，大区总裁1000元；办事处营业员必须经过办事管理会计安排的培训、考试合格后才能上岗。 四、建、撤办事处的相关规定 4.1建办办事处的相关规定4.1.1新开发市场需要，物流不畅、中转站转回、整合小中转站4.1.2至少有3个以上服务营销员在该区域。4.1.3离银行较近。4.1.4流程：营销部总提起OA片区财务会审副总裁审批董事长审批办事处管理部归档4.2撤办事处的相关规定4.2.1新办工厂，集团投资发展需要。4.2.2流程：营销部总提起OA片区财务会审副总裁审批片区财务会审办事处管理部归档五、办事处营业员、仓管的招聘与转正：5.1营业员的任职资格：年龄23-45岁（已婚）；办事处所在的当地人，男女不限；懂电脑：会打字（每分钟不低于10个字）、会使用办公软件；要有公务员或者事业单位的人员担保；高中以上学历； 双胞胎集团办事处营业员面试评价表姓名年龄担保婚否第一学历本地人沟通能力工作经历电脑水平面试直感得分 -51010101010102015100说明:1、年龄23-35岁得5分，36-45岁得3分，45岁以上不录用； 2、有担保得10分，无担保不得录用； 3、已婚男女得10分，未婚男女不得录用； 3、财务第一学历大专得10分，中专得8分； 4、本地人得10分，非本地人不得录用； 5、沟通能力较强得8-10分，沟通能力良好得6-7分，沟通能力一般得4-5分，沟通能力较差得0-3分； 6、具有1年以上会计或出纳工作经验得10分，无相关工作经验得5分； 7、财务软件、熟练excel（制表、函数、数据透视表运用熟练）、打字10字/分钟，熟练得15-20分，一般得8-14分、不熟练得0-8分； 8、面试直感(从心态、学习能力、发展潜力、工作激情打分）：好得10-15分、中得5-9分、差0-4分； 9、人力资源部按以上评估表，评估得分70分以上者方可推荐到部门主管进行复试。5.2营业员的转正条件和解聘：（1）在试用期内，办事处营业员能遵守各项管理制度，能胜任办事处营业员各项工作，服从相关部总、大区经理的领导和办事处管理员业务指导，试用三个月后，由办事处营业员申请，由大区经理、办事处管理室、部总签署意见，经片区财务审批后转正，报办事处管理员、备档，若不能胜任工作可辞退。（2）离职手续的办理：所有营业员在离职时必须提前一个月提出，同时做好办事处的工作交接。5.3其他事项：所有市场人员不允许自己的亲属在自己管辖的范围内任职。5.4仓管员的招聘与转正：5.4.1仓管员招聘的条件：月销量较大办事处保管增设必须报大区总裁审批方可招聘5.4.2仓管员的任职资格：办事处所在的当地人，男女不限；初中以上文化；会登账、有责任心；年龄在2045岁之间；5.4.3仓管员的转正条件：在试用期内，办事处仓管员能遵守各项管理制度，能胜任办事处仓管员各项工作，服从相关部总、大区经理的领导和办事处管理员业务指导，试用三个月后，由办事处仓管员申请，经大区经理、营业员签署意见，部总审批后转正，报营销服务中心备档。六、管理员、营业员、仓管员的培训：6.1营业员培训：原则上由办事管理员培训，培训内容：A、公司主要产品介绍；B、办事处管理规定；C、办事处操作流程；D、办事处报表的填制及发送；E、服务礼仪。6.2仓管员培训：由营业员培训；培训内容： A、公司主要产品介绍；B、办事处管理规定；C、办事处操作流程；D、办事处实物台账、接报计划、产品编号登记；E、服务礼仪。6.3管理员培训：由督导员或者办事处管理室培训，培训内容：A、公司主要产品介绍；B、办事处管理规定；C、办事处操作流程；D、办事处报表的填制及发送；E、服务礼仪；F、电话抽查指导书。6.4培训地点：由办事处管理室安排、协调。营业员培训就近原则。6.5费用报销：在培训期间如公司不管吃住可补助30元/天，来回车费凭票据实报；在公司包吃住的情况下，只报来回车费；如果在办事处培训，不包吃住的，报销60元/天。（尽量由督导员或者当地营销人员安排）6.6师徒制：办事处管理员、办事处营业员带出徒弟，经过考试合格后，经过3个月试用评定合格，转正后奖励师傅200元/个，由师傅打OA，财务经理审核后在工资中发放。七、办公设施配置：办公品名称购买价格标准办公品名称购买价格标准办公桌、椅一套200元左右计算器一台20元左右塑料凳4张50元以内装订机一个15元左右电话机一台50元左右电风扇一台100元以内缝包机一台所属公司发放饮水机一台100元以内电脑一台所属公司发放床一张（需要时）200元以内打印机一台所属公司发放宽带安装询价报批后安装上车跳板80元左右7.1、安装固定电话和宽带，按照当地费用标准，开户用营业员身份证，宽带必须等电脑到位后才能安装，可在铁通、移动、联通、电信等择优选择。7.2办事处办公用品原则上在当地购买，由办事处注册成立后，在不超过标准的前提下不需申报即可购买，需先询价报批后购买的物品，由集团确定品牌和价位，授权在当地购买，授权范围内如在当地买不到，可申请由集团购买。在办事处营业员到位后，按公司的标准和要求在当地询价，填报询价单报营销服务中心审批后购买。7.3主要办公设施的购买标准： 电脑、缝包机、打印机由子公司发放，宽带安装标准：按照当地费用标准询价后报批。 7.4办事处固定资产购买、报损审批程序： 7.4.1办事处购买审批程序营业员OA办事处督导员大区经理办事处管理室经理部总管理会计归档7.4.2报损处理：更换的最低期限为：饮水机两年；风扇三年；凳子一年；计算器一年；跳板一年维修一次；办公桌椅三年；办公用品三个月配一次（笔、复写纸）。7.4.3办事处固定资产报损流程营业员OA办事处督导员大区经理办事处管理室经理管理会计归档八、帐户管理：8.1 各分公司财务部在接到大区营销总裁审批的 部建办事处申请表后，30天内指定专人前去开设统一账户（必须是集团公司确认的帐户名）；客户打款及营业员回款都必须打到公司指定开设的账户上。8.2 通知客户打款账户，各分公司财务部根据开设好的每个办事处的账户填写告客户书，盖好章后通过办事处营业员、营销员发放到每个客户手里，并要求客户签署回执。九、证照管理：9.1 所有办事处证照（营业执照、税务登记证）的办理以个人的名义办理。9.2 办证户名必须由公司统一规划，由大区总裁确定有权人，对老办事处由行政部安排完成变更。材料与条件： 首先到工商局申请注册名 拿身份证复印件(2张) 到所辖区域工商所 填写申请表 交房租合同两份 1寸照片4张.如是外地人需交房东的房产证复印件两份.。9.3 办事处的证照必须在办事处运作1个月内办妥。中转站转回的办事处，不符合要求的营业执照要及时变更，办证的一切费用凭票实报 。9.4 证照由办事处营业员管理，子公司财务备档。十、日常管理：10.1办事处人员每天按时上下班，上班时间从早8：00到下午6：00，每天早晨8：00前必须向管理员报道，客户有需求必须在早8：00前和下午6：00后来提货的，办事处人员要及时满足客户提货的需求，午餐午休不得超过一个小时。10.2每月原则上3天，尽量安排周末休息，要发销量信息的时候不休息，调休要经过办事处管理员批准（节假日凭办事处管理室通知）；休息期间如有客户提货应及时满足客户提货的需求。10.3办事处营业员要每天（或与仓管员一起）盘点实物与帐务。10.4办事处人员要注意做好6S工作（清扫仓库，保持仓库的整洁，做好防鼠工作）。10.5发现有异常情况（如产品将过期）要及时上报大区经理或部总，以便妥善处理。10.6产品有包装破损要及时换包。10.7办事处人员管理库存要设置管制卡，对库存要标示清楚。10.8违规处罚：不遵守劳动纪律，上班时间无故离开办事处(到银行打款或有事经大区经理同意除外)，或服务态度差，造成客户投诉，经查属实的，罚款50元/次。10.9大区经理和部总每月要有不低于2次的抽查；未抽查罚200元/次，谎报罚200元/次。抽查表月初交办事处管理员，由办事处管理员核实、处罚。由于办事处管理员提示或者建议被抽办事处，办事处管理员执行不到位的，少1次罚款200元。10.10严禁市场人员和办事处人员乱搞男女关系。十一、开票工作流程：11.1办事处营业员进系统开电脑票获得电脑票号-11.2办事处营业员手工抄电脑票一式四联（一定要有“电脑票号：*”内容）（或打印电脑票）-11.3办事处营业员根据系统电脑票收款-11.4办事处仓管员凭保管联发货-11.5给客户有电脑编号的发票联-11.6办事处营业员根据系统电脑票记账-11.7办事处营业员每天的余款要汇回公司-11.8会计联和存根联月底寄回公司核销票。注意点：没开电脑票就发货和当日余款不汇回公司是高压线，发现一次罚款500元，三次开除(停电、网络不通、银行汇不了款要及时向办事处管理会计报告，核实如实理由成立除外)。没给客户有电脑编号的发票联一次罚款100元，五次开除。十二、价格管理：12.1新建或整合办事处所有产品的价格由大区营销总裁制定，传财务监督执行，未经批准任何人不得更改产品价格；销售财务部核算组注册修改办事处价格。12.2中转站转回的办事处的销价差原则上维持原标准不变；需要变更的打报告至营销大区总裁审批。12.3集团每次涨跌价或优惠的开始和结束，办事处营业员都必须根据办事处管理员的变价通知变更价目表上各产品销售价格，以确保准确无误。12.4办事处所有产品都不得零售，如发现办事处营业员有零售并吃客户差价的行为，对营业员罚款200元，并收回违规所得，直至开除。十三、客户管理13.1每个客户只能在一个地方提货（办事处或工厂），采用就近、方便的原则。客户提货地点一旦确定，不得更改，已建成的公司办事处要界定提货客户的详细名单给营销服务中心备案；13.2新增客户由大区经理报办事处营业员，再由营业员直接报销管部注册客户编号后才能开票提货。13.3办事处发货只能发给经公司注册的客户，其他任何人都不可发货，否则视同放款。13.4办事处营业员开票时把A客户开成B客户，或把非专销客户销量开成专销客户销量，一经发现，造成的损失完全由营业员承担，并根据情节对营业员罚款200元以上，直至开除。13.5当天实际已销售,但未做报表者(虚报库存)罚款100元/次，月末已开票未提货，虚增业务员销量的，对营业员罚款1000元/吨，并取消虚增销量。十四、产品边界管理：14.1双乳、1+3、双浓所有办事处都可以销售；14.2小猪料运费在100元/吨以内的办事处可以销售；特殊市场报营销总裁审批；14.3新产品上市三个月内，月销量必须达10吨以上，否则做停售处理；14.4办事处要增加销售产品，统一在月底由部总直接向营销服务中心申报，获得批准后传财务中心注册，办事处报计划发货销售；未经营销服务中心审批发货的，罚相关责任人200元/次。14.5老产品（第二次提货属老产品）退货：因营业员或仓管员没有遵照先进先出原则发货造成过期，罚办事处营业员50元/次；14.6办事处客户退货：经营销服务中心批准，方可接受客户退货。非公司原因，在保质期内可退回，销售给其它客户；超过保质期的，原则上不能退回。14.7工厂发办事处的成品的属工厂外购的成品不允许超过18天；属本工厂生产成品不能超过10天，办事处收到生产日期超过此规定期限的对供货工厂进行通报；14.7.1新市场的办事处：开发前三个月的市场，产生的过期料由公司承担责任14.7.2老市场的办事处：根据过期料产生的原因对公司造成的损失均由责任人承担30%责任，同时罚款20元/次，且一周内完成处理。14.8由火车发货的,当发现货物短少时,应向火车站安检员索取货物短少记录，同时向管理员反映,并在当天报表中列示。在3天内到火车站办理货运记录，凭火车站开具的货运记录和签呈到公司报损。超过一个月的，公司不再报损，一律由办事处营业员负担。公司补贴50元/车皮，不再支付换包费用及损耗费。14.9办事处营业员或仓管员在发货时应登记双乳、双浓、1+3浓缩料、哥俩好乳猪料、哥俩好浓缩料的编号。如未登记编号，致使无法调查客户倒料或低价倾销的，对营业员或仓管员处于100元的罚款。14.10货物票实不符、受损处理：若收到的数量与电脑开票单上的数量不符，或运输方的原因导致货物短少、受损（如淋湿），应及时与公司联系，确定处理方式，具体处理方式如下：14.10.1多收货处理：向开票室反应，先按原票入帐，多出部分开票室核查无误、开出票单后通知营业员入帐。14.10.2短少处理；出厂时无误，纯粹运输过程短少的，由司机负全责，按当地零售价扣除运费，并向管理员报告。司机不认帐的，通知工厂营销服务部主管查公司开票数量，地磅数量，并要成品保管核实是否有误。14.11受损处理：A、运输过程中货物淋湿在3T以下的：(a)按每吨500元扣司机运费，在资金平衡表上列入 “其它收入”。(b)销售时可降500元/吨，由部总或其指定人员在销货 凭证上签名，未签名则视同无效。少收的货款由营业员负责。B、淋湿货物在3吨以上的， 要求司机整车退回公司。14.12办事处确实烂包，需领用空包装袋（标签）换包的，每月最多只能领用10条（张），由营业员申请，10条（张）以内的，营业员办事处管理员销管室执行，10条（张）以外的由营业员督导员办事处管理室销管室执行。十五、资金管理15.1客户提货必须现款现货（客户打款提货要凭汇款凭证，客户打款必须打入本办事处账户，未入本办事处账户视同无款不得发货），任何人均无权放款。15.2办事处营业员未执行先款后货政策，私自放款，放款金额直接由营业员承担，并对营业员罚款200元以上；情节严重者，直至开除。若因放款出现应收账款或货款被骗由营业员负全责。构成犯罪的送交公安机关处理；15.3营业员当天收到的货款，应在当天存入公司指定的账号，下班后的收款第二天及时存入。办事处营业员挪用公款500元以下，罚款200元；挪用公款500元以上的，罚款5005000元，并追回所挪用的款项，直至开除营业员。15.4、大区经理、服务营销员和办事处营业员应尽量引导客户自行转账到指定的银行账户，凭银行回单提货，以分散资金风险。15.5预留备用金：有收支两条线的，不得挪用货款，无收支两条线的，备用金不得超过3000元 。15.6部总、大区经理、服务营销员不得在办事处借用货款，否则视同营业员私自放款。15.7签订仓库租赁合同原则上仓库租金按月或按季度支付，超过一个季度要呈报部总、财务、副总裁、审批。15.8用于新建办事处仓库的定金和购买办公用具的开办费用可在 部建办事处申请表获得批准后由大区经理预借，部总签字担保，到相关分公司财务借支。15.9营业员应妥善保管办事处货款或预留周转金，出现被盗、被骗的情况，由营业员负全责；遭遇被抢时视情况给予营业员免于处罚或负担被抢金额50%以上的处罚；对弄虚作假的行为，一经查实，给予开除。15.10未经集团财务中心批准，不得私自发放客户奖励。注意点：客户每次兑付奖励时，只能兑现客户当次所提货款总金额的50%，即客户需支付50%以上的货款。未按规定兑付的，罚款20元/次。十六、帐务管理16.1办事处必须流水记录资金平衡表、促销品库存账、客户预付款账。16.2营业员对本办事处账目、资金及货物的正确性、准确性、真实性负责。由于日清工作不及时、账目混乱，导致账物无法核对清楚的，对营业员罚款100元。16.3每天营业员须把当天资金平衡表等报表发邮件回各公司管理员（当日没有销售也要发邮件），手工报表每月1日上午12时前传真回各分管公司。每天未及时把各种报表发回公司，无正当理由的罚款20元/天。连续两天未发邮件，相关办事处管理员要通知大区经理检查原因，同时上报相关分公司财务经理，无正当理由的罚款50元/天。月底未及时发送报表导致影响了财务数据，罚款50元/次。16.4按照各公司管理员的要求做好相应的账务处理。未经管理员的同意，不得私自更改报表；若私自更改，对营业员罚款50元/次。十七、促销品管理17.1促销品管理视同商品管理，应包装整理好，不得随意堆放。17.2半价促销品的销售按公司规定价格和标准执行，超过标准按全价销售。营业员未按规定半价销售促销品的，其差价全部由营业员负责补足。17.3赠送促销品按公司标准调入。促销品的发放严格按公司规定的起止时间和标准执行。超过时间和标准发放促销品，由营业员负责，按全价收回货款。17.4促销赠料结束后，根据管理员的通知调帐，将剩余的赠料作为卖品。17.5营业员应及时清理欠发的促销品，若非公司原因，客户在两个月内未提走欠发的促销品，则不再补发。（欠发的促销品可以采用等价促销品进行互换后发放。例如：1个大盆=3个小盆=3个雨伞=3个铁桶=3件文化衫）17.6办事处营业员利用促销政策，弄虚作假套取赠品或赠料的，所套取的差价要全额收回，并视情节给于罚款200元以上；直至开除。17.7促销品报损流程：由督导员现场处理，营业员OA办事处督导员办事处管理室经理区总分管副总裁十八、票据领用、缴销制度518.1销货凭证、账本、编号记录本、手工报表等各办事处营业员根据需要到管理员处领用。18.2办事处营业员每月需将当月用完的整本销货凭证存根联（第一联）及发货联（第四联）整理好，月底由营销人员带回（或与费用汇总表一起寄回）管理员处缴销，财务联（第二联）、账本、编号记录本留在办事处备查。十九、费用管理及费用票据的整理 19.1运费：公司到各办事处的运费（火车站到办事处的运费及到仓库的短途运费）由办事处直接支付，月底凭票实报，不允许任何人吃办事处运费的回扣；一经查出，则按当期运费的双倍罚款；新市场开发新客户首次需送货时，服务营销人员与客户谈送到价：办事处发货价+（由部总确定运费75-100元/吨），具体见部总的方案。19.2搬运费：按办事处销量乘以当地搬运单价核报19.3电话费：月销量200吨（含）以下，限额80元/月； 200至500吨（含）之间限额120元/月；超500吨最高限报150元/月；超以上标准部分的由营业员负责，不足报销标准的按实际发生的费用报销，各办事处每月的宽带费用公司据实核报。各办事处营业员每月要把办事处当月或上月的详细话单打印出来，邮寄或由服务营销员带给办事处管理员审核，对营业员的私人话费按10倍进行处罚。19.4水电、办公费：200吨以下（含200吨）报60元/月；200吨以上至500吨报80元/月；500吨以上报100元/月。办公费每月5元,主要是办事处备用的笔、纸。19.5房租费、传真邮寄费、接站费、饲料检测费、地税、工商管理费实报。新建办事处必须将仓库的租赁合同传真至营销服务中心存档备案。19.6换包费：因破包需换新包装按不高于15元/吨实报。在高于15元/吨的情况下，报营销大区审批，超过的由部总批。19.7其它费用：必须通过OA报管理员、督导员，经办事处管理部审批后才可开支，否则由营业员负责同时罚款20元/次；办事处管理部未审批的费用，不予报销。19.9月底费用票据的整理19.9.1长途运费：写一张汇总领条，并按时间、电脑票号、吨位、运价顺序用材料纸填写一份长途运费清单，附司机所写领条（领条上必须注明吨位、运价、车号）与货物运输协 议书客户联（第二联）一一对应，月底一同上报管理员。（样表见附件1和见附件2）19.9.2短途运费：司机所写领条上必须注明客户名称、吨位、运价、地址及联系电话，附上销售凭证财务联（第二联），月底直接上报管理员。（样表见附件3）19.9.3搬运费：由营业员写一张汇总领条，分别注明上车、下车的吨位、单价、金额，上报管理员（样表见附件4）。搬运工平时所写明细领条，不用上交，留存办事处备查。19.9.4水电费：由营业员写一张汇总领条，直接上报。（样表见附件5）19.9.5房租费：在无税务发票的情况下，必须由房东写收条。19.9.6工商管理费：按发票实报19.9.7其它费用：按发票报注：月底将以上明细金额填写在费用汇总表上（样表见附件6）。19.9.8各办事处管理员对所辖办事处每月的运费明细要进行汇总和审查，将每个办事处的每笔运费详细标示（时间、吨位、运价），算出每月、每个办事处的平均运费报营销大区。19.9.9所有费用单据上都应注明“办事处”字样，并按照费用项目从上到下的顺序整理、折叠整齐。19.9.10所报费用单寄回公司前必须有营业员、大区经理、部总签字，在标准内的正常费用由办事处管理员审核后交财务核报费用，超标的费用必须由营业员出具签呈（须详细注明费用发生的原由）报大区营销总裁审批后才能报销。19.9.11对于办事处已报账但公司未核报的费用，由营业员承担出钱平帐，登帐时应在办事处报表系统相应费用科目中填入负数，并注明原因。不得在办事处报销的费用有：招待费、广告费等。19.9.12所有费用票据在每月1日9时前用特快邮寄回公司，超期罚款50元/天。二十、办事处资金管控收支两条线管理规定21.1办事处客户汇款率：办事处客户汇款率每月办事处客户通过银行汇款金额办事处销售收入*100%，汇款率达100%的办事处是所有客户货款以汇款形式打入公司指定公司账户， 不允许客户现金交易。21.2支付办事处费用办法：办事处营业员在当地以自己户名开设费用卡，办事处首批产生的费用（含长途运输费、搬运费、水电费等）通过设立办事处备用金由办事处营业员借支付款，后期产生的费用分期间、分阶段由办事处管理室审核