分包外协管理办法

.中交天津港航勘察设计研究院有限公司分包外协管理办法1 总则1.1 为严格执行国家有关法律法规，强化、规范分包外协管理，明确分包外协管理过程中的责任和内容，增强院的项目管理和资源整合能力，保证项目质量，维护院的经济利益和经营信誉，特制定本办法。1.2 本办法所称的“分包外协方”（以下称“分包方”）是指：签订并履行合同，为院方提供人力资源、仪器设备、技术服务和劳务的项目分包方和技术合作方。1.3 分包方的工作内容包括但不限于以下内容：1.3.1 符合法律法规要求的勘探、化验、测绘和非主体部分设计的分包外协；1.3.2 以院为主体的设计、科研项目实施过程中与外部相关部门或单位的合作；1.3.3 采用外部有关组织或个人的专利或专有技术（包括聘请外部专家对院有关项目或有关专题的咨询）。1.4 总包合同中业主有限制条款或明确规定的，分包前应征得业主同意。2 分包管理体系2.1 院领导负责事业部分包项目的审批与整体管理工作。技术部、市场部、财务部及各事业部负责管理办法的制定实施；分包方的选择、审核；合同的订立、会签、审查、变更等；分包工程款的支付等相关具体工作。2.2 对分包方管理实行院方全面掌控、院属各部门具体实施的二级管理体系明确职责，保障分包外协体系的有效运行。2.3 各层级管理职责2.2.1院、部门职责院方负责贯彻国家和上级管理机关有关项目分包管理的方针政策、法律法规；技术部负责制定公司分包外协管理办法；指导、监督和检查事业部分包外协管理工作；负责合格分包商名录的统计、更新、发布工作。市场部负责分包合同管理、分包方授权管理等工作；财务部负责分包款项清结等工作；各部门在院方领导下不断优化现有制度办法，保证管控力度的同时尽可能简化流程，提高效率。2.2.2事业部职责制定适用于本事业部的分包外协管理实施细则，明确责任，履行程序；审核分包立项和分包合同，严格管理分包的实施；建立分包商台帐，监督、检查和跟踪管理所属项目组的分包实施工作；收集项目组对分包商的评价并进行综合评价；上报分包商评价表，转发合格分包商名录。3 分包基本要求3.1 分包项目原则上不允许转包、层层分包，且分包的部分不涉及院方的任何核心技术及商业机密。3.2分包方的基本要求3.2.1 分包方必须具有独立完成所承包项目的能力；3.2.2 分包方必须持有符合项目实施需求的企业法人营业执照、资质证书、安全生产许可证、税务登记证、企业法定代表人的法人证明书或企业法定代表人签发的法人授权（委托）书，实施项目所需的仪器设备和参与项目实施的人员均须符合项目的需要且有符合国家相关规定的有效证书。3.2.3 分包方必须具备院认可的财务能力和信誉。3.3 分包方的选择3.3.1 各事业部在项目实施过程中，根据实施能力和工期安排，确定是否需要分包外协，如需要，则应提交分包项目申请表（THY/JL038），注明需分包外协的具体工作及备选的分包方名单，经专业副总工、主管院领导签字确认后报技术质量部留存，方可进行分包合同订立会签程序。3.3.2 原则上分包方应于院合格供应商名录中进行选择，同时事业部要审核分包方的资质是否符合分包工程项目内容；对于未列入名录中的分包方，申请分包外协的事业部须参照本办法第二章第二条对其进行资格审查，进行合作前评价，填写供方综合能力调查/评价表（THY/JL037），经评价合格后方可提出分包申请。3.3.3 分包方拟投入的主要设备在合同履行前要进行安全检查，检查合格后方可在项目中使用。3.3.4 条件允许的情况下，应邀请两家及以上单位参加投标或议标，选择标价合理，方案科学，质量和工期有保证的分包方。3.3.5 原则上不允许出现亏损性分包，如无法避免或既定发生，分包方及事业部应共同编写亏损原因分析报告，双方签字确认后交技术部留存，并由技术部组织院领导及各部门对报告进行审议，以便对该事业部后续的分包申请及分包方的资格进行重新评定。4 分包合同管理4.1 分包合同的签定应依照中华人民共和国合同法、相关法规及中交天津港航勘察设计研究院有限公司合同管理办法的规定，遵循平等、自愿的原则，双方充分协商后签订。4.2 合同应包括但不限于以下条目：4.2.1 对分包内容的充分的与适宜的要求和验收准则；4.2.2 对分包方有关人员的资质要求；4.2.3 过程和验收交付的控制要求4.2.4 必要时对分包方管理体系的要求；4.2.5 有关设计评审的和确认的要求；4.2.6 合同或协议内容发生变更的协商和批准的要求4.4事业部应组织有关职能人员按照合同条款分工负责，监督、检查分包方的履约情况，随时掌握项目进度、项目质量及其他方面的实际情况；当业主要求发生变化或工程进度发生变化时，事业部应对分包方提出变更要求，并形成纸质记录，双方达成一致并签字确认后交技术部留存。4.5 无特殊原因分包方不得中途更换项目负责人。如必须更换，须征得事业部同意并重新授权，违者解除分包合同，并追究分包方违约责任。4.6 项目实施过程中因分包方原因造成分包合同无法全面履行时，由分包方承担违约责任。4.7 分包方在合同履约、分包项目质量、环境、安全等方面发生任一不良行为，给院造成重大信誉或经济损失，应坚决予以解除合同。4.8 对分包工程结算时，必须严格按照合同条款，遵循必要的审核手续，不得少漏环节和越级办理；财务人员在支付工程款时，必须严格对照合同办理，对手续不齐备的可拒付款项。4.10 加强权限的管理。分包方不得以项目组、事业部及院三方中任一名义对外签定合同。未经同意，不得以项目组、事业部及公司中三方中任一名义对外联络关系。5 分包方的义务5.1 分包方的用工应严格按照国家法律法规相关规定执行。5.2 分包方应严格执行合同条款。6分包质量与进度管理6.1 事业部要依据合同对分包方进行至少满足分包项目正常实施的项目交底，交底资料双方签字确认并存档。6.2 分包方应按照交底要求，编报项目实施方案，经事业部批准后实施。6.3 分包方要定期按照规定编报项目实施情况，内容包括但不限于项目进度、项目质量、当前存在问题及工作计划等内容，具体要求由各事业部自行制定。6.4分包方的质量管理应纳入院的质量管理体系，必须服从总体质量管理的要求。事业部应按现行规范和院规定对其进行科学管理。分包方应接受院方进行的安全、进度、质量、等方面的监督检查，按事业部下发的分包方改进措施记录单进行整改，并及时反馈提交。6.5分包方要建立内部质量管理体系，设置质量管理机构。分包项目组配备项目负责人和技术负责人。6.6包工包料项目，分包方自行采购的工程用料必须符合规范和设计要求。6.7 事业部应对分包方建立适用的考核评价制度，考核评价结果应上报技术部。6.8分包方对其承揽的项目质量负责，质量不满足要求时总包项目部不予验收，分包方必须返工，由此造成的损失由分包方承担。6.9分包方在施工过程中发生质量事故，按照合同相应条款执行，事业部协助分包方做好事故善后处理工作，形成纸质报告双方签字确认后交技术部留存。7 分包项目完工验收及结算7.1 分包工程完工后，由事业部负责组织完工验收。7.2 分包工程完工验收由事业部组织成立验收小组，按照规范及分包合同要求，验收分包工程并评定工程质量，填写分包产品质量检查验收单（THY/JL039）参加验收各方负责人均需签字确认，纸质证明上交技术部留存。7.3 分包工程验收后，由分包方提交分包工程完工单（分包方制作，须满足发包事业部要求）及相关的计算依据，发包项目组负责人负责计算、校核分包方完成工程量，发包事业部负责人负责审定。分包工程完工单经双方签字确认后上交技术部留存。7.4 双方根据分包工程完工单填写分包工程结算表（分包方制作，须满足发包事业部要求）经事业部、分管院领导签字确认后交由财务部进行结算。8 工作纪律8.1 遵循“公平、公正、公开”的原则，实事求是、依法合规的选用分包队伍。8.2 在选择、使用和考评中，严禁弄虚作假、营私舞弊。凡发生违法违规行为，将对责任人提交监察部门严肃处理，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关处理。8.3 不得使用已被中交股份或公司及所属单位清退的分包队伍。否则，将追究使用单位及相关人员的责任。9 附则9.1 本办法自发布之日起实施。9.2 本办法解释权归技术质量部所有。10 附件10.1附表1：分包项目申请表（THY/JL038）10.2附表2：供方综合能力调查/评价表（THY/JL037）10.3附表3：分包方改进措施记录单10.4附表4：分包产品质量检查验收单（JL/039）附表1：分包项目申请表编号：THY/JL038项目名称及 编 号阶段分包项目的内容、要求及建议：年 月 日申请部门项目负责人专业主任工程师事业部经理专业副总工程师意见：签字： 年 月 日主管院长意见： 签字： 年 月 日附表2：供方综合能力调查/评价表编号：THY/JL037供方单位名 称注册资金供方资质调查时间业绩、经营范围等（摘录）： 记录人：年 月 日技术部意见： 签字： 年 月 日主管院领导意见： 签字： 年 月 日 附表3：分包方改进措施记录单 项目名称项目编号 分包单位 分包方负责人 评审人员不合格事实及原因(包括潜在原因)： 评审人： 分包项目负责人年