xx县司法局机关档案管理办法

XX县司法局机关档案管理办法第一章总则第一条为了进一步提高局机关档案工作水平，更好地维护机关历史的真实面貌，有效地保护和利用档案，为机关的各项工作服务，根据中华人民共和国档案法及国家有关法律、法规，结合本局实际情况制定本办法。第二条本办法所称的机关档案，指机关在各项管理活动中直接形成的，对国家和机关有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条机关档案工作是机关工作的重要组成部份，机关档案工作应纳入本机关的发展规划与年度计划。第四条任何部门和个人都有维护档案完整和安全的义务，有权对违反档案法律、法规的行为进行抵制和检举。第二章档案工作机构及职责第五条本机关建立综合档案室，归属办公室，配备专职档案员。第六条综合档案室的主要职责是（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立、健全各项规章制度；（二）负责统一管理本机关的档案，为机关各项工作服务，并按规定向有关档案馆移交档案；（三）对所属单位的档案工作进行检查、监督和指导；（四）对机关各部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导；（五）办理其他有关的档案业务工作。第七条综合档案室的业务受同级档案行政主管部门和上级业务主管部门的指导、监督、检查。第八条档案工作人员必须执行党和国家有关档案工作的方针政策，努力钻研业务，不断提高档案的管理水平。第三章档案的立卷归档第九条综合档案室应建立、健全各类材料归档制度，并对机关各部门的立卷归档工作进行指导。第十条凡属归档范围的各类材料，均由机关文书或业务部门按下列规定进行整理和立卷（一）文书档案的整理执行文书档案案卷格式（GB/T970588）和归档文件整理规则（DA/T222000）；（二）基本档案的的整理执行基本建设项目档案资料管理规定；（三）会计档案材料按年度保管期限立卷；（四）照片、录音、录像、光盘、实物按年度立卷。第十一条机关文书和业务部门立卷完毕后，应定期将档案向综合档案室归档，由综合档案室实行集中统一管理，任何部门或者个人均不得据为已有或拒绝归档。第十二条各类材料的归档时间按下列规定执行（一）党群管理、行政管理工作、业务管理工作的文件材料，于次年的5月份向综合档案室移交归档；（二）基本建设中形成的设备仪器或其它技术项目的材料，在任务完成后或告一段落或随时和综合档案室移交归档。（三）会计档案在财会部门保管1至3年后，向综合档案室归档。第十三条国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。第十四条综合档案室接收的档案，应符合下列要求（一）应归档的各类材料齐全、完整；（二）应归档的各类材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用；（三）符合国家规定的立卷原则和案卷质量标准。第十五条向综合档案室移交档案时，交接双方应根据移交目录清点核对，并履行签字手续。第四章档案的管理第十六条综合档案室建立、健全分类、整理、保管、保密、鉴定、销毁、利用、统计等各项管理制度，对所藏档案应当全部整理组卷，进行系统地排列、编目和编定档号，逐步实现标准化、规范化。第十七条综合档案室对机关在工作活动中形成的全部档案，应在业务部门或文书部门立卷的基础上，按照下列要求进行分类、整理（一）本机关在工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗；（二）根据其内容和载体的不同和本机关实际情况，制定统一的分类方案；（三）以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列；（四）按照案卷的排列顺序编制卷号；（五）其它档案业务方面的要求。第十八条综合档案室在档案整理过程中,应建立全宗卷,将立卷说明分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料放入全宗卷。第十九条综合档案室应根据保存档案资料的数量，制定保管措施，落实必需的档案保管设施，其设施必须符合下列要求（一）有专用的档案库房装具，做到库房、办公室、阅览室分开；（二）库房要符合国家标准和要求，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等到设施；（三）根据工作需要配备必要的管理档案的设备；（四）其它需要配备的有关设施。第二十条综合档案室应根据国家的有关规定，编制机关档案材料保管期限表，确定每份档案的保管期限，经机关领导批准后执行，并报同级档案行政主管部门备案。第二十一条本机关应建立由机关领导、部门领导和档案工作人员组成的鉴定小组，负责对所保管的档案进行鉴定，并撰写鉴定报告归档。对鉴定后需销毁的档案，要造具清册，经机关分管领导批准后，由2人在指定地点监销，并在销毁清册上签名。第二十二条综合档案室应建立档案的统计制度,对档案的收进、移出、鉴定、保管、利用等情况进行统计，及时填写档案工作基本情况统计年报，上报同级档案行政主管部门，并搞好统计分析。第二十三条机关档案管理要列入机关现代化管理的整体规划统筹考虑。各级机关的档案机构要逐步应用计算机等现代化管理手段管理档案。第五章档案的利用第二十四条综合档案室应根据工作需要，编制必要的检索工具；档案工作人员必须熟悉所藏档案资料，积极为机关工作服务。第二十五条机关档案开发利用可以采取以下几种形式（一）在机关内部实行档案借阅；（二）编制档案目录；（三）对档案进行第二、第三次信息加工（如汇编资料，编写大事记等）；（四）其它开发形式。第二十六条综合档案室应建立档案的借阅制度，据档案的不同密级，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。第二十七条综合档案室保管的档案，是现行档案，主要供本机关和上级主管机关使用，不属于开放范围。对外提供利用需经局办公室和局主管领导批准。第六章档案的移交第二十八条综合档案室应当按照国家有关移交档案的范围和年限的规定，以及有关档案馆接收范围，接收要求，向各级档案馆移交有关档案材料。第二十九条综合档案室应将保存在本机关的永久、长期的档案定期向地方档案馆移交，同时，一并移交案卷目录和有关检索工具、参考资料。一个机关的全部档案是不可分割的整体，应统一向一个档案馆移交。第三十条经同级档案行政主管部门同意，专业性较强的或者需要保密的档案，可以延长档案移交的期限。第七章奖励和处罚第三十一条本机关和档案行政主管部门对在机关档案管理工作中成绩显著或作出突出贡献的部门或个人，应给予表彰和奖励。第三十二条对档案管理制度不健全或执行制度不严，造成档案损毁；保管不当造成档案丢失、泄密的，根据情节轻重，给予处分；造成损失的，责令赔偿损失。第三十三条对具有中华人民共和国档案法第二十四条所列行为，情节严重，构成犯罪的，由司法机关依法追究其刑事责任。本规定自发文之日起施行，局办公室负责本规定的解释。附件1XX县司法局文件材料归档范围和不归档的范围一、归档的范围凡是在本局职能活动中形成的对本局及国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，均属归档范围，必须定期向局档案室移交归档，集中统一管理。凡是反映本局主要职能活动、中心工作和基本历史面貌的，对本局工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，以及维护国家、集体和个人权益等方面具有永久性凭证价值和文化价值的各种文字、图像、声像等不同载体的文件材料，定为永久保管。主要包括本局制定的政策性重要文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、综合统计报表、机构演变、单位领导人任免等文件材料，基建工程的审批、征用土地、竣工图纸、重要合同协议等法律凭证文件材料。凡是反映本局一般工作活动，在较长的时期内对本局工作有查考利用价值的以及在较长时期内维护国家、集体和个人权益方面具有凭证价值的各种文字、图像、声像等不同形式的文件材料，列为长期保管。主要包括本局一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的文件材料，县委县政府、上级司法行政部门颁发的属于本局主要业务并要贯彻执行的重要文件材料，下级单位和内部机构报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。凡是在较短时间内对本局有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括本局一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本局主要业务但要贯彻执行的文件材料，本局领导和工作人员参加上级机关和有关单位召开的会议材料，一级单位和内部机构报送的一般性工作总结。本局形成的文件材料，一般将文件正本和文件发文稿纸归档，有领导人批示或有重要修改意见的文件草稿与正本一并归档。外单位来文，将文件阅办处理单与文件一并归档。二、不归档的范围为了提高归档文书材料的质量，并减少档案中庞杂臃肿的现象，我局对不归档的文书材料规定如下（一）主要包括本机关的重份文件，无参考利用价值的事务性、临时性文件；未经签发的文电草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外）、铅印文件的各次校对稿。无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般新建议或意见的人民来信；机关内部互相抄送的文件材料；本机关材料；参加非主管部门召开会议带回的不需要贯彻执行的和无查考价值的文件材料；下级机关送来的不应抄报或不必备案的文件材料；外机关送来的征求意见的文件未定稿。（二）对不归档的文书材料的处理办法各机关在文书立卷归档时，应清理不需要归档的文件材料，并应加强保管，不要随便堆放，以免造成泄密。需要销毁的应该销毁。销毁不归档的文书材料，对密级较高的文件应按有关保密规定处理；一般文书材料可以采用简便方法进行登记，仅本机关有关领导批示后可以销毁。附件2XX县司法局文书档案保管期限表为了准确地划分司法档案保管期限，使保存的档案既能反映司法机关职能活动的历史面貌，又能便于保管和利用，根据国家档案局关于机关档案期限的规定，结合本局的实际工作作如下规定文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下，司法业务档案和会计档案分别按司法文件材料立卷、归档、管理办法和国家档案局制定的会计档案保管期限的规定执行。类别归档范围保管期限文书（一）上级机关的文件材料1、上级司法行政、本地党委、政府召开的有关司法工作、政法工作和司法行政专业会议材料及主要文件材料；其他文件材料。长期短期2、直属上级机关颁发、属于机关主管业务和非直属机关颁发的，针对本机关主管业务要贯彻执行的重要文件材料。永久3、上级机关机关颁发的、属于机关主管业务并要执行的一般文件材料；其它需要执行的文件材料。长期短期4、党和政府的领导人、上级司法机关领导人视察、检查本机关工作形成的题词、讲话、声像等文件材料。永久档案5、司法机关、本地党委、政府转发本机关的文件、工作经验，重要的；一般的或以简报转载的。长期短期（二）本机关的文件材料1、本局党组会议、局务会议的记录、纪要、讨论通过的文件。永久2、本局召开司法行政工作会议、表彰会、现场会及各类重要会议的会议通知、名单、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料；会议议程、典型发言、代表发言、简报、小组会议记录、参考资料。长期短期3、一般性专业会议的通知、报告、讲话、纪要、总结及声像材料；典型材料、代表发言、简报。长期短期4、本局制定的文件材料，其中涉及司法行政工作政策性、重要性问题的；一般业务问题的；事务性参考价值的。永久长期短期5、代表县委、县政府起草并被采用的最后稿，其中重要的、法规政策性的；其他的。长期短期6、本局专题、典型的调查研究材料，其中重要的；一般的。永久长期7、本机关的请求与上级机关的批复,下级机关的请求报告与本机关的批示、批复；方针政策的机构设置、增加人员、编制等重要的；一般的；日常事务性的。永久长期短期8、本机关工作计划、总结处度和年度以上；半年、季度和科、所、处年度的。永久长期9、机关各项业务专题报告重要的；一般的。永久长期10、机关的统计报表汇总的、年度和年度以上的、专题的；半年的；季度、月份的。永久长期短期11、本机关机构设置、并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印章等文件材料永久文书档案12、干部任免的文件材料本机关领导和本机关直属单位领导人任免文件材料本机关内部机构负责人的任免材料。永久13、本机关先进工作者，立功受奖文件材料，省级以上的；市、地、县的。永久长期14、本机关对违纪干警、职工的处分材料影响大、问题严重的；一般的。永久长