有效会议课件

有效会议,1,有效会议,有效会议,2,课程内容,有效会议的管理技巧,有效会议,3,视频,有效会议,4,哪些因素影响了我们的会议效率？,讨论,有效会议,5,因素影响,策略,有效会议,6,选出新一位会议主持人议题：选择谁与你们同行？会议时间：20分钟,会议,有效会议,7,智者名言,好的开始是成功的一半！,有效会议,8,有效会议的准备,1H5W原则主持人的准备工作,有效会议,9,1H5W,会议的目的讨论的话题参与者(确认与否、事先准备）日期及开始、结束时间地点及设备规章制度,where,who,when,what,why,HOW,有效会议,10,预先确定开会目的并把会议目标清楚简洁地陈述出来,确定会议目的,有效会议,11,JPS小组例会议程日期：XX年X月X日，星期X时间：12：2013：00地点：XXX会议目的：协调班组的生产,议程1)上月工作计划、未达标项及问题跟踪、检查考核通报5分钟2)指标积分卡通报，对未达指标的进行简要分析，提出整改措施，落实责任人等5分钟3)组员发言、提问，含与员工的恳谈15分钟4)布置下步工作计划5分钟5)与会支持人员对本次会议的点评10分钟,XXX班组,会议议程实例,有效会议,12,跟讨论题目有直接关联的人可提供无法从他处取得的资讯，使讨论能更有效进行的人,确定与会人员资格,有效会议,13,确定与会人数,4-7人比较理想，10人勉强，超过12人效果就较难保证了,人数过多的工作会议可能导致的情况：参与度悬殊与会者感到不受重视主持得不到与会者有效配合,人数太少的工作会议会很难有高质量的讨论,有效会议,14,确定开会时间,尽量避免拖班开会整个会议的持续时间不应超过2小时例会最多一周一次,有效会议,15,确定开会地点,安静且无人打扰,有效会议,16,规章制度,会议杀手,有效会议,17,主持人的准备工作,设定沟通目标制定行动计划预备可能的争执,有效会议,18,有效会议的管理技巧,会议主持人的责任会议开始技巧会议中的沟通技巧会议主持人应善于的行为及提问技巧过程控制技巧会议主持人的答疑和异议处理技巧会议中意外情况的处理会议结束技巧,有效会议,19,会议主持人的责任,1.营造和谐气氛2.照会议议程进行3.正确总结讨论内容4.引导发言者解释令人困惑的发言5.帮助与会者理清不假思索的想法6.尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况7.减少与议题无关的争辩与讨论8.保持中立态度,有效会议,20,会议开始技巧,准时开始说明开会的目的、议程及时间表宣布会议注意事项、规范议程指定会议记录者并明确记录的详略程度及时进入会议正题,有效会议,21,会议中的沟通技巧,一个人的成功:百分之十五依靠他的专业技能,百分之八十五要依赖他待人处事的人际关系(沟通)能力!-戴尔.卡内基,有效会议,22,我把的时间用于沟通,有效会议,23,沟通的功能,信息有效传递,达成共识,有效合作,信任,有效会议,24,沟通三角图,达成共识,倾听,反馈,表达,发送者,接收者,有效会议,25,有效沟通的五个特征,双向性明确性谈行为不谈个性积极聆听有效反馈,有效会议,26,双向性,发送者,接收者,有效反馈，保证双向性,有效会议,27,明确性,描述客观存在的、明确的事物特征、事情的具体过程和结果，一个人具体的行为过程和结果,只有地址写得清楚的信我才能准确送到。,有效会议,28,明确性,忌讳使用的表达方式会议大概安排在10点左右领导可能到2楼开会去了费用差不多1万吧好像是质量问题也许,有效会议,29,谈行为不谈个性,你最不爱听别人说你的句子有,有效会议,30,个性句子的特征,别老说“犟得象头驴”我不爱听。,谈你对一个人的观点或感受,有效会议,31,行为句子的特征,描述客观事实、清楚举例明确的要求和建议,有效会议,32,肯定他人以及指出问题，都请用,具体的行为描述,有效会议,33,积极聆听,有效会议,34,自然赋予我们人类一张嘴,两只耳朵,也就是让我们多听少说,-苏格拉底,有效会议,35,沟通是倾听的艺术,有效会议,36,有效反馈,认可对方，当发现自己与对方观点一致或认为对方的观点更有价值时使用,正面反馈,修正反馈,当你有部分同意对方、部分不同意时使用,有效会议,37,无反馈,有效反馈,绝对不提倡,无论对方如何表达就是没有反应,有效会议,38,会议主持人应善于的行为,行为,定义,示例,程序性提议,支持与反对,检验理解,清楚明确地表示对别人或其意见、观点的支持;,直截了当地反对别人的意见、观点(针对事),确认对已谈过的问题、发表的见解的理解,“我是否能说对此我们已达成一致？”“大家是不是对我们的计划都听清楚了？有问题吗？”,“很好！”“我同意！”“我觉得这想法不错。”,“对此我不能同意。”“你讲的第三点不属实。”,下面就让我们进入下一个议题,提出程序性的建议、方案和行动计划,有效会议,39,会议主持人应善于的行为,总结回顾,了解情况,征求建议,行为,定义,示例,简要回顾已谈过的内容或做过的事,“我们已就以下步骤达成一致：1)由专业技术人员对问题进行诊断2)如是车间能解决的问题,则有车间自行解决3)如为车间不能解决的问题,则提交厂部寻求支持,征询事实、信息或解释,“何时开始？”“谁能告诉我还有哪家公司也在竞标？”“这些客户的情况你了解吗？”,征求建议或行动方案,“你们认为我们应怎样处理此事？”“一旦这种情况发生，我们应如何应对？”,有效会议,40,会议主持人应善于的行为,提供情况,邀人加入,阻挡参与,行为,定义,示例,提供事实、信息或解释,“今天会议的议程包括-”“我记得去年发生过类似事件。”,请与会者当中未积极参与的人发表观点、意见,“刘力，你对此有何见解？”“老李一直没发表意见，您能不能说说您的想法？”,不让别人说话或减少其说话的机会(中途打断别人说话是最普遍的表现形式),你说的这些都挺好的,但是现在让我们一起来听听王成有什么建议吧,有效会议,41,主持人的提问技巧,提问方式的种类各种提问方式的作用,？,？,？,？,？,有效会议,42,封闭式/选择式：答案为是或否，或作出选择1.避免僵局2.统一与会者意见开放式：答案不固定1.给与会者全面思考的机会2.创造讨论气氛,提问方式的种类和作用,有效会议,43,各种提问方式的作用,整体式：对象为群体1.吸引全体注意力2.创造参与气氛3.发现支配型及表现型的人直接式：对象为某个(些)人1.引导沉默、不积极的人参与2.拉回开小差的人的注意力3.引出“专家”经验为会议添彩,有效会议,44,反问式：针对提问者的问题提出问题，可为反问同样的问题1、引导提问者思考2、缓和提问者的挑战情绪3、将问题简练化传递式：将某人的答案作为问题提出来再问另外的人1、创造共同探讨的气氛2、获得思考的时间,各种提问方式的作用,有效会议,45,会议过程控制技巧,简明地引出每一议题，说明讨论目的严格控制每一议题的时间鼓励每个与会者发言，并做适当语言称赞注意与会者语言及非语言传达的信息，及时控制会议情绪对已表述的观点及时加以概括总结，并确认与会者理解争取尽早得出结论,有效会议,46,答疑技巧,检验对问题的理解1、用复述、转换情绪、澄清概念等方式检验理解2、给提问者以肯定或鼓励回答时简明扼要1、可用“先后、主次顺序”技巧2、回答尽量控制在1-2分钟对于无法回答的问题1、可直言无法回答2、只是当时无法回答，可告知回答时间并一定回复最后询问提问者对你的回答是否满意若不满意，不要继续纠缠，声明现在你只能如此答复,有效会议,47,异议处理技巧,如果异议只是出于误解或怀疑，而并不是你无法满足的要求，你应：1、对异议表示理解，千万不要显得漫不经心或给人造成嘲笑异议者的印象2、用客观平和的心态说明你的做法或态度3、如果异议者仍有疑虑，应另安排时间给予解答,有效会议,48,异议处理技巧,如果异议是你无法满足的要求，你应：1、对异议表示理解2、强调针对需求和期望你能够提供的益处，淡化异议所表达的要求3、尽可能显示出幽默,有效会议,49,会议中意外情况的处理,与“蝉”相遇与“兔子”相遇与“鲨鱼”相遇与“驴”相遇与“螃蟹”相遇会议的节奏拖拉,有效会议,50,讨论与主题无关的事情,“蝉”的症状,拒绝倾听别人的意见,有效会议,51,与“蝉”相遇,非语言性提示善意提醒关于程序及时间限制带入别人发言,有效会议,52,质疑正在使用的程序,“兔子”的症状,总是提议不同的程序或建议,有效会议,53,与“兔子”相遇,肯定他的贡献重申现在的程序,有效会议,54,“鲨鱼”的症状,有攻击别人的倾向,总是给予消极的、否定的意见,有效会议,55,理解对方的想法或情绪重申会议中无论什么意见都可以提,但正面的建议会更受欢迎,与“鲨鱼”相遇,有效会议,56,“驴”的症状,过于敏感,防卫性很强，心中有面“墙”,不能站在别人的立场看问题,有效会议,57,与“驴”相遇,突出他的贡献重复问题短暂沉默,有效会议,58,“螃蟹”的症状,开会的同时一并做别的工作,私自进入小团队讨论,时常接电话,瞌睡,其它：以笔敲桌子，背对发言者，故意看别处等,有效会议,59,与“螃蟹”相遇,对开小会者1.主持人停止说话或者示意发言者暂停，使会场突然安静下来，私下谈话的人就会警觉2.主持人可问他们能不能把他们正在讨论的事告诉大家3.把他安排在自己身边对瞌睡者1.休息5分钟或把会议议程加快2.短暂沉默,有效会议,60,会议的节奏拖拉,改变位置和声调起立，讲得更响一点，更快一点，以振奋与会者选择你所知道的健谈者在会上发言，产生一些发言的契机考虑越过议程上一些非重要事项，但要保证全体与会者事先同意你这样做如果议程上某些部分实际上要用更长时间，可就未尽事宜再安排一次后续会议,有效会议,61,会议结束技巧,判断会议结束时机1.能提供必要资料的人不在场时2.达成决定所需的资讯目前无法获得3.预定散会的时间已到，而与会者看来显然无法达成任何决定4.只要与会者之中几个人便可以解决问题，没必要把大家都留下来,有效会议,62,会议结束技巧,简短地报告会议决定对与会者表示感谢如有后续会议，通知下次开会时间,有效会议,63,会议记录,责成有关人员整理会议记录保证会议记录准确而清晰保证会议记录的顺序与议程的顺序一致确保缺席者能理解会议记录需得批准会议记录要在1-2天内分发给有关