档案资料管理体系

一、总则1、规范公司内部技术资料的管理、收集、整理工作，为完善、系统地保存、科学地管理建设中形成的文件资料，按照国家和安徽省的相关规范、标准，制定本管理制度。2、存档需要保存的文件资料是寇拉海诚工程部在工程建设开发期间形成的具有保存价值的各种形式的记录。3、文件资料的收集、整理、处理、储存、传达和应用等工作，由工程部行业技术管理工程师及其助理负责执行和实施，由工程部经理负责监督和指导。4、文件资料应随着工程的进展，保证真实、准确、时效，经有关负责人审批签字，立即保存在计算机中，并整合建设项目管理体系。二、文件资料的收集范围1、整个建设项目从预建到竣工验收形成的具有保存价值的文件，包括立项、可研究报告、评价、计划、会议记录、测量、设计、施工、竣工等工作形成的文字材料、图纸、图表、声像等形式和载体文件材料。2、文件材料来源：(一)、集团公司各部门发文、批准文(二)、子公司各部门发文；(三)、政府部门发文、批准文(四)、工程部内部形成的文件资料；(五)、与工程部有关机构联系的各种文件资料(六)、工程部执行、办理的外来文件资料；(七)、其他。三、工程部在项目内业技术资料管理中的责任1、与工程招标调查、设计、施工、监理等单位协商、签订合同时，对工程文件套件数量、费用、质量、交货时间等提出明确要求。2、收集整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，进行立卷存档。3、组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等部门工程文件的形成、积累和立卷存档工作。4、收集并总结了调查、设计、施工、监理等单位立卷存档的工程文件。5、组织工程竣工验收前，尚未取得当地城市建设文件管理机构工程文件预验收的工程文件验收认可文件，不得组织工程竣工验收。6、工程竣工验收后3个月内，向当地城市建设资料馆递交了符合规定的工程文件。四、文件材料的分类和内容根据工程部的实际情况，需要存档保存的文件资料可分为以下两类(1)、文件资料：集团公司各部门、子公司各部门、政府部门的日常事务性发行文件和批准文件，以及工程部门发行的日常事务性发行文件和批准文件。 具体的分类和内容见附表1。(2)、技术类资料：工程部(建设)、勘察、设计、施工、监理以及质量站、材料检验等单位在工程建设开发期间形成的技术类资料。技术类文件材料分为建设文件、监理文件、施工文件、竣工图4个部分。 具体的分类和内容见附表2。五、文件材料管理要求1、文件资料满足完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，提供其收集、整理、保管、统计和利用，分阶段进行规范化管理，反映项目建设和管理活动的全过程，原则上将文件归档为原件。2、文件资料内容要真实、准确，与工程实际一致。 字清楚，图案清晰，图表清晰，签字盖章手续完善。3、文字材料的宽度尺寸为A4宽度(297mm210mm )。 图纸统一折叠为A4宽度，显示内折外折图标。 卷内目录和文件封面栏应按项目清楚填写。 立卷按照文件材料的形成规律，维持文件卷内文件材料的系统联系，按时间顺序编制，一项工程应当一起立卷。 资料多(每卷通常不超过4cm )时，可立数卷。4、行业管理人员应保证处理文件的系统完整(文件中各种附件均不得抽出)。企业管理人员应当立即收集、整理和保存已处理或领导指示的文件资料。5、存档文件的材料种类、份数以及每份文件的页数必须完整。竣工验收文件套数规定为三套，一套由工程部门保管，一套交给当地城建资料馆，一套由集团公司保管。6、存档文件资料中，各文件正文和附件、原件和印刷品(或传真文件)、请示和批准、由多个文字形成的同一文件应分别保管。 不同年度的文件一般不能一起提交，但超过年度的请示和批准，在复句年度没有复句的，在请示年度提交答案。六、文件资料的借用、销毁1、建立审查、借阅登记制度，由公司人员整理文件审查，由行业管理人员统一登记。 外部部门人员应查阅文件，经部门经理批准。2、需要借阅文件的人应填写“文件借阅书”，经部门经理批准，借阅人应在7天内归还。 过了期限，企业管理者也不会收回。 原件原则上不得借出，防止丢失或损坏。3、文件被废弃的，由部门行业内的技术管理人员将文件的废弃通知发给接收方/部门，将发行的文件全部废弃。4 .为了拖欠回避的文件，业内技术管理人员必须定期整理文件资料，取出过期或没有保存价值的文件并予以销毁。七、相关支助表、图表序列号表格，图表名称序列号表格，图表名称1工程部内业技术资料管理框架图11卷内目录2技术类数据管理框架图12文件借阅登记表3技术类资料的分类和内容13销毁文件申请书4文件