ERP信息管理系统及库存管理

_ERP_ERP系统业务解决方案系统业务解决方案 客户项目经理： 日 期： 用友项目经理： 日 期： 文档控制文档控制 更改记录 DateAuthorVersionChange Reference 查阅 NamePosition 分发 Copy No.NameLocation 1 2 3 4 5 6 目录目录 一、业务解决方案概述一、业务解决方案概述.4 二、参数设置二、参数设置.5 三、企业内部物流的流转图三、企业内部物流的流转图.6 四、业务流程图四、业务流程图.6 1、企业应用系统的整体业务流程.6 2、采购业务流程介绍.7 3、采购业务流程说明：.9 五、报表的使用方法：五、报表的使用方法：.11 六、特殊业务的处理方法六、特殊业务的处理方法.11 七、客户化开发的处理意见七、客户化开发的处理意见.12 八、权限设置策略八、权限设置策略.12 一、业务解决方案概述一、业务解决方案概述 建议说明的内容: 1、 说明蓝图设计阶段业务解决方案的目的； 业务解决方案设计主要是在对企业原有业务流程进行深入和详细调研后的基础上， 用友咨询实施顾问向企业方提交的业务流程优化的解决方案，同时在该方案中需要 清楚的分析出现企业现在的业务流程的弊端，明确企业需要对现有业务流程的改进 意见。在经过原型测试的检验，可以得到目前的正式应用解决方案。 2、方案设计是针对企业的需求，在进一步分析企业业务的基础上进行业务流程的重 新设计，并提出系统解决方案。设计时需要考虑保留和优化给企业带来业务增值的 过程和相关单据，变更一些不合理的流程。同时要在测试环境进行业务的模拟测试。 3、业务分析与业务流程重新设计（可选）； 业务需求与软件功能匹配；建立测试 原型，并进行模拟测试 ；讨论、审批并形成最终解决方案。 4、业务需求与软件功能匹配。对企业的各项业务需求，需要与软件功能进行详细的 匹配分析，以决定哪些业务需求，软件可以实现，是如何实现的；哪些业务需求软 件不能实现，是否要做企业可以变通处理的，在一定的条件下应尽量减少客户化的 需求。 5、建立测试原型后，实施顾问和项目组成员一起讨论，看看这样的解决方案是否满 足了企业的需要。如发现问题，要充分沟通，及时解决。 6、在应用解决方案基本定型之后，经过双方项目经理的签字确认，即形成正式的应 用解决方案。系统将按照应用解决方案进行架构设置。 备注： 应用解决方案的设计将按照以下的原则进行： 1、使用流程图帮助理解作业程序； 2、尽量简化流程和操作，取消不必要的操作，仅保留可以带来业务增值的作业后流程； 二、二、参数设置参数设置 1、 静态数据编码的基本原则如下： （1）一物一号：共同性料品，若因不同供应商而影响生产部门作业，就不应将 供应商编入料号；对不同供应商的相同原料，若对生产有影响时，编号可 将等级概念纳入其中。如 A，B，C 级. （2）简短为宜：编码只要够用，可尽量简短，一是可减少输入或视觉错误，二 是可节省输入时间。 （3）忌用变数：如员工代号使用“部门+流水号”、料号采用“库房+流水 号”，因为员工会有调动，料号会出现一料多号的现象。 （4）避免容易混淆的编码方式：编码中间不留空白、避免使用容易认错的文字 或数字（如字母 O 与数字 0）、避免小写英文字母，以免识别或输入错 误；避免使用特殊符号（如*、$、_、/、#、%），免除输入麻烦。 （5）考虑资料呈现的顺序及预留扩充性：资料编码顺序以哪一角度为主？如 M65010 表示一员工号，M 表性别、65 表出生年，010 表流水号，若是以 出生年为主要角度，则以上员工代码应为65M010；编码应预留一定空间， 以便将来资料插入。如上述员工号M65010，假设新增一员工，为男性、65 年出生，则可新增一编码 M65011。 有关料品编码、BOM 建立的原则详见系统编码方案。 2、 动态参数设置 有关系统的动态数据是整个业务解决方案测试后，在系统切换时需要准备的 业务数据，详见动态数据转换方案。 3、 系统参数设置 有关系统参数配置方案的具体内容详见系统参数配置方案。 三、企业内部物流的流转图三、企业内部物流的流转图 四、业务流程图四、业务流程图 1 1、企业应用系统的整体业务流程、企业应用系统的整体业务流程 例如：下面是结合公司的管理现状，使用用友 ERP 软件的总体业务流程图，将 作为公司整体运作的系统业务流程指导。 采 购 市 场 客 户 销 售 市 场 供 应 商 物物 流流 管管 理理 供供 应应 链链 管管 理理 采 购 计 划 物 资 需 求 计 划 存 货 和 生 产 计 划 销 售 计 划 信信 息息 流流 （计计 划划、报报 价价、订订 货货） 采 购 和 仓 储 生 产 管 理 执 行 订 货 指 令 和 生 产 配 送 物物 资资 流流 程程 （实实 际际 增增 值值） 信信 息息 流流 程程 采采 购购 物物 流流生生 产产 物物 流流销销售售 物物 流流 物物 流流 信信 息息废弃物 物物 流流 采 购 市 场 客 户 销 售 市 场 供 应 商 物物 流流 管管 理理 供供 应应 链链 管管 理理 采 购 计 划 物 资 需 求 计 划 存 货 和 生 产 计 划 销 售 计 划 信信 息息 流流 （计计 划划、报报 价价、订订 货货） 采 购 和 仓 储 生 产 管 理 执 行 订 货 指 令 和 生 产 配 送 物物 资资 流流 程程 （实实 际际 增增 值值） 信信 息息 流流 程程 采采 购购 物物 流流生生 产产 物物 流流销销售售 物物 流流 物物 流流 信信 息息废弃物 物物 流流 生产计划 主生产计划 物料需求计划 各车间查询 本车间 生产制造需求 物资公司查询 原材料采购需求 库存数据 （现存量、 在制量、预约量） 客户需求 可承诺量查询 录入订单 出货 转应收账款 采购入库领料 成品、半成品入库转应付账款 成本计算 总 账 足够 不足 产品结构 物料清单（BOM） 2 2、采购业务流程介绍、采购业务流程介绍 2.12.1 采购管理参数说明采购管理参数说明 供应商基本资料维护中应付账款入账基础是“验收单”。 预付款入账基础是“总金额”。 料品的采购资料维护中采购单位与库存的采购单位一致。库存/采购单位比是1。 2.22.2 采购管理业务流程及描述采购管理业务流程及描述 关于采购业务方面的业务过程情况如下: 1、 对于股份公司的正常采购业务流程见采购业务流程图。 2、 机架产品的生产在江苏科技进行生产,对于股份企业来说要以采购的形式进行入 库,以便于进行相应的生产。 3、 对于进入保税区的业务,保税区要以采购的形式在保税区的数据库中进行采购业务 的操作。 进行采购成本对比分析 采购人员业绩评定 供应商评价 进行采购成本对比分析 采购人员业绩评定 供应商评价 采购分析 采购分析 供供应应商商档档案案：地址、电话、采 购的物品、联系人、生产规模与 技术水平、管理 交交易易记记录录：产品的价格、付款 方式、产品质量 供供应应商商评评价价等等级级 供供应应商商档档案案：地址、电话、采 购的物品、联系人、生产规模与 技术水平、管理 交交易易记记录录：产品的价格、付款 方式、产品质量 供供应应商商评评价价等等级级 供应商管理 供应商管理 历历史史资资料料比比较较法法 对供应商历史报价、要求批量、 订货提前期、付款条件、供货质 量进行比较 询价 选择最优供应商 招招标标 历历史史资资料料比比较较法法 对供应商历史报价、要求批量、 订货提前期、付款条件、供货质 量进行比较 询价 选择最优供应商 招招标标 询价/招标 询价/招标 按物料需求计划生成采购 建议 调整、生成采购申请单 按物料需求计划生成采购 建议 调整、生成采购申请单 请购单生成 请购单生成 与供货方签定协议，确定交货 批次、运输装卸方式、交货地 点、价格、付款条件等。 与供货方签定协议，确定交货 批次、运输装卸方式、交货地 点、价格、付款条件等。 采购订单确认下达 采购订单确认下达 由采购员负责跟踪供方加工 进展情况、控制进度 对物流进行查询 由采购员负责跟踪供方加工 进展情况、控制进度 对物流进行查询 采购作业跟踪控制 采购作业跟踪控制 按质量标准及合同数量，由检验人员和 仓库管理人员按采购订单所需的物料、 规格型号、数量、质量等要求，进行质 量、数量检验； 由质量部门对质量检验信息进行记录； 由仓库管理人员生成入库单，记入库存 量，保管； 将信息反馈给采购部门。 按质量标准及合同数量，由检验人员和 仓库管理人员按采购订单所需的物料、 规格型号、数量、质量等要求，进行质 量、数量检验； 由质量部门对质量检验信息进行记录； 由仓库管理人员生成入库单，记入库存 量，保管； 将信息反馈给采购部门。 采购验收入库 采购验收入库 物料需求计划 进行采购成本对比分析 采购人员业绩评定 供应商评价 进行采购成本对比分析 采购人员业绩评定 供应商评价 采购分析 采购分析 供供应应商商档档案案：地址、电话、采 购的物品、联系人、生产规模与 技术水平、管理 交交易易记记录录：产品的价格、付款 方式、产品质量 供供应应商商评评价价等等级级 供供应应商商档档案案：地址、电话、采 购的物品、联系人、生产规模与 技术水平、管理 交交易易记记录录：产品的价格、付款 方式、产品质量 供供应应商商评评价价等等级级 供应商管理 供应商管理 历历史史资资料料比比较较法法 对供应商历史报价、要求批量、 订货提前期、付款条件、供货质 量进行比较 询价 选择最优供应商 招招标标 历历史史资资料料比比较较法法 对供应商历史报价、要求批量、 订货提前期、付款条件、供货质 量进行比较 询价 选择最优供应商 招招标标 询价/招标 询价/招标 按物料需求计划生成采购 建议 调整、生成采购申请单 按物料需求计划生成采购 建议 调整、生成采购申请单 请购单生成 请购单生成 与供货方签定协议，确定交货 批次、运输装卸方式、交货地 点、价格、付款条件等。 与供货方签定协议，确定交货 批次、运输装卸方式、交货地 点、价格、付款条件等。 采购订单确认下达 采购订单确认下达 由采购员负责跟踪供方加工 进展情况、控制进度 对物流进行查询 由采购员负责跟踪供方加工 进展情况、控制进度 对物流进行查询 采购作业跟踪控制 采购作业跟踪控制 按质量标准及合同数量，由检验人员和 仓库管理人员按采购订单所需的物料、 规格型号、数量、质量等要求，进行质 量、数量检验； 由质量部门对质量检验信息进行记录； 由仓库管理人员生成入库单，记入库存 量，保管； 将信息反馈给采购部门。 按质量标准及合同数量，由检验人员和 仓库管理人员按采购订单所需的物料、 规格型号、数量、质量等要求，进行质 量、数量检验； 由质量部门对质量检验信息进行记录； 由仓库管理人员生成入库单，记入库存 量，保管； 将信息反馈给采购部门。 采购验收入库 采购验收入库 物料需求计划 采采购购业业务务流流程程图图 Y 采购订单打印 质量检验 验收报告 供应商采购业务质检部财务部 采购订单维护 预付款 是否合格 是否变更 审核 通过否 供应商送货 采购订单关闭 验收（采购件） 收料单转检验资 料处理 转验收处理 检验资料维护 采购检验收金 额审核 转验退处理 预付款新增 程序 已审核采购订 单修改 库存管理 验收转应付帐 款系统 采购管理/采购订单手动输 入 采购订单审核 采购管理/（手动输入）采 购订单审核 采购管理/采购订单修改 已审核 Y N N 采购管理/采购订单打印 库存管理/收料-有采购订 单 应付账款过账及冲销 应付账款冲销作业 库存管理/进了检验作业 收料单转检验资料处理 库存管理/进了检验业检验 资料维护 库存管理/进了检验业检 转验收及收料退回处理 库存管理/进了检验业检 转验收及收料退回处理 采购管理/验收验退项审核 采购件验收金额审核 采购管理/验收验退项审核 验收/退资料转应付帐系统 采购管理/采购订单关闭处 理/采购订单关闭 3 3、采购业务流程说明：、采购业务流程说明： 1 1） 、采购订单手动输入、采购订单手动输入 作作业目的业目的： 新增，修改，查询，删除采购订单数据。 作业说明：作业说明： 本作业是供采购人员规划采购订单之用，若另购 MRP 系统，可改由 MRP 计算机规划 采购订单。规划采购订单必须予以审核成为正式采购订单，方可进行采购验收或入库作业。 2 2） 、MRPMRP规划采购订单，即软件中的采购件规划作业，可按采购员、料品、订单、订单规划采购订单，即软件中的采购件规划作业，可按采购员、料品、订单、订单+ +审审 核日范围核日范围4 4种方式进行规划作业。种方式进行规划作业。 作作业目的业目的： 分别依采购员、料品、订单、订单+审核日范围规划采购订单数据。 作业说明：作业说明： 本作业是供采购人员规划采购订单之用。规划采购订单必须予以审核成为正式采购订 单，方可进行采购验收或入库作业。 3 3）、采购订单审核）、采购订单审核: : 作业说明：作业说明： 软件根据手工输入及计算机规划方式，提供两种审核渠道，其中计算机规划的采购 订单审核又可以分为按销售订单及采购订单进行审核； 注意：注意：采购订单经审核后，相应料品的库存在单量增加。 4 4） 、已审核订单修改作业：、已审核订单修改作业： 作作业目的业目的：修改已确认的采购订单内容。 作业说明：作业说明：确认后的采购订单（其状态码为 OP） ，若内容变更如单价、交期等有所改变， 可运用本作业处理。 5 5）、仓库作业：）、仓库作业：是指采购单号在来料后进行的检验及验收工作，由质检部门及货仓完成； 6 6）、采购订单关闭：）、采购订单关闭： 作业说明：作业说明： 1、本作业改变已审核采购订单之状态码，由 OPCL。 2、采购订单未进行关闭之前，才可以据以进行验收或验退作业。 3、采购订单作业流程： 采购订单生成: 状态码为 NA； 采购订单审核：状态码为 OP： 采购订单关闭：状态码为 CL； 采购订单清除：清除状态码为 CL 之采购订单。 4、采购订单关闭作业，以不分行号之整张关闭为准。 五、报表的使用方法：五、报表的使用方法： 建议的提示的内容： 1、 此处描述在系统应用中比较关键的查询和报表，以及其使用方法； 2、 同时对于企业日常的一些报表进行分析，哪些报表可以直接使用系统提供的报表，哪 些报表需要进行简单的修改后，既可以满足企业的要求； 例如： 企业对于应收、应付往来账的查询，使用系统后就与以前有所区别，企业如果需要查 询哪个客户的应收账款是需要由财务人员到总账系统中的应收科目下去查询，相对于业务 人员来说不是很方便，通过使用用友的ERP系统只要有相应权限的用户，则可以在相关的模 块中查询相关报表，随时了解客户的欠款情况，相对来说比较方便了，所以相类似这样的 报表应该在方案中有所明确。让相应的业务人员及时了解最新的信息，同时让他们也能知 道这样做比以前的做法有了很大的改进。 六、特殊业务的处理方法六、特殊业务的处理方法 建议提示的内容： 1、在此主要是说明比较特殊的业务处理流程 例如： 料品批次的管理业务处理料品批次的管理业务处理 客户需求：一般情况企业需要跟踪售后服务产品的质量问题，不断地提高客户的满意 度。如果产品出现质量问题，企业可以通过批号管理快速的查找造成产品质量的原因，便 于客户去分析产品质量问题是由于什么原因导致的，对于该批产品进行追踪，减产由此造 成损失。比如：批次可以协助企业追踪到生产这个产品的班次、提供产品原料的供应商、 供货的时间以及产品销售到那些客户中等相关的信息资料。 解决方案：由于客户理解的批次管理与ERP系统提供的批次管理是不一致的，但是客户 在手工作业处理批次管理的业务中，相对来说比较灵活，缺少系统