办公室6S管理

1,6S管理知识,2,在工作中，我们是否常常出现下列“症状”？,1、急等着要的东西找不到，心里特别烦燥。2、桌面上摆得零零乱乱，以及办公室空间有一种压抑感。3、没有用的东西堆了很多，处理掉又舍不得，不处理又占用空间。4、工作台面上有一大堆东西，理不清头绪。5、每一次找东西，都要打开所有的抽屉箱柜狂翻。6、制订好的计划，事务一忙就“延误”了。,3,一家房地产公司，营销总监打电话，马上需要一份文件，办公室六个人全部动手，找了30分钟终于找到了。假设一位月薪8000元的经理，每天花费半小时找纸、笔、文件。,找文件需要多少秒？,例,4,请问：,1、营销总监一个月找文件的时间占工作时间多少？2、仅仅浪费在找东西方面的工资每月是多少？,5,1、一周3小时，占一个月有效工作时间的6.25%。2、仅仅浪费在找东西方面的工资每个月就有500元。他们本来应该在30秒钟之内找到！30秒钟概念：不是自己从自己的办公桌里找到，而是其他人从你的桌里找到指定的文件！,答案：,6,6S,7,1、6S含义2、6S理念3、6S目标4、6S作用,课程大纲,8,一、6S的含义,原为5S，起源于日本，就是整理（SEIRI）整顿（SEITON）清扫（SEISO）清洁（SEIKETSU）修养（SHITSUKE）五个项目，因日语的拼音均以“S”开头，简称5S。,9,由著名酒店管理与服务培训专家邵德春由日本的“5S”法总结创新出来的酒店管理模式：六常管理法常分类、常整顿、常清洁、常维护、常规范、常教育。,一、6S的含义,10,含义,常分类的含义,腾出空间防止误用,目的,清理“不要”的东西，可使员工不必每天反复整理、清扫不必要的东西，而造成时间、成本、人力成本.等浪费。,特别说明,分类就是把物品分成两类，不再用了和还要用的；马上要用的和稍后再用的。扔掉不需要的东西或回仓。,11,分类识别状态,12,需要和不要基准,制定“要”和“不要”的基准表，并召集相关负责人员讨论和决议基准表，同时反省不要物品产生的根源。,13,所有已分类的需要品，要能在现场找得出来。经过仔细地调查，每日工作上所需要的数量，其实仅须少许即可。许多物品不是用不着，要不就是在未来才会使用到。一个概略的判定原则，是将未来30天内，用不着的任何东西都可移出现场。,14,15,常整顿的含义,工作场所一目了然；消除寻找物品的时间；井井有条的工作秩序。,目的,整顿是放置物品标准化，使任何人立即能找到所需要的东西，减少“寻找”时间上的浪费。,特别说明,含义,整顿就是指所有东西都有名和家，30秒内就可以找到，提高工作效率。,16,三易：易取、易放、易管理,1、易取：多长时间之内取到你所需要的物品（30S)；2、易放：物品使用完毕后放回原处所用的时间；3、易管理：管理方便，简单。,17,三定：定名、定位、定量,1、定名：分出同类物件并有适当名称（给它起个名字）。2、定位：每样物品应有一个永久存放地点，容易辨认的标识、指引及安全储存。3、定量：用完物品放回其存放地点，存货先入先出，最底存货量警告。,18,成为惯例和制度；,目的,为机器、设备办公用品清除油垢、尘埃，谓之“清洁”,特别说明,常清洁的含义,含义,常清洁就是指清洁、检查和维修，个人清洁责任的划分，认同环境明亮照人。,19,是标准化的基础；企业文化开始形成。,目的,形成一个良性循环，带来事半功倍的效果。,特别说明,常维护的含义,含义,常维护就是对前面“三常”的成果进行常维护,20,让员工遵守规章制度,目的,酒店向每一位员工灌输遵守规章制度、工作纪律的意识；此外还要强调创造一个良好风气的工作场所的意义。绝大多数员工对以上要求会付诸行动的话，个别员工和新人就会抛弃坏的习惯，转而向好的方面发展。,特别说明,常规范的含义,含义,对人的行为进行规范，履行个人职责（保持优良环境，问责和守时）。,21,培养良好素质习惯的人才铸造团队精神,目的,用督促教育的方式将六常理念融入到每个员工心中、融入到每天的工作中，使每位员工知道该怎样做好自己的工作，为酒店营造一种良好的、积极的环境和氛围。,特别说明,常教育的含义,含义,就是通过批评教育使全体员工养成“六常”习惯。,22,下班前五分钟六常法,分类：抛掉不需要的东西回仓整理：把所有用过的文件、工具、仪器以及私人物品都放在应放的地方。清洁：抹净自己用过的工具、物品、仪器和工作台面并清扫地面维护：固定可能脱落的标签、检查整体是否保持规范、不符合的及时纠正规范：明确岗位工作职责，按照既定程序进行工作，做到有章可循教育：今天的事今天做：检查当班工作是否完成，检查服装状况和清洁度，预备明天的工作。,23,按摩传数字,游戏,目的明确沟通顺畅结果达成,24,海尔总裁张瑞敏关于人的品质有一段精彩的论述：“如果训练一个日本人，让他每天擦六遍桌子，他一定会这样做；而一个中国人开始会擦六遍，慢慢觉得五遍、四遍也可以，最后索性不擦了”，“中国人做事的最大毛病是不认真，做事不到位，每天工作欠缺一点，天长日久就成为落后的顽症”。,25,二、6S理念,1、为提高工作效率和振奋员工精神，需创造并保持一个有序、整洁的工作环境；2、坚持6S将有助于减少浪费及失误并改善工作情绪；3、良好工作环境的建立和保持来自于全体员工的参与和努力；4、环境会改造人，环境会造就人，美好的环境会促使员工养成良好的习惯。5、为提高服务质量，需不断提高员工的整体素质。,26,三、6S目标,1、提高效率：良好的工作环境、气氛；严谨有序的工作方式及良好的人际关系，有助于激发员工的工作热情，使其集中精力进行工作，进而提高工作效率。,27,三、6S目标,2、保证质量：整洁有序的物料管理、信息资料管理及工作环境管理将会大大减少物料混淆、错用和误判等不良现象的发生，从而降低产品的不合格率，保证产品质量。,28,3、保证安全：严谨有序的工作环境可以有效防止意外事故的发生；良好的工作习惯是提高安全性的首要因素。,三、6S目标,29,三、6S目标,4、预防为主：养成良好的工作习惯是防止失误的关键因素；及时的整理、整顿是预先消除隐患的有效措施。,30,5、提高服务水平：不断提升自己的知识水平、工作水平，素质水平，有助于改进服务技能，进而提高服务水平。,三、6S目标,31,1、充分合理的利用空间。2、使工作环境整洁、有序。3、提高工作效率。4、降低不合格率，提高产品质量。5、保障安全，减少意外事故。6、减少资源（人力、物力、时间、空间）浪费，降低成本，增加利润。7、树立酒店良好形象，对社会、顾客及公众产生吸引力。8、增加员工的自豪感，归属感和团队精神。9、提高服务质量，增加经济效益。,四、6S的作用,32,数数有几个黑点,耳听为虚眼见为实,33,办公室6S活动,办公室整理整顿要点,34,办公室整理整顿,减少活页夹、文件和单据的数量；公司外部、其它部门的文件尽早做答送出；扩大办公室的使用空间；减少遗漏或送出的失误。,目的,要点,35,资料整理,受控文件和资料；公用展示类文字资料；个人文字资料。,分类,受控文件应使其从编制审批、发放、更改到保管均要受控；质量记录的标识、收集、编目、归档、保管等均应受控；公用展示类文字资料置于公共场所并由专人管理；个人文字资料个人管理；所有文字资料都应有标识；所有文字资料都要按方便取用的原则，按使用频度、重要性等分类放于固定的位置；规定文字资料的舍弃原则，及时销毁无用文字资料，提倡及时处置、不堆积文件的良好习惯；定期整理、整顿、检查。,原则,36,37,桌面整理,待处理,已处理,38,一般的桌子有两个或以上的抽屉，东西经常随意杂乱地放入抽屉内。在并排的抽屉内，也许可发现不仅有铅笔、圆珠笔、笔记本、橡皮擦、名片及剪刀，而且又有牙刷、糖果、香水、阿斯匹林、钱币、装饰珠宝、绷带及其他物品。这些东西先要依用途分类，在仅有两个抽屉的桌子时，可分为办公用品及私人用品，各占用一个抽屉。再来要决定每一项物品的最大放置量。例如，我们决定抽屉内放置的最大量为两支铅笔、一支圆珠笔、一块橡皮擦、一本笔记本等。任何超过最大数量的物品，均须从抽屉内去除，放在室内一个角落的办公用品储存区；有时可以称此储存区为“循环金库”。当抽屉内的用品用完之